เอกสารดิจิตอล ลองนึกภาพสักครู่ว่าคุณทำงานในแผนกทรัพยากรมนุษย์ – ที่ซึ่งคุณทำงานด้านการจัดการสัญญา – หรือในแผนกอื่น ๆ ของ บริษัท ของคุณ – ตัวอย่างเช่นเวชระเบียนในภาคสุขภาพที่เก็บเอกสารจำนวนมาก คิดถึงตู้เก็บเอกสารตู้เก็บของและพื้นที่โดยเฉพาะเพื่อเก็บเอกสารของ บริษัท ของคุณ ที่ซึ่งพวกเขาเก็บเอกสารเอกสารบันทึกภาพและรายงานหลายร้อยรายการ – เอกสารจำนวนมากสามารถทำซ้ำเสียหายหรือแม้แต่จำไม่ได้
ตอนนี้สมมติว่าคุณได้รับคำขอเกี่ยวกับเอกสารเฉพาะที่อยู่ในหนึ่งในกล่องเหล่านั้นเติมตู้หรือชั้นวาง คุณรู้สึกอย่างไรกับการค้นหามันอย่างรวดเร็ว? คุณแน่ใจได้อย่างไรว่าไฟล์อยู่ในที่ที่คุณอยู่และไม่อยู่ในห้องอื่น
ต้องขอบคุณระบบภาพเอกสาร (เอกสารดิจิตอล, ภาพดิจิตอล, ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) ข้อสงสัยและปัญหาที่เป็นพื้นฐานและทั่วไปเนื่องจากสิ่งเหล่านี้จะหายไปพร้อมกับกล่องทั้งหมดตู้เสื้อผ้าและพื้นที่สำหรับการจัดเก็บซึ่งคุณสามารถใช้และลงทุนในกิจกรรมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น ในเวลาเดียวกันนั้นข้อมูลดิจิทัลทั้งหมดนั้นจะเข้าถึงได้ง่ายขึ้นและหาง่าย เพื่อให้พนักงานของคุณได้รับประโยชน์จากการจัดการข้อมูลที่เหมาะสม สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กรเนื่องจากพนักงานไม่ต้องการเวลามากในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ การควบคุมการเข้าถึงจะได้รับการปรับปรุงโดยใช้นโยบายความปลอดภัยด้านไอทีและจะรับประกันความถูกต้องของเนื้อหาองค์กรผ่านลายเซ็นดิจิทัล
Q-doc เป็นระบบการจัดการเอกสารที่ช่วยให้การจัดการกระบวนการเอกสารดิจิทัลทั้งหมด – การจัดการข้อมูล – ภายใน บริษัท
กระบวนการสแกนเอกสาร คืออะไร?
เป็นกระบวนการที่ช่วยให้คุณสามารถแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งข้อมูลทั้งหมดของเอกสารถูกบันทึกเป็นรูปภาพ (นั่นคือความหมายของกระบวนการรวบรวมข้อมูล) โดยใช้อุปกรณ์สแกนเอกสารและแอพพลิเคชั่นพิเศษที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสแกนเอกสาร การถ่ายภาพเอกสารในลักษณะที่ช่วยให้คุณอ่านข้อมูลได้ ซอฟต์แวร์ทำบางสิ่งที่คล้ายกันมากกับสิ่งนั้น
การถ่ายเอกสารเอกสารทำงานอย่างไร
เมื่อเราทำเอกสารให้เป็นดิจิตอลเราต้องทำในลักษณะที่จะทำให้ข้อมูลมีประโยชน์เข้าถึงได้และพร้อมใช้งาน เอกสารดิจิตอล
เอกสารของ บริษัท สามารถใช้หลายช่องทางและรูปแบบดังนั้นที่นี่เราจะแสดงขั้นตอนที่สำคัญที่สุดที่เราควรพิจารณาเมื่อทำการจัดทำเอกสารเป็นดิจิทัล ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้เราสามารถเรียกใช้กระบวนการจัดเก็บข้อมูลได้อย่างถูกต้อง:
การนำเข้า : ใน บริษัท เอกสารสามารถใช้หลายช่องทางและรูปแบบ: กระดาษผ่านไปรษณีย์รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางโทรสารอีเมลรูปแบบเว็บ ฯลฯ กระบวนการทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับทุกแผนกของ บริษัท ที่ต้องคำนึงถึงทั้งหมด วิธีการป้อนข้อมูลช่องทางการจัดจำหน่ายและการส่งมอบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และอุปกรณ์ทั้งหมดในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การสกัด : เมื่อเอกสารถูกทำให้เป็นดิจิตอลและใส่เข้าไปในระบบการจัดการเอกสารซอฟต์แวร์จะต้องดึงข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ภายใน Q-doc เป็นระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรที่มีคุณสมบัติการแยกข้อความที่แยกคำทั้งหมดที่มีอยู่ในเนื้อหาของเอกสาร; ที่ให้ผู้ใช้สามารถค้นหาไฟล์ตามเงื่อนไขที่มีอยู่ในเอกสารเพื่อกำหนดประเภทของเอกสารด้วยเครื่องมือ OCR ในตัวของระบบการจัดการเอกสาร ซอฟต์แวร์ยังมีเอ็นจิ้นการจดจำเครื่องหมายด้วยแสง – OMR- และ DMS ให้ความเป็นไปได้ในการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันที่สาม ด้วยวิธีนี้พวกเขาให้การเชื่อมต่อระหว่างตัวจัดการเนื้อหา Q-doc และแอปพลิเคชันของ บริษัท ที่มีอยู่ก่อน (CRM, ERP, ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาฐานข้อมูล
การจัดหมวดหมู่ : เมื่อเอกสารถูกเก็บไว้ในระบบการจัดการเอกสารไฟล์อาจเป็นไปตามขั้นตอนภายในหรือการนำกระบวนการไปใช้กับธุรกิจ ตัวอย่างเช่น จะต้องส่งไฟล์ที่ระบุว่าเป็นแบบฟอร์มทางเว็บไปยังฝ่ายบริการลูกค้าควรส่งใบสมัครงานไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือเอกสารที่จัดเป็นผู้ให้บริการจะต้องถูกส่งไปยังแผนกออกใบแจ้งหนี้
การตรวจสอบความถูกต้อง : ข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารอาจต้องการการจัดการโดยผู้ใช้หลายคนที่มอบหมายให้แผนกต่าง ๆ เพื่อตรวจสอบว่าเป็นไปตามเกณฑ์ทั้งหมดหรือว่าถูกต้อง ในสถานการณ์สมมตินี้คุณลักษณะการทำงานอัตโนมัติ apหรือเอ็นจิ้นเวิร์กโฟลว์ซึ่งรวมอยู่ในระบบจัดการเนื้อหาของ Q-doc สามารถทำให้กระบวนการตรวจสอบและตรวจสอบความถูกต้องง่ายขึ้น
การกระจาย : การจัดทำเอกสารช่วยให้สามารถเผยแพร่เอกสารเพื่อ“ ป้อนข้อมูล” ระบบหรือแอปพลิเคชั่นถัดไปที่แผนก บริษัท ต่างๆใช้ สำหรับ Java, PHP หรือ .NETให้ในมากวิธีที่ง่ายและรวดเร็วเพื่อบูรณาการซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาขององค์กรที่มีการใช้งานที่สาม สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลจากระบบดิจิทัลเพื่อจัดเก็บข้อมูลในระบบการจัดการเอกสารได้อย่างโปร่งใส
ประโยชน์ของการสร้างภาพเอกสารคืออะไร?
การเพิ่มประสิทธิภาพในการดึงข้อมูล : เมื่อมีการปรึกษากับเอกสารหลายฉบับบ่อยครั้งจะพบว่ามีค่าใช้จ่ายสูงในการค้นหาสำเนากระดาษและทำการเก็บถาวรอีกครั้ง สิ่งนี้เป็นจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไฟล์เหล่านี้ถูกเก็บไว้ในคลังสินค้าภายนอก บริษัท หรือจัดการโดยผู้ให้บริการคลังเก็บถาวร (บันทึกที่เก็บหรือการดูแลภายนอก) ในกรณีเหล่านี้การสร้างภาพเอกสารช่วยให้คุณสามารถแปลงเอกสารเป็นรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านอินเทอร์เน็ต ระบบการจัดการเอกสาร Q-doc มีเครื่องมือค้นหาที่ช่วยให้สามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นที่ใช้อย่างกว้างขวางด้วยการค้นหาที่กำหนดล่วงหน้าไว้ล่วงหน้า
การเผยแพร่เอกสารให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด : เอกสารบางอย่างต้องได้รับการจัดการหรือใช้โดยผู้ใช้หลายคนในเวลาเดียวกัน ใบแจ้งหนี้การชำระเงินที่รอดำเนินการอาจเป็นตัวอย่างที่ดี เนื่องจากกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติสามารถจัดการได้โดยหลายแผนกที่อยู่ในที่อื่น เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกทำให้เป็นดิจิตอลผู้จัดการคนอื่น ๆ ในชั้นอื่น ๆ ของอาคารจะสามารถเข้าถึงได้หรือจะอยู่ในประเทศอื่น ในการแบ่งปันเอกสารภายใน บริษัท การสร้างภาพเอกสารเป็นโซลูชั่นที่เหมาะสมที่สุด
ค้นหาและเรียกค้นเอกสาร : เอกสารดิจิทัลต้องมีข้อมูลที่จะช่วยคุณค้นหา ในระบบการเติมกระดาษข้อมูลนี้สามารถ taxonomies หรือแผนไฟล์; มันขึ้นอยู่กับระบบที่ใช้ ด้วยการสร้างภาพเอกสารกระบวนการสร้างดัชนีที่โดยปกติจะถูกเพิ่มเข้ามานั่นหมายถึงการเพิ่มข้อมูลเชิงอธิบายลงในรูปภาพ (การจัดการข้อมูล) ข้อมูลนี้ – ข้อมูลเมตา – สามารถค้นหาในฐานข้อมูลที่เพิ่มความเร็วในการค้นหา ในภาพเราจะเห็นตัวอย่างของการค้นหาตามข้อมูลเมตาและผลลัพธ์
การปฏิบัติตามข้อกำหนดพิเศษ : แม้ว่าเอกสารที่เป็นกระดาษมักจะถือว่าเป็นหลักฐานที่ดีที่สุดในความเป็นจริง แต่ก็มีหลายสถานการณ์ที่การปฏิบัติตามข้อกำหนดเฉพาะกำหนดให้เอกสารกระดาษถูกแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่น ISO 32000 ที่แนะนำว่าเอกสารจะถูกแปลงเป็นรูปแบบ PDF – รูปแบบการสนับสนุนระยะยาว – เนื่องจากไฟล์ประเภทนี้รับประกันการเปิดตัวเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นอกสภาพแวดล้อมการสร้างหรือที่ตัวอย่างหรือพิมพ์
เราควรทำให้พื้นที่เก็บข้อมูลทั้งหมดเป็นดิจิตอลหรือไม่
เราควรตอบคำถามของแต่ละ บริษัท ให้เหมาะสม ต่อภาระหน้าที่ที่พวกเขาต้องพึงพอใจเกี่ยวกับลูกค้าสถาบันของรัฐและผู้มีส่วนได้เสีย
โดยทั่วไปเอกสารกระดาษที่มีระยะเวลาการเก็บสั้นหรือไม่ได้ค้นหาเป็นประจำสามารถเก็บรักษาไว้ในกระดาษได้จนกว่าจะถูกลบ
อย่างไรก็ตามภาพเอกสารขอแนะนำสำหรับแฟ้มที่เป็นที่ปรึกษาเป็นประจำได้รับการปล่อยตัวหรือมักจะค้นหาหรือใช้
ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการถ่ายเอกสารจะเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานใน บริษัท เพิ่มความเร็วในกระบวนการจัดการเอกสารช่วยให้สามารถปฏิบัติตามเงื่อนไขปรับปรุงคุณภาพการบริการของเราและลดต้นทุนการดำเนินงาน
เราบริการให้คำปรึกษาแนะนำการใช้งาน ระบบจัดเก็บเอกสาร
K&O มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้าน Alfresco และ work flow มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน นี่คือโซลูชั่นเพื่อการจัดการเอกสารแบบลูกผสม ใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และ ระบบคลาวด์ โดยทีมงานพัฒนาของเรามีโอกาสได้ร่วมงานกับองค์กร มากมายในหลากหลายแวดวง เช่น ด้านการผลิต การเงิน ไปจนถึงพลังงาน และภาครัฐ เพื่อจัดทำโซลูชั่นจัดการเอกสาร ที่ตรงตามความต้องการเฉพาะ ของแต่ละองค์กร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา
