ระบบการจัดการแบบฟอร์ม การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันเป็นมากกว่าแค่เอกสารของคุณ แบบฟอร์มของคุณมีบทบาทสำคัญเช่นกัน
การจัดการแบบฟอร์มคืออะไร?
การจัดการแบบฟอร์มคือกระบวนการในการจัดการ แจกจ่าย กรอก และประมวลผลแบบฟอร์ม สิ่งนี้เคยเป็นกระบวนการแบบกระดาษ แต่แบบฟอร์มบนเว็บกำลังกลายเป็นมาตรฐานสำหรับการรวบรวมข้อมูลจากลูกค้า ผู้ขาย พนักงาน หรือแม้แต่คู่ค้าทางธุรกิจ
เป้าหมายของการจัดการแบบฟอร์มในปัจจุบันคือการได้รับข้อมูลที่ดีขึ้น การตอบสนองที่รวดเร็วขึ้น และต้นทุนที่ต่ำลง เวลาดำเนินการกับแบบฟอร์มที่ยาวนานนั้นไม่ต้องดำเนินการใดๆ ข้อมูลที่รวบรวมในแบบฟอร์มควรซิงค์กับแอปพลิเคชันส่วนหลังโดยอัตโนมัติ
องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของการจัดการแบบฟอร์มคือการควบคุม องค์กรต้องการควบคุมวิธีการบันทึกข้อมูล โดยทั่วไปจะทำได้โดยใช้การกำหนดให้ฟิลด์บางฟิลด์ในฟอร์ม หรือมีชุดตัวเลือกที่จำกัดซึ่งผู้ใช้สามารถเลือกกรอกแบบฟอร์มได้
ซอฟต์แวร์การจัดการแบบฟอร์มทำให้การประมวลผลแบบฟอร์มราบรื่นขึ้นมาก แต่ซอฟต์แวร์การจัดการแบบฟอร์มเวอร์ชันเก่า เช่นOmniForm ไม่ได้รับการสนับสนุน ดังนั้น หากคุณใช้สิ่งใดสิ่งหนึ่ง อาจถึงเวลาที่ต้องเดินหน้าต่อไป
แบบฟอร์มและเอกสารต่างกันอย่างไร
โดยปกติ แบบฟอร์มจะอยู่ภายใต้ร่มของเอกสาร เป็นเอกสารประเภทหนึ่ง ซึ่งโดยทั่วไปจะใช้สำหรับการรวบรวมข้อมูลจากลูกค้าหรือผู้ขาย สิ่งที่แตกต่างจากแบบฟอร์มจากเอกสารคือฟิลด์ที่กรอกได้
แทบทุกประเภทธุรกิจใช้แบบฟอร์มเพื่อเก็บข้อมูล โรงพยาบาลใช้แบบฟอร์มเพื่อรวบรวมข้อมูลการรับผู้ป่วย ธนาคารใช้แบบฟอร์มการสมัครสินเชื่อลูกค้า และธุรกิจใดก็ตามที่มีสถานะออนไลน์ใช้แบบฟอร์มเพื่อรวบรวมข้อมูลการชำระเงิน
และเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากแบบฟอร์มของคุณ คุณต้องมี การจัดการแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
การจัดการแบบฟอร์มในชีวิตจริง
แบบฟอร์มมีอยู่ทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นโรงพยาบาล ธนาคารแผนกทรัพยากรบุคคล (HR)ทุกแห่ง
มีหลายวิธีที่ใช้ระบบการจัดการแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบัน แต่ระบบการจัดการแบบฟอร์มอาจผิดพลาดได้เมื่อเกี่ยวข้องกับกระดาษ
คุณจำช่วงเวลาที่แบบฟอร์มที่ใช้กระดาษทำลายวันของคุณได้หรือไม่?
สมมติว่าคุณต้องไปที่สำนักงานหนังสือเดินทางเพื่อต่ออายุหนังสือเดินทาง คุณไปถึงที่นั่นและเข้าแถวรอ เพียงเพื่อดูว่าแบบฟอร์มกระดาษหมดและคุณไม่สามารถต่ออายุหนังสือเดินทางได้ในวันนั้น คุณรู้สึกหงุดหงิดและรำคาญ—พวกเขาจะออกจากรูปแบบได้อย่างไร?
ลูกค้า ผู้ขาย พนักงาน และคู่ค้าทางธุรกิจของคุณไม่ต้องการรู้สึกเจ็บปวดนั้น
การจัดการแบบฟอร์มสามารถป้องกันได้ และสามารถประหยัดเวลาธุรกิจของคุณได้ ท้ายที่สุด แม้แต่การประหยัดเพียงเล็กน้อย10-12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ก็เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
สิ่งที่คุณควรใส่ในแบบฟอร์ม?
แบบฟอร์มบนเว็บบางรูปแบบดีกว่ารูปแบบอื่น การใช้เทคโนโลยีแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการนำไปใช้และการปฏิเสธโดยลูกค้า ผู้ขาย พนักงาน และคู่ค้าทางธุรกิจของคุณ และทั้งหมดก็อยู่ที่การจัดวางแบบฟอร์มและสิ่งที่คุณใส่ลงไป
แล้วต้องใส่ฟอร์มอะไร?
องค์ประกอบแบบฟอร์มทั่วไป
องค์ประกอบ มันทำอะไร
กลับ อนุญาตให้ผู้ใช้ย้อนกลับหน้าโดยไม่สูญเสียรายการก่อนหน้า
รีเซ็ตแบบฟอร์ม รีเซ็ตฟิลด์ข้อมูลทั้งหมดในฟอร์มเป็นค่าเริ่มต้น (สามารถว่างเปล่าได้)
ส่ง อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งแบบฟอร์มเมื่อเสร็จสิ้น
ข้อความ พื้นที่สำหรับป้อนข้อความแบบอิสระ
ไฟล์หรือไฟล์แนบ อนุญาตให้ผู้ใช้เรียกดูเครื่องหรือเครือข่ายในเครื่องและเลือกไฟล์ที่จะรวมไว้ในแบบฟอร์ม
ชื่อผู้ใช้ ชื่อล็อกอินของผู้ใช้ (สามารถสร้างกฎ เช่น ความยาวขั้นต่ำที่ต้องการได้)
รหัสผ่าน การป้อนรหัสผ่าน (สามารถสร้างข้อกำหนดต่างๆ เช่น ความยาวขั้นต่ำ การรวมตัวพิมพ์ใหญ่หรือตัวเลข เป็นต้น) อักขระที่ป้อนในช่องนี้ควรแสดงเป็นเครื่องหมายดอกจัน
ลืมชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่าน? อนุญาตให้ผู้ใช้ทำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อดึงชื่อผู้ใช้และ/หรือรหัสผ่าน
ช่องทำเครื่องหมาย ผู้ใช้สามารถเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย
ปุ่มตัวเลือก อนุญาตให้ผู้ใช้เลือกหนึ่งตัวเลือกจากสองตัวเลือกขึ้นไป
โต๊ะ อนุญาตให้นำเสนอข้อมูลในรูปแบบตาราง
กล่องรายการ ผู้ใช้สามารถเลือกจากรายการตัวเลือก
รายการแบบหล่นลง อนุญาตให้ผู้ใช้เลือกจากรายการ โดยใช้ลูกศรที่ด้านข้างของตัวควบคุมเพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม
คุณควรทำให้แบบฟอร์มของคุณกรอกง่ายที่สุด ตัวอย่างเช่น อย่าทำให้คนที่กรอกแบบฟอร์มรู้ว่าคุณต้องการรูปแบบวันที่ใด เช่น mmddyy, mm/dd/yy, mm/dd/yyyy, dd/mm/yy, dd-mm-yyyy ให้ผู้ใช้เลือกวันที่จากปฏิทินเพื่อเติมข้อมูลในช่องวันที่แทน (หรืออย่างน้อยก็ให้ตัวอย่างสิ่งที่คุณต้องการ)
คุณควรวางกฎเกณฑ์ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด ท้ายที่สุดแล้ว หากผู้ใช้ได้รับข้อผิดพลาดแต่ไม่รู้ว่าปัญหาอยู่ที่ไหน เขาหรือเธอจะแก้ไขอย่างไร
วิธีการรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องในแบบฟอร์ม
คุณจะทราบได้อย่างไรว่าข้อมูลที่คุณรวบรวมในแบบฟอร์มนั้นถูกต้องหรือไม่? การตรวจสอบข้อมูล.
การจัดการแบบฟอร์มควรให้ความสามารถในการตรวจสอบข้อมูลกับฐานข้อมูลแบบเรียลไทม์ และยิ่งคุณสามารถตรวจสอบเมื่อมีการรวบรวมข้อมูลมากเท่าใด คุณภาพของข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น
นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถซิงค์ข้อมูลกลับเข้าสู่ระบบโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
กลยุทธ์การตรวจสอบแบบฟอร์มทั่วไป
กลยุทธ์การตรวจสอบ มันทำอะไร
ช่องที่ต้องกรอก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ป้อนค่าที่ยอมรับได้ ซึ่งอาจอนุญาตให้ใช้เฉพาะอัลฟ่า ตัวเลขเท่านั้น หรือชุดค่าผสม
เปรียบเทียบฟิลด์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอินพุตที่ใช้ในพื้นที่หนึ่งตรงกับที่อื่น การควบคุมนี้มักใช้เมื่อผู้ใช้ถูกขอให้ระบุที่อยู่อีเมลสองครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง
เช็คระยะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าที่ป้อนอยู่ภายในช่วงที่ระบุ
การตรวจสอบฟิลด์ที่กำหนดเอง อนุญาตให้สคริปต์ตรวจสอบเนื้อหาอินพุตในฟิลด์
เก็บข้อมูลได้ดีมาก แต่จะทำอย่างไรกับมันหลังจากที่คุณจับมันได้?
หลายองค์กรใช้ข้อมูลนี้เพื่อสร้างและประกอบเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ คุณไม่ต้องการให้ข้อมูลที่ไม่ดีเปลี่ยนจากแบบฟอร์มหนึ่งไปอีกใบหนึ่ง และนั่นนำไปสู่อีกด้านหนึ่งของการจัดการแบบฟอร์ม—เอกสารอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติของเอกสารคืออะไร?
เอกสารอัตโนมัติเป็นกระบวนการของการใช้ข้อมูล (มักจะเป็นข้อมูลเดียวกันที่รวบรวมบนแบบฟอร์มบนเว็บ) เพื่อสร้างเอกสาร นอกจากนี้ยังอาจเกี่ยวข้องกับการรวบรวมเอกสารประกอบเป็นเอกสารแนบ
หลายบริษัทใช้เอกสารอัตโนมัติเพื่อสร้างใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งการจัดส่ง และแม้แต่เช็ค ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเอกสารที่ดีจะเติมข้อมูลลงในเอกสารเหล่านี้โดยอัตโนมัติ จากนั้น คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อกำหนดเส้นทางสำหรับการอนุมัติ ควรแจ้งเตือนคุณหากไม่ได้รับการอนุมัติภายในเวลาที่กำหนด ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการติดตามผลด้วยตนเอง ระบบการจัดการแบบฟอร์ม
การใช้ระบบอัตโนมัติของเอกสารช่วยให้บริษัทต่างๆ เร่งกระบวนการให้เร็วขึ้น และยังช่วยปรับปรุงการบริการลูกค้า เนื่องจากสามารถอ้างอิงเอกสารสำคัญ เช่น ใบแจ้งหนี้ ได้ในทันที
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
