วิธีการใช้ซอฟต์แวร์ HR ลองนึกภาพองค์กรที่ไม่มี HR ตั้งแต่การสรรหาและการเริ่มต้นใช้งานไปจนถึงกระบวนการจ่ายเงินเดือน HR จะดูแลกระบวนการเหล่านี้ทั้งหมดเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานจะได้รับประสบการณ์ที่ดี ดังนั้นแผนกทรัพยากรบุคคลจึงเป็นส่วนสำคัญของทุกองค์กร หากไม่มีแผนกทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสม องค์กรจะไม่ประสบความสำเร็จตามสมควร ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR พยายามอย่างเต็มที่เพื่อตอบสนองความต้องการของสภาพแวดล้อมการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วยดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ดังนั้นเครดิตสำหรับบริษัทที่มีการจัดการอย่างชาญฉลาดจึงตกเป็นของฝ่ายทรัพยากรบุคคล
มีความท้าทายหลายอย่างที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องเอาชนะ เช่น การระบุและว่าจ้างผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบ การมีส่วนร่วมและรักษาพนักงาน การฝึกอบรม การวางแผนกลยุทธ์การพัฒนา การดูแลสุขภาพและผลประโยชน์ของพนักงาน การจ่ายเงินเดือนที่ถูกต้องและทันเวลา เป็นต้น การระบาดใหญ่ของ 19 ท้าทายองค์กรและขับเคลื่อนกระบวนการทรัพยากรบุคคลในทศวรรษหน้า
5 ป้ายบอกเล่าที่ธุรกิจของคุณต้องการ HR Automation
นี่คือเวลาที่ระบบอัตโนมัติของ HR เข้ามาช่วยเหลือ เพื่อลดภาระงานของแผนกทรัพยากรบุคคล ซอฟต์แวร์ HR ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม ด้วยความช่วยเหลือของ HR อัตโนมัติ องค์กรมีการทำงานที่ราบรื่นและเป็นระบบ ไม่ว่าธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ธุรกิจทุกประเภทกำลังนำซอฟต์แวร์ HR มาใช้ เนื่องจากช่วยลดงานที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง และทำให้ทีม HR มีเวลามากขึ้นในการจดจ่อกับงานอื่นๆ ที่ต้องมีการดูแลด้วยตนเอง ประโยชน์ บางประการของระบบ HR Automation มีดังนี้:
ประหยัดเวลา
ประโยชน์หลักของการใช้ซอฟต์แวร์ HR อย่างหนึ่งคือช่วยประหยัดเวลาแรงงาน ด้วยเหตุนี้ HR จึงมีเวลามากขึ้นที่จะมุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์อื่น ๆ เพื่อปรับปรุงการเติบโตของธุรกิจ
ลดข้อผิดพลาด
การป้อนข้อมูลด้วยตนเองในแต่ละวันอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาด เช่น การป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน ข้อมูลที่ขาดหายไป การป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เป็นต้น ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้โดยทำให้กระบวนการ HR เป็นอัตโนมัติ ระบบอัตโนมัติของ HR ช่วยให้องค์กรขจัดข้อผิดพลาดด้วยตนเอง การใช้ องค์กร ระบบการจัดการการเข้างานสามารถรับประกันการจ่ายเงินที่ปราศจากข้อผิดพลาด
ความปลอดภัยของข้อมูลสูง
วิธีการดั้งเดิมในการจัดเก็บข้อมูลและเอกสารของพนักงานในตู้เก็บเอกสารหรือเคาน์เตอร์จัดเก็บข้อมูลทำให้องค์กรเสี่ยงต่อเอกสารที่รั่วไหล การใช้ซอฟต์แวร์ HR ช่วยขจัดปัญหาข้อมูลรั่วไหล เนื่องจากเอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเก็บแบบดิจิทัลในระบบคลาวด์และรับรองความปลอดภัยของข้อมูล
ประสบการณ์พนักงานที่ดีขึ้น
ผลผลิตขององค์กรจะเพิ่มขึ้นเมื่อพนักงานมีความสุขและตอบสนองความต้องการของพวกเขา การมุ่งเน้นที่ประสบการณ์ที่ดีของพนักงานจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกองค์กร ระบบอัตโนมัติของ HR ช่วยในเรื่องนี้ด้วยการจัดหาพอร์ทัลแบบบริการตนเองสำหรับพนักงาน ซึ่งพวกเขาสามารถขอลา ตรวจสอบยอดการลางาน และรับข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมดได้ สิ่งนี้สร้างความโปร่งใสระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง และทำให้ประสบการณ์ของพนักงานดีขึ้น
เพิ่มผลผลิต
นอกจากการรักษาความปลอดภัยข้อมูลสูงและประสบการณ์ของพนักงานที่ดีขึ้นแล้ว ระบบอัตโนมัติของ HR ยังช่วยเพิ่มเวลาให้กับแผนก HR และพวกเขาไม่ต้องเสียเวลากับการป้อนข้อมูลด้วยตนเองมากนัก ซึ่งช่วยให้พวกเขามีสมาธิกับงานอื่นๆ และทำให้ขวัญกำลังใจดีขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม
ประโยชน์ของ HR Automation สามารถดำเนินต่อไปได้ แต่ก็ยังมีคำถามบางอย่างที่นายจ้างรวมถึงพนักงานมีเกี่ยวกับ HR Automation และการใช้งาน
การทำงานอัตโนมัติกับการแปลงเป็นดิจิทัล: HR ของคุณควรรู้อะไร?
ต่อไปนี้คือคำถามที่พบบ่อย 10 อันดับแรกเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของ HR:
1. กระบวนการ HR ใดที่เป็นระบบอัตโนมัติได้?
ข้อสงสัยประการแรกที่ต้องคำนึงถึงก่อนเริ่มใช้ซอฟต์แวร์ HR คือกระบวนการใดที่เป็นระบบอัตโนมัติได้ คำตอบนี้ง่ายมาก ตั้งแต่การเริ่มต้นใช้งานจนถึงการออกจากงาน กระบวนการ HR ส่วนใหญ่เป็นแบบอัตโนมัติ กระบวนการจัดหางานสามารถทำได้โดยอัตโนมัติโดยใช้ระบบการจัดการจัดหางาน ระบบช่วยให้คุณสร้างเทมเพลตการจ้างงานได้ง่าย กำหนดเวลาสัมภาษณ์ การปฐมนิเทศ ฯลฯ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้สมัครจะเชื่อมต่อกันตลอดวงจรการจ้างงาน กระบวนการอื่นๆ เช่น การจัดการการเข้างาน การจัดการการลางานกระบวนการจ่ายเงินเดือนการจัดการประสิทธิภาพ การจัดการการฝึกอบรมพนักงาน การจัดการงาน การจัดการค่าใช้จ่าย เป็นต้น สามารถทำได้โดยอัตโนมัติ
2. เหตุใดเราจึงควรทำให้กระบวนการ HR เป็นอัตโนมัติ?
การป้อนกระบวนการต่างๆ ด้วยตนเอง เช่น การจัดการการเข้างานหรือการจัดการค่าใช้จ่าย อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดหรือรายการที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจส่งผลให้การคำนวณเงินเดือนผิดพลาดและทำให้องค์กรสูญเสียไปด้วย กระบวนการอัตโนมัติเหล่านี้ช่วยขจัดข้อผิดพลาดและช่วยในการทำงานที่ราบรื่นขององค์กร ระบบอัตโนมัติ ของ HR ยังช่วยลดภาระงานของแผนกทรัพยากรบุคคล
3. ซอฟต์แวร์ HR ปลอดภัยหรือไม่?
ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึงขณะเลือกซอฟต์แวร์ HR ทำวิจัยให้ถูกต้องก่อนที่จะสรุปผลและเลือกซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่มาพร้อมกับความปลอดภัยของข้อมูลสูง การเก็บรักษาข้อมูลและเอกสารของพนักงานด้วยตนเองในตู้หรือแฟ้มถือเป็นความเสี่ยง เนื่องจากมีโอกาสที่จะถูกวางผิดที่หรือรั่วไหล ดังนั้นซอฟต์แวร์ HR จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด เนื่องจากจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดในระบบคลาวด์แบบดิจิทัล และรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล ในระดับ สูง
4. ซอฟต์แวร์ HR ใช้งานง่ายหรือไม่?
ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่อ้างว่ามีคุณสมบัติหลากหลาย แต่พลาดสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งนั่นคือ ‘ใช้งานง่าย’ ด้วยเหตุนี้ นายจ้างและลูกจ้างจึงมักพบว่าการใช้ซอฟต์แวร์เป็นเรื่องยาก ดังนั้นก่อนที่จะเลือกซอฟต์แวร์ ให้ขอการสาธิตหรือใช้เวอร์ชันฟรีเพื่อตรวจสอบว่าเหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่ และเป็นมิตรกับผู้ใช้และใช้งานง่ายหรือไม่
5. บริษัทประเภทใดสามารถใช้ซอฟต์แวร์ HR ได้หรือไม่?
ใช่. โดยไม่คำนึงถึงขนาดและประเภทของบริษัท ทุกบริษัทสามารถนำซอฟต์แวร์ HR มาใช้เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานราบรื่นและเป็นระบบ
6. ค่าใช้จ่ายประเภทใดบ้างที่สามารถติดตามและจัดการได้ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่าย
การจัดการค่าใช้จ่ายเป็นกระบวนการในการจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินทั้งหมด เช่น การตรวจสอบ การติดตาม การอนุมัติ และการชำระคืนค่าใช้จ่ายของพนักงาน ซอฟต์แวร์ การจัดการค่าใช้จ่ายช่วยลดความยุ่งยากหรือแก้ไขปัญหาข้างต้นของทีมการเงินโดยทำให้กระบวนการส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายสามารถติดตามค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่ารักษาพยาบาล ค่าเดินทาง ค่าที่พัก และค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงค่าเช่า อุปกรณ์สำนักงาน การซื้อซอฟต์แวร์ เงินเดือน และอื่นๆ อีกมากมาย
7. HRs รับสมัครงานโดยใช้ระบบการจัดการจัดหางานอย่างไร?
ระบบการจัดการจัดหางานส่วนใหญ่ในตลาดมาพร้อมกับ ATS ในตัว เช่น ระบบติดตามผู้สมัคร ซึ่งช่วยให้องค์กรรวบรวมข้อมูลโดยการกรองผู้สมัครที่เหมาะสมตามประสบการณ์และทักษะของพวกเขา ตั้งแต่การสร้างงานไปจนถึงการจัดตารางการสัมภาษณ์ ซอฟต์แวร์การจัดการการจัดหางานอาจเป็นทรัพย์สินที่มีประโยชน์
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
