ระบบบัญชี e-Office กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้โรงเรียนเก่า (AP)? เหตุใดทีม AP ของคุณจึงต้องทนกับความไร้ประสิทธิภาพเหล่านี้ ในเมื่อเทคโนโลยีมีอยู่เพื่อทำให้การอนุมัติ การแจ้งเตือน และพื้นที่จัดเก็บเป็นไปโดยอัตโนมัติ
ระบุปัญหาคอขวดและมองเห็นสิ่งที่คุณขาดหายไป ด้วยระบบอัตโนมัติของ AP กระบวนการของคุณก็ง่ายขึ้นมาก
AP Automation แปดวิธีสร้างความแตกต่างให้กับทั้งองค์กรของคุณ
องค์กรทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรมต่างพยายามลดต้นทุนการดำเนินงานและปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง กระบวนการทางธุรกิจที่ใช้กระดาษมาก เช่นการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของบัญชีเจ้าหนี้ (AP)เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี
ในองค์กรส่วนใหญ่ กระบวนการ AP ยังคงเป็นแบบแมนนวล ซึ่งอาจสร้างภาระให้กับองค์กรในแง่ของการมองเห็นที่จำกัดในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ กระบวนการกระทบยอดที่มีค่าใช้จ่ายสูง การสูญเสียส่วนลดการจ่ายก่อนกำหนด กระแสเงินสดที่ลดลง และความสัมพันธ์กับผู้ขายที่แย่ลง
การใช้ระบบอัตโนมัติของ AP กับระบบการจัดการเอกสารองค์กรจะได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้:
1. ลดเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้และรับประกัน 100% ของส่วนลดการชำระก่อนกำหนด
สองสัปดาห์นานเกินไปในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ระหว่างเวลาที่ได้รับใบกำกับสินค้า ส่งไปยังผู้อนุมัติและส่งคืนแผนกการเงินเพื่อตัดเช็ค ผ่านไป 14 วัน เมื่อส่วนลดการชำระก่อนกำหนดสำหรับใบแจ้งหนี้เป็นสุทธิ 10 วัน คุณจะพลาดส่วนลดเนื่องจากกระบวนการด้วยตนเองที่ล้าสมัย ในใบแจ้งหนี้มูลค่า 100,000 ดอลลาร์ พร้อมส่วนลดการชำระล่วงหน้า 3% นั่นคือ 3,000 ดอลลาร์ที่คุณสูญเสีย ระบบอัตโนมัติของ AP จะส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้อนุมัติและเตือนพวกเขาว่าจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติ โดยที่ทีม AP ของคุณไม่ต้องทำเช่นนั้น วิธีนี้ช่วยให้ใบแจ้งหนี้กลับไปยังแผนกการเงินได้เร็วยิ่งขึ้น โดยมีพี่เลี้ยงเด็กน้อยลง และช่วยให้คุณชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้ทันเวลาเพื่อใช้ประโยชน์จากส่วนลด
2. ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้อง
การใช้OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) การเก็บข้อมูลอัตโนมัติในใบแจ้งหนี้ของคุณจะนำข้อมูลจากใบแจ้งหนี้และนำเข้าโดยตรงไปยังระบบการจัดการเอกสารของคุณ เนื่องจากพนักงานไม่ได้พิมพ์ข้อมูลด้วยตนเอง ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลของมนุษย์จึงถูกขจัดออกไป ข้อมูลที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติแล้วจึงจะถูกส่งไปยังผู้ตรวจสอบเพื่อยืนยันความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ การดักจับ อัตโนมัติอัจฉริยะมีค่าสำหรับแผนก AP และสามารถปรับแต่งตามความต้องการของคุณได้
3. เพิ่มการมองเห็นกระบวนการ AP ทั้งหมดของคุณเพื่อลดความซับซ้อนของการกระทบยอด
การจัดเก็บใบสั่งซื้อ ใบบรรจุภัณฑ์ และใบกำกับสินค้าในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณ จะช่วยให้คุณเห็นว่าคุณมีเอกสารทั้งหมดเพื่อชำระบิลหรือไม่ การมีข้อมูลนี้โดยย่อช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายบัญชีและ CFO เห็นจำนวนเงินที่คาดว่าจะได้รับในเร็วๆ นี้ เพื่อให้สามารถตรวจสอบและควบคุมกระแสเงินสดได้ ซึ่งช่วยให้พวกเขาตัดสินใจว่าเมื่อใดควรตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ทางธุรกิจอย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และแม่นยำ
4. ข้อมูลทางการเงินที่แม่นยำและเรียลไทม์มากขึ้นช่วยให้ตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีข้อมูล
ด้วยกระบวนการ AP แบบแมนนวล ฝ่ายบัญชีของคุณอาจไม่ทราบว่าใบแจ้งหนี้มาถึงแล้ว จนกว่าจะได้รับจริง หลายคนอาจจัดการใบแจ้งหนี้ก่อนที่การบัญชีจะรู้ว่ามีอยู่จริง ในบางองค์กร ใบแจ้งหนี้จะไปที่แผนกบัญชีก่อน และในกรณีนั้น แผนกบัญชีจะมีขั้นตอนมากกว่านั้นอีก เพราะพวกเขาจำเป็นต้องขอการอนุมัติที่เหมาะสมเพื่อรับการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ และสมมติว่าผู้ที่ประมวลผลอีเมลขาเข้าได้กำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองไปยังบุคคลที่ถูกต้อง หากพวกเขาเลือกคนผิด หรือทำใบแจ้งหนี้ผิดอย่างอื่น อาจทำให้ระบบยกเลิกการเลือกในกล่องจดหมายได้อีกนาน ระบบอัตโนมัติของ AP ช่วยให้สามารถป้อนใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เข้าสู่ระบบการจัดการเอกสาร และสำหรับผู้ที่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้จะได้รับแจ้งทันที
5. ปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้ขาย
โซลูชัน AP อัตโนมัติช่วยให้คุณชำระใบแจ้งหนี้ได้ตรงเวลา ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจและระยะยาวกับผู้ขายของคุณ นอกจากนี้ เนื่องจากระบบอัตโนมัติของ AP ช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจในองค์กรของคุณมองเห็นความคาดหวังของกระแสเงินสด พวกเขาจึงสามารถทำงานร่วมกับผู้ขายได้ดีขึ้นเพื่อใช้ประโยชน์จากส่วนลดเมื่อเหมาะสมกับองค์กรของคุณ
การทำงานอัตโนมัติของ AP เป็นอย่างไรในทางปฏิบัติ?
ทุกองค์กรดำเนินการเกี่ยวกับกระบวนการ AP ที่แตกต่างกัน คุณรู้จักกระบวนการขององค์กรของคุณดีกว่าผู้ขายรายใด การใช้ระบบการจัดการเอกสารเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานอัตโนมัติของ AP ในองค์กรของคุณ ไม่ได้ปลูกฝังกระบวนการใหม่ๆ เพื่อเปลี่ยนวิธีการทำสิ่งต่างๆ ในทางตรงกันข้ามระบบการจัดการเอกสารสามารถหล่อหลอมให้เข้ากับกระบวนการที่มีอยู่ของคุณ และอำนวยความสะดวกให้กับการทำงานอัตโนมัติเพื่อทำให้กระบวนการของคุณเกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และด้วยการแทรกแซงโดยเจ้าหน้าที่น้อยลงโดยทีมงาน AP ของคุณ พิจารณาการทำงานอัตโนมัติหลักสามอย่างนี้ที่จะฟื้นฟูกระบวนการ AP ของคุณ:
1. เวิร์กโฟลว์กระบวนการอนุมัติ
กำหนดเส้นทางการอนุมัติใบแจ้งหนี้ผ่านองค์กรของคุณโดยอัตโนมัติทางอีเมลโดยใช้ระบบการจัดการเอกสารของคุณ หากกระบวนการของคุณต้องการใบแจ้งหนี้ ให้ไปที่ผู้ซื้อก่อน จากนั้นให้ไปที่ผู้จัดการ จากนั้นไปที่ CFO การดำเนินการนี้จะผลักดันการอนุมัติจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง คุณสามารถออกแบบสถานการณ์จำลองต่างๆ สำหรับกระบวนการอนุมัติได้ ขึ้นอยู่กับว่าใครต้องการการมองเห็น มีจำนวนเงินดอลลาร์ที่เฉพาะบางคนเท่านั้นที่สามารถอนุมัติหรือไม่? ตัวอย่างเช่น สิ่งใดที่สูงกว่า 10,000 ดอลลาร์จะส่งตรงไปยัง CFO หรือบางทีอาจจะเป็นผู้จัดการโดยตรงของผู้ซื้อแล้ว CFO?
กระบวนการนี้ที่ไม่มีระบบอัตโนมัติของ AP จะต้องดำเนินการจากโต๊ะหนึ่งไปอีกโต๊ะหนึ่งของผู้อนุมัติแต่ละราย (บุคคลที่ลงนามในใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ) ระบบอัตโนมัติของ AP อำนวยความสะดวกผ่านระบบการจัดการเอกสาร ช่วยให้อนุมัติผ่านการแจ้งเตือนทางอีเมล ระบบการจัดการเอกสารรู้ว่าใบแจ้งหนี้ต้องการการอนุมัติกี่ระดับโดยพิจารณาจากปัจจัยหลายประการ ซึ่งอาจรวมถึงจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ ผู้ซื้อ แผนก หรือศูนย์ต้นทุน กฎภายในเวิร์กโฟลว์สามารถสร้างขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ เวิร์กโฟลว์ที่แท้จริงของคุณ จะเป็น อย่างไรจะขึ้นอยู่กับจำนวนผู้อนุมัติที่องค์กรของคุณมี ระบบบัญชี e-Office
2. การแจ้งเตือน
คุณสามารถส่งอีเมลเตือนความจำจากระบบการจัดการเอกสารของคุณไปยังผู้อนุมัติได้ คุณสามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลเตือนความจำทุกๆ สองวัน ทุกสัปดาห์หรือทุกนาทีได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการจะยืนกรานแค่ไหนและระดับของระบบอัตโนมัติที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ
การแจ้งเตือนทางอีเมลเตือนความจำสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับบุคคลที่ต้องการอนุมัติข้อมูลและข้อมูลสำคัญใดบ้างที่พวกเขาต้องการดูทันทีเพื่อตัดสินใจทางธุรกิจ การปรับแต่งการแจ้งเตือนเพิ่มเติมรวมถึงการส่งอีเมลไปยังผู้รับหลายราย การส่งลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้และการใส่หมายเลขใบแจ้งหนี้ในบรรทัดเรื่อง
การแจ้งเตือนช่วยขจัดความจำเป็นที่ AP ในการติดตามการอนุมัติสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระด้วยตนเอง ระบบการจัดการเอกสารยังช่วยให้ AP มองเห็นได้ว่าใบแจ้งหนี้ยังรอการอนุมัติอยู่ในคิวของใครบางคน หรือได้รับการอนุมัติและส่งไปยังผู้อนุมัติระดับถัดไปแล้ว ทำให้ง่ายต่อการระบุปัญหาคอขวดภายในกระบวนการอนุมัติ
หลายองค์กรยังพบว่าความสามารถนี้มีประโยชน์สำหรับทรัพยากรบุคคล
3. ที่เก็บข้อมูลดิจิตอลอัตโนมัติ
หลายองค์กรต้องเผชิญกับข้อกำหนดในการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ โดยมีกรอบเวลาทั่วไปคือเจ็ดปี ในระหว่างการตรวจสอบ หากคุณมีใบแจ้งหนี้มากกว่าเจ็ดปี ผู้ตรวจสอบจะสามารถดูทุกสิ่งที่คุณมีได้ ระบบการจัดการเอกสารสามารถทำให้กระบวนการเก็บรักษาเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยระบบจะค้นหาใบแจ้งหนี้ที่เก่ากว่าเจ็ดปีและนำเสนอต่อผู้ใช้ เมื่อถึงจุดนั้นผู้ใช้สามารถเลือกได้ว่าจะลบหรือไม่หากออกจากระบบ การแจ้งเตือนอัตโนมัติเกี่ยวกับข้อกำหนดการเก็บรักษาที่หมดอายุนี้จะช่วยคุณลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ จะไม่มีการลบใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ มันจะเป็นเพียงการแจ้งเตือนที่เป็นไปโดยอัตโนมัติ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
