ประสิทธิภาพฐานความรู้ วิธีปรับปรุงฐานความรู้ของคุณใน 3 วิธีง่ายๆ หากคุณมีฐานความรู้หรือหน้าคำถามที่พบบ่อยบนเว็บไซต์ของคุณ คุณจะต้องเพิ่มมูลค่าให้กับมันอย่างต่อเนื่อง เป้าหมายของสื่อช่วยเหลือตนเองใดๆ ดังกล่าวคือการทำให้ผู้ใช้พึงพอใจในทันทีเมื่อพวกเขาต้องการความช่วยเหลือ
ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับง่ายๆ 3 ข้อที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงคุณค่าที่ฐานความรู้ ของคุณ มีให้ การทำเช่นนี้จะช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและลดต้นทุนการสนับสนุนของคุณ
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของฐานความรู้
1. คอยอัพเดทอยู่เสมอ อย่างสม่ำเสมอ
หนึ่งในข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงคือการสร้างฐานความรู้เป็นกิจกรรมที่ทำครั้งเดียว โดยทั่วไปแล้วไม่มีผลิตภัณฑ์หรือบริการใดที่เหมือนเดิม การเปลี่ยนแปลงนั้นคงที่ ทำไมฐานความรู้ ของคุณ ไม่ควรสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลง? คำตอบนั้นง่าย – อัปเดตอยู่เสมอ ฐานความรู้ของคุณมีประสิทธิภาพเท่ากับปริมาณข้อมูลที่มีเท่านั้น ติดตามปัญหาและคำถามทั่วไปที่ลูกค้ากำลังเผชิญอยู่เสมอ และรวมโซลูชันไว้ในฐานความรู้ คุณสามารถใช้ตั๋วการสนับสนุนที่ได้รับการแก้ไขแล้ว การโทร ความคิดเห็นของลูกค้า และข้อมูลแหล่งความช่วยเหลือเพื่อรับข้อมูลนี้
ตอบกลับด้วยบทความฐานความรู้
หากคุณได้รับอีเมลหรือข้อความแชทบอทจากลูกค้าที่มีคำถาม อย่าเพิ่งตอบกลับด้วยคำตอบ หากคุณยังไม่มีคำตอบในฐานความรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้ ให้เขียนคำตอบอย่างรวดเร็วแล้วส่งการตอบกลับไปยังลูกค้าด้วยบทความฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อความของคุณ คุณอาจใช้ความพยายามเพิ่มขึ้นอีกสองสามนาที แต่วิธีนี้ คุณประหยัดเวลาได้มากสำหรับตัวคุณเองหรือสมาชิกในทีมที่อาจเผชิญคำถามเดียวกันจากลูกค้ารายอื่น และผลข้างเคียงของโบนัส: ฐานความรู้ที่อัปเดตอย่างต่อเนื่อง
ทบทวนคำตอบที่ผ่านมาสำหรับโอกาสต่างๆ
ไม่ได้ตอบกลับด้วยบทความฐานความรู้ใช่หรือไม่ ไม่ต้องกังวล มันไม่สายเกินไป. ไปที่ระบบการออกตั๋ว ของคุณ และเริ่มมองหาโอกาสที่ระบบจัดการปัญหาที่มีอยู่อาจเป็นบทความฐานความรู้ใหม่ หากคุณกำลังใช้ระบบการออกตั๋วของ HappyFoxเราขอแนะนำให้ใช้แท็ก สถานะที่กำหนดเอง หรือแม้แต่ฟิลด์กำหนดเองที่สามารถช่วยคุณทำเครื่องหมายตั๋วดังกล่าวได้ และอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง ให้ตรวจทานตั๋วเหล่านี้และเปลี่ยนการตอบกลับเป็นบทความใหม่ คุณจะไปถึงจุดที่คุณได้ครอบคลุมคำถามที่พบบ่อยเพียงพอในฐานความรู้ของคุณ ในขณะที่ผลิตภัณฑ์และบริการของคุณพัฒนาขึ้น คุณสามารถทำซ้ำแบบฝึกหัดนี้ต่อไปเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาในฐานความรู้ของคุณจะไม่มีวันล้าสมัย
เวิร์กโฟลว์เหล่านี้ควรได้รับการส่งเสริมภายในทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณ ผลประโยชน์ระยะยาวไม่เพียงแต่สำหรับเจ้าหน้าที่สนับสนุนของคุณเท่านั้นแต่ยังสำหรับลูกค้าของคุณด้วย
2. ค้นหาสเตียรอยด์ด้วยแท็ก
ไม่มีหน้าบริการตนเองโดยไม่มีฟังก์ชันการค้นหา คุณกำลังเอาชนะจุดประสงค์ทั้งหมดเป็นอย่างอื่น การค้นหาน่าจะเป็นเครื่องมืออันดับ 1 ที่ผู้คนไปเมื่อมีคำถาม ไม่มีใครชอบสำรวจดัชนี หัวข้อ หรือคำถามที่ซับซ้อนเพื่อแก้ไขปัญหา การค้นหาคือพระเจ้าส่ง แต่การค้นหาไม่เพียงพอ การค้นหาที่สามารถแนะนำในขณะที่ผู้ใช้พิมพ์คำถามคือกุญแจสำคัญ ประสิทธิภาพฐานความรู้
HappyFox ให้อินเทอร์เฟซที่แนะนำบทความแก่คุณเมื่อผู้ใช้พิมพ์คำค้นหาหรือแม้แต่ในขณะที่ผู้ใช้กำลังสร้างตั๋ว เราดึงข้อมูลนี้ตามชื่อบทความ เนื้อหาของบทความ และแอตทริบิวต์ที่สำคัญที่สุด – แท็ก
เขียนแท็กที่มีประโยชน์ซึ่งสามารถช่วยให้ผู้คนค้นหาบทความที่ถูกต้องได้เร็วขึ้นและปรับปรุงความสามารถในการใช้งาน ตัวอย่างเช่น หากคุณมีบทความชื่อ ‘วิธีการถอนการติดตั้ง’ ให้เพิ่มคำที่เกี่ยวข้อง เช่น ลบ ลบ หรือยกเลิกในแท็ก วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างชุดแท็กที่เกี่ยวข้องสำหรับคำถามคือเพียงแค่เขียนวิธีที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่ผู้คนสามารถอธิบายปัญหาได้ การระดมสมองชื่อบทความจะช่วยคุณสร้างรายการแท็กทางอ้อม ทำมัน.
ข้อสังเกต การปรับปรุงความสามารถในการค้นหาไม่ได้จบลงด้วยการใส่แถบค้นหาและแท็กในซอฟต์แวร์ฐานความรู้ของคุณ คุณควรเพิ่มประสิทธิภาพบทความของคุณด้วยคำหลัก คิดว่าคำหลักเป็นแท็ก แต่สำหรับเครื่องมือค้นหาเพื่อให้เข้าใจว่าบทความเกี่ยวกับอะไร และแสดงในผลการค้นหาเมื่อผู้ใช้เรียกดูคำถาม การเพิ่มประสิทธิภาพ SEO เป็นกุญแจสำคัญสำหรับเครื่องมือฐานความรู้ที่สามารถเข้าถึงได้
อ่านเคล็ดลับง่ายๆ 6 ข้อในการทำให้ฐานความรู้ของคุณค้นหาได้ง่ายขึ้น
3. ฝังวิดีโอ
คุณกำลังเขียนบทความช่วยเหลือแบบข้อความธรรมดาหรือไม่? รับความคิดสร้างสรรค์ ฝังวิดีโอตามที่บทความของคุณมีคำตอบ เราขอแนะนำให้คุณเขียนข้อความถอดเสียงสั้นๆ ของวิดีโอด้วย
การใช้วิดีโอเป็นสื่อกลางสำคัญในการส่งข้อความที่ซับซ้อนด้วยวิธีง่ายๆ วิดีโอมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดีขึ้นแก่ผู้ใช้เพราะต้องการช่วงความสนใจสั้น ดังนั้น ครั้งต่อไปที่คุณเขียนบทความฐานความรู้ ให้นึกถึงสื่อที่ดีที่สุดในการถ่ายทอดข้อความอย่างมีประสิทธิภาพด้วย คุณยังสามารถรวมวิดีโอแนะนำสั้น ๆ และข้อความเพื่อทำให้ฐานความรู้ของคุณเป็นมิตรกับผู้ใช้สำหรับลูกค้าทั้งสองประเภท – ผู้ที่ต้องการอ่านบทความและอีกคนหนึ่งที่อยากจะอ่านวิดีโอ วิดีโอมีค่าสำหรับการสนับสนุนเช่นเดียวกับการตลาด ถึงเวลาที่คุณเริ่มใช้มัน
การพัฒนาอย่างต่อเนื่องคือกุญแจสำคัญ
ฐานความรู้ ที่ดี คือ ฐานความรู้ที่มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เวลาที่ลงทุนในมันคือเวลาที่บันทึกไว้เป็นทวีคูณ ดังนั้นให้อัปเดตฐานความรู้ของคุณ ใช้แท็กอย่างมีประสิทธิภาพ และพิจารณาว่าวิดีโอเป็นส่วนสำคัญของการริเริ่มฐานความรู้ของคุณ ฐานความรู้ของคุณเป็นบรรทัดแรกในการโต้ตอบกับลูกค้าของคุณ และด้วยเหตุนี้จึงเป็นคุณลักษณะที่สำคัญของประสบการณ์ของลูกค้า ทำมันให้ถูกต้อง
มีเคล็ดลับอื่นหรือไม่? แบ่งปันในส่วนความคิดเห็นของเรา
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
