การสแกนให้บริษัท ยุคดิจิทัลทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและรุนแรงในการดำเนินธุรกิจทั่วโลก น้ำหนักของทัศนคติสาธารณะที่ใส่ใจสิ่งแวดล้อมควบคู่ไปกับการเพิ่มความสามารถในการผลิตได้ผลักดันให้องค์กรต่างๆ เข้าสู่โลกออนไลน์ แม้ว่าการเปลี่ยนไปใช้สำนักงานดิจิทัลอาจดูเหมือนเป็นประสบการณ์ที่ก่อกวนและท้าทาย แต่ก็ไม่เคยมีเวลาใดที่ดีไปกว่านี้แล้วที่บริษัทต่างๆ จะต้องทิ้งกระดาษและหันมาใช้สีเขียว
การเข้าสู่ยุคดิจิทัลช่วยลดการใช้ทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันซึ่งมีจำกัด ดึงดูดลูกค้าและพนักงานในอนาคตที่ใส่ใจต่อสิ่งแวดล้อม และลดต้นทุนการดำเนินงานโดยรวม
แล้วบริษัทจะเข้าสู่ดิจิทัลได้อย่างไร? การสแกนเอกสารเป็นขั้นตอนแรก และระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยบำรุงรักษาเอกสารดิจิทัลในระยะยาว ทำให้บริษัททุกขนาดและในอุตสาหกรรมต่างๆ ลดรอยเท้าได้ง่าย
ด้านล่างนี้ เราจะนำคุณเข้าสู่โลกดิจิทัลในองค์กรของคุณทั้งภายในและภายนอก
ทำไมต้องเป็นดิจิทัล? ประโยชน์ของระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (DMS)
การเข้าสู่ยุคดิจิทัลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับบริษัทต่างๆ ในการลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม ลดค่าใช้จ่าย และดึงดูดผู้บริโภคที่คำนึงถึงสิ่งแวดล้อม
ลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมของคุณ
การเข้าสู่ ดิจิทัลโดยเนื้อแท้หมายถึงการสิ้นเปลืองกระดาษน้อยลง การสื่อสารและการตลาดดำเนินการผ่านอีเมล การนำเสนอ Powerpoint ถูกนำเสนอบนหน้าจอ และส่งรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์
มีการใช้กระดาษในสำนักงาน 12.1 ล้านล้านแผ่นต่อปี องค์กรของคุณสามารถลดจำนวนนี้ได้โดยพยายามพิมพ์ให้น้อยลงและกระจายข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์แทน
ส่งการสื่อสารไปยังพนักงานผ่านพอร์ทัลออนไลน์ ส่งข้อมูลไปยังลูกค้าผ่านอีเมล และตั้งค่าDMSเพื่อช่วยคุณจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ระเบียน และเอกสารประกอบโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา
เมื่อบริษัทต่างๆ มีส่วนร่วมในการลดของเสีย อาจส่งผลกระทบอย่างใหญ่หลวงต่อการเสื่อมโทรมของสิ่งแวดล้อมโดยรวม
ลดต้นทุน
บริษัทที่ให้รางวัลใหญ่ๆ สามารถทำได้โดยการทำดิจิทัลคือการลดต้นทุน
ความต้องการกระดาษของคุณลดลง ความต้องการเครื่องพิมพ์/หมึก/ผงหมึกของคุณลดลง และความต้องการการสนับสนุนด้านเทคนิคของคุณอาจลดลงอย่างมากเช่นกันเนื่องจากมีรายงานว่า 10% ของเวลาของพนักงานไอทีถูกใช้ไปกับการจัดการบริการการพิมพ์
บริษัทต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จาก ที่ จัดเก็บข้อมูลสำรองทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการสำรองไฟล์และบันทึกจริง
หน้าร้านออนไลน์ที่มีความสามารถด้านอีคอมเมิร์ซอาจทำให้คุณย้ายไปยังสถานที่ตั้งจริงที่เล็กกว่าและประหยัดเงินค่าเช่าได้
ด้วย DMS ที่เหมาะสม การจัดการเอกสารดิจิทัลอาจใช้เวลาน้อยกว่าการจัดการไฟล์จริงมาก ในโลกดิจิทัลที่ก้าวไปอย่างรวดเร็ว เราทุกคนรู้ว่าเวลาคือเงิน
ในตอนแรก การเปลี่ยนแปลงอาจดูเหมือนล้นหลาม แต่การลดต้นทุนโดยรวมก็คุ้มค่ากับความพยายาม ต้นทุนระยะสั้นมีประโยชน์ระยะยาวอย่างมากในบรรทัดล่าง
ทัศนคติสาธารณะ
อินเทอร์เน็ตช่วยให้บุคคลใช้ประโยชน์จากข้อมูลฟรีและได้รับการศึกษามากขึ้น ในขณะที่ทัศนคติร่วมกันมุ่งสู่การปกป้องทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันและจำกัดของโลก จริยธรรมของผู้บริโภคมีความสำคัญต่อจิตใจของคนจำนวนมาก
EPA ทำให้ผู้บริโภคง่ายขึ้นด้วยการสร้างแหล่งข้อมูลจำนวนมากเพื่อให้ความรู้แก่ประชาชนทั่วไป แนวทางเหล่านี้ช่วยผู้บริโภคในการวิจัยบริษัทและกระตุ้นให้พวกเขาซื้อจากบริษัทที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม
ในปัจจุบันนี้ บุคคลจำนวนมากมองว่าเป็นหน้าที่ส่วนตัวในการซื้อสินค้าอย่างมีความรับผิดชอบโดยใช้จ่ายเงินเพื่อซื้อผลิตภัณฑ์จากบริษัทต่างๆ ที่ดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆ เพื่อลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม
คุณยังเสี่ยงที่จะดูล้าสมัยหากคุณปฏิเสธที่จะเข้าสู่โลกดิจิทัลและยังคงส่งอีเมลหอยทากมากกว่าอีเมลที่เร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่า
อุตสาหกรรมใดบ้างที่กำลังเข้าสู่ยุคดิจิทัล
บริษัทต่างๆ ในอุตสาหกรรมต่างๆ กำลังเปลี่ยนไปสู่รูปแบบธุรกิจที่ใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ สตาร์ทอัพไฮเทคและองค์กรแบบเดิมๆ ต่างก็ได้รับประโยชน์จากการเคลื่อนไหวทางออนไลน์ การสแกนให้บริษัท
- วิทยาลัยต่างๆ กำลังส่งเสริมความสำคัญของการเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมด้วยการแปลงกระบวนการรับสมัคร กระบวนการทุนการศึกษา และบันทึกบุคลากรให้เป็นดิจิทัล
- รัฐบาลกำลังทำงานร่วมกับบริษัทต่างๆ ทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก ที่พยายามไปสู่ดิจิทัลและดำเนินการด้วยความใส่ใจต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น
- ผลิตภัณฑ์กระดาษของอุตสาหกรรมวารสารศาสตร์กำลังซีดจาง การสมัครรับข้อมูลดิจิทัล เนื้อหาออนไลน์ประเภทต่างๆ มากมาย และโซเชียลมีเดียล้วนมีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนจากหนังสือพิมพ์ฉบับจริงไปสู่การเผยแพร่บทความดิจิทัลและคลิปมีเดีย
ลองดูบริษัทใหญ่ๆ เหล่านี้ซึ่งเป็นตัวแทนของผู้เล่นในอุตสาหกรรมขนาดใหญ่เพียงไม่กี่รายที่พยายามเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมเพื่อดึงดูดลูกค้าที่ต้องการรักษาสิ่งแวดล้อมให้สะอาดและถูกสุขอนามัย
ไม่ว่าบริษัทของคุณจะทำอะไรก็ตาม การนำดิจิทัลไปใช้ก็มีประโยชน์
ก้าวสู่ดิจิทัลได้อย่างไร
เพื่อเริ่มต้นการเดินทางสู่โลกดิจิทัล ทุกองค์กรสามารถดำเนินการเพื่อนำแนวทางปฏิบัติที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมาใช้ สิ่งง่ายๆ อย่างการส่งอีเมลจดหมายข่าวที่เคยพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์อาจเป็นการเริ่มต้นที่ดี
หากต้องการเปลี่ยนไปใช้สำนักงานแบบไร้กระดาษทั้งหมด ขั้นตอนแรกคือการสแกนไฟล์ปัจจุบันของคุณให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล บริการสแกนทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น ผู้รับเหมาด้านการสแกนของคุณจะดำเนินการขั้นตอนการสแกนที่สิ้นเปลืองเวลา จัดทำดัชนีไฟล์ของคุณ และหากคุณอนุมัติ พวกเขาจะทำลายสำเนาทางกายภาพของคุณเมื่ออยู่ในรูปแบบดิจิทัล
เมื่อไฟล์ของคุณเป็นแบบดิจิทัล คุณจะต้องมีวิธีจัดการ โดยป้อนตัวเลือกของระบบการจัดการเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ หรือ DMS
DMS มาพร้อมกับคุณสมบัติที่หลากหลายเพื่อช่วยบริษัทในอุตสาหกรรมต่างๆ ในการจัดระเบียบ รักษาความปลอดภัย และเข้าถึงเอกสารได้ตามต้องการ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของ DMS ที่คุณเลือก คุณจะพบคุณลักษณะต่างๆ เช่น:
- ฟังก์ชั่นการค้นหา
- การจัดทำดัชนี
- การเข้าถึงแบบจำกัด
- การควบคุมเวอร์ชัน
- เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
- แผงควบคุมและการควบคุมการปรับแต่ง
- การแก้ไขและการแก้ไข
- บูรณาการกับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่
- แอปพลิเคชั่นมือถือ
- บริการบนคลาวด์
การเปลี่ยนไปใช้สำนักงานแบบไร้กระดาษเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยสิ่งแวดล้อมและสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าปัจจุบันและผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าในอนาคต การใช้ผู้ให้บริการเพื่อช่วยคุณสแกนไฟล์และตั้งค่ากระบวนการจัดการสำหรับสำเนาดิจิทัลของคุณจะทำให้กระบวนการนี้ไม่เจ็บปวด
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
