การเข้างานบนคลาวด์ เวลาและการเข้าร่วมมักเป็นหนึ่งในกระบวนการ HR ที่ถูกละเลยมากที่สุด
ระบบเวลาและการเข้างานที่ดีไม่เพียงแต่ทำให้การตอกบัตรเข้าและออกราบรื่นและง่ายดาย แต่ยังให้คุณสมบัติที่มีคุณค่าอย่างยิ่ง เช่น การจัดกำหนดการพนักงาน การ จัดการ การขาดงาน การรวมเงินเดือน และการรายงาน HR ตลอดจนช่วยนายจ้างในการปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการทำงาน .
ดังนั้น หากฝ่ายบริหารมีความทะเยอทะยานในการเติบโตและมีความคิดที่จะพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ก็สมเหตุสมผลดีที่กระบวนการด้านเวลาและการเข้างานจะได้รับการปรับให้เหมาะสมและเป็นดิจิทัล
เนื่องจากการเลือกเวลาและระบบการเข้างานที่เหมาะสมอาจมีความซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งจากมุมมองทางเทคโนโลยี ในโพสต์นี้ เราจะวิเคราะห์ตัวเลือกต่างๆ สำหรับระบบการเข้างานอย่างเป็นระบบที่คุณสามารถเลือกได้ และสรุปความแตกต่างที่สำคัญระหว่างตัวเลือกเหล่านั้น
ระบบการเข้างานด้วยตนเองหรืออัตโนมัติ
ความแตกต่างใหญ่ประการแรกคือระหว่างระบบการเข้างานด้วยตนเองและระบบอัตโนมัติ ระบบการเข้างานด้วยตนเองกำหนดให้บุคคลต้องบันทึกเวลาเข้าและออกจากกระดาษ บัตรที่พิมพ์ หรือสเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์
ตัวอย่างเช่น คุณจะพบเทมเพลตเวลาและการเข้าร่วมประชุมของ Excel ที่นี่ มีปัญหามากมายเกี่ยวกับระบบการเข้างานด้วยตนเอง:
ต้องใช้มือทำงานซ้ำๆ
คนลืมตอกบัตรเข้าออก
ไฟล์อาจสูญหายได้
การวิเคราะห์ใด ๆ เป็นเรื่องยาก
ดังนั้น บริษัทส่วนใหญ่จึงเปลี่ยนไปใช้ระบบเวลาและการเข้างานอัตโนมัติโดยใช้เทอร์มินัล บัตรประจำตัว ป้าย และฮาร์ดแวร์ที่คล้ายกัน
ระบบเหล่านี้ยังได้รับการอัพเกรดเพิ่มเติมด้วยเครื่องอ่านไบโอเมตริกซ์และอุปกรณ์หน้าจอสัมผัส คุณสามารถตรวจสอบเวลาและฮาร์ดแวร์ การเข้างาน ได้ ที่นี่
แนวโน้มสุดท้ายมาพร้อมกับการเพิ่มขึ้นของโทรศัพท์มือถือ ตัวเลือกที่โดดเด่นในปัจจุบันคือระบบเวลาและการเข้าร่วม “ตามแอปพลิเคชัน” ซึ่งนำเสนอเป็นSoftware as a Service (SaaS )
เรามักจะเรียกแอปพลิเคชันดังกล่าวว่าระบบการเข้างานบนคลาวด์
ในทางปฏิบัติ นั่นหมายถึงทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับเวลาและการเข้าร่วมนั้นเสร็จสิ้นด้วยการใช้แอปพลิเคชันออนไลน์และแอพมือถือ ซึ่งบางครั้งใช้ร่วมกับฮาร์ดแวร์อื่น ๆ ด้วยทุกอย่างที่อยู่ในคลาวด์และสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่
ต่อไป มาเจาะลึกกันอีกหน่อยว่าระบบคลาวด์หมายถึงอะไรอย่างแท้จริง
ระบบการเข้างานแบบในสถานที่ แบบไฮบริด และระบบคลาวด์
ตรงเวลา & การเข้าร่วมประชุม
ระบบการเข้างานในองค์กรหรือในองค์กร หมายความว่าผู้ขายปรับใช้ระบบเวลาและการเข้างานบนเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท ณ สถานที่ที่พวกเขาเลือก ซอฟต์แวร์และข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์หรือในระบบคลาวด์ส่วนตัวของบริษัท เรียกอีกอย่างว่าโซลูชันโฮสต์
โซลูชันเวลาและการเข้างานทั้งหมดอยู่บนโครงสร้างพื้นฐานฮาร์ดแวร์ของบริษัท ซึ่งหมายความว่าแผนกไอทีของบริษัทมีหน้าที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์ การอัปเดตซอฟต์แวร์ต้องทำในระดับบุคคลด้วย หมายความว่าการปรับตามภูมิศาสตร์ของระบบไม่ใช่เรื่องง่าย การเข้างานบนคลาวด์
ระบบการเข้าร่วมประชุมบนคลาวด์แบบไฮบริด
ไฮบริดคลาวด์หมายความว่าบริษัทใช้เซิร์ฟเวอร์ของตนเองหรือบริการคลาวด์ส่วนตัวและสาธารณะร่วมกัน (AWS, Google, MS, …) ที่จัดการโดยผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์
ตัวอย่างเช่น สามารถโฮสต์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมากขึ้นในระบบคลาวด์ส่วนตัว และสำหรับทุกสิ่งทุกอย่าง ผู้จำหน่ายจะจัดหาซอฟต์แวร์เป็นบริการ อาจเป็นการผสมผสานระหว่างคลาวด์ส่วนตัวและสาธารณะที่ใช้สำหรับการปรับใช้
ทุกวันนี้องค์กรขนาดใหญ่มักจะเลือกใช้โซลูชันไฮบริด ( เช่น Spica’s Time & Space ) ในกรณีที่มีอุปสรรคในการใช้ระบบบนคลาวด์ล้วนๆ
และธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางส่วนใหญ่เลือกใช้ระบบคลาวด์ นั่นนำเราไปสู่ตัวเลือกที่สาม – ระบบการเข้างานบนคลาวด์
ระบบการเข้าร่วมประชุมบนคลาวด์ (ซอฟต์แวร์เป็นบริการ)
โดยทั่วไปแล้วโซลูชันระบบคลาวด์จะเข้าถึงได้ผ่านเบราว์เซอร์เดสก์ท็อปหรือแอปพลิเคชันมือถือ โดยที่ซอฟต์แวร์ ข้อมูล การกำหนดค่า และทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับแง่มุมเหล่านั้นจะได้รับและจัดการโดยผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์
การอัปเดต ความปลอดภัย ความพร้อมใช้งาน การสำรองข้อมูล และข้อควรพิจารณาอื่นๆ ทั้งหมดเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์จะได้รับการดูแลโดยผู้ขาย ไม่จำเป็นต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ของบริษัท แผนกไอทีเฉพาะ ระบบรักษาความปลอดภัย และอื่นๆ ไม่มีการติดตั้ง ไม่มีโครงสร้างพื้นฐาน และไม่มีการบำรุงรักษา
ระบบการเข้างานบนคลาวด์มักจะเป็นการสมัครใช้งาน และสามารถประหยัดต้นทุนได้มากกว่าโซลูชันภายในองค์กรหรือแบบไฮบริด
หากไม่มีความต้องการเฉพาะสำหรับโซลูชันภายในองค์กรหรือแบบไฮบริด บริษัทส่วนใหญ่จะเลือกใช้ระบบการเข้างานบนคลาวด์ เพราะท้ายที่สุดแล้วจะง่ายกว่า ถูกกว่า ยืดหยุ่นกว่า ปรับขนาดได้ และเข้าถึงได้จากทุกที่
ประโยชน์ของระบบการเข้างานบนคลาวด์ (ตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง)
โซลูชันของเรา All Hours เป็นตัวอย่างทั่วไปของระบบคลาวด์สำหรับการติดตามเวลาและการเข้าร่วม โดยอิงจากนาฬิกาบอกเวลาแบบเรียบง่ายในอุปกรณ์เคลื่อนที่และพอร์ทัลของเว็บที่มีนาฬิกาเวลาบนเว็บซึ่งพนักงานใช้ในการตอกบัตรเข้าและออกในแต่ละวัน
มาดูกันว่าคุณจะได้รับประโยชน์และคุณสมบัติเพิ่มเติมประเภทใด หากคุณตัดสินใจเลือกระบบการเข้างานบนคลาวด์
1. Geofencing บนแอพมือถือ
เมื่อพนักงานตอกบัตรตำแหน่งของพวกเขาจะถูกบันทึก (ติดตาม) และทำให้ผู้ดูแลระบบมองเห็นได้ การตอกบัตรสามารถจำกัดได้เฉพาะสถานที่เฉพาะ เช่น สำนักงานหรือคลังสินค้าของคุณ และคุณสามารถตั้งชื่อสถานที่เหล่านี้ได้ง่ายสำหรับผู้ใช้
นอกจากนี้ยังรองรับ Bluetooth Beacons เพื่อความแม่นยำที่สูงขึ้น บีคอนเป็นอุปกรณ์ขนาดเล็ก ซึ่งมักจะอยู่ในสำนักงาน ซึ่งเชื่อมต่อกับโทรศัพท์ผ่านโปรโตคอลบลูทูธ เมื่อแอปรู้จักบีคอนในระบบ All-Hours ของคุณแล้ว จะอนุญาตให้ผู้ใช้ตอกบัตรเข้า
2. การจัดการเพิ่มเติมบนมือถือของคุณ
ทุกชั่วโมงช่วยให้ผู้จัดการสามารถจัดการเวลาและการเข้างานได้จากทุก ที่ทุกเวลาด้วยการใช้แอพมือถือ พนักงานสามารถร้องขอการขาดงานผ่านแอพมือถือ และผู้จัดการสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธได้
พนักงานสามารถดูและตรวจสอบชั่วโมงทำงานตลอดจนวันที่ใช้ไปและวันหยุดที่เหลืออยู่ พวกเขาสามารถเปลี่ยนแปลงกิจกรรมที่มีอยู่หรือเพิ่มกิจกรรมใหม่ หรือแม้แต่ส่งคำขอให้ผู้ดูแลระบบดำเนินการได้
ผู้จัดการสามารถตรวจสอบข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับการขาดงานและการละเมิด และตอบสนองต่อคำขอของพนักงาน เข้าถึงประวัติการตอกบัตรและสถานที่ตั้งของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว และสร้างรายงานโดยละเอียด
3. ตารางลงเวลาอิเล็กทรอนิกส์ ระบบการจ่ายเงินอัตโนมัติ และการรายงานที่มีประสิทธิภาพ
ชั่วโมงทั้งหมดจะคำนวณชั่วโมงและโอนไปยังแผ่นเวลาของพนักงานโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถสร้างไทม์ชีทได้โดยอัตโนมัติ ปรับปรุงการจัดการการขาดงาน และดำเนินการจ่ายเงินเดือนได้เร็วขึ้น
นอกจากนี้ พนักงานของคุณจะไม่ต้องกรอกใบบันทึกเวลาด้วยตนเองอีกต่อไป
ชั่วโมงทั้งหมดจะแบ่งเวลาที่รายงานโดยอัตโนมัติเป็น:
- การแสดงตนแบบชำระเงินและค้างชำระ
- ขาดงานโดยได้รับค่าจ้าง (เช่น งานภาคสนามหรือพักกลางวัน)
- ชั่วโมงที่หายไป
- วันหยุดและการขาดงานอื่นๆ
ทางเลือกที่หลากหลายของรายงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าไม่ได้มีไว้สำหรับวัตถุประสงค์ในการจัดการและการบริหารเท่านั้น แต่ยังให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ผู้ใช้เกี่ยวกับเวลาทำงานของพวกเขาด้วย
ฟีเจอร์การรายงานที่มีประสิทธิภาพของ All Hours แบ่งเวลาออกเป็นชั่วโมงที่จ่ายเงิน การเดินทางเพื่อธุรกิจ การพัก และประเภทการแสดงตนหรือการขาดงานอื่นๆ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ
4. บันทึกการตรวจสอบที่สอดคล้องกับ GDPR
คุณลักษณะบันทึกการตรวจสอบช่วยให้คุณสามารถติดตามการดำเนินการด้านการดูแลระบบทั้งหมดในระบบทุกชั่วโมง คุณสามารถติดตามข้อมูลการเข้างานของพนักงาน และปฏิบัติตามข้อกำหนด GDPR สำหรับการประมวลผลข้อมูล
เนื่องจากทุกการกระทำจะถูกบันทึกไว้ในบันทึกการตรวจสอบ การจัดการข้อมูลทั้งหมดจึงโปร่งใสอย่างสมบูรณ์และสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา
5. การจัดการการขาดเรียนและการอนุมัติ
พนักงานสามารถร้องขอการขาดงานและผู้จัดการสามารถอนุมัติได้ผ่านอีเมล เว็บ หรือแอพมือถือ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว การขาดงานจะรวมอยู่ในใบบันทึกเวลา
สามารถจัดการพนักงานโดยรวมหรือจัดกลุ่มเป็นทีมโดยผู้ดูแลระบบทีมอนุญาตและปฏิเสธการลา
ผู้อนุมัติไม่จำเป็นต้องตรวจสอบคำขอใหม่เป็นระยะ โดยจะได้รับแจ้งทางอีเมลทุกครั้งที่ได้รับคำขอ พนักงานจะได้รับแจ้งเมื่อคำขอของพวกเขาได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
