ระบบจัดการเอกสารที่ดี คลาวด์คอมพิวติ้งได้รับความนิยมอย่างมาก เนื่องจากธุรกิจจำนวนมากต่างอยู่ห่างไกลจากโลกหลังเกิดโรคระบาด ระบบคลาวด์เหมาะสมกับความต้องการในการจัดการเอกสารของคุณหรือไม่ หรือโซลูชันภายในองค์กรจะเหมาะกับองค์กรของคุณมากกว่า มีหลายปัจจัยที่คุณต้องพิจารณา
การจัดการเอกสารเป็นคำศัพท์สำหรับการจัดเก็บไฟล์แบบดิจิทัล แทนที่จะเป็นบนกระดาษ สิ่งนี้สามารถเปิดสถานที่ทำงานของคุณสู่เวิร์กโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจและการปรับปรุงระบบอัตโนมัติ
โซลูชันบนคลาวด์ไม่มีอะไรมากไปกว่าเซิร์ฟเวอร์ที่โฮสต์แอปพลิเคชันในศูนย์ข้อมูลนอกไซต์จากตำแหน่งทางกายภาพของคุณ
ด้วยการจัดการเอกสารบนคลาวด์ คุณจะจัดเก็บและเรียกเอกสารดิจิทัลภายนอกองค์กรของคุณ แม้ว่าวิธีนี้จะเหมาะสมสำหรับบางองค์กร แต่หลายๆ องค์กรก็ชอบเก็บเอกสารไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของตนเอง
คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าตัวเลือกใดดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณโดยทำความเข้าใจฟังก์ชันการทำงานของตัวเลือกเหล่านี้และความต้องการเฉพาะของคุณ
การทำงาน
ผู้คนชื่นชอบเทคโนโลยีที่ใช้ระบบคลาวด์ แต่หลายคนตระหนักดีว่าความต้องการกระบวนการทางธุรกิจของพวกเขามีมากกว่าที่ระบบคลาวด์จะรับมือได้ การจัดการเอกสารแบบ Cloud-based และ on-premise ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน
การจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์จะดีที่สุดหากคุณต้องการพื้นที่จัดเก็บและการดึงเอกสารพื้นฐาน รวมถึงการกู้คืนจากความเสียหาย คลาวด์ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ผู้ใช้ไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่ายของคุณตลอดเวลา แต่จะดึงหรืออัปโหลดเอกสารผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชันบนเว็บแทน
การจัดการเอกสารในองค์กรยังมีประโยชน์สำหรับการจัดเก็บและดึงเอกสาร แต่เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการฟังก์ชันเพิ่มเติมที่มาพร้อมกับเวิร์กโฟลว์ ระบบอัตโนมัติ และแบบ ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
ค่าใช้จ่าย
ระบบคลาวด์เป็นแบบสมัครสมาชิก ดังนั้นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอาจมีขนาดเล็กหรือใหญ่เท่าที่คุณต้องการ คุณจ่ายในสิ่งที่คุณต้องการโดยไม่มีค่าใช้จ่ายของระบบในองค์กร แน่นอนว่าราคาจะเพิ่มขึ้นตามขนาดพื้นที่จัดเก็บ ภายในองค์กรสามารถประหยัดต้นทุนได้หากคุณมีความต้องการพื้นที่จัดเก็บขนาดใหญ่ โดยสมมติว่าคุณสามารถใช้พื้นที่จัดเก็บที่คุณมีอยู่แล้วได้ สิ่งนี้มาพร้อมกับต้นทุนค่าโสหุ้ยในการบำรุงรักษาระบบของคุณเอง (ดูหัวข้อถัดไปในการบำรุงรักษา)
สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการเติบโต การเริ่มต้นด้วยการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์และโยกย้ายไปยังภายในองค์กรอาจช่วยได้เมื่อความต้องการของคุณมีความซับซ้อนมากขึ้น ระบบการจัดการเอกสารจำนวนมากมีตัวเลือกคลาวด์และแบบภายในองค์กร ดังนั้นการย้ายโซลูชันของคุณภายในกลุ่มผลิตภัณฑ์เดียวกันอาจทำให้ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งน่าสนใจยิ่งขึ้นในบางจุด
การซ่อมบำรุง
ด้วยโซลูชันภายในองค์กร คุณมีค่าใช้จ่ายและค่าบำรุงรักษาระบบต่อเนื่องที่ต้องพิจารณา ซึ่งหมายความว่าไม่เพียงแต่รักษาโครงสร้างพื้นฐานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพื้นที่ทางกายภาพและพนักงานที่คุณต้องการด้วย
ด้วยการจัดการเอกสารบนคลาวด์ คุณไม่จำเป็นต้องดูแลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง แต่คุณต้องพิจารณาถึงความต้องการแบนด์วิธด้วย การผลักข้อมูลไปและดึงข้อมูลจากคลาวด์นั้นมีค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการพิจารณาแบนด์วิดท์เหล่านั้นเพิ่มขึ้น
ปลอบโยน
คลาวด์เป็นแนวคิดที่คุ้นเคยอยู่แล้วสำหรับระบบอีเมล การรับส่งข้อมูล และระบบ CRM เราเห็นองค์กรจำนวนมากขึ้นที่โยกย้ายไปยัง Office 365 ตลอดเวลา อย่างไรก็ตาม หลายคนยังคงชอบการจัดการเอกสารในสถานที่สำหรับเอกสารที่เป็นความลับและเป็นความลับ ระบบจัดการเอกสารที่ดี
คลาวด์มีความปลอดภัย แม้ว่าหลายๆ องค์กรจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการไว้วางใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเอกสารที่เป็นความลับหรือไม่สามารถถูกแทนที่ได้ เช่น ในบัญชีเจ้าหนี้และทรัพยากรบุคคล การที่ระบบคลาวด์จะเหมาะกับคุณหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับความเต็มใจ ที่องค์กรของคุณจะไว้วางใจ เมื่อคุณมีคำถาม “จะเกิดอะไรขึ้น” วิธีที่ดีที่สุดคือปรึกษาข้อกังวลของคุณกับผู้เชี่ยวชาญ โปรดทราบว่าโซลูชันภายในองค์กรต้องการให้ทีม ของคุณตั้งค่าการควบคุมความปลอดภัยที่ถูกต้อง เช่นเดียวกับการตั้งค่าโครงสร้างพื้นฐานที่เหลือของคุณ คำถามที่ดีในการขอความปลอดภัยด้วยตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง ได้แก่ :
ตั้งค่าระบบความปลอดภัย ระบบจัดการเอกสารอย่างไร?
เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่าเอกสารจะอยู่ที่นั่นเมื่อเราต้องการ
เอกสารได้รับการปกป้อง จากผู้ใช้รายอื่น บริษัท หรือองค์กรอย่างไร?
ความปลอดภัย และ การปฏิบัติตามข้อกำหนด
ระบบการจัดการเอกสารที่ดีจะจัดเก็บเอกสารดิจิทัลของคุณด้วยการพิจารณาด้านความปลอดภัย และ การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ถูกต้องในตัว รวมถึงโปรโตคอลการส่ง HTTPS การเข้ารหัส SSL (Secure Socket Layer) การเข้ารหัสขณะพัก (AES-256) และการเข้ารหัสข้อมูลแบบโปร่งใสของ Microsoft SQL อย่าลืมถามคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าความต้องการของคุณพร้อม
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์กรและอุตสาหกรรมของคุณต้องการอะไรในการจัดเก็บเอกสารทางการเงินเวชระเบียน และเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลและยืนยันกับผู้ให้บริการของคุณว่าได้รับการคุ้มครอง ระบบการจัดการเอกสารของคุณเป็นไปตาม HIPAA หรือไม่? เป็นไปตามข้อกำหนดของ GDPR, FERPA และ ISO 9001 หรือไม่
การเข้าถึงผ่านมือถือ
คุณต้องการให้พนักงานของคุณค้นหาเอกสารได้ทันทีจากทุกที่ การเข้าถึงจากสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรืออุปกรณ์มือถืออื่นๆ ผ่านเว็บเบราว์เซอร์จะใกล้เคียงกันสำหรับตัวเลือกทั้งบนคลาวด์และในองค์กร ความแตกต่างหลักสำหรับการช่วยสำหรับการเข้าถึงกลับมาที่การตั้งค่าความปลอดภัย เนื่องจากระบบคลาวด์มาพร้อมกับการรักษาความปลอดภัยในตัว ในขณะที่ในองค์กรต้องการการตั้งค่าไฟร์วอลล์เพื่อกำหนดค่าให้เอกสารพร้อมใช้งานเฉพาะกับผู้ใช้ที่ผ่านการตรวจสอบแล้วเท่านั้น
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
