กรณี เอกสารอัตโนมัติ ในอุตสาหกรรมสาธารณูปโภคและพลังงาน

แม่นยำและคุ้มค่า

การสร้างเอกสารที่ซับซ้อนเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและลำบาก ซึ่งต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงด้วยความเอาใจใส่และทุ่มเท เป็นกระบวนการที่น่าเบื่อซึ่งมักส่งผลให้เกิดความผิดพลาดของมนุษย์และการส่งมอบล่าช้า ภายในอุตสาหกรรมพลังงานและสาธารณูปโภค เอกสารเหล่านี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของธุรกิจรายวัน และต้องใช้เวลาและทรัพยากรจำนวนมากที่บริษัทสามารถใช้ที่อื่นได้

ระบบอัตโนมัติของเอกสารทำให้มีช่องว่างน้อยลงสำหรับข้อผิดพลาดของมนุษย์ และช่วยขจัดความเสี่ยงของความผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบอัตโนมัติแตกต่างจากพนักงานที่ทำงานประจำที่ซ้ำซากจำเจซึ่งมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจของคุณ ด้วยวิธีนี้ ระบบอัตโนมัติของเอกสารจะช่วยลดแรงกดดันให้พนักงานของคุณทำสิ่งที่ดีกว่าและให้ประสิทธิผลมากขึ้นโดยใช้เวลา ในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าจะไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น

ระบบอัตโนมัติของเอกสารยังสามารถทำงานได้เร็วกว่าพนักงานที่มีทักษะมากที่สุด และสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่แม่นยำและมีรายละเอียดมากขึ้น นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติของเอกสารยังช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายด้วยการดำเนินการแก้ไขใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง สุดท้าย ยังให้ประโยชน์เพิ่มเติมในการประหยัดต้นทุนมากกว่าการใช้ทรัพยากรบุคคลกับงานที่ต้องใช้เวลามาก

ลบไซโลข้อมูล

ยิ่งบริษัทใหญ่โต ข้อมูลก็จะยิ่งเก็บรวบรวมมากขึ้นตามกาลเวลา ข้อมูลนี้สามารถละเลยหรือสูญหายไปโดยสิ้นเชิงในไซโลข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลขององค์กร วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้คุณใช้ประโยชน์จากข้อมูลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ระบบอัตโนมัติของเอกสารและเวิร์กโฟลว์ช่วยในการรวมข้อมูลที่ไม่ได้ใช้กลับเข้าไปในแอปพลิเคชันหลักอื่นๆ ทำให้ข้อมูลทั้งหมดของคุณทำงานแทนคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณและองค์กรของคุณค้นหาและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิภาพ แทนที่จะสูญเสียหรือทำให้เสียหาย

ปรับปรุงความสอดคล้องของข้อมูล

บริษัทด้านพลังงานและสาธารณูปโภคจัดการกับบุคคลที่สามจำนวนมากเพื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการของตน บริษัทบุคคลที่สามเหล่านี้มักจะจัดเตรียมไฟล์และเอกสารในรูปแบบต่างๆ มากมาย ซึ่งจะต้องแปลงก่อนที่จะสร้างเอกสารที่ซับซ้อน ซึ่งรวมถึงไฟล์ CAD, PDF, เอกสาร Word, สเปรดชีต Excel และอื่นๆ

เมื่อต้องจัดการกับไฟล์จำนวนมาก การแปลงเอกสารเหล่านั้นให้อยู่ในรูปแบบที่ผู้ใช้หรือผู้อ่านตั้งใจจะสามารถเข้าถึงได้ง่าย โซลูชันระบบอัตโนมัติของเอกสารจำนวนมากรวมถึงความสามารถในการแปลงไฟล์เหล่านั้นเป็นแบบฟอร์มที่เข้าถึงได้ง่ายทั้งภายในและภายนอก ทำให้ข้อมูลของคุณสอดคล้องและอ่านได้

การสร้าง อนุมัติ และตรวจสอบเวิร์กโฟลว์อย่างรวดเร็ว

การส่งเอกสารที่ซับซ้อนและปฏิบัติตามหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในภาคพลังงานและสาธารณูปโภค จำเป็นต้องมีเอกสารและไฟล์บางประเภทที่ต้องลงนามและอนุมัติ ซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการตรวจสอบที่ยืดเยื้อและยืดเยื้อเพื่อค้นหาหน้าที่ยังไม่ได้ลงนามหรืออนุมัติเท่านั้น หน่วยงานกำกับดูแลไม่สามารถยอมรับเอกสารดังกล่าวและจบลงด้วยการปฏิเสธทั้งโครงการ ส่งผลให้ผู้สมัครเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด

ด้วยระบบอัตโนมัติของเอกสาร คุณสามารถประกอบเอกสารโดยเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการที่มีการควบคุมและมีโครงสร้าง และไม่ต้องทิ้งเอกสารที่จำเป็นอีกต่อไป โซลูชันต่างๆ เช่น GCI PowerTools for Documents จะคอยติดตามสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการคอมไพล์ที่สำเร็จและสมบูรณ์ และให้คุณแก้ไขและเพิ่มเนื้อหาได้ตามต้องการ

โซลูชันการทำงานอัตโนมัติของเอกสารยังเน้นย้ำถึงสิ่งที่ต้องเพิ่มก่อนส่ง ช่วยให้คุณเพิ่มเนื้อหาเพิ่มเติมในเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็วซึ่งจำเป็นต้องอัปเดตก่อนหรือหลังการคอมไพล์ ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการพิมพ์ซ้ำ แก้ไขใหม่ และให้สิทธิ์อีกครั้ง

สุดท้าย หากจำเป็นต้องเพิ่มลายเซ็นใดๆ คุณสามารถพิมพ์ลายเซ็นดิจิทัลลงบนเอกสารของคุณเพื่อยืนยันการตรวจทาน การอนุญาต หรือการยอมรับแต่ละส่วนหรือเอกสารที่ซับซ้อนทั้งหมด

จัดระเบียบอัตโนมัติ

บริษัทพลังงานและสาธารณูปโภคต้องการกระบวนการจัดการเอกสารที่ดีเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดและอยู่ในธุรกิจ โซลูชันการทำเอกสารอัตโนมัติช่วยปรับปรุงกระบวนการที่สำคัญนี้ได้อย่างมาก และช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานอื่นๆ เช่น การเพิ่มยอดขายหรือปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า ในทุกแง่มุม ระบบอัตโนมัติของเอกสารสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณและทำให้เอกสารที่ซับซ้อนของคุณมีความแม่นยำ สมบูรณ์ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น