ซอฟต์แวร์ HR ของคุณได้รับการอัปโหลดและตรวจสอบแล้ว กำหนดค่ากระบวนการ มีการแจ้งเตือน และตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดแล้ว ทั้งหมดที่จำเป็นในตอนนี้คือส่งพนักงานเข้าสู่ระบบแบบบริการตนเองและงานของคุณก็เสร็จสิ้น มันจะไม่ดีถ้ามันง่าย?
ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้าน HR คุณจะรู้ว่าการขอให้ผู้คนเปลี่ยนวิธีการทำสิ่งต่างๆ นั้นไม่เคยตรงไปตรงมา ปัญหาส่วนใหญ่คือ การหลีกเลี่ยง การเปลี่ยนแปลง โดยพื้นฐานแล้วมนุษย์ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง มันอาจหมายถึงความไม่แน่นอนและความเสี่ยง ดังนั้นเราจึงถูกโปรแกรมทางพันธุกรรมเพื่อไม่ให้ไว้ใจมัน สิ่งนี้ดูเหมือนจะเป็นจริงโดยเฉพาะกับเทคโนโลยี ซึ่งแม้แต่การปรับปรุงระบบที่มีอยู่ก็สามารถสร้างการต่อต้านได้ อย่างน้อยก็ในตอนแรก เราต้องเรียนรู้สิ่งที่เราคุ้นเคยอีกครั้งซึ่งจะทำให้เรารู้สึกโง่
ผู้ชายกลิ้งชั่วโมง
หวังว่าพนักงานของคุณหลายๆ คนจะมีทัศนคติในการเติบโต และจะนำระบบ HR ใหม่ของคุณไปใช้กับระบบ HR ของคุณ พวกเขาจะพร้อมที่จะสำรวจซอฟต์แวร์และเปิดรับวิธีการใหม่ในการทำ HR อย่างไรก็ตาม พนักงานคนอื่นๆ อาจต้องการกำลังใจเล็กน้อย และบางคนอาจถึงกับทุ่มเทและต้องการเวลามากขึ้นเพื่อเริ่มต้น
แม้ว่าคุณจะไม่สามารถหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงบางอย่างได้ แต่ก็มีบางวิธีที่สำคัญที่คุณสามารถบรรเทาได้ ต่อไปนี้คือหกขั้นตอนที่ต้องทำเพื่อให้การเปิดตัวบริการตนเองของคุณประสบความสำเร็จ
1. สื่อสาร สื่อสาร สื่อสาร
การเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้แจ้งให้ทราบอย่างกะทันหันทำให้เกิดการต่อต้านมากที่สุด ยิ่งคุณอธิบายประโยชน์ของระบบ HR ใหม่ได้มากเท่าไหร่ก่อนนำไปใช้จริง โอกาสที่คุณจะมีปัญหาก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น
การสละเวลาพูดคุยกับผู้จัดการสายงานมีความสำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังวางระบบ HR เป็นครั้งแรก เมื่อเผยแพร่แล้ว พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนและคำขอที่ต้องดำเนินการ หากพวกเขาไม่เข้าใจภาพรวม อาจมีอันตรายที่พวกเขารู้สึกว่าคุณกำลังโหลดผู้ดูแลระบบ HR มากเกินไปสำหรับพวกเขา
เน้นการประหยัดประสิทธิภาพและความยืดหยุ่นที่โซลูชัน Cloud HR ที่ปลอดภัยมอบให้ แสดงให้พวกเขาเห็นว่าการกำหนดค่าแดชบอร์ดส่วนบุคคล กำหนดมุมมองปฏิทิน หรือตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลในทีมนั้นทำได้ง่ายเพียงใด ให้พวกเขามีส่วนร่วมในการตัดสินใจว่าเมื่อใดที่จะเปิดตัวแง่มุมต่างๆ ของระบบ ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะรู้ว่าอะไรจะเกิดขึ้นและเมื่อไหร่
2. ทำให้มันเกี่ยวกับพวกเขา ไม่ใช่คุณ
หากพนักงานของคุณไม่คุ้นเคยกับการรายงานการขาดงานบันทึกการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน หรือการทำใบบันทึกเวลาอย่างเป็นระบบ ก็อาจมีอันตรายที่พวกเขาอาจรู้สึกว่าคุณกำลังสอดแนมหรือขอให้พวกเขาข้ามผ่านห่วงที่ไม่จำเป็น ใส่ตัวเองในรองเท้าของพวกเขาและคิดว่าสิ่งที่พวกเขาจะพบว่ามีประโยชน์เกี่ยวกับระบบ ซอฟต์แวร์ HR
คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการทบทวนคำถามที่พนักงานถามคุณเป็นประจำ และจับคู่คำถามกับคุณลักษณะในระบบ HR ของคุณ ตัวอย่างเช่น พนักงานจะรู้สึกคุ้มค่าหรือไม่ที่จะตรวจสอบยอดคงเหลือในวันหยุดได้แบบเรียลไทม์ เข้าถึงสลิปเงินเดือนออนไลน์ ดูผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา หรือเพียงแค่รู้ว่าจะไปหาเอกสารนโยบายล่าสุดได้ที่ไหน
หากคุณสามารถเริ่มต้นด้วยการอธิบายว่าระบบ HR ของคุณแก้ปัญหาบางอย่างได้อย่างไร คุณจะพบว่าพวกเขามีความสุขมากขึ้นเมื่อใช้มัน
3. มีโปรแกรม ‘กิจกรรมสร้างความคุ้นเคย’
สำหรับสิ่งใหม่ๆ การไม่พยายามทำสำเร็จมากเกินไปในคราวเดียวอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุด เมื่อวางแผนการเปิดตัวบริการตนเอง ให้ลองขอให้พนักงานทำงานง่ายๆ ทีละงาน เช่น อัปเดตข้อมูลติดต่อของตนเองหรืออัปโหลดรูปภาพของตนเอง พนักงานจะพบว่ามันง่ายกว่ามากในการทำความคุ้นเคยกับระบบหากพวกเขามีเป้าหมายเฉพาะ – และอาจมีคำแนะนำง่ายๆ สองสามข้อในการเริ่มต้น
4. เรียกใช้มาสเตอร์คลาส
ระบบ HR มักจะมาพร้อมกับเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมมากมาย เช่น รายงานที่กำหนดค่าได้การวิเคราะห์ HRและปฏิทินของทีม ที่ผู้จัดการสายงานจะประทับใจมาก
แจ้งให้พวกเขาทราบว่า เมื่อระบบของคุณใช้งานได้เป็นเวลาหนึ่งหรือสองสัปดาห์ คุณจะเรียกใช้เซสชันออนไลน์สั้นๆ เพื่อดำเนินการตามตัวเลือกที่มีให้ เป็นโอกาสที่ดีที่จะทำให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจความสามารถของซอฟต์แวร์ HR ใหม่ของคุณและเปิดโอกาสให้พวกเขาได้ถามคำถาม
5. ขอคำติชม
เป็นการเหมาะสมที่จะเชิญคำติชมเกี่ยวกับระบบใหม่ของคุณตั้งแต่วันแรกที่คุณเริ่มใช้งาน: เป็นวิธีที่ดีสำหรับพนักงานในการแจ้งปัญหาหรือปล่อยมือหากพวกเขาพบว่าเป็นการยากที่จะปรับให้เข้ากับวิธีการใหม่ในการทำสิ่งต่างๆ
อย่างไรก็ตาม เพื่อประเมินว่าระบบของคุณทำงานได้ดีเพียงใด วิธีที่ดีที่สุดคือรอจนกว่าทุกคนจะใช้งานระบบเป็นเวลาสองสามเดือน ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะอยู่เหนือระดับการต่อต้านและเปิดรับข้อเสนอแนะในเชิงบวกมากขึ้น
หากทำได้ ให้ถามคำถามที่สะท้อนถึงจุดปวดที่คุณระบุเมื่อคุณเริ่มมองหาระบบ HR ใหม่ พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้เร็วกว่าเดิมหรือไม่? ตรวจสอบยอดคงเหลือในวันหยุดและกรอกใบบันทึกเวลาได้ง่ายขึ้นหรือไม่ การตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานมีความโปร่งใสและทำงานร่วมกันมากขึ้นหรือไม่ คำขอวันหยุดได้รับการจัดการเร็วขึ้นหรือไม่? พวกเขาพอใจกับความถูกต้องของข้อมูลหรือไม่ ผู้จัดการสายงานมีข้อมูลที่ดีกว่าเกี่ยวกับทีมของพวกเขาหรือไม่?
หวังว่าคุณจะได้รับคำตอบในเชิงบวกสำหรับคำถามของคุณ เพื่อให้คุณสามารถพิสูจน์ความสำเร็จให้กับทีมของคุณและต่อผู้บริหารระดับสูงได้ หากจำเป็น หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ใช้เวลาสำรวจรายละเอียดเพื่อทำความเข้าใจและแก้ไขปัญหาต่างๆ
6. มีแผนสำหรับผู้เข้าร่วมใหม่
ยังดีที่จะคิดหาวิธีทำให้พนักงานใหม่ทำงานได้อย่างรวดเร็วด้วยคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดในระบบ HR ของคุณอย่างรวดเร็ว บางทีคุณอาจรวมภาพรวมโดยย่อไว้เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมปฐมนิเทศหรือรวบรวมคำแนะนำและคำแนะนำ
สำหรับผู้จัดการใหม่ ให้ลองพิจารณาการเป็นคู่หูกับเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งที่สามารถแนะนำวิธีใช้ระบบแบบวันต่อวันและรายงานที่มีให้ และถ้าผู้เข้าร่วมใหม่ของคุณอยู่ใน HR ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสม – ไม่ว่าจะจากคนในทีมหรือซัพพลายเออร์ของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจึงมั่นใจได้ว่าเพื่อนร่วมงานของคุณจะสามารถช่วยคุณต่อยอดความสำเร็จของการใช้งานครั้งแรกของคุณได้
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
