ระบบบริการสแกนเอกสาร พื้นที่จัดเก็บเต็มไปด้วยกล่องเอกสารที่คุณต้องบันทึกไว้สำหรับเหตุผลด้านกฎระเบียบหรือการสนับสนุนลูกค้า ตู้เก็บเอกสารกำลังระเบิด และพนักงานในสำนักงานของคุณต้องการพื้นที่เพิ่ม เราเข้าใจแล้ว คุณมีเอกสารที่ต้องสแกน แต่ไม่มีเวลา ทรัพยากร หรือความเชี่ยวชาญทำด้วยตัวเอง
เพื่อตอบสนองความต้องการนี้ คุณได้รับมอบหมายให้ค้นหาตัวเลือกในท้องถิ่นที่พร้อมใช้งานเพื่อจ้างงานภายนอก คุณสามารถไว้วางใจใครในการสแกนเอกสารที่เป็นความลับของคุณ? มีบริษัทต่างๆ คอยช่วยเหลือ แต่คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าใครคือบริษัทสแกนเอกสารที่ดีที่สุดที่เหมาะกับคุณ
เลือกบริการสแกนเอกสารจำนวนมากที่เหมาะสม
ในปัจจุบัน องค์กรจำนวนมากกำลังมองหาวิธีที่มีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ และคุ้มค่าในการเปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัลเพื่อการจัดเก็บที่ปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด และง่ายต่อการดึงข้อมูล ไม่ว่าคุณจะมีเอกสารที่ต้องสแกน 200 หรือ 700,000 เอกสาร คุณต้องการทำงานร่วมกับพันธมิตรที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการในการสแกนจำนวนมากของคุณ
ไม่ว่าคุณจะเป็นสำนักงานกฎหมาย โรงพยาบาล คลินิก โรงเรียน สถาบันการเงิน หรือองค์กรใดๆ ที่มีทรัพยากรบุคคล แผนก กฎหมายหรือบัญชีเจ้าหนี้ คุณควรมองหาอะไรเพื่อเลือกบริการสแกนเอกสารที่ปลอดภัยที่สุด
ความปลอดภัยของเอกสาร
ความปลอดภัยของเอกสารของคุณมีความสำคัญสูงสุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถไว้วางใจผู้ที่สแกนเอกสารของคุณได้ นี่อาจหมายถึงการเยี่ยมชมสถานที่ที่พวกเขาจะถูกสแกนหรือถามเกี่ยวกับมาตรการที่องค์กรใช้ในการรักษาเอกสารของคุณให้ปลอดภัย คุณควรประทับใจกับการรักษาความปลอดภัยทางกายภาพของสถานที่ของพวกเขา คุณสมบัติเด่นที่ควรมองหา ได้แก่ กระบวนการทำงานดิจิทัล กล้องรักษาความปลอดภัย และระบบควบคุมการเข้า ออกที่เชื่อถือ ได้
คุณภาพการสแกน
ลูกค้าแต่ละรายมีความต้องการที่แตกต่างกันสำหรับการตรวจสอบคุณภาพเอกสารที่สแกน ไม่ว่าจะหมายความว่าคุณจำเป็นต้องตรวจสอบทุกหน้า (ซึ่งต้องใช้เวลาพิเศษและต้องใช้เงินในการดำเนินการ) หรือไฟล์เดียวจากทุกๆ 100 เพื่อให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีการสแกนทำงานอย่างถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการสแกนที่คุณเลือกสามารถเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพของคุณ
การรักษาความลับและการปฏิบัติตามเอกสาร
หากคุณขอข้อตกลงการรักษาความลับจากบริการสแกนของคุณ พวกเขาเต็มใจและสามารถให้บริการได้หรือไม่? พนักงานของพวกเขาได้รับการรับรอง HIPAA หรือไม่ ความคาดหวังของคุณควรสูงเกี่ยวกับการรักษาความลับ เพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่สแกนเอกสารของคุณจะรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย ระบบบริการสแกนเอกสาร
ความเชี่ยวชาญและประสบการณ์การสแกนจำนวนมาก
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการสแกนสามารถทำงานสแกนของคุณได้ เป็นโบนัสถ้าพวกเขาเคยจัดการโครงการเหมือนคุณมาก่อน มีความชัดเจนเกี่ยวกับความต้องการของคุณและขอให้พวกเขาอธิบายว่าการสแกนประเภทใดที่พวกเขาสามารถทำได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการสแกนที่พวกเขาเสนอนั้นตรงตามความต้องการของคุณ บริการสแกนมีความพึงพอใจและแม้กระทั่งลูกค้าที่ทำซ้ำซึ่งสามารถรับรองประสิทธิภาพของพวกเขาได้หรือไม่?
ความต้องการสแกนเอกสารระยะยาว
ความจำเป็นในการสแกนเอกสารที่มีอยู่แล้วอาจแตกต่างไปจากความต้องการในการสแกนเอกสารในอนาคต บริการสแกนของคุณสามารถช่วยคุณตั้งค่าสำหรับความต้องการในอนาคต อาจเป็นด้วยระบบการจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์ แบบวันข้าง หน้าที่จะช่วยคุณสแกนเอกสารที่สร้างขึ้นหรือไม่?
ความสามารถในการสแกนจำนวนมาก
พิจารณาสิ่งที่คุณต้องการสแกน คุณกำลังทำงานกับเอกสารทางประวัติศาสตร์ที่เปราะบางหรือไม่? คุณต้องการสแกนขนาดรูปแบบกว้างหรือไม่? แล้วหนังสือที่ถูกผูกไว้ล่ะ? ความสามารถของบริการสแกนไม่เหมือนกันทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการสแกนเอกสารจำนวนมากของคุณสามารถรองรับความต้องการของคุณได้
ความยืดหยุ่น
บริการสแกนของคุณเต็มใจที่จะสแกนทั้งที่สถานที่ตั้งหรือที่ธุรกิจของคุณหรือไม่? ในบางกรณี เอกสารไม่สามารถออกจากอาคารของลูกค้าได้ หรือแม้แต่ห้องที่กำหนดไว้สำหรับข้อกำหนดทางกฎหมาย หรือไม่สามารถขัดขวางการดำเนินธุรกิจได้ บริการสแกนของคุณมีความยืดหยุ่นในการสแกนตำแหน่งใด และสามารถทำงานร่วมกับคุณได้หรือไม่
การเข้าถึงเอกสาร
บุคคลจากองค์กรของคุณอาจต้องเข้าถึงเอกสารจากระยะไกลในขณะที่กำลังสแกน หากคุณต้องการบางอย่าง บริการสแกนของคุณจะทำการสแกนทันทีและส่งให้คุณผ่านการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยหรือไม่? คุณไม่ต้องการให้ไฟล์ของคุณถูกผูกไว้ และ ไม่สามารถเข้าถึงได้ในขณะที่กำลังสแกน
ความเร็วในการสแกน
บริการสแกนทำให้งานของคุณเสร็จเร็วแค่ไหน? ปัจจัยบางประการที่ต้องพิจารณาที่ส่งผล ต่อความเร็วของการบริการ ได้แก่ จำนวนเอกสารที่จะสแกน ขนาดเอกสารที่จะสแกน ความเร็วของอุปกรณ์สแกน และจำนวนสมาชิกในทีมที่สามารถสแกนให้คุณได้ รู้ว่ากำหนดการโครงการของบริการสแกนเป็นอย่างไรและตรวจดูให้แน่ใจว่าเป็นไปตามความต้องการของคุณ
ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจแบบดั้งเดิม หากคุณต้องการพิมพ์เอกสาร คุณต้องส่งไฟล์ไปพิมพ์ และ เดินไปดึงเอกสารที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์ในที่สุด เว้นแต่ว่าคุณกำลังยืนอยู่หน้าเครื่องเมื่อคุณกด “พิมพ์” เอกสารของคุณสามารถเข้าถึงได้โดยทุกคน ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอย่างใหญ่หลวง สำหรับเอกสารที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ การสำรวจล่าสุดระบุว่ากว่า 30% ของเอกสารไม่เคยถูกเก็บรวบรวมจากเครื่องพิมพ์ ทำให้สิ้นเปลืองกระดาษ ผงหมึก และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเพิ่มขึ้นสำหรับธุรกิจ ตอนนี้เพิ่มการทำงานระยะไกลจากสภาพแวดล้อมที่บ้านลงในรายการสิ่งกีดขวาง บนถนนที่เป็นไปได้สำหรับการจัดเตรียมปัญหา ด้านความปลอดภัยในการพิมพ์ อาจเป็นเรื่องยาก สำหรับองค์กรในการติดตามค่าใช้จ่าย และ รักษามาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความปลอดภัยสำหรับผู้ปฏิบัติงาน ที่พิมพ์ข้อมูลที่เป็นความลับบนเครื่องพิมพ์ที่บ้าน
คงจะดีไม่น้อยหากมีวิธีรับประกันว่าการพิมพ์ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการติดตามการพิมพ์อย่างปลอดภัยสำหรับการคืนต้นทุนสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่พิมพ์ในหรือจากสำนักงานที่บ้าน
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
