วิธีทำให้ ระบบ Knowledge Base มีประสิทธิภาพมากขึ้นคืออะไร มีวิธีการจัดการความรู้มากมาย ต่อจากนี้คือวิธีการที่ทำให้ KM มีประสิทธิภาพมากขึ้นระบบ Knowledge Base ทำให้เป็นเรียลไทม์: เพราะความรู้แบบเรียลไทม์มีคุณค่ามหาศาล ทุกอย่างในองค์กรจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การเข้าถึงข้อมูลที่ปัจจุบันที่สุด อัพเดทที่สุดจึงช่วยประหยัดเวลาและเงิน แถมยังเพิ่มทักษะของพนักงานให้ทันโลกอีกด้วย
การจัดการความรู้ไม่ใช่โครงการที่อยู่นิ่ง: เมื่อองค์กรจะเติบโตและพัฒนาอยู่ตลอดเวลา ความรู้ก็เช่นกัน จึงต้องมีการวางแผนการจัดการความรู้อย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ทำครั้งเดียวแล้วเลิก
ตัดสินว่าจะรวบรวมความรู้อย่างไร: ต้องระบุที่มาขององค์ความรู้ทั้งหมดในองค์กร ซึ่งมีการศึกษาพบว่า พนักงานกว่า 51% จะรู้สึกแปลกแยกถ้าไม่เข้าถึงความรู้ของเพื่อนร่วมงาน และ 25% รู้สึกหนักใจ ฉะนั้นจึงจำเป็นต้องทำให้เกิดการแบ่งปันความรู้เพื่อลดช่องว่างในองค์กรด้วย
หาวิธีการจัดเก็บที่เข้าถึงได้: ความรู้ในองค์กรกว่า 80% เป็นความรู้ที่จับต้องไม่ได้ จึงต้องมีกระบวนการจัดเก็บที่สามารถค้นหาได้สะดวกรวดเร็วในที่ที่เดียว
หาพื้นที่ในการแบ่งปันข้อมูล: นอกจากจัดเก็บ ยังต้องมีการแบ่งปันข้อมูล เช่น ผ่านการฝึกอบรบ เพื่อแน่ใจว่าความรู้ดังกล่าวเข้าถึงทุกคน
น้อมรับระบบเครื่องมือในที่ทำงาน: ทุกวันนี้มีระบบการจัดการข้อมูลมากมายให้เลือกใช้ ซึ่งเป็นวิธีการที่ดีในการเก็บ รวบรวม และง่ายต่อการเข้าถึงต่อพนักงานทุกคน การมีแพลตฟอร์มก็จะทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้น
กระตุ้นให้พนักงานถามตอบคำถาม: พนักงานต้องมีพื้นที่ปลอดภัยในการตั้งคำถามและพื้นที่ในการแบ่งปันข้อมูลที่ได้ค้นหามา ก็จะช่วยให้องค์ความรู้มีการปะทะสังสรรค์จนเกิดองค์ความรู้ใหม่ ๆ ได้
Starmind’s Future of Work ได้รายงานการศึกษาพบว่า 61% ของพนักงานรู้สึกมีความรู้มากขึ้น และ 83% รู้สึกมีความสุขเมื่อได้แบ่งปันความรู้ นั่นจึงเป็นข้อดีในการทำ Knowledge Management คือการสร้างโอกาสให้กับพนักงาน และนั่นก็จะส่งผลกลับมาเป็นรายได้และศักยภาพขององค์กรต่อไป
Q: บริษัทต้องการจัดทำ KM (Knowledge Management) เริ่มต้นต้องเตรียมการอย่างไร
เนื่องจากพนักงานที่อยู่มานานเมือ่ถึงเวลาเกษียนต้องออกไป บางทีเสียดายความรู้ดีๆที่พนักงานท่านนั้นเก็บเกี่ยวประสบการณ์มาตั้งแต่บริษัทก่อร่างสร้างตัวมาตั้งแต่รุ่นพ่อรุ่นแม่ บริษัทต้องการจัดทำ KM (Knowledge Management) เริ่มต้นต้องเตรียมการอย่างไร
A: ต้องสร้างความเข้าใจใหม่ว่า KM มีประโยชน์อย่างไร และเขาจะได้ประโยชน์อะไรจากการทำ KM ในองค์กรค่ะ
ทางบริษัทต้องสร้างให้พนักงานทั้งองค์กรเล๋งเห็นความสำคัญของพนักงานท่านนี้ จัดการเล่า Story telling ,Success Story และทำการสัมภาษณ์โดยลึก เพื่อนำ Tacit Knowledge นั้นออกมา..
ทำไมKnowledge Management คือสิ่งสำคัญ คือสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรควรให้ความใส่ใจ เพราะว่าเป็นกระบวนการที่จะเพิ่มศักยภาพในการทำงานหรือการตัดสินใจได้ เป็นการทำให้มั่นใจว่า พนักงานทุกคนจะสามารถเข้าถึงองค์ความรู้ที่มีอยู่ได้เท่าเทียมกัน โดยเฉพาะความรู้ความเชี่ยวชาญที่หาไม่ได้จากที่อื่น ระบบ Knowledge Base
ฉะนั้นไม่ว่าจะเป็นการสะสม การจัดเก็บ หรือการแบ่งปันความรู้อย่างมีประสิทธิภาพก็จะช่วยให้องค์กรสร้างวัฒนธรรรมที่มีการปรับปรุงพัฒนาอยู่เสมอ แถมยังเสริมสร้างความสุขของพนักงานได้อีกทางหนึ่ง ตรงกันข้ามคือหากมี Knowledge Management ไม่ดีก็จะส่งผลกระทบต่อองค์กรตั้งแต่ระดับความพึงพอใจของพนักงานไปจนถึงระดับการเงิน
ยกตัวอย่างจากหนังสือ Critical Knowledge Transfer มีรายงานว่าบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 สูญเสียเงินราว 31.5 พันล้านดอลลาร์ต่อปีจากการไม่ทำการจัดการความรู้ ผลการสำรวจยังบอกว่า 53% ของผู้ตอบแบบสอบถามคิดว่ามูลค่าความรู้ที่สูญเสียไปสูงเกือบ 300,000 ดอลลาร์ และ 11% เชื่อว่าสูญเสียสูงถึง 1,000,000 ดอลลาร์ทีเดียว ขณะที่คนอื่นบอกว่า “ประเมิณค่าไม่ได้” ก็มีเช่นกัน
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
