ว่าด้วยเรื่องการ สแกน เอกสาร
แม้ว่าปัจจุบันนี้หลักหลายธุรกิจได้มีการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาปรับใช้กับองค์กรมากมาย แต่ก็ยังมี บางส่วนที่ยังคงต้องใช้รูปแบบเดิม ในการ ดำเนินงานตัวอย่างเช่นงานเอกสารต่างๆไม่ว่าจะเป็น เอกสารทางด้านกฎหมาย และ เอกสารประกันภัย เอกสารสำหรับลงลายมือชื่อต่างๆซึ่งยังต้องใช้เอกสารที่เป็นต้นฉบับอยู่ด้วยเหตุนี้งานสแกนเอกสารก็ยังคงได้รับความนิยมสำหรับหน่วยงาน ที่มีการจัดทำหนังสือ ภายในองค์กรว่าจะเป็นภาครัฐหรือเอกชนซึ่งการจัดซื้อจัดจ้าง บริการสแกนเอกสารนั้น เป็นหนึ่งทางเลือกที่ทำให้ ประหยัดเวลาและลดขั้นตอนในการทำงานได้เป็นอย่างดี เนื่องจากบุคลากรในการดำเนินงานของโครงการสแกนเอกสารนั้นมีความเป็นมืออาชีพเฉพาะทางซึ่งช่วยลดความผิดพลาดของงานได้อย่างมากและยังเป็นผลดีกับองค์กร จะใหญ่ที่ได้นำเอาระบบ outsource มาใช้ในองค์กรเพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานให้ก้าวทันกับโลกปัจจุบันนี้
จะเห็นได้ว่าเอกสารหนังสือสัญญาทางด้านกฎหมาย ต่างๆ ที่เป็นเอกสารสำคัญนั้นแม้ว่าปัจจุบันจะถูกสแกนและจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ แล้ว แต่หนังสือบางฉบับก็ยังคงนิยมใช้กระดาษในการดำเนินงานอยู่ เพราะฉะนั้นอาจหลีกเลี่ยงไม่ได้ในการที่ต้องมีเอกสาร หรือพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารที่มากพอสมควร จึงต้องมีการปรับแก้ไขการจัดเก็บเป็นแบบ เช่าสถานที่ในการจัดเก็บเอกสารโดยตรงจากบริษัทผู้รับสแกนและจัดเก็บเอกสารโดยทั่วไปเพื่อให้องค์กรได้มีพื้นที่ในการใช้สอยต่อไป สแกน เอกสาร
ซึ่งในบางธุรกิจนั้นจะยังมีการใช้การ สแกน เอกสาร ควบคู่กับการดำเนินงานอยู่เพราะฉะนั้นจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการเลือกสรรมืออาชีพสำหรับเรื่องการดูแลจัดการเอกสารต่างๆ ซึ่งการ สแกนเอกสารแบบบริการนั้นจะต้องมีการควบคุมคุณภาพทุกขั้นตอนหรือมีการรับประกันผลงานเกิดขึ้นด้วย รวมถึงเอกสารหนังสือบางส่วนที่ต้องแปลงจากไฟล์ภาพให้เป็นตัวอักษร จำเป็นอย่างยิ่งในปัจจุบันนี้ ทำให้เราสามารถใช้ตัวหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสะดวกยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องเสียเวลาในการพิมพ์งานใหม่และบริการสแกนเอกสารนั้นยังสามารถ รับส่งเอกสารให้ถึงสำนักงานซึ่งสร้างความสะดวกสบายให้กับองค์กรเป็นอย่างมาก
โดยบริการที่ใช้ควบคู่กับงานสแกนเอกสารนั้นจะเป็นการ จัดเก็บเอกสาร และวางแผนการจัดเก็บข้อมูล โดยกำหนดรูปแบบในการจัดเก็บ และสแกนเอกสาร เพื่อ การตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องโดยสามารถจัดทำดัชนีข้อมูล ให้ง่ายต่อการค้นหาและวิเคราะห์ประมวลผล การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ด้วยบริการ ที่จำเป็นต่อการจัดการเอกสารและข้อมูลบางอย่าง
ทั้งนี้ในตลอดเวลาระยะเวลา 15 ปีที่ผ่านมา บริษัทเคเอ็นโอได้ มุ่งเน้นและพัฒนางานด้านการสแกนเอกสารให้กับองค์กรมากมายรวมถึงการฝึกอบรมและสรรหาบุคลากรที่ชำนาญการด้านเอกสารให้ลูกค้าได้รับความอุ่นใจ และไม่ให้เอกสารสำคัญเกิดความผิดพลาดได้
โดยเราให้บริการ โดยตรงถึงสำนักงาน โดยมีพนักงานโดยรวมกว่า 500 คนที่ให้บริการประจำหน่วยงานต่างๆทั่วประเทศ และที่สำคัญ เรามีการ พัฒนาบุคลากรรวมถึงซอฟต์แวร์ ในการดูแลเอกสาร ให้เป็นอันหนึ่งอันเดียวกับระบบของลูกค้า โดยจากคำนึงถึงการใช้งานของผู้ใช้ในแต่ละองค์กรเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละธุรกิจซึ่งสามารถปรับใช้ได้หลายส่วนมากมายและอัพเดทอยู่เสมอตามยุคสมัย รวมถึง จัดทำฟังก์ชันให้น่าใช้ แรงง่ายต่อการใช้ ซึ่ง องค์กรให้ความนิยมเป็นอย่างมากสำหรับองค์กรที่ต้องการ ปรับปรุงกระบวนการการทำงาน ให้ทันสมัย และรวดเร็ว
ECM viewer ซอฟต์แวร์ระดับมืออาชีพ
ข่าวดีก็คือ มีแอพพลิเคชั่นสำหรับสแกนเอกสาร (Scanning Applications) จำนวนมาก ที่เน้นในเรื่องการใช้งานด้านธุรกิจ ที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อการใช้งานในองค์กร
ยกตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ecm viewer ที่ถูกใช้โดย K&O เพื่องานสแกน (Scan), จัดทำดัชนี (Index)และอัพโหลดจดหมายขาเข้าทั้งหมดไปยัง Microsoft SharePoint แทนที่จะต้องเสียเวลาจัดการกับกระดาษจำนวนมากที่รับเข้ามาในทุกๆ วัน แต่พนักงานจะได้รับเป็นลิงค์เพื่อไปยังไฟล์ PDF ของเอกสารแต่ละฉบับที่ถูกสแกนบนเซิร์ฟเวอร์แทน ซึ่งจะเป็นที่ที่พวกมันถูกเก็บไว้ ในขณะเดียวกัน หลากหลายองค์กร ก็ใช้ซอฟต์แวร์ ecm viewer เพื่อประมวลผลเอกสารต่างๆ เช่น หนังสือเดินทางที่จะต้องมีการแปลงเป็นเอกสารดิจิตอลและเก็บเอาไว้ เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของการย้ายถิ่นฐาน (Immigration Requirement)
จะว่าไปแล้ว ECM viewer นั้นมีคุณสมบัติที่ชาญฉลาดและเฉพาะเจาะจงมาก เพราะมันไม่เพียงแต่จะเพิ่มความสามารถในการจัดเก็บเอกสารเท่านั้น แต่มันยังสามารถทำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วย
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
