การทำให้ การเลื่อนตำแหน่งภายใน ดำเนินไปอย่างราบรื่นเป็นฟังก์ชัน HR ที่สำคัญ ซึ่งจะเริ่มต้นนานก่อนที่จะเปิดให้ใช้งานได้ ตำแหน่งนี้ตกเป็นของผู้สมัครที่มีประสบการณ์มากกว่าจากภายนอกบริษัท แต่งานของแซนทรียังไม่จบ เขาได้พูดคุยกับผู้สมัครสองคนที่ไม่ได้ทำคะแนน รวมถึงผู้สมัครภายในที่มีแนวโน้มว่าจะได้งานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง “เมื่อฉันมีการอภิปราย” แซนทรีกล่าว “ฉันต้องการให้เป็นไปในเชิงบวก ฉันพูดว่า ‘นี่คือสิ่งที่ต้องดำเนินการในช่วงสามปีข้างหน้าเพื่อเพิ่มโอกาสในการได้รับตำแหน่งเหล่านี้’ ”
การพบปะกับผู้สมัครภายในที่ไม่ได้ถูกเลือกให้เปิดงานเพื่อเป็นการเลื่อนตำแหน่งเป็น “ส่วนสำคัญของกระบวนการ” ในการพัฒนาพนักงานภายในองค์กร Santry กล่าว สามารถป้องกันความรู้สึกเจ็บปวดและกระตุ้นให้ผู้สมัครที่ไม่ประสบความสำเร็จอยู่ต่อ
Sue Gebelein รองประธานบริหาร ฝ่ายจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าของ Personnel Decisions International บริษัทที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคลในมินนิอาโปลิส ได้แนะนำวิธีจัดการกับงานที่อาจยุ่งยากในการกำหนดความสนใจของพนักงานในการเลื่อนตำแหน่งโดยไม่ต้องให้คำมั่นว่าจะได้งานใดโดยเฉพาะ: “ในอาชีพการงาน” สนทนาว่า ‘คุณคิดเกี่ยวกับบทบาทอะไร’ แล้วถ้าไม่ใช่สองระดับที่สูงกว่า [ที่พนักงานอยู่ตอนนี้] คุณสามารถพูดได้ว่า ‘ฉันสงสัยว่าคุณเคยพิจารณาบทบาทที่กว้างขึ้นหรือไม่’ แนะนำแนวคิด ไม่อยากสัญญา” วัตถุประสงค์ของ HR คือเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานตั้งเป้าหมายให้สูงพอ “คุณไม่จำเป็นต้องพูดถึงบทบาทใดโดยเฉพาะ” เธออธิบาย
ทนายความ Craig Brooks ผู้อำนวยการกลุ่มปฏิบัติงานด้านแรงงานที่ Houston Harbaugh PC บริษัทกฎหมายในพิตต์สเบิร์กกล่าวว่า “การสอบถามพนักงานว่าเขาสนใจในตำแหน่งนี้หรือไม่ไม่ใช่การเสนอตำแหน่งดังกล่าว แต่ให้แน่ใจว่าคุณ “ไม่เคยสัญญาว่าพวกเขาจะได้รับบางสิ่งบางอย่าง”
Jennifer Berman กรรมการผู้จัดการของ CBIZ Human Capital Services ซึ่งเป็นบริษัทที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคลในคลีฟแลนด์ เห็นด้วย: “หากผู้จัดการพูดคุยถึงโอกาสในการรับมือกับความท้าทายใหม่ๆ อยู่เสมอ สิ่งนี้จะไม่ถูกมองว่าเป็นข้อเสนอ แต่เป็นส่วนหนึ่งของการกำหนดเป้าหมาย เพื่อประสิทธิภาพ”
นอกจากนี้ Gebelein ยังกล่าวอีกว่า พนักงานควรรู้ว่าพวกเขาได้รับการพิจารณาอย่างไร เพื่อที่พวกเขาจะได้ตัดสินใจว่าจะเลื่อนตำแหน่งเมื่องานเปิดรับหรือไม่ “แต่ละคนจำเป็นต้องมีข้อมูลที่เพียงพอเกี่ยวกับการรับรู้ถึงประสิทธิภาพหรือความพร้อมของ [เขาหรือเธอ] สำหรับบทบาทนั้น” เธอกล่าว “ตัวอย่างเช่น ถ้าฉันคิดว่าฉันพร้อมสำหรับบทบาทการจัดการการขาย ฉันจะสมัครรับตำแหน่งนั้น ฉันเรียนรู้ว่าฉันไม่ได้มีความสามารถที่สำคัญบางอย่าง นั่นไม่ควรเป็นครั้งแรกที่ฉันได้ยินสิ่งนี้ ผู้จัดการควรมีการหารือเกี่ยวกับอาชีพกับพนักงาน”
Gebelein กล่าวต่อว่า: “บางครั้งผู้นำจะไม่พูดคุยกับบุคคลใดเกี่ยวกับการเปิดโดยเฉพาะเพราะพวกเขา ‘รู้’ ว่าบุคคลนั้นจะไม่สนใจ พูดคุยกับพวกเขาต่อไป บางครั้งผู้จัดการจะตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้คนจะทำและไม่ทำ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ต้องการงานนี้ แต่พวกเขาต้องการรู้ว่าพวกเขาได้รับการพิจารณาให้ดำรงตำแหน่งนี้”
เตรียมพร้อมสำหรับเส้นทางอาชีพที่ชัดเจนสำหรับพนักงานที่มีศักยภาพสูง “ระบบการส่งเสริมการขายมีความเสี่ยงในบางบทบาทที่เป็นจุดสิ้นสุดของเส้นทางอาชีพนั้น” Gebelein กล่าว “คุณจะช่วยพนักงานเหล่านั้นเชื่อมโยงไปยังอย่างอื่น [ภายในบริษัท] ได้อย่างไร? ดูทักษะและความรับผิดชอบที่สามารถถ่ายทอดได้ HR มักจะมีมุมมองที่กว้างกว่าผู้บังคับบัญชาโดยตรงเกี่ยวกับวิธีการใช้ชุดทักษะ”
กำหนดตำแหน่ง
ไม่ว่าผู้สมัครภายในจะมีอยู่หรือไม่ก็ตาม ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องช่วยผู้จัดการในการกำหนดประเภทของบุคคลที่พวกเขาต้องการ ที่โรงพยาบาล The Stamford ใน Stamford รัฐคอนเนตทิคัต “HR ร่วมกับผู้จัดการ ทบทวนรายละเอียดงานสำหรับตำแหน่งใหม่ ซึ่งขับเคลื่อนให้เกิดการอภิปรายกันเป็นส่วนใหญ่” Darryl McCormick รองประธานอาวุโสฝ่ายการศึกษาและการพัฒนาองค์กรสำหรับ สิ่งอำนวยความสะดวก 305 เตียงซึ่งมีพนักงาน 2,200 คน
หากรายละเอียดของงานไม่เป็นปัจจุบัน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการควรแก้ไขก่อนโพสต์งาน สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะเป็นประโยชน์ในการหาบุคคลที่เหมาะสมสำหรับงานนี้เท่านั้น แต่ยังสามารถปัดเป่าคดีการเลือกปฏิบัติได้อีกด้วย
“กุญแจสำคัญคือการมีเกณฑ์ที่เหมาะสมในการประเมินว่าใครควรได้รับการเลื่อนตำแหน่ง” บรูกส์กล่าว “ระบุลักษณะสำคัญของงานนี้ล่วงหน้า ทั้งลักษณะทางเทคนิคและบุคลิกภาพ”
กำหนดนโยบายที่ชัดเจน
บทบาทหลักประการหนึ่งของ HR ในการเลื่อนตำแหน่งคือการกำหนดนโยบายและขั้นตอนที่สามารถใช้การได้ “นโยบายส่งเสริมการขายช่วยให้มั่นใจถึงความเสมอภาคในกระบวนการเพื่อให้พนักงานเข้าใจความคาดหวัง” Berman กล่าว “องค์กรต่างๆ มีดุลยพินิจในการกำหนดนโยบายเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือต้องยึดถือตามนโยบายเหล่านี้เมื่อพร้อมแล้ว การไม่ทำเช่นนั้นสามารถ—ที่แย่ที่สุด—ทำให้องค์กรประสบปัญหาการเลือกปฏิบัติที่อาจเกิดขึ้นได้ หากบุคคลภายในกลุ่มที่ได้รับการคุ้มครองเชื่อว่าบริษัทข้ามกระบวนการเพื่อช่วยเหลือผู้อื่น และ—อย่างน้อย—สร้างปัญหาขวัญกำลังใจเชิงลบในหมู่ผู้ที่ถูกมองว่า ‘ไม่ได้รับการสนับสนุน’ .’ ”
บรู๊คส์เน้นย้ำประเด็นนี้ “มีกฎพื้นฐานที่สมเหตุสมผล” เขากล่าว “แต่อย่ามีมากเกินไปจนกลายเป็นภาระสำหรับผู้จัดการ [และ] คุณไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนของคุณเอง สิ่งนี้สร้างปัญหาใหญ่ กฎเกณฑ์ที่ดีเป็นพื้นฐาน แต่อนุญาตให้มีรูปแบบต่างๆ ได้”
เพื่อหลีกเลี่ยงการเลือกปฏิบัติในการส่งเสริมพนักงาน Brooks กล่าวว่าคุณจำเป็นต้องมีเหตุผลที่สมเหตุสมผลสำหรับทุกการกระทำ “หากพนักงานสามารถเจาะคำอธิบาย [การกระทำของนายจ้าง] ได้มากพอ ก็แสดงว่าเป็นการเลือกปฏิบัติ” เขากล่าว
นโยบายที่มองเห็นได้ชัดเจนอย่างหนึ่งเน้นที่การโพสต์โอกาสในการโปรโมต—ไม่ว่าจะทำภายในและภายนอกพร้อมๆ กัน เมื่อใด และเมื่อใดที่ไม่ควรทำ ข้อยกเว้นกฎดังกล่าวต้องมีเหตุผลที่ชัดเจน ความผิดพลาดอาจส่งผลให้พนักงานไม่พอใจ สูญเสียผลิตภาพและแม้กระทั่งถูกฟ้องร้องในการจ้างงาน
“นโยบายและแนวทางปฏิบัติด้านทรัพยากรบุคคลต้องชัดเจนและสม่ำเสมอ” Gebelein ให้คำแนะนำ “หลายองค์กรไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่โพสต์และสิ่งที่ไม่ได้โพสต์ สิ่งนี้ทำให้เกิดความคับข้องใจอย่างมากและการรับรู้ถึงความไม่เป็นธรรม” การเลื่อนตำแหน่งภายใน
หากมีเพียงคนเดียวในบริษัทที่มีทักษะทางเทคนิคหรือความรู้ที่จำเป็นในการทำงาน ซึ่งจริง ๆ แล้วจะไม่มีการแข่งขันกันภายในสำหรับงานนี้ การโพสต์นั้นไม่สมเหตุสมผล “ทุกคนรู้ดีว่าใครจะได้งานนี้” แซนทรีกล่าว “แล้วทำไมต้องพูดถึงเรื่องตลกในการโพสต์” และสัมภาษณ์ผู้สมัครหลายคน บางครั้งพนักงานไม่ชอบการตัดสินใจที่จะเลื่อนตำแหน่งโดยไม่ได้โพสต์งานที่เป็นตัวแทนของการเลื่อนตำแหน่ง เขากล่าวต่อ “แต่พวกเขาก็เคารพในสิ่งนั้น พนักงานก็ไม่อยากให้บริษัทเล่นเกมด้วย”
หากพนักงานขยายผลกระทบ อิทธิพล และความรับผิดชอบของงานได้สำเร็จ จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งโดยไม่ต้องโพสต์ เมื่อ “คุณมีภาระหน้าที่ในตำแหน่งที่รับงานด้วยตัวเองเพื่ออัพเกรดงานและเติบโตเป็นอย่างอื่น” บรูกส์กล่าว “มันยุติธรรม สมเหตุสมผล และเหมาะสมที่จะให้รางวัลแก่บุคคลนั้นด้วยค่าตอบแทนที่สูงขึ้นและตำแหน่งที่ต่างออกไป . แสดงความยินดีกับบุคคลนั้นและเผยแพร่เป็นแรงจูงใจให้ผู้อื่น”
กระจายข่าว
เมื่อมีการตัดสินใจแล้ว การประกาศเลื่อนตำแหน่งเป็นการฝึกการเจรจาต่อรองและกำหนดระยะเวลาอย่างรอบคอบ Matthew J. Paese รองประธานฝ่ายโซลูชั่นผู้บริหารของ Development Dimensions International องค์กรฝึกอบรมและคัดเลือกในพิตต์สเบิร์กกล่าวว่าแม้ว่าผู้จัดการการจ้างงานควรส่งข่าว แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการเขียนข้อความและกำหนดเวลาเผยแพร่ “สื่อสารให้น้อยที่สุด” เขากล่าวเสริม “ยิ่งขั้นตอนน้อยลง ข้อมูลก็จะยิ่งรั่วไหลน้อยลงเท่านั้น”
ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่ถูกเลือกจะรับงาน ผู้จัดการควรแจ้งผู้ที่ไม่ได้รับการคัดเลือกเท่านั้น
หลังจากที่โปรโมชั่นได้รับการยอมรับ แซนทรีกล่าวต่อ “เราจะติดต่อกลับไปหาผู้ถูกสัมภาษณ์และไม่ได้รับการคัดเลือก เราไม่ได้บอกพวกเขาว่าเป็นใคร แค่ว่าพวกเขาไม่ได้รับการคัดเลือก” อย่าส่งอีเมลหรือจดหมายแบบฟอร์มอย่างไรก็ตาม การเยี่ยมชมหรือการโทรศัพท์ส่วนตัวเป็นการให้เกียรติผู้สมัครคนอื่นๆ
มีไหวพริบในการบอกผู้สมัครว่าพวกเขาไม่ได้รับการคัดเลือก พยายามหลีกเลี่ยงไม่ทำให้พวกเขาท้อแท้ และอาจทำให้พวกเขามุ่งตรงสู่การแข่งขันของคุณ กระตุ้นให้พวกเขาเติบโตในบริษัทของคุณและพร้อมเมื่อโอกาสในการโปรโมตครั้งต่อไปมาถึง
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
