ระบบการจัดการเอกสาร ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ มุ่งสู่สำนักงานแบบไร้กระดาษ อย่างน้อยก็เพื่อกระบวนการและขั้นตอนทั่วไป ในขณะที่ผู้คนจำนวนมากทำงานจากที่บ้านและใช้เวลาในสำนักงานน้อยลง ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับแนวทางการดำเนินงานรูปแบบใหม่นี้ เอกสารที่เป็นกระดาษเป็นเรื่องยากมากที่จะแบ่งปันทั้งระหว่างสำนักงานตลอดจนกับลูกค้าและลูกค้า ไม่ต้องพูดถึง กระบวนการทางธุรกิจมากมายที่ได้รับการจัดการไม่ดี
เป็นคู่มือเมื่อไม่จำเป็นต้องเป็น
พวกเขาใช้เวลาอันมีค่าในวันของคุณ
พวกเขาเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าที่ควร
ต้องมีวิธีที่ดีกว่านี้
เราได้รวบรวมรายการปัญหาทางธุรกิจในปัจจุบัน 6 ประการที่แก้ไขได้ด้วยการใช้ ระบบ การจัดการเอกสาร ใช้เป็นแรงบันดาลใจในการพิจารณาเปลี่ยนจากกระดาษเป็นการจัดการดิจิทัลภายในองค์กรของคุณ คุณสามารถเกี่ยวข้องกับปัญหาเหล่านี้ในธุรกิจของคุณได้หรือไม่?
ปัญหาที่ 1: คุณไม่พบเอกสารที่คุณต้องการเมื่อต้องการ
ระบบจะขอให้คุณค้นหาใบแจ้งหนี้ สัญญา หรือเอกสารอื่นๆ คุณมองหามันในตู้เก็บเอกสารที่ควรจะอยู่แต่มันไม่อยู่ที่นั่น ตอนนี้อะไร?
ไม่มีเหตุผลใดที่ควรเกิดขึ้นเมื่อปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน ไม่ใช่เมื่อเอกสารกระดาษทั้งหมดของคุณสามารถทำแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถจัดเก็บเอกสาร จัดเก็บเอกสาร และค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แทนที่จะต้องขุดผ่านตู้เก็บเอกสาร วิธีนี้จะช่วยขจัดปัญหาปวดหัวที่เกิดจากการไม่พบเอกสาร พยายามติดตามว่าใครเป็นคนสุดท้ายและหาตำแหน่งที่เอกสารหาย นอกจากนี้ยังสร้างมาตรฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้ติดแท็กเอกสารด้วยชุดข้อมูลมาตรฐาน วิธีนี้ทำให้ทุกคนรู้ว่าเกณฑ์การค้นหาใดที่จำเป็นสำหรับการค้นหาเอกสาร
ปัญหาที่ 2: ตู้เก็บเอกสารใช้พื้นที่มากเกินไป
คุณต้องการขยายและเพิ่มโต๊ะสำหรับพนักงานใหม่ แต่ตู้เก็บเอกสารได้อ้างสิทธิ์พื้นที่ว่างอันมีค่าไปแล้ว หรือคุณมีกล่องใส่เอกสารจำนวนมากในโกดังที่ไม่จำเป็น ทำไมต้องวุ่นวาย?
เอกสารทรัพยากรบุคคลและบัญชีต้องเป็นไปตามนโยบายการเก็บรักษาเอกสาร เมื่อเอกสารเหล่านั้นถูกเก็บไว้บนกระดาษ เอกสารเหล่านั้นจะจบลงในกล่องหรือตู้เก็บเอกสาร ซึ่งมักจะจัดเก็บไว้ในสำนักงานหรือคลังสินค้า ผู้คนจำนวนมากยังใช้ประโยชน์จากบริษัทจัดเก็บข้อมูลบุคคลที่สามในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งจะเพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและเรียกเอกสาร การจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษในสถานที่เป็นการใช้พื้นที่ เงิน และการดูแลรักษาและจัดระเบียบที่ไม่ดี ด้วยการเปลี่ยนจากกระดาษเป็นดิจิทัลด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร เอกสารเหล่านั้นสามารถจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ และคุณสามารถใช้พื้นที่ทางกายภาพนั้นเพื่อวัตถุประสงค์อื่นได้ (อ่านเกี่ยวกับวิธีเลือกบริการสแกนเอกสารจำนวนมากที่ปลอดภัยสำหรับไฟล์กระดาษที่คุณจัดเก็บไว้แล้ว)
ปัญหาที่ 3: การควบคุมการเข้าถึงไฟล์น้อยถึงไม่มีเลย
ข้อมูลทางการเงินอันมีค่าสำหรับบริษัทของคุณถูกบุกรุกโดยพนักงานที่ดูในตู้เก็บเอกสารที่พวกเขาไม่ควรมี คุณจะอธิบายสิ่งนั้นให้ทีมผู้บริหารระดับสูงหรือผู้ถือหุ้นของคุณอธิบายอย่างไร?
มีเจตนาร้ายหรือไม่ การจำกัดการเข้าถึงไฟล์ของคุณเป็นวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับปัญหานี้ ระบบการจัดการเอกสารให้พื้นที่เก็บข้อมูลที่เป็นมาตรฐานแก่คุณ ดังนั้นบุคคลที่เหมาะสมจึงสามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้ ด้วยการตั้งค่าการอนุญาตที่ง่ายและรวดเร็ว คุณสามารถผูกกับไดเรกทอรีที่ใช้งานอยู่เพื่อให้เข้าถึงบุคคล กลุ่ม แผนก หรือหน้าที่เฉพาะของงานได้ เมื่อมีคนไม่ได้อยู่กับบริษัทแล้ว คุณสามารถปิดการเข้าถึงเอกสารทั้งหมดของพวกเขาได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ทำให้ระบบการจัดการเอกสารมีความปลอดภัยมากกว่าตัวเลือกการจัดเก็บกระดาษ
ปัญหาที่ 4: การประมวลผลใบแจ้งหนี้ไม่มีประสิทธิภาพ
คุณได้รับใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์และป้อนข้อมูลลงในระบบของคุณ จากนั้นคุณต้องขออนุมัติก่อนตัดเช็ค เนื่องจากการประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นการดำเนินการด้วยตนเองในที่ทำงานของคุณ การติดตามผู้อนุมัติที่เหมาะสมจึงต้องใช้เวลา ครั้งสุดท้ายที่คุณพิจารณากระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้ของคุณใหม่คือเมื่อใด ระบบการจัดการเอกสาร
ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติเปิดโอกาสให้องค์กรประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายด้วยการจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ไม่ว่าใบแจ้งหนี้จะส่งทางไปรษณีย์หรืออีเมลก็ตาม ก็สามารถสแกนได้ ดังนั้นคุณจึงกำลังทำงานกับเวอร์ชันดิจิทัล (PDF) นอกจากนี้ ข้อมูลสำคัญทางธุรกิจยังสามารถดึงออกมาจากเอกสารและทำให้สามารถค้นหา ตรวจสอบได้ และสามารถใส่ลงในระบบการจัดการเอกสารและส่งต่อไปยังผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติ ที่นี่ คุณจะเห็นการประหยัดเวลา ลดความยุ่งยาก และความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น เนื่องจากผู้คนไม่ได้ป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ลงในคอมพิวเตอร์ด้วยตนเอง
ปัญหาที่ 5: งานซ้ำซ้อน
ผู้ที่อาจได้รับการจ้างงานใหม่ส่งแบบฟอร์มใบสมัครงานไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล เมื่อได้รับการว่าจ้างพวกเขาจะกรอกแบบฟอร์มเพิ่มเติม ซึ่งทั้งหมดจะถูกป้อนลงในระบบ HR ของคุณด้วยตนเอง จัดเก็บและจัดเก็บเพื่อบันทึกของพนักงาน สิ่งนี้ต้องการการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยในส่วนของ HR เช่นเดียวกับการติดตามข้อมูลด้วยตนเอง
แม้ว่าระบบการจัดการเอกสารและการประมวลผลแบบฟอร์มจะทำงานได้ดีในแผนกบัญชีเจ้าหนี้ แต่ก็มีประโยชน์ต่อทรัพยากรบุคคลเช่นกัน ผู้สมัครงานสามารถกรอกแบบฟอร์มเดียว และเมื่อมีการว่าจ้าง ข้อมูลดังกล่าวสามารถนำไปใช้กับเอกสารในอนาคตภายในระบบการจัดการเอกสาร ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรของแผนกทรัพยากรบุคคลที่ทำงานหนักเกินไป
ปัญหาที่ 6: เมื่อเวลาผ่านไป มาตรฐานต่างๆ ออกไปนอกหน้าต่าง
พนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมเบื้องต้นเกี่ยวกับกระบวนการใหม่ได้รับการฝึกอบรมอย่างละเอียดถี่ถ้วน อย่างไรก็ตาม เมื่อเวลาผ่านไป พนักงานคนนั้นจะพัฒนาความมั่นใจและสร้างทางลัดเพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น เมื่อถึงจุดหนึ่ง เมื่อพนักงานใหม่ได้รับการฝึกอบรมพนักงานใหม่จะไม่เข้าใจบริบทเบื้องหลังกระบวนการดั้งเดิม พวกเขาเรียนรู้เพียงทางลัดเท่านั้น
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารพร้อมระบบอัตโนมัติ ของเวิร์กโฟลว์จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ หลายครั้งที่กระบวนการด้วยตนเองอาจกลายเป็นเกมทางโทรศัพท์ จนถึงจุดที่กระบวนการเหล่านั้นกลายเป็นกระบวนการ ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง และพลาดการตรวจสอบและถ่วงดุล ระบบการจัดการเอกสารที่ดีสามารถช่วยให้คุณวางเทคโนโลยีเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำอย่างถูกต้อง
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
