ประเภทของซอฟต์แวร์ จัดการเอกสาร เกณฑ์การจำแนกประเภทที่พบบ่อยที่สุดคือตำแหน่งของไฟล์ และในเรื่องนั้น ผู้เชี่ยวชาญจะอธิบายระบบการจัดการเอกสารสี่ประเภท
ระบบจัดการเอกสารคืออะไร?
ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดเก็บ จัดระเบียบ ติดตาม และจัดการเอกสารภายในองค์กร ประเภทไฟล์ที่ EDMS รองรับโดยทั่วไป ได้แก่ ข้อความ รูปภาพ สเปรดชีต เสียง วิดีโอ และเอกสารบนเว็บ
ยิ่งใช้ซอฟต์แวร์นี้ในเวิร์กโฟลว์ได้เร็วเท่าไร ก็ยิ่งดีเท่านั้น เนื่องจากเมื่อเวลาผ่านไปบริษัทต่างๆ จะเต็มไปด้วยเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมาก และจะต้องใช้เวลาจำนวนมากในการประมวลผลลงใน DMS
โดยสรุป EDMS เป็นเครื่องมือที่ทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางของข้อมูลองค์กรทั้งหมด อาจเป็นระบบแบบสแตนด์อโลนหรือเป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรที่ใหญ่กว่า แต่จุดประสงค์สำหรับทั้งสองระบบก็เหมือนกัน นั่นคือทำให้เวิร์กโฟลว์ง่ายขึ้นและเร่งกระบวนการทางธุรกิจให้เร็วขึ้น
ประเภทของซอฟต์แวร์ระบบจัดการเอกสาร
เกณฑ์การจำแนกประเภทที่พบบ่อยที่สุดคือตำแหน่งของไฟล์ และในเรื่องนั้น ผู้เชี่ยวชาญจะอธิบายระบบการจัดการเอกสารสี่ประเภท: ระบบบนเซิร์ฟเวอร์ ระบบคลาวด์ ระบบบนเว็บ หรือฐานข้อมูล เราไปต่อและเสนอการจัดประเภทที่กว้างขึ้น เนื่องจากมีความโดดเด่นมากกว่าและรวมประเภทที่กล่าวถึงข้างต้นไว้ในสองกลุ่มใหญ่: ระบบบนคลาวด์และระบบบนเซิร์ฟเวอร์
1. ระบบจัดการเอกสารบนเซิร์ฟเวอร์
ระบบบนเซิร์ฟเวอร์ (เช่น ไคลเอนต์ หรือ DMS ในสถานที่) ได้รับการติดตั้งบนเวิร์กสเตชันในพื้นที่ ซึ่งเชื่อมต่อกับ Local Area Network (LAN) หมายความว่าคุณใช้เซิร์ฟเวอร์ภายในและพื้นที่เก็บข้อมูลเพื่อจัดการเอกสาร
ข้อดี
- ประการหนึ่งคือ สามารถปรับแต่งได้สูงและบริษัทต่างๆ สามารถปรับแต่งฟังก์ชันต่างๆ เพื่อสะท้อนความต้องการและความเจ็บปวดเฉพาะของตนได้
- บริษัทที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจำนวนมากมักจะเลือก DMS นี้เนื่องจากเป็นประเภทที่ปลอดภัยที่สุด โซลูชันภายในองค์กรสามารถใช้ได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต
ข้อเสีย
- DMS บนเซิร์ฟเวอร์มีราคาแพงกว่า ส่วนใหญ่เนื่องจากลักษณะที่ปรับแต่งได้และแนวทางส่วนบุคคล
- พวกเขาต้องการการสนับสนุนทางเทคนิคอย่างต่อเนื่องเพื่อควบคุมการอัปเดตและอัปเกรด ดังนั้นบริษัทที่ไม่มีผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีจึงต้องใช้บริการนี้จากภายนอกอย่างต่อเนื่อง
2. ระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์
DMS ที่ทำงานบนคลาวด์ ตามชื่อของมัน มีการโฮสต์จากระยะไกลในระบบคลาวด์ ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึง DMS จากอุปกรณ์ใดๆ ได้ตลอดเวลา บริษัทต่างๆ เช่น Templafy, M-files, DocuWare และ MasterControl ให้บริการนี้ ทุกวันนี้ โซลูชันบนคลาวด์เป็นตัวเลือกที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในหมู่องค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมที่ต้องการการตอบสนองที่รวดเร็ว เช่น การก่อสร้าง อย่างไรก็ตาม มันมีข้อเสียของตัวเอง
ข้อดี
- ง่ายต่อการติดตั้งและใช้งาน เนื่องจาก DMS แบบคลาวด์ต้องตรงกับความต้องการของบริษัทใดๆ จึงใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้เป็นอย่างยิ่ง
- ค่าสมัครสมาชิกรายเดือนทำให้ราคาไม่แพงมากขึ้น
- บริษัทสามารถเลือกแผนการสมัครสมาชิกเฉพาะเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของพวกเขาตามจำนวนผู้ใช้ ขนาดของที่เก็บข้อมูล ฯลฯ ซึ่งทำให้ DMS บนคลาวด์สามารถปรับขนาดได้สูง
- ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์จะจัดการการอัปเดตและอัปเกรด ตลอดจนการสนับสนุนลูกค้า ประเภทของซอฟต์แวร์
- ให้ความคล่องตัวและการทำงานระยะไกล
ข้อเสีย
- ทั่วไปมากและอาจไม่ตอบสนองความต้องการของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง หากต้องการคุณสมบัติเพิ่มเติมหรือการปรับแต่งเอง
- ผู้ใช้อาจตกเป็นเหยื่อของการหยุดทำงานหรือปัญหาข้างเคียงที่ผู้ให้บริการมี ส่งผลให้ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้
- DMS บนคลาวด์มีความปลอดภัยน้อยกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับระบบในองค์กร
สำหรับ DMS บนเว็บที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ มันค่อนข้างคล้ายกับ DMS บนคลาวด์ แต่มีฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยที่แย่กว่าและมีระบบสนับสนุนลูกค้าที่อ่อนแอ ซึ่งทำให้มีความน่าเชื่อถือและแข็งแกร่งน้อยลง แต่ยังเป็นโอเพ่นซอร์สอีกด้วย ดังนั้นหากบริษัทมีขั้นตอนการทำงานเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย และไม่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ก็สามารถใช้ DMS บนเว็บเพื่อประหยัดเงินและความพยายามได้
ฐานข้อมูล DMS เช่น Oracle, MySQL, FileMaker หรือ InfinityQS สามารถผสานรวมกับซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจำนวนมาก และจัดเตรียมฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่มีโครงสร้างอย่างดีพร้อมเอกสารทั้งหมด ซึ่งข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ง่าย บางทีประโยชน์ที่โดดเด่นที่สุดคือการพึ่งพาอาศัยกันของข้อมูล ความปลอดภัย และความสามารถในการผสานรวม อย่างไรก็ตาม โซลูชันเหล่านี้มีราคาแพงและต้องการการกำหนดค่าหน่วยความจำเพิ่มเติม
จะเลือกซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสาร DMS ได้อย่างไรในความเป็นไปได้ที่หลากหลายซึ่งมีรายการระบบการจัดการเอกสารดำเนินต่อไป เราแนะนำให้ระบุความต้องการของบริษัทของคุณ ประเมินเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน และคาดการณ์สำหรับอนาคตอันใกล้ จากนั้นใช้ตารางเพื่อกำหนดประเภท DMS เฉพาะ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA ให้คำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O
ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
