พัฒนาระบบจัดการเอกสาร การจัดเก็บและการแยกเนื้อหาในสำนักงานของคุณอาจทำให้เกิดความโกลาหลได้ ต้องมีมาตรการทางวินัยบางประการ เมื่อมองหาเอกสารฉบับใดฉบับหนึ่งกลายเป็นเรื่องน่าปวดหัว ถึงเวลาต้องคิดถึงการพัฒนา DMS มิฉะนั้น คุณเสี่ยงที่จะเผชิญกับผลร้ายแรงบางอย่าง
ไฟล์เสียหายที่เกิดจาก Tech Gaps
ตามกฎแล้ว ผู้จัดการฝ่ายขายจะใช้เวลามากมายในการสร้างงานนำเสนอสำหรับผู้มีโอกาสเป็นผู้ซื้อ สมมติว่าคนนี้ออกจากบ้านด้วยความพอใจกับงานที่ทำในช่วงวันที่วุ่นวาย อย่างไรก็ตาม จู่ๆ พนักงานคนนี้ก็กลับมาในเช้าวันรุ่งขึ้นเพื่อค้นหาไฟล์สำคัญที่หายไป
หากเราพูดถึงพื้นที่จัดเก็บออนไลน์ อาจเป็นผลมาจากการโจมตีทางอินเทอร์เน็ต มัลแวร์ ไวรัส หรืออย่างอื่น ดังนั้นจึงไม่มีวิธีแก้ไขไฟล์ก่อนการนำเสนอ การหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงดังกล่าวเป็นไปได้ – DMS เป็นทางออกที่ดี
กองเอกสารเปลี่ยนฝันร้ายที่เลวร้ายที่สุดของคุณ
เกือบทุกคนเกลียดงานเอกสาร การทำงานกับเอกสารมีชัยไปกว่าครึ่ง – การจัดเก็บอย่างปลอดภัยคือสิ่งสำคัญ ไฟล์เหล่านี้กระจายอยู่ทั่วโต๊ะทำงานของคุณและโต๊ะทำงานของคนอื่นๆ ที่ทำงานในบริษัทของคุณ
DMS ได้รับการออกแบบมาเพื่อทิ้งกลุ่มของที่เก็บข้อมูลแบบเย็นซึ่งเต็มไปด้วยรายงานทางบัญชีที่ถูกลืมไปนานแล้ว DMS จัดการงานด้านเอกสารด้วยความช่วยเหลือของอุปกรณ์ต่างๆ เช่น โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต และแล็ปท็อป
การทำงานร่วมกันเป็นทีมมีช่องว่าง
กิจกรรมการสร้างทีมนั้นยอดเยี่ยม แต่การทำงานร่วมกันบางประเภทอาจช่วยให้ผู้เข้าร่วมทีมเป็นหนึ่งเดียวกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างของกิจกรรมดังกล่าวคือการอัปเดต eBook หรือสื่อสิ่งพิมพ์ หมายถึงโฟลว์เอกสารที่มีโครงสร้างอย่างดีสำหรับผู้ใช้ที่มีส่วนร่วม หากคุณไม่สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับเอกสารเหล่านั้นได้ คุณอาจเสี่ยงที่จะล้มเหลวในการดำเนินการตามกำหนดเวลา
การผสานการทำงานที่พร้อมใช้งานทันทีกับแพลตฟอร์มการแบ่งปันข้อมูล เช่น Dropbox, SharePoint และ Google Docs ทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ในโลก DMS เป็นซอฟต์แวร์ติดตามที่สมบูรณ์แบบซึ่งรวบรวมการดัดแปลงหรือถ่ายโอนใดๆ
เมื่อการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ
การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลของบริษัทเป็นสิ่งสำคัญในทุกกรณี ตั้งแต่การรั่วไหลของข้อมูลไปจนถึงความผิดพลาดของมนุษย์ มีความเสี่ยงมากมาย การป้องกันปัญหาที่เกิดจากภัยคุกคามเหล่านี้เป็นไปได้เนื่องจากโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารมีให้:
- การจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและเข้ารหัส;
- การตรวจสอบข้อมูลอย่างเข้มงวด
- การกู้คืนจากภัยพิบัติ
- การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
- การตรวจสอบการเข้าถึงตามบทบาท
นั่นไม่ใช่รายการทั้งหมด ช่วยตัวเองในการป้องกันภัยคุกคามที่อธิบายข้างต้นโดยการพัฒนากลยุทธ์ความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพซึ่งผสานรวมระหว่างการพัฒนา DMS แบบกำหนดเอง
เจตจำนงที่แข็งแกร่งในการรักษาสิ่งแวดล้อม
โซลูชั่นที่ทันสมัยส่วนใหญ่ที่ประสบความสำเร็จนั้นเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม ผู้คนชื่นชมบริษัทที่ใส่ใจโลกของเรา การปฏิบัติตามหลักการไร้กระดาษเป็นวิธีหนึ่งในการรักษาสภาพแวดล้อมของเราให้ปลอดภัย DMS ช่วยลดการใช้เอกสารกระดาษ หมายถึงการรักษาป่าไม้ทั่วโลก การใช้เครื่องพิมพ์น้อยลงจะช่วยประหยัดพลังงาน กราฟนี้พิสูจน์ว่าสถานการณ์การจัดการขยะเริ่มดีขึ้น และ DMS ก็เป็นหนึ่งในสาเหตุ
บริษัทต่างๆ เสี่ยงที่จะเผชิญกับหลุมพรางเหล่านี้อย่างน้อยบางส่วนหากไม่มี DMS อย่างที่คุณเห็น มันเป็นโซลูชันสากลที่ช่วยประหยัดเวลาของคุณ
DMS ทำงานอย่างไร?
ไม่ว่าโซลูชัน DMS จะแตกต่างกันอย่างไรตามคุณลักษณะ ก็ยังคงทำงานเหมือนกันไม่มากก็น้อย ขั้นตอนหลักรวมถึงการจับภาพ จัดหมวดหมู่ บันทึก แยก และแจกจ่ายเนื้อหา นี่คือลักษณะที่กระบวนการเหล่านี้มีรายละเอียด
ขั้นตอนการจับภาพเอกสาร
การอนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วเป็นจุดประสงค์หลักของขั้นตอนนี้ ระบบจัดการเอกสารจะบันทึก สแกน และจัดเรียงเอกสารเป็นไฟล์เดียวหลังจากที่ไฟล์จริงถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว ภายหลัง ไฟล์เหล่านี้พร้อมสำหรับการแก้ไข นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถค้นหาไฟล์เหล่านี้ได้อย่างง่ายดายในรูปแบบต่างๆ เช่น JPG, CAD, PDF และอื่นๆ
ผู้ใช้สามารถเก็บเอกสารทั้งหมดจากแหล่งใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นรายงาน ข้อความ หรือข้อมูลอื่นๆ ที่ดึงมาจากระบบของบริษัทต่างๆ กระบวนการนี้จะช่วยให้จัดเก็บไฟล์สำคัญและเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วทุกเวลา
กระบวนการจำแนก
ผู้ใช้อาจจัดการกับเอกสารหลายพันฉบับหากไม่ใช่เอกสารนับล้าน การเรียงลำดับจะช่วยให้ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้โดยไม่ยุ่งยาก กระบวนการจัดเรียงไฟล์เป็นไปตามเกณฑ์เฉพาะ เช่น ประเภทเอกสาร ผู้แต่ง วันที่ หัวข้อ และอื่นๆ คุณสมบัติของซอฟต์แวร์การจัดการนี้ช่วยลดเวลาและความพยายามของคุณในการค้นหาเอกสาร
การจัดเก็บไฟล์
รู้จักกระบวนการนี้สองประเภท – ที่ เก็บข้อมูล ในองค์กร และบนคลาวด์ ปัจจุบันบริษัทส่วนใหญ่เลือกวิธีการดิจิทัลที่ปลอดภัยกว่า ซึ่งหมายถึงการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ หลังจากสองขั้นตอนก่อนหน้านี้ ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในตำแหน่งเดียวที่เรียกว่าฐานข้อมูล พึงระลึกไว้เสมอว่าภัยคุกคามความปลอดภัยบนคลาวด์ หากคุณเลือกวิธีการจัดเก็บไฟล์ด้วยวิธีนี้
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA ให้คำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O
ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
