แบบฟอร์มดิจิทัล ใครไม่ต้องการส่งมอบงานคุณภาพเยี่ยม ตรงตามกำหนดเวลาของธุรกิจ และมีปัญหาเกือบเป็นศูนย์ในระหว่างกระบวนการเสร็จสิ้นของทุกโครงการ ไม่น่าแปลกใจที่บุคลากรระดับ C ขององค์กรหรือผู้มีอำนาจระดับสูงเกือบทั้งหมดต่างกระตือรือร้นที่จะตอบสนองความต้องการขององค์กรของตน และวลี ‘ฉันจะติดต่อกลับไป’ ไม่ใช่สิ่งที่ผู้บริหารระดับสูง หรือแม้แต่ลูกค้าต้องการได้ยิน แต่คำถามมักจะยังคงอยู่: อย่างไร?
ความท้าทายมีความเกี่ยวพันอย่างใกล้ชิดและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลทางธุรกิจเป็นทรัพยากรที่สำคัญ มีบทบาทสำคัญในความสำเร็จขององค์กร และต้องได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม ตั้งแต่การจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดไปจนถึงการรับ/ส่งมอบสินค้า การขออนุมัติ และอื่นๆ องค์กรจัดการกับแบบฟอร์มที่เป็นกระดาษอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากการสร้าง การกรอก และการกำหนดเส้นทางแบบฟอร์มกระดาษอาจใช้เวลานาน มีค่าใช้จ่ายสูง และทำให้กระบวนการทางธุรกิจล่าช้า อย่างไรก็ตาม แบบฟอร์มที่ใช้กระดาษที่ยุ่งยากอาจขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานขององค์กร และบังคับให้พวกเขาใช้เวลาค้นหาผ่านกองไฟล์ แทนที่จะมุ่งความสนใจไปที่งานจริง ตัวอย่างเช่น หากธุรกรรมใดล่าช้า อาจส่งผลกระทบต่อการส่งมอบ/การรับสินค้า/บริการ และกระบวนการที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมอย่างแน่นอน
ในยุคที่เชื่อมต่อกันแบบไฮเปอร์นี้ องค์กรใดก็ตามที่ต้องการเพิ่มความเร็วให้สูงสุดเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการขยายธุรกิจ โชคดีที่เทคโนโลยีใช้เวลาน้อยลงในการรวบรวมข้อมูลและมีเวลาตอบคำถามมากขึ้น การใช้กระดาษแบบไร้กระดาษช่วยให้องค์กรมีวิธีการประมวลผลธุรกรรมทางธุรกิจที่ดีขึ้น เร็วขึ้น และปลอดภัย ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ กำลังปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของตนโดยการแปลงแบบฟอร์มที่ใช้กระดาษเป็นแบบฟอร์มดิจิทัล ช่วยปรับปรุงการเชื่อมต่อสำหรับการเข้าถึงแบบเรียลไทม์ในภาคสนามหรือสำนักงาน ความถูกต้องของข้อมูล และประสบการณ์ของลูกค้า
ต่อไปนี้คือเหตุผลที่ 6 ประการที่จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าเหตุใด Digital Form จึงเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับองค์กรของคุณ:
ขจัดกระดาษตั้งแต่เริ่มต้น
แบบฟอร์มดิจิทัลเป็นมากกว่าแบบฟอร์มกระดาษในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ มันสามารถช่วยให้พนักงานของคุณสามารถจับ ตรวจสอบ อนุมัติ และรวมข้อมูลเข้ากับระบบธุรกิจที่สำคัญ ประสิทธิภาพขององค์กรของคุณได้รับการปรับปรุง กระบวนการต่างๆ จะคล่องตัวขึ้นเมื่อมีการบันทึกและแจกจ่ายข้อมูลโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องใช้แบบฟอร์มกระดาษ
ให้ข้อมูลที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจของคุณอย่างราบรื่น
ข้อมูลส่วนใหญ่ที่จำเป็นในการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของคุณติดอยู่กับกระดาษและสิ่งเทียบเท่า เช่น เอกสาร Word ไฟล์ PDF และแบบฟอร์มที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า ด้วยการใช้แบบฟอร์มดิจิทัล คุณสามารถให้กระบวนการทางธุรกิจที่สมบูรณ์ของพนักงานของคุณโดยไม่ต้องใช้กระดาษ ติดตามแบบฟอร์ม และซิงค์การอัปเดตและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดพร้อมกันในทันที ใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการอัปเดตลูกค้าของคุณและให้บริการโดยรวมได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงการบริการลูกค้า ลดระยะเวลาการทำงาน และลดต้นทุนการดำเนินงาน
ออกแบบและปรับแต่งได้ง่าย
แบบฟอร์มดิจิทัลควรออกแบบได้ง่าย และใครก็ตามที่ไม่มีความรู้เกี่ยวกับทักษะการเขียนโปรแกรมก็ควรปรับเปลี่ยนได้ง่ายเช่นกัน แบบฟอร์มควรมีคุณสมบัติตามที่คาดหวัง เช่น เมนูแบบเลื่อนลง ส่วนการขยายและการทำซ้ำ และความสามารถในการแนบเอกสารประเภทต่างๆ เช่น PDF, MS Word และรูปภาพเพื่อเป็นหลักฐานสนับสนุน สามารถจัดระเบียบข้อมูลได้อย่างรวดเร็วด้วย Digital Forms
เพิ่มความแม่นยำของข้อมูล
โดยไม่จำเป็นต้องมีคนป้อนข้อมูลจากแบบฟอร์มกระดาษลงในระบบอื่นด้วยตนเอง ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลจะถูกขจัดออกไปและไม่มีข้อมูลสูญหายในการถอดความ ด้วยการลดแบบฟอร์มกระดาษและความไม่ถูกต้องจากกระบวนการทางธุรกิจ องค์กรสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินงานรวมทั้งให้ข้อมูลที่ไม่พร้อมใช้งานก่อนหน้านี้สำหรับการจัดการที่สูงขึ้นเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น
ผสานข้อมูลกับระบบธุรกิจหลัก
เมื่อส่งแล้ว แบบฟอร์มจะถูกบันทึกไว้ในระบบจัดการเนื้อหาหรืออยู่ภายในระบบ SAP เพื่อการจัดเก็บ การค้นคืน การแจกจ่าย และการจัดการที่ปลอดภัย ให้ความปลอดภัยที่สูงขึ้นสำหรับเอกสารขององค์กร องค์กรสามารถสำรองข้อมูลได้อย่างง่ายดาย แบบฟอร์มดิจิทัลควรเติมฟิลด์โดยอัตโนมัติตามข้อมูลก่อนหน้าที่ป้อนและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลระดับฟิลด์
ประหยัดเวลาและเพิ่มความเร็วในการทำงาน
มีความเสี่ยงที่จะพึ่งพาวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ล้าสมัยซึ่งส่วนใหญ่ใช้กระดาษเป็นหลัก ในทางกลับกัน องค์กรต้องการข้อมูลที่ปราศจากข้อผิดพลาดในทันที ซึ่งตรงกับความต้องการอย่างสมบูรณ์และผสานรวมกับระบบซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดาย แบบฟอร์มดิจิทัลเหมาะอย่างยิ่งสำหรับความต้องการขององค์กรในปัจจุบันและให้ประโยชน์อย่างไม่รู้จบ ด้วยการเชื่อมต่อกับ back office พนักงานส่งข้อมูลกลับอย่างรวดเร็วและเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้จากทุกที่ผ่านแบบฟอร์มดิจิทัลบนมือถือ แบบฟอร์มดิจิทัล
ความต้องการรูปแบบดิจิทัลเพื่อเพิ่มความแม่นยำ ยกระดับประสบการณ์ผู้ใช้ & ประสิทธิภาพ
การใช้แบบฟอร์มดิจิทัลช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์หลายประการ พวกเขาได้รับข้อมูลและแบบฟอร์มที่รวมเข้าด้วยกันซึ่งช่วยในการตัดสินใจแบบเรียลไทม์และเพิ่มการประหยัดต้นทุน ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเพิ่มขึ้นจากประสบการณ์ผู้ใช้ที่ได้รับการปรับปรุงและการเข้าถึงแบบฟอร์มดิจิทัลแบบไร้กระดาษโดยไม่ต้องใช้กระดาษ ช่วยลดการเสียเวลาและความยุ่งยากในการค้นหาเอกสารที่ไม่มีการรวบรวมกันอย่างไม่รู้จบ องค์กรต้องระมัดระวังในการเลือกรูปแบบดิจิทัลที่เหมาะสมกับความต้องการมากที่สุดและช่วยเพิ่ม ROI บน SAP
Innovapptive นำเสนอRACE™ Digital Formsซึ่งมีความยืดหยุ่นสูง และให้การผสานรวมเข้ากับแพลตฟอร์ม SAP ได้โดยไม่ยุ่งยาก ด้วยข้อมูลสำคัญจำนวนมากที่จัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย จะช่วยให้ผู้ใช้สร้างและจัดการแบบฟอร์มดิจิทัลที่มีหลายหน้าได้อย่างรวดเร็ว เพียงปลายนิ้วสัมผัสของช่างเทคนิคภาคสนาม คุณจะสามารถเข้าถึงแบบฟอร์มต่างๆ ได้มากมาย ซึ่งโดยปกติแล้วจะทำให้กองกระดาษจำนวนมาก ความสามารถในการใช้ตำแหน่งทางภูมิศาสตร์และกล้องถ่ายภาพในแบบฟอร์มของเรานั้นสามารถจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล SAP และพร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์ทุกที่ ชื่อลูกค้า ที่อยู่ เมือง หรือข้อมูลสำคัญอื่นๆ สามารถจัดระเบียบได้อย่างง่ายดายด้วยค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ จัดเก็บ หรือแจกจ่ายแบบฟอร์มกระดาษ
เปลี่ยนกองกระดาษของคุณด้วย RACE™ Digital Forms
ด้วย RACE™ คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มกระดาษของคุณในรูปแบบดิจิทัลโดยสร้างใหม่เป็นรายการตรวจสอบดิจิทัล และสร้างและแก้ไขแบบฟอร์มของคุณได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้คุณสร้างตรรกะโดยการเพิ่มการเลือกฟิลด์ที่คุณเลือก ตำแหน่ง GPS รูปภาพ วันที่และเวลาและอื่น ๆ คุณสามารถเพิ่มในฟิลด์สมาร์ทและไดนามิกเพื่อแก้ไขรายการตรวจสอบของคุณ แบบฟอร์มมีคุณสมบัติที่คาดหวัง ได้แก่ เมนูแบบเลื่อนลง การขยายและการทำซ้ำส่วน และความสามารถในการแนบเอกสารประเภทต่างๆ เช่น PDF, MS Word และรูปภาพเป็นหลักฐานสนับสนุน ทำให้กระบวนการตรวจสอบของคุณคล่องตัวขึ้นโดยการรวบรวมข้อมูลด้วยระบบซอฟต์แวร์เดียวกัน และช่วยให้คุณสามารถใช้กล้องของอุปกรณ์เพื่อจับภาพสำหรับรายงานการตรวจสอบของคุณ
โดยใช้RACE™ Digital Forms องค์กร:
ปรับปรุงประสิทธิภาพ: องค์กรสามารถเร่งการส่งแบบฟอร์มดิจิทัลและลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการกระดาษได้ในเวลาเดียวกัน
ลดข้อผิดพลาดของข้อมูลในแบบฟอร์ม: พนักงานรวบรวมและประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่า
เก็บบันทึกให้เป็นระเบียบและกะทัดรัด: พนักงานสามารถบันทึก จัดเก็บ และจัดระเบียบแบบฟอร์มดิจิทัลจากอุปกรณ์ของตนได้อย่างง่ายดาย
เร่งกระบวนการอนุมัติ: โดยใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ผู้จัดการ/ผู้บริหารอนุมัติคำขอของพนักงานอย่างรวดเร็ว
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
