ซอฟต์แวร์จัดการเวิร์กโฟลว์ เพิ่มศักยภาพให้พนักงานผ่านระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์จัดการเวิร์กโฟลว์ ในคู่มือนี้ เราจะกำหนดการจัดการเวิร์กโฟลว์ สาธิตวิธีนำระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ไปใช้ในองค์กรของคุณ และทบทวนประโยชน์ของการผสานรวม ปรับปรุงประสิทธิภาพ และในบางกรณี ทำให้กระบวนการของคุณเป็นอัตโนมัติ

แม้แต่คนงานที่เก่งที่สุดก็ใช้เวลามากเกินไปในการปฏิบัติงานที่น่าเบื่อและน่าเบื่อ ซึ่งสุดท้ายก็เพิ่มคุณค่าเพียงเล็กน้อย ใช้เวลาเท่าไหร่ในการส่งงานให้เพื่อนร่วมทีมหรือผู้บังคับบัญชาและรอการตอบกลับ? ปริมาณงานมากน้อยเพียงใดที่สามารถจ้างซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาขององค์กร จากภายนอกได้อย่าง ง่ายดาย ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของเราช่วยขจัดงานทั่วไปและปลดภาระพนักงาน ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญจริงๆ แทนที่จะจมอยู่กับรายละเอียด

องค์กรต่างๆ ทั่วโลกใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของ เพื่อทำให้แอปพลิเคชันหลายตัวทำงานที่พวกเขาต้องทำโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การประมวลผลใบแจ้งหนี้ของผู้ขายไปจนถึงการตรวจสอบแอปพลิเคชันและการจัดการสัญญาการอนุมัติ และอื่นๆ อีกมากมาย ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยขจัดกระบวนการที่ใช้กระดาษด้วยตนเองและนำเสนอวิธีที่แน่นอนในการปรับปรุงหน้าที่ ทำงานร่วมกัน ทำงานอัตโนมัติ เพิ่มความโปร่งใส และขจัดปัญหาคอขวดจากงานประจำวัน

FileBound Workflow ได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงประสบการณ์ของผู้ใช้เป็นอันดับแรก การกำหนดค่าแบบลากและวางแบบกราฟิกช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายแม้แต่กระบวนการที่ซับซ้อนที่สุด ความสามารถในการใช้งานที่โดดเด่นนี้ช่วยลดเวลา การฝึกอบรมและการกำหนดค่า ทำให้สามารถพัฒนาโซลูชันได้เร็วขึ้นและเห็น ROI เร็วขึ้น

ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร

ทำให้กระบวนการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยการส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น ใบสมัคร คำขอ หรือใบแจ้งหนี้) ให้ทุกคนที่ต้องการอนุมัติตามกฎทางธุรกิจ (เช่น แผนก ผู้จัดการ หรือจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้)
กำหนดเส้นทางเอกสารให้กับใครก็ตามที่ต้องการตรวจสอบ ดำเนินการ หรือตอบกลับ โดยไม่คำนึงว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด ทีละคนหรือพร้อมกัน
ลบขั้นตอนที่น่าเบื่อในกระบวนการเช่น การสร้างรายการตรวจสอบ การตรวจสอบเอกสารที่ขาดหายไป การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล หรือการส่งการแจ้งเตือนเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการต่างๆ จะดำเนินต่อไปโดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย
บังคับใช้กฎทางธุรกิจและ/หรือข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ และจัดทำเอกสารที่ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ทั้งหมด
ช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการทางธุรกิจ โดยไม่คำนึงถึงสถานที่หรืออุปกรณ์ ดังนั้นงานจึงเสร็จเร็วขึ้นโดยมีความเสี่ยงน้อยกว่าในการสูญหายของเอกสาร

การจัดการเวิร์กโฟลว์คืออะไร?

การจัดการเวิร์กโฟลว์คือองค์กรและการจัดการชุดของขั้นตอนและกระบวนการที่ออกแบบมาเพื่อสร้างผลลัพธ์หรือชุดของผลลัพธ์ที่ต้องการ

การจัดการเวิร์กโฟลว์มีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการ ลดเวลาในการดำเนินการตามขั้นตอน ลดข้อผิดพลาด และในหลายกรณี อนุญาตให้มีการทำงานอัตโนมัติในระยะยาว ส่วนใหญ่แล้ว เวิร์กโฟลว์จะถูกนำไปใช้ในชุดของขั้นตอนที่ทำซ้ำได้ของกระบวนการ

เพื่อให้เข้าใจการจัดการเวิร์กโฟลว์ จำเป็นต้องกำหนดว่าเวิร์กโฟลว์คืออะไร

พจนานุกรมออกซ์ฟอร์ดนิยามเวิร์กโฟลว์ว่าเป็น “ลำดับของกระบวนการทางอุตสาหกรรม การบริหาร หรือกระบวนการอื่นๆ ที่ชิ้นงานผ่านตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น”

พูดง่ายๆ เวิร์กโฟลว์คือชุดของขั้นตอน (มักทำซ้ำได้) ที่ดำเนินการเพื่อแสวงหาผลลัพธ์เฉพาะ

ซอฟต์แวร์และเครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์

ซอฟต์แวร์ใดๆ ก็ตามที่ช่วยในการจัดการเวิร์กโฟลว์ — กล่าวคือ บางส่วนหรือทั้งหมดของกระบวนการซ้ำๆ — ถือได้ว่าเป็นเครื่องมือในการจัดการเวิร์กโฟลว์

บริษัทต่างๆ ใช้เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อช่วยจัดการงานและกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับฟังก์ชันทางธุรกิจ เช่น:

การเงิน — ตัวอย่างเช่น การใช้เครื่องมืออย่าง Asana และ Smarsheet เพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการทางการเงิน
การดำเนินงาน — ตัวอย่างเช่น การใช้ซอฟต์แวร์เช่น Cflow เพื่อกำหนดเส้นทางงานไปยังหน่วยธุรกิจที่เหมาะสม ติดตามงานเหล่านั้น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเสร็จสิ้น
การจัดการค่าใช้จ่าย — ซอฟต์แวร์เช่น Appzen ช่วยให้ทีมสามารถอัปโหลด ติดตาม และส่งค่าใช้จ่าย
ทรัพยากรบุคคล/การจัดการบุคคล — BambooHR และซอฟต์แวร์ที่คล้ายกันช่วยให้ทีม HR ปรับปรุงหรือทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ เช่น การตรวจสอบประสิทธิภาพ การสรรหา การเริ่มต้นใช้งาน และการฝึกอบรม
การจัดการโครงการ — เครื่องมือเวิร์กโฟลว์เช่น Asana และ Monday.com ช่วยให้คุณจัดระเบียบโครงการและงานต่างๆ และจัดการงานนั้นตามนั้น

การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ประสบความสำเร็จมีลักษณะอย่างไร

สำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ประสบความสำเร็จ มีปัจจัยสำคัญบางประการที่คุณควรพิจารณาในขณะออกแบบและใช้งานโซลูชัน ขั้นตอนการทำงานของคุณควร:

สร้างโดยคำนึงถึงผู้ใช้เป็นหลัก
ปรับปรุงผลผลิต
เรียบง่ายและชัดเจนในการออกแบบ
อำนวยความสะดวกในการรับส่งข้อมูลอย่างทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพ
ให้ยืมตัวเองเพื่อการทำงานอัตโนมัติ

สร้างขึ้นโดยคำนึงถึงผู้ใช้เป็นหลัก

เวิร์กโฟลว์ของคุณควรออกแบบมาเพื่อแก้ไขจุดบกพร่องของผู้ใช้ปลายทาง ไม่ว่าคุณจะให้บริการลูกค้าภายใน (เช่น ผู้ใช้กระบวนการทางธุรกิจ) หรือลูกค้าภายนอก เวิร์กโฟลว์ควรระบุกระบวนการและงานที่ชัดเจนซึ่งสามารถปรับปรุงและออกแบบให้เหมาะสมได้ ซอฟต์แวร์จัดการเวิร์กโฟลว์

ปรับปรุงผลผลิต

เวิร์กโฟลว์ควรสามารถวัดได้ หมายความว่าคุณควรสามารถตรวจสอบการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยการติดตามเมตริกและ KPI

ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์สำหรับกระบวนการทางธนาคารควรมี KPI ที่เกี่ยวข้องเพื่อวัดจำนวนธุรกรรมทางธนาคาร เช่น การฝากเงิน เป็นต้น

เรียบง่ายและชัดเจน

เวิร์กโฟลว์ควรเรียบง่ายและมีขั้นตอนที่ชัดเจนซึ่งผู้ใช้ปลายทางเข้าใจได้ง่าย ดูเหมือนว่าจะได้รับ แต่เป็นเรื่องง่ายที่จะทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณซับซ้อนหากคุณไม่ได้ดูจากมุมมองของผู้ใช้ปลายทาง

อำนวยความสะดวกในการรับส่งข้อมูลอย่างทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการทำงานควรให้ข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ควรออกแบบเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการขอและส่งข้อมูล

ให้ยืมตัวเองเพื่อการทำงานอัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์สามารถเป็นแบบอัตโนมัติทั้งหมดหรือบางส่วนได้ แต่อย่างน้อยควรได้รับการออกแบบและตั้งค่าในลักษณะที่เวิร์กโฟลว์บางส่วนหรือทั้งหมดสามารถทำงานอัตโนมัติได้ตามต้องการ สิ่งนี้สอดคล้องกับแนวโน้มของอุตสาหกรรมเนื่องจากอุตสาหกรรมส่วนใหญ่เตรียมที่จะยอมรับระบบอัตโนมัติในอนาคตอันใกล้

วิธีนำระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ไปใช้

เมื่อต้องการใช้ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ในองค์กรของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ระบุกระบวนการ/ขั้นตอนที่จะรวมไว้ในเวิร์กโฟลว์
แมปกระบวนการของคุณกับกรณีการใช้งานที่คล้ายกัน
พิจารณางบประมาณและเวลา
จัดลำดับความสำคัญของขั้นตอน
สร้างแผน
ระบุ OKRs/KPI เพื่อติดตามประสิทธิภาพ

1. ระบุกระบวนการ/ขั้นตอนที่จะรวมไว้ในเวิร์กโฟลว์

ขั้นตอนแรกคือการรู้ว่าต้องรวมขั้นตอนกระบวนการใดไว้ในเวิร์กโฟลว์ สิ่งนี้จะให้พิมพ์เขียวที่ชัดเจนสำหรับการออกแบบเวิร์กโฟลว์ของคุณ

2. แมปกระบวนการของคุณกับกรณีการใช้งานที่คล้ายกัน

เปรียบเทียบกระบวนการของคุณกับมาตรฐานอุตสาหกรรม มองหากรณีการใช้งานที่คล้ายกันทั่วทั้งอุตสาหกรรมและแนวการแข่งขัน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องคิดค้นใหม่

การพิจารณาเวิร์กโฟลว์ของบริษัทอื่นจะช่วยให้คุณปรับกรณีการใช้งานของคุณให้เหมาะสมและยอมรับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ยอมรับกันโดยทั่วไป

3. พิจารณางบประมาณและเวลา

หลังจากการกำหนดขอบเขตเสร็จสิ้น คุณสามารถคาดการณ์งบประมาณที่ต้องการและไทม์ไลน์เพื่อนำเวิร์กโฟลว์ไปใช้ได้ เกณฑ์ทั้งสองนี้ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าเวิร์กโฟลว์นั้นใช้งานได้จริงหรือไม่ และแน่นอนว่าจำเป็นต้องนำไปใช้ตั้งแต่แรกหรือไม่

4. จัดลำดับความสำคัญของขั้นตอน

เมื่อคุณระบุกระบวนการและแบ่งออกเป็นขั้นตอนแล้ว งานต่อไปของคุณคือการจัดลำดับความสำคัญ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าส่วนใดของเวิร์กโฟลว์ที่จะสร้างก่อน และกิจกรรมใดที่สามารถเกิดขึ้นได้ในภายหลังในกระบวนการ

5. สร้างแผน

ตอนนี้คุณมีกระบวนการ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และจัดลำดับความสำคัญเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถออกแบบแผนโครงการสำหรับการนำเวิร์กโฟลว์ไปใช้ได้ แผนของคุณควรกำหนดขอบเขต เวลา และงบประมาณสำหรับการเปิดตัวเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่วางแผนไว้

6. ระบุ OKRs/KPI เพื่อติดตามผลการปฏิบัติงาน

ขั้นตอนสุดท้ายคือการสร้าง OKR หรือ KPI เพื่อวัดประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์เมื่อดำเนินการแล้ว ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจใช้เมตริกใดก็ตาม ควรระบุว่าเวิร์กโฟลว์ทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นและ/หรือขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่ต้องการหรือไม่

ประโยชน์ของการจัดการเวิร์กโฟลว์

แน่นอน การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้กระบวนการของคุณราบรื่น แต่ยังมีประโยชน์อื่นๆ อีกมากมายในการนำกระบวนการจัดการเวิร์กโฟลว์อย่างระมัดระวังไปใช้ในกิจกรรมของทีม

ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดบางประการคือ:

การลดข้อผิดพลาด
การรวมซอฟต์แวร์/เวิร์กโฟลว์
ระบบอัตโนมัติของกระบวนการ
ความซ้ำซ้อนน้อยที่สุด
การจัดการงานพร้อมกัน
เพิ่มความโปร่งใส

การลดข้อผิดพลาด

เวิร์กโฟลว์ที่ดีทำให้กระบวนการที่ทำซ้ำมีความคล่องตัวมากขึ้น สิ่งนี้มักจะช่วยลดข้อผิดพลาดได้เนื่องจากเวิร์กโฟลว์ได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและแก้ไขจุดบกพร่องของผู้ใช้

นอกจากนี้ เวิร์กโฟลว์ยังอนุญาตให้ทำงานอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดขั้นตอนกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง สิ่งนี้นำไปสู่การลดข้อผิดพลาดเพิ่มเติม

การรวมซอฟต์แวร์/เวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ได้รับการออกแบบเพื่อแบ่งขั้นตอนของกระบวนการและตั้งค่าในขั้นตอนง่ายๆ การปรับปรุงกระบวนการนี้ช่วยให้รวมเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่เข้ากับเวิร์กโฟลว์ใหม่ได้ง่ายขึ้น

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699

e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้