ระบบ HRM หลายองค์กรต้องเผชิญกับการจ้างพนักงานใหม่บ่อยครั้ง ซึ่งอาจนำไปสู่การจัดการเอกสารในปริมาณมาก เคยสงสัยหรือไม่ว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ของคุณทำทุกอย่างได้อย่างไร?
ยกระดับแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารเหล่านี้
องค์กรที่กำลังเติบโตต้องเผชิญกับการจ้างงานพนักงานใหม่จำนวนมาก สถานที่ทำงานหลายแห่งยังเห็นคนงานมาและไปตามฤดูกาล อุตสาหกรรมการก่อสร้างมองว่าการจ้างงานช่วงฤดูร้อนพุ่งสูงขึ้น อุตสาหกรรมค้าปลีกเห็นอัตราการจ้างงานที่สูงในช่วงเทศกาลวันหยุด องค์กรที่มีการหมุนเวียนพนักงานสูงต้องเก็บบันทึกพนักงานทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
ที่ทำงานของคุณจ้างสมาชิกในทีม HR เต็มเวลากี่คน? สำนักกิจการแห่งชาติกล่าวในรายงานเกณฑ์มาตรฐาน HR ปี 2564 ว่าองค์กรมีพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลเฉลี่ย 1.4 คนต่อพนักงาน 100 คนซึ่งถือว่าสูงเป็นประวัติการณ์ ทีม HR ทำงานน้อยกว่านี้ทำทุกอย่างได้อย่างไร
หลายคนเริ่มแปลงงานที่ใช้กระดาษเป็นดิจิทัลให้เป็นระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติ ด้านล่างนี้ เราได้ให้ประโยชน์บางประการที่ระบบการจัดการเอกสารสามารถนำไปใช้กับแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณ
ลดความซับซ้อนของแบบฟอร์มทรัพยากรบุคคล: ป้อนข้อมูลเพียงครั้งเดียว
แผนกทรัพยากรบุคคลทุกแห่งมีกระบวนการจ้างงานของตนเอง ด้วยการจัดการเอกสาร คุณสามารถปรับแต่งการใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้
เมื่อผู้สมัครใหม่สมัครงาน พวกเขาจะป้อนข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับตนเอง ซึ่งรวมถึงชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และอื่นๆ ระบบการจัดการเอกสารจัดเก็บข้อมูลนี้และย้ายข้อมูลไปทั่วทั้งองค์กรของคุณ
เมื่อได้รับใบสมัครแล้ว ระบบการจัดการเอกสารจะสามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการการจ้างงาน แจ้งใบสมัครใหม่และให้ทางเลือกในการตรวจสอบได้ พวกเขาสามารถคลิกปุ่มเพื่อระบุว่าต้องการสัมภาษณ์ผู้สมัครหรือไม่ วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ HR ต้องถามผู้คนว่าพวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับแอปพลิเคชัน และพวกเขาต้องการก้าวไปข้างหน้าหรือไม่ การสื่อสารข้อมูลนั้นทำได้เพียงคลิกปุ่ม
ระบบการจัดการเอกสารสามารถทำให้การไหลของข้อมูลจากแอปพลิเคชันของพนักงานไปยังเอกสารการเตรียมความพร้อมและอื่น ๆ ได้โดยอัตโนมัติ แทนที่จะกรอกข้อมูลซ้ำในแบบฟอร์มพนักงานเมื่อได้รับการว่าจ้าง พนักงานใหม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลลงในระบบการจัดการเอกสารเพียงครั้งเดียวเท่านั้น ข้อมูลสามารถไหลเข้าสู่แบบฟอร์มอื่นๆ ของพนักงานใหม่ รวมถึง I-9, W-2, เงินเดือน, เงินฝากโดยตรง และอื่นๆ
ปรับปรุงรายการสิ่งที่ต้องทำใหม่
ในอดีต การปฐมนิเทศพนักงานใหม่เกี่ยวข้องกับการกรอกแพ็คเก็ตการจ้างงานใหม่ 20 หน้า 20 หน้าสำหรับการจ้างใหม่แต่ละครั้งเป็นการสิ้นเปลืองกระดาษจำนวนมาก หากคุณจ้างพนักงาน 100 คนในหนึ่งปี นั่นคือกระดาษ 2,000 แผ่นที่คุณต้องจัดหาและจัดเก็บ ตอนนี้บัญชีสำหรับแพ็คเก็ตที่เสร็จสมบูรณ์แม้ว่าบุคคลนั้นจะไม่ทำงาน
ด้วยระบบการจัดการเอกสาร ทุกรูปแบบสามารถเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ สิ่งนี้ช่วยประหยัด:
กระดาษสำหรับแต่ละรูปแบบเพราะทุกอย่างเป็นดิจิทัล
เวลาสำหรับทีม HR ของคุณ เพราะพวกเขาไม่ต้องนั่งอ่านแบบฟอร์มกับพนักงานคนนั้นป้อนข้อมูลลงในระบบด้วยตนเองหรือเก็บไฟล์
เวลาสำหรับแผนกอื่นๆ ปลายน้ำในกระบวนการจ้างงาน
HR และกระบวนการจ้างงานใหม่เกี่ยวข้องกับหลายแผนกในองค์กรของคุณ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลดำเนินการด้านเอกสาร ไอทีตั้งค่าข้อมูลประจำตัว การจัดซื้ออุปกรณ์ใหม่และบัญชีเจ้าหนี้ช่วยให้แน่ใจว่ามีการชำระใบแจ้งหนี้ เวิร์กโฟลว์สามารถกำหนดเส้นทางเพื่อรวมการอนุมัติได้ตลอดทาง หากคุณต้องการออกจากระบบ CFO และการอนุมัติจากผู้จัดการสำหรับเทคโนโลยี เพื่อยืนยันทุกอย่างอยู่ในงบประมาณ
รักษาความปลอดภัยการเข้าถึงไฟล์ของพนักงาน
ไฟล์พนักงานต้องปลอดภัย ไฟล์ HR ของคุณอาจนั่งอยู่หลังประตูล็อคอยู่ในตู้เก็บเอกสารที่ถูกล็อค จะปลอดภัยอย่างที่ควรจะเป็นหรือไม่?
บันทึกของพนักงาน เช่น I-9 จะต้องแยกออกจากทุกสิ่งทุกอย่าง และเข้าถึงได้เฉพาะตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น โซลูชันการจัดการเอกสารจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น สามารถตั้งค่าการเข้าถึงสิทธิ์สำหรับข้อมูลสำคัญอื่นๆ ของพนักงานได้ เช่น การลงทะเบียนสวัสดิการและการตรวจสอบประสิทธิภาพ
นอกจากความปลอดภัยแล้ว คุณต้องการอะไรในระบบจัดการเอกสาร? เพื่อช่วยประเมินความต้องการของคุณ โปรด อ่านโพสต์เกี่ยวกับระบบ การจัดการเอกสารประเภทต่างๆ
ง่ายต่อการเก็บรักษาไฟล์พนักงานและการจัดการบันทึก HR
พนักงานสะสมกระดาษเมื่อเวลาผ่านไปจากกิจกรรมต่างๆ เช่น การทบทวน การขึ้นบุญ และการลงทะเบียนผลประโยชน์ บันทึกทั้งหมดสามารถบันทึกในระบบการจัดการเอกสารสำหรับรอบการเก็บรักษาอัตโนมัติ ระบบการจัดการเอกสารของคุณจะแจ้งให้คุณลบบันทึก วิธีนี้ช่วยประหยัดพื้นที่ ป้องกันไม่ให้คุณเก็บบันทึกข้อมูลไว้นานเกินความจำเป็น และจะทำให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนด แม้ว่าระบบการจัดการเอกสารจะไม่ลบสิ่งใดโดยไม่ได้รับอนุญาตจากคุณ แต่ระบบจะแจ้งให้คุณทราบเมื่อพนักงานไม่ได้ใช้งานเป็นเวลาหลายปี เช่น คุณต้องระบุเจ็ดรายการหรือไม่ ระบบ HRM
สำหรับองค์กรที่มีประวัติพนักงานจำนวนมาก คุณมีทางเลือกสองสามทาง คุณสามารถสแกนมันลงในระบบการจัดการเอกสารของคุณ ซึ่งจะช่วยลดจำนวนไฟล์กระดาษที่คุณต้องเก็บไว้ เพื่อเพิ่มพื้นที่สำนักงานอันมีค่า คุณสามารถใช้กลยุทธ์ “วันข้างหน้า” ซึ่งคุณสามารถเก็บบันทึกกระดาษและสแกนเอกสารใหม่ในอนาคต คุณมีความคิดริเริ่มที่จะลดการจัดเก็บกระดาษและเพิ่มพื้นที่ว่างหรือไม่? คุณกำลังถูกตรวจสอบ? ข้อควรพิจารณาเหล่านี้อาจเป็นตัวกำหนดว่าคุณต้องการทำอะไรกับไฟล์กระดาษของคุณ โปรดจำไว้ว่าในระหว่างการตรวจสอบ คุณจะต้องรับผิดชอบเอกสารใดๆ ที่คุณเก็บไว้
เตือนบันทึกการรับรองอัตโนมัติ
เวิร์กโฟลว์ภายในระบบการจัดการเอกสารช่วยให้มองเห็นใบรับรองได้ หลายองค์กรรักษาข้อกำหนดการรับรองสำหรับพนักงาน ซึ่งจำเป็นต้องได้รับการบันทึกและอัปเดตเมื่อเวลาผ่านไป นี่อาจเป็นใบรับรอง ServSafe, ใบรับรองรถยกของ OSHA, ใบรับรองการปฏิบัติตาม HIPAA หรือใบรับรองช่างไฟฟ้า ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าไม่มีใครไม่ปฏิบัติตาม ตัวอย่างหนึ่งคือการตั้งค่าการเตือนสำหรับการรับรองที่หมดอายุใน 90 วัน
เมื่อหน้าที่ HR ครอบงำทีมของคุณ คุณสร้างบทบาทใหม่เพื่อจัดการกับงานพิเศษหรือเพิ่มประสิทธิภาพของทีมที่มีอยู่ด้วยการลงทุนในเทคโนโลยีหรือไม่? ระบบการจัดการเอกสารสามารถประหยัดต้นทุนกระดาษของทีม HR ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ เวลาและประสิทธิภาพ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
