การบริหารเวลา การจัดการเวลาที่ยอดเยี่ยมจะช่วยให้คุณ ทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง ลดระดับความเครียด มีเวลาว่างมากขึ้นสำหรับกิจกรรมที่คุณรัก และสร้างโอกาสให้ตัวเองมากขึ้น
หากต้องการบริหารจัดการเวลาให้เก่ง คุณต้องพัฒนาทักษะการบริหารเวลาที่ เฉพาะเจาะจง และใช้เทคนิคการบริหารเวลา เฉพาะ ที่เหมาะกับตัวคุณมากที่สุด
ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะเน้นที่ 30 เคล็ดลับการบริหารเวลาที่ดีที่สุดตลอดกาล เคล็ดลับเหล่านี้เป็นคำแนะนำที่เจาะจงมากเกี่ยวกับวิธีจัดการเวลาให้ดีขึ้น
เช่นเดียวกับคำพูดการบริหารเวลา เคล็ดลับการบริหารเวลามักจะสั้น แม่นยำ และตรงประเด็นที่คุณสามารถใช้ และปรับปรุงการจัดการเวลาของคุณได้ทันที
จากเคล็ดลับการบริหารเวลาที่ดีที่สุด 30 ข้อของเรา เรายังได้เลือกเคล็ดลับที่ดีที่สุด 5 ข้อและอธิบายให้มากขึ้นอีกด้วย เราหวังว่าคุณจะสนุกกับการอ่านเคล็ดลับเหล่านี้ และอย่าลืมนำคำแนะนำเหล่านี้ไปใช้บ้าง
สุดยอดเคล็ดลับการบริหารเวลา
นี่คือรายการเคล็ดลับการจัดการเวลา 30+ ข้อสุดท้าย:
1. เริ่มต้นด้วย “ทำไม”เสมอ รู้ว่าเหตุใดคุณจึงต้องการปรับปรุงการจัดการเวลาของคุณ ทำงานน้อยลง/ทำมากขึ้นและมีรายได้มากขึ้นหรืออย่างอื่น? เฉพาะ “ทำไม” ที่แข็งแกร่งเท่านั้นที่เติมพลังให้คุณมีแรงจูงใจทางอารมณ์ที่จำเป็นในการปรับปรุงบางสิ่งบางอย่างจริงๆ
2. ตั้งเป้าหมายที่ชาญฉลาด หากคุณต้องการปรับปรุงการบริหารเวลา คุณต้องรู้ก่อนว่าคุณต้องการอะไรและทำไมคุณถึงต้องการ กำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง วัดได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้องและทันเวลา เมื่อคุณกำหนดเป้าหมายระยะยาวไว้อย่างชัดเจนแล้ว คุณจะกำหนดลำดับความสำคัญรายสัปดาห์และรายวันได้ง่ายขึ้นมาก
3. จัดลำดับความสำคัญของงานโดยใช้เมทริกซ์ของ Eisenhower และเรียนรู้ที่จะแยกงานเร่งด่วนและที่สำคัญ งานที่สำคัญและเร่งด่วนควรทำทันที คุณควรกำหนดเวลางานที่สำคัญและไม่เร่งด่วน (เช่น การออกกำลังกาย) ควรมอบหมายงานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และส่วนที่เหลือทั้งหมดจะถูกลบออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ
4. วางแผนสัปดาห์การทำงานของคุณในเย็นวันอาทิตย์ และ ทุกเช้าระหว่างสัปดาห์ ให้เลือกงานที่สำคัญที่สุดสามงานสำหรับวันนั้น เริ่มต้นวันใหม่ด้วยงานที่มีความต้องการมากที่สุด และทำงานที่สำคัญที่สุดทั้งสามนี้ให้สำเร็จไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น แนวคิดนี้เรียกว่า “กินกบตัวนั้น”
5. ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำ ด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำ คุณจะปลดปล่อยพลังสมองของคุณ คุณมีภาพรวมของสิ่งที่ต้องทำและสามารถกำหนดลำดับความสำคัญได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถใช้รายการอื่นๆ เช่น รายการอ่าน รายการซื้อของ รายการที่ไม่ควรทำฯลฯ อย่าสร้างภาระให้สมองกับสิ่งที่สามารถเขียนลงบนกระดาษได้ สร้างสมองส่วนที่สองของคุณด้วยระบบรายการสิ่งที่ต้องทำและวิธีจดบันทึกที่ดี
6. Timebox งานที่สำคัญที่สุดในปฏิทินของคุณ Timeboxingหมายถึงการสำรองช่วงเวลาในปฏิทินของคุณสำหรับงานเฉพาะ เป็นแนวคิดเดียวกับการจัดตารางการประชุม เมื่อถึงเวลาตามกำหนดการ คุณเพียงแค่เริ่มทำงานกับงานนั้น จากนั้นทำตลอดช่วงเวลาที่สงวนไว้โดยไม่มีการรบกวนใดๆ การบริหารเวลา
7. รายการสิ่งที่ต้องทำและปฏิทินควรเป็น เครื่องมือจัดการเวลา พื้นฐาน ของ คุณ ใช้ทั้งสองอย่างและตามที่กล่าวไว้ กำหนดการประชุมและช่วงเวลาในปฏิทินของคุณสำหรับการทำงานที่สำคัญอย่างสงบสุข เครื่องมือที่จำเป็นอื่นๆ สำหรับการจัดการเวลาที่ดีคือแอปจดบันทึกและตัวติดตามเวลาที่ดี เครื่องมือป้องกันสิ่งรบกวนสมาธิและการติดตามพฤติกรรมก็มีประโยชน์เช่นกัน
8. การวิจัยพบว่าการประชุมมากกว่า 50% ไม่จำเป็น ผู้คนมีให้พวกเขาเข้าสังคม รู้สึกสำคัญ แบ่งปันความคิดเห็น หลีกเลี่ยงการตัดสินใจ และอื่นๆ ลดจำนวนการประชุมในปฏิทินของคุณและไปที่การประชุมที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น
9. จำกัดเวลาในการทำงาน คุณสามารถอุทิศเวลา 5 หรือ 50 ชั่วโมงให้กับมัน และคุณภาพของผลลัพธ์จะแตกต่างกันไป แต่อย่าหักโหมจนเกินไปหรือใช้เวลากับมันมากเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสิ่งเหล่านี้ไม่สำคัญ
10. หากงานใช้เวลาน้อยกว่า 3 นาที ให้ทำทันที
11. คุณสามารถจัดการสิ่งที่คุณวัดได้เท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตามเวลาที่คุณใช้ไปกับงานบางอย่าง และช่วยตัวเองในการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้เวลาของคุณด้วยรายงานการติดตามเวลาที่ดี ตัวติดตามเวลาที่ดีอาจเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการจัดการเวลาของคุณ
12. จำกัดงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการ กล่าวคือ อย่าใส่จานมากเกินไป หากมีงานมากเกินไปในรายการที่ต้องทำเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ คุณจะรู้สึกหนักใจและนั่นจะส่งผลตรงกันข้าม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจำกัดปริมาณงานของคุณ
13. เมื่อคุณทำงานที่สำคัญ อย่าลืมทำงานที่ลึกซึ้ง คุณต้องการทำงานหนักในหนึ่งวันให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยปราศจากสิ่งรบกวนและอยู่ในโฟกัสที่สมบูรณ์ การทำงานที่ลึกซึ้งเท่านั้นที่จะให้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมแก่คุณได้
14. สำหรับงานที่มุ่งเน้นตามกำหนดการทั้งหมดในโฟลว์ ให้ติดป้าย “ห้ามรบกวน” ที่ประตู ปิดโทรศัพท์ และตัดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต บอกให้คนอื่นรู้ว่าคุณไม่ว่างในช่วงเวลาใดของวัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดขวางทางคุณทำงานอย่างลึกซึ้ง
15. แบทช์งานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น มีการประชุมในตอนบ่าย และจัดการประชุมทั้งหมดเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์เป็นบ่ายวันหนึ่ง ในทำนองเดียวกัน วางแผนทำธุระในสถานที่เดียวกันในช่วงเวลาเดียวกัน
16. หยุดพักระหว่างงานเป็นประจำ หลังจากทุก ๆ 45 – 120 นาที ช่วงการทำงาน ให้หยุดพักเพื่อฟื้นฟู ยืดกล้ามเนื้อ และเติมพลังให้อยู่ในระดับพลังงานของคุณ คุณสามารถใช้เทคนิค Pomodoro เพื่อวางแผนการพักของคุณ
17. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลาว่างมากพอที่จะเติมพลัง อย่างน้อยหนึ่งวันต่อสัปดาห์ ขยายวันหยุดหนึ่งครั้งทุกไตรมาส และทั้งสัปดาห์สองครั้งต่อปี หากคุณทำงานมากเกินไปและไม่ใช้เวลาในการเติมพลัง ระดับประสิทธิภาพการทำงานของคุณจะเริ่มลดลง ในทำนองเดียวกัน จงใช้เวลาให้เพียงพอกับเทคโนโลยีและใช้เวลากับธรรมชาติอย่างเพียงพอ
18. ค้นหาตำแหน่งที่คุณเสียเวลามากที่สุด เราทุกคนมี “คริปโตไนต์” ซึ่งเป็นกิจกรรมที่เราใช้เวลามากเกินไปด้วยเหตุผลทางอารมณ์บางอย่าง อาจเป็นการประชุม อีเมล การขนส่ง โซเชียลมีเดีย ความขัดแย้ง ฯลฯ ค้นหาคริปโตไนต์ของคุณในการจัดการเวลาและเริ่มทำงานเพื่อลดเวลาที่เสียไป
19. เราทุกคนรู้สึกมีประสิทธิผลสูงเมื่อทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แต่ในความเป็นจริง เป็นการเสียเวลาครั้งใหญ่ คุณมีประสิทธิผลน้อยกว่ามากเมื่อพยายามทำงานหลายอย่างให้สำเร็จในกรอบเวลาเดียวกัน คุณจะพบการศึกษาทางวิทยาศาสตร์หลายร้อยชิ้นที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ได้ผล ดังนั้นควรหลีกเลี่ยง
20. หลีกเลี่ยงความรู้สึกจอมปลอม ความคืบหน้าปลอมในชีวิตของคุณจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณทำกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของคุณอย่างใกล้ชิด แต่ไม่ได้ให้มูลค่าเพิ่มหรือความก้าวหน้าที่แท้จริง กิจกรรมเหล่านี้ได้แก่: การทำวิจัยมากเกินไป วางแผนมากเกินไป วิเคราะห์มากเกินไป ทุกข์ทรมานจากข้อมูลล้น พูดถึงมันแทนที่จะทำ และอื่น ๆ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
