Tacit Knowledge หรือ ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน: เป็นความรู้ส่วนตัวของแต่ละคนที่เกิดจากประสบการณ์ การเรียนรู้ พรสวรรค์หรือสัญชาตญาณ นับเป็นความรู้ที่ถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้ยาก แต่สามารถพัฒนาและแบ่งกันได้ ที่สำคัญคือเป็นความรู้ที่มีคุณค่ามาก เพราะก่อให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขัน ตัวอย่าง Tacit Knowledge ที่สามารถจัดการความรู้ได้ คือ ความรู้ในการทำงาน ทักษะเชิงฝีมือการช่าง การใช้เครื่องมือต่างอย่างเชี่ยวชาญ เป็นต้น
Explicit Knowledge หรือ ความรู้ที่ชัดแจ้ง: เป็นความรู้ที่ผ่านการวิเคราะห์และสังเคราะห์จนกลายเป็นหลักความรู้ทั่วไป ไม่อิงบริบทใด ๆ และเป็นความรู้พื้นฐานที่สามารถหาอ่านจากที่ไหนก็ได้ เช่น หนังสือ อินเทอร์เน็ต คู่มือ ฯลฯ ทำให้เป็นความรู้ที่ไม่ประโยชน์น้อยกว่าแบบ Tacit ไม่ได้สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน เพราะทุกคน ทุกองค์กรเข้าถึงความรู้ชุดนี้ได้
ทั้งนี้ OKMD ได้เผยการสำรวจองค์กรในต่างประเทศพบว่า ความรู้ที่จะนำมาทำ Knowledge Management คือส่วนใหญ่จะกระจายอยู่ในตัวคน 42 % รองลงมาอยู่ในกระดาษ 26 % อยู่ในเอกสารอิเล็กทรอนิก 20 % และอยู่ในระบบฐานข้อมูลหรือเครือข่ายอินเทอร์เน็ต 12 % ส่วนในประเทศไทยคาดว่า ความรู้จะอยู่ในตัวคนมากถึง 70-80 % เพราะการบันทึกในเอกสารและระบบสารสนเทศยังไม่แพร่หลายเท่ากับต่างประเทศ เราจึงยังให้ความสำคัญกับการการจัดการความรู้แบบ Tacit knowledgeมากที่สุด ระบบฐานข้อมูล
ทำไม Knowledge Management คือสิ่งสำคัญ
Knowledge Management คือ
Knowledge Management คือสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรควรให้ความใส่ใจ เพราะว่าเป็นกระบวนการที่จะเพิ่มศักยภาพในการทำงานหรือการตัดสินใจได้ เป็นการทำให้มั่นใจว่า พนักงานทุกคนจะสามารถเข้าถึงองค์ความรู้ที่มีอยู่ได้เท่าเทียมกัน โดยเฉพาะความรู้ความเชี่ยวชาญที่หาไม่ได้จากที่อื่น
ฉะนั้นไม่ว่าจะเป็นการสะสม การจัดเก็บ หรือการแบ่งปันความรู้อย่างมีประสิทธิภาพก็จะช่วยให้องค์กรสร้างวัฒนธรรรมที่มีการปรับปรุงพัฒนาอยู่เสมอ แถมยังเสริมสร้างความสุขของพนักงานได้อีกทางหนึ่ง ตรงกันข้ามคือหากมี Knowledge Management ไม่ดีก็จะส่งผลกระทบต่อองค์กรตั้งแต่ระดับความพึงพอใจของพนักงานไปจนถึงระดับการเงิน
ยกตัวอย่างจากหนังสือ Critical Knowledge Transfer มีรายงานว่าบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 สูญเสียเงินราว 31.5 พันล้านดอลลาร์ต่อปีจากการไม่ทำการจัดการความรู้ ผลการสำรวจยังบอกว่า 53% ของผู้ตอบแบบสอบถามคิดว่ามูลค่าความรู้ที่สูญเสียไปสูงเกือบ 300,000 ดอลลาร์ และ 11% เชื่อว่าสูญเสียสูงถึง 1,000,000 ดอลลาร์ทีเดียว ขณะที่คนอื่นบอกว่า “ประเมิณค่าไม่ได้” ก็มีเช่นกัน
มีวิธีการจัดการความรู้มากมาย ต่อจากนี้คือวิธีการที่ทำให้ KM มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ทำให้เป็นเรียลไทม์: เพราะความรู้แบบเรียลไทม์มีคุณค่ามหาศาล ทุกอย่างในองค์กรจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การเข้าถึงข้อมูลที่ปัจจุบันที่สุด อัพเดทที่สุดจึงช่วยประหยัดเวลาและเงิน แถมยังเพิ่มทักษะของพนักงานให้ทันโลกอีกด้วย
การจัดการความรู้ไม่ใช่โครงการที่อยู่นิ่ง: เมื่อองค์กรจะเติบโตและพัฒนาอยู่ตลอดเวลา ความรู้ก็เช่นกัน จึงต้องมีการวางแผนการจัดการความรู้อย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ทำครั้งเดียวแล้วเลิก
ตัดสินว่าจะรวบรวมความรู้อย่างไร: ต้องระบุที่มาขององค์ความรู้ทั้งหมดในองค์กร ซึ่งมีการศึกษาพบว่า พนักงานกว่า 51% จะรู้สึกแปลกแยกถ้าไม่เข้าถึงความรู้ของเพื่อนร่วมงาน และ 25% รู้สึกหนักใจ ฉะนั้นจึงจำเป็นต้องทำให้เกิดการแบ่งปันความรู้เพื่อลดช่องว่างในองค์กรด้วย
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
