แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ คุณรักพวกเขาหรือคุณเกลียดพวกเขา ไม่ว่าพวกเขาจะเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตและความชั่วร้ายที่จำเป็นเมื่อทำธุรกิจ
หลายองค์กรกำลังค้นหาวิธีที่ดีกว่าในการจัดการกับกระบวนการแบบฟอร์มของตน และหันมาใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เพื่อหาคำตอบ นี่คือสิ่งที่ควรพิจารณา
ทำไมคุณควรตัดแบบฟอร์มกระดาษ? มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการ ขับเคลื่อน สู่เนื้อหาดิจิทัล แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้เป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการเอกสารเพื่อประหยัดเวลา ความเรียบง่าย ระบบอัตโนมัติ และการรวมเข้ากับสำนักงานที่ไม่ต้องใช้กระดาษ
การใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์โดยทั่วไป ได้แก่ :
การเตรียมความพร้อมด้านทรัพยากรบุคคลและแบบฟอร์ม HR อื่นๆ (I-9, W-2 เป็นต้น)
รายงานค่าใช้จ่าย
สินเชื่อที่อยู่อาศัยและสินเชื่อ
การลงทะเบียนผู้ป่วย/ลูกค้า – การปฏิบัติตาม HIPAA
ใบสั่งซื้อ
ใบสั่งขาย
แบบสอบถาม
แบบฟอร์มคำติชม
การลงทะเบียนนักศึกษา
ใบส่งของ/ใบส่งของ
หากที่ทำงานของคุณพยายามหาวิธีจัดการกับแบบฟอร์มกระดาษ ให้ดูว่าองค์กรอื่นๆ ใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์อย่างไร:
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการสมัคร การขึ้นเครื่อง และการเก็บรักษาบันทึก HR
แบบฟอร์มต้องปรับเปลี่ยนได้ ผู้ใช้กำลังดูบนเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่หรือไม่ ความต้องการความคล่องตัวจะเพิ่มขึ้นเมื่อคนรุ่นใหม่เข้ามาทำงาน
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ HR พวกเขาให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถวางแบบฟอร์มใบสมัครที่หันหน้าไปทางด้านนอกบนเว็บไซต์ของพวกเขา เมื่อการสมัครเสร็จสมบูรณ์ ข้อมูลผู้สมัครจะไหลเข้าสู่ระบบการจัดการเอกสาร จากนั้น เวิร์กโฟลว์จะส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการการจ้างงานพร้อมข้อมูลของผู้สมัคร ถัดไป ผู้จัดการการจ้างงานตรวจสอบใบสมัครและพูดว่า “ใช่” หรือ “ไม่ใช่” เพื่อสัมภาษณ์ผู้สมัครด้วยการคลิกง่ายๆ
เมื่อถึงเวลาต้องจ้าง ข้อมูลพนักงานจะถูกกรอกในแบบฟอร์มแล้ว พนักงานใหม่สามารถเข้ามากรอกเอกสารการขึ้นเครื่องส่วนที่เหลือผ่านทางคอมพิวเตอร์ได้ ซึ่งรวมถึงทุกสิ่งที่คุณต้องการ เช่น I-9, W-2, แบบฟอร์มการฝากเงินโดยตรง หรือเอกสารการยอมรับนโยบายของบริษัท เมื่อข้อมูลอยู่ในระบบแล้ว ก็ไม่ต้องป้อนข้อมูลอีก
เราได้ยินจากหลายองค์กรว่าการถ่ายโอนข้อมูลพนักงานใหม่ไปยังทีมไอทีอาจเป็นเรื่องยาก ข้อมูลที่รวบรวมในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถถ่ายโอนไปยัง IT ได้เช่นกัน (พร้อมกับแผนกอื่นๆ) ซึ่งช่วยให้ป้อนพนักงานเข้าสู่ระบบของคุณได้อย่างถูกต้อง
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการจัดส่งและรับใบเสร็จและการเรียกเก็บเงินที่เร็วขึ้น
คุณต้องการใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เพื่อทำให้กระบวนการของคุณราบรื่นที่สุด แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงกระบวนการจัดส่งได้ เมื่อมีการจัดส่งอุปกรณ์ให้กับลูกค้า พวกเขาจะลงนามในเอกสารการส่งมอบและการยอมรับบน iPad (หรือแท็บเล็ตอื่นๆ) แบบฟอร์มนั้นจะถูกส่งกลับไปยังทีมธุรการของคนขับโดยอัตโนมัติ ดังนั้นบัญชีลูกหนี้จึงสามารถเรียกเก็บเงินได้ในวันเดียวกัน ข้อมูลจะเข้าสู่ระบบแบ็กเอนด์ของคุณโดยอัตโนมัติ เช่น ซอฟต์แวร์ ERP (การวางแผนทรัพยากรขององค์กร) การดำเนินการนี้สามารถลดเวลาการเรียกเก็บเงินเดิมของคุณลงได้ครึ่งหนึ่ง เนื่องจากแบบฟอร์มกระดาษมักจะไม่ส่งดำเนินการจนกว่าจะถึงวันถัดไป (แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เป็นเพียงวิธีหนึ่งในการทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับทีมบัญชีของคุณ เรียนรู้ว่าระบบการจัดการเอกสารสามารถช่วยทำให้กระบวนการ AP ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร
ยิ่งพนักงานบนท้องถนนมีความยืดหยุ่นมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น สมมติว่าคนขับรถบรรทุกประสบอุบัติเหตุหรือมีบางอย่างเสียหายในกระบวนการขนส่ง ด้วยแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขาสามารถถ่ายภาพ กรอกแบบฟอร์ม และส่งกลับไปยังเจ้าหน้าที่ธุรการโดยอัตโนมัติ
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการดูแลสุขภาพ: ประสบการณ์ผู้ป่วยที่ได้รับการปรับปรุง
ดูเหมือนว่าจะมีแบบฟอร์มให้กรอกเสมอเมื่อคุณมาถึงโรงพยาบาลหรือคลินิก แต่แบบฟอร์มสำหรับการดูแลสุขภาพและการปฏิบัติตาม HIPAA ไม่จำเป็นต้องอยู่บนกระดาษ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถรักษาความปลอดภัยได้หลังพอร์ทัล และผู้ป่วยสามารถป้อนข้อมูลของตนเองและอัปโหลดเอกสารเพิ่มเติมที่จำเป็นทางออนไลน์ ข้อมูลที่พวกเขาป้อนสามารถดำเนินการได้ตลอดกระบวนการลงทะเบียนและ/หรือการรับเข้าทั้งหมด หากผู้ป่วยรายใหม่ไม่ได้กรอกแบบฟอร์มจากที่บ้าน พวกเขาสามารถป้อนข้อมูลบน iPad (หรือแท็บเล็ตอื่นๆ) เมื่อมาถึง
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สำหรับรายการตรวจสอบ
รายการตรวจสอบวัสดุและความปลอดภัยสามารถจัดทำเป็นแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สำหรับพนักงานและลูกค้าได้ ภาพการตรวจสุขภาพร้านอาหาร หรือที่สถานที่ก่อสร้างผู้จัดการโครงการมีรายการตรวจสอบความปลอดภัยหรือสินค้าเสียหาย คุณสามารถใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ในสถานที่ของคุณ ตรวจสอบและจดบันทึก และทุกอย่างจะถูกจัดเก็บและรักษาความปลอดภัยทางอิเล็กทรอนิกส์
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้ได้ทั่วทั้งองค์กร แต่สถานที่ทำงานหลายแห่งไม่มีความสามารถในการสร้าง กำหนดเส้นทาง และรักษาแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์กับนักออกแบบบนเว็บหรือนักออกแบบตามแบบฟอร์มภายในองค์กร Loffler ช่วยให้องค์กรใช้แบบฟอร์มที่สร้างไว้ล่วงหน้าและปรับแต่งได้
นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนที่คุณสามารถใช้ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรของคุณ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และการนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้จะช่วยแบ่งเบาภาระของพนักงานที่ทำงานหนักได้อย่างไร ป้องกันไม่ให้เอกสารสูญหาย ช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินได้เร็วขึ้น และสร้างประสิทธิภาพให้กับลูกค้าของคุณ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
สนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการเอกสารหรือไม่?
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
