E FORM คือ หมายถึง แบบ Form ที่กรอกข้อมูลผ่าน Web หรือ App สามารถใช้ได้บน อุปกรณ์ที่หลากหลาย เช่น Mobile , PC เป็นต้น ซึ่งระบบแบบนี้จะใช้แทนการกรอกข้อมูลด้วยกระดาษ ทำให้ลดระยะเวลาการทำงานของ ผู้ขอใช้บริการ และ ผู้ให้บริการ ได้งานที่มีคุณภาพ รวดเร็ว และ สะดวกทั้ง 2 ฝ่าย
ข้อดีระบบงาน
ข้อดีของเรียกได้ว่ามีมากมายมหาศาล การเปลี่ยนรูปแบบการบันทึกข้อมูลมาเป็น Digital ได้ถือว่าเป็นความสำเร็จอย่างยิ่งของบริษัท ทำให้บริษัทมีการให้บริการที่เร็วขึ้น สามารถขยายตลาดได้อย่างรวดเร็ว ลองคิดดูว่าการซื้อขายที่ระบบทำงานอัตโนมัติทั้งหมดเราต้องการขยายไปประเทศอะไร ก็แค่ เปิด Web ในประเทศนั้น แล้วทำ Link กลับมาที่ E Form รับ Order แค่นี้เอง เมื่อเทียบกับขั้นตอนเดิม ๆ ที่ยังต้องใช้กระดาษอยู่ ยังต้องมีคนส่งเอกสาร ต้องเซ็นต์ในกระดาษ ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน ทำให้ทุกอย่างล่าช้า และที่สำคัญคือ ช้ากว่าคู่แข่งด้วย ดังนั้นในมุมมองของบริษัทแล้วถือว่าดูดีสุดๆ
ในเรื่องต้นทุน การทำระบบนี้ลดต้นทุนได้เป็นเท่าตัวเมื่อเทียบกับ การใช้กระดาษ ทั้งต้นทุนกระดาษ คนทำเอกสาร Admin สำหรับรวบข้อมูล พื้นที่จัดเก็บ เพราะการลดกระดาษได้ ก็สามารถลดคนได้ ลดต้นทุนค่าขนส่ง ได้อีกด้วย
เพิ่มความสะดวกถ้ามีคนบอกว่าการเซ็นต์ในกระดาษสะดวกกว่า ผมขอท้าเลยว่าลองทำแข่งกับการอนุมัติด้วย E Form ดูไม่มีทางที่คนเซ็นต์ในกระดาษจะเสร็จก่อนแน่นอน แถมคนที่อนุมัติในระบบยังอนุมัติได้จากทุกที่ไม่ต้องกลับเข้ามาเซ็นต์ที่ Office ด้วย สำหรับคนเตรียมเอกสารก็สะดวก เพราะไม่ต้องรอคนเซ็นต์ แค่ Click เดียวก็ส่งอนุมัติได้แล้ว
แนะนำเครื่องมือสำหรับสร้าง
Tool สำหรับทำที่นิยมในตลาดเมืองไทย มีหลายตัว ซึ่งจะขออธิบายสั้น ๆ เป็นตัว ๆ ไปนะครับ E FORM คือ
HTML พื้นฐานสุดสำหรับการทำเป็น Tool ที่ทำได้ อย่างใจนึก เพราะเขียนเอง มีความสามารถที่หลากหลาย ตั้งแต่เป็น Responsive , Design ได้ดังใจ และน่าจะทำได้สวยสุด ด้วย แต่มีจุดอ่อนคือ การใช้งานต้องเป็นสถานะ On Line เท่านั้น กรณีที่ไม่มีสัญญาณ Internet แบบนี้ ก็จบ ใช้งานไม่ได้
Google Doc สำหรับทำแบบสอบถามแบบง่าย ๆ ใครๆ ก็ทำได้ เป็นที่นิยม สุดๆ ในแบบไทย ๆ แต่ไม่เคยเห็นเอามาเป็น สำหรับเอามาใช้บริการภายในบริษัท นะครับ
Excel Online สำหรับทำแบบสอบถามง่าย ๆ เหมือน Google Doc หน้าตาไม่สวยเท่า Google นะ ความสามารถยังน้อยกว่า Google Doc เรื่องการกรอกข้อมูล แต่มีข้อดีคือ ข้อมูลหลังกรอกแล้วจะเก็บในรูปแบบ Excel ทำให้เอาไปวิเคราะห์และส่งต่อข้อมูลได้ง่าย
InfoPath ( SharePoint Online and On prime )
Power App ( on Office 365 )
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
