การจัดการเอกสาร ไม่ว่าคุณจะนำระบบการจัดการบันทึกไปใช้แล้วหรือกำลังคิดที่จะนำไปใช้งานก็ตาม มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาเกี่ยวกับการประกาศและการยื่นบันทึกอัตโนมัติ องค์กรไม่ควรใช้วิธีการหนึ่งขนาดเหมาะกับทุกคนเมื่อพิจารณาการใช้งานโปรแกรมการจัดการระเบียน สาเหตุหลักของความล้มเหลวคือการยอมรับการใช้งานโซลูชันที่ไม่ดีหรืออย่างน้อยก็สั้นเกินระดับที่คาดหวัง
ตาม IDC *: มีการขยายขนาดที่ไม่สิ้นสุดของ Global Datasphere IDC คาดว่าจะอยู่ที่ 33 ZB ในปีพ. ศ. 2561 IDC คาดการณ์ Global Datasphere จะเติบโตเป็น 175 ZB ภายในปี 2568
หากครึ่งหนึ่งของข้อมูลนั้นเป็นระเบียนนั่นหมายถึง 87.5 ZB ควรได้รับการจัดการโดยโปรแกรมจัดการระเบียน วิธีการแบบดั้งเดิมของการประกาศและการจัดเก็บข้อมูลด้วยตนเองไม่สามารถเริ่มทันกับปริมาณเหล่านั้นได้ การ์ตเนอร์ระบุว่า“ ภายในปี 2020 เนื้อหา 80% ที่ควรจัดว่าเป็น ‘บันทึก’ จะถูกจัดประเภทโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องมีการโต้ตอบกับผู้ใช้เนื่องจากครบกำหนดของเทคโนโลยีการวิเคราะห์และการสร้างกราฟ” ในเดือนตุลาคม 2018
เมื่อใคร่ครวญการแปลงดิจิตอลสำหรับโปรแกรมบันทึกมีหลายแนวคิดที่จะต้องพิจารณา:
เมื่อใคร่ครวญการแปลงแบบดิจิทัลสำหรับโปรแกรมบันทึกมีหลายแนวคิดที่จะต้องพิจารณา
การประกาศและการยื่นบันทึกอัตโนมัติ – ใช้เอ็นจินกฎพื้นฐานทางธุรกิจเพื่อทำให้กระบวนการประกาศและการยื่นเป็นไปโดยอัตโนมัติ สามารถสร้างกฎธุรกิจเพื่อประกาศระเบียนโดยอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้บันทึกเอกสารลงในโฟลเดอร์เฉพาะอัปเดตข้อมูลเมตาหรือเมื่อตรงตามเงื่อนไข บันทึกสามารถจัดเก็บโดยตรงไปยังโฟลเดอร์บันทึกหรือใช้ค่าเมตาดาต้าโฟลเดอร์บันทึกสามารถสร้างได้ทันทีและบันทึกยื่นไป นอกจากนี้ Alfresco Process Services ยังสามารถใช้ในการตรวจสอบอนุมัติและบันทึกไฟล์โดยอัตโนมัติด้วยกระบวนการทางธุรกิจ
การประกาศและการจัดเก็บและบันทึกข้อมูลแบบ AI ช่วยด้วยการใช้ PII – ใช้บริการ Alfresco Intelligence (AI) เพื่อให้วิธีการที่ปรับขนาดได้เพื่อเพิ่มเนื้อหาและรับข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าโดยอัตโนมัติด้วยการใช้ประโยชน์จากบริการปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้เครื่องจักร . สามารถดึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องเติมผลลัพธ์เป็นเมทาดาทาและสามารถใช้เพื่อกำหนดประเภทระเบียนการประกาศและการยื่น นอกจากนี้ข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลสามารถตรวจพบและรายงานในการอนุญาตให้มีการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมที่จะนำไปใช้กับเนื้อหา การจัดการเอกสาร / บันทึก
จัดการระเบียนในสถานที่ – วิธีการจัดการในสถานที่ดีที่สุดเมื่อระเบียนมาจากแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกันจำนวนมากและการทำซ้ำระเบียนนั้นจะไม่สามารถนำไปใช้ได้จริง วิธีการนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการโยกย้ายไปยังที่เก็บบันทึกส่วนกลาง วิธีนี้จะไม่ทำงานสำหรับทุกระบบดั้งเดิม แต่ทำงานได้ดีเมื่อระบบเดิมให้การควบคุม / การอนุญาตที่เพียงพอเพื่อล็อคเอกสารในระบบเดิม นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานต่อไปในส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่พวกเขาคุ้นเคย
รูปแบบและการเก็บรักษาระยะยาว – ระบบบันทึกควรมีความสามารถในการแปลงประเภทเนื้อหาที่แตกต่างเป็น PDF / A สำหรับการเก็บรักษาระยะยาว นอกจากนี้ควรสนับสนุนการย้ายระเบียนที่มีระยะเวลาเก็บรักษานานไปยังอุปกรณ์เก็บข้อมูลราคาถูกเช่น AWS Glacier นี่เป็นการประหยัดต้นทุนสำหรับองค์กรที่เก็บรักษาบันทึกเป็นเวลานาน
เพิ่มขีดความสามารถให้กับผู้ใช้ทางธุรกิจด้วยอินเทอร์เฟซผู้ใช้เป้าหมาย – จัดให้มีส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้ปลายทาง Alfresco นำเสนอ Digital Workspace (ADW) ใหม่ที่ปรับแต่งได้ง่ายสำหรับผู้ใช้หรือบทบาทของผู้ใช้ สามารถประกาศบันทึกจาก ADW หรือด้วยกฎเกณฑ์ทางธุรกิจพื้นฐานเพียงบันทึกเนื้อหาลงในโฟลเดอร์เฉพาะ Desktop Sync ไคลเอนต์ให้ความสามารถที่คล้ายกัน แต่รวมเข้ากับแอปพลิเคชันเดสก์ทอปได้อย่างง่ายดาย เมื่อใช้กลยุทธ์ Manage in Place ผู้ใช้จะทำงานในส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่พวกเขาคุ้นเคยอยู่แล้ว
การรายงานและการตรวจสอบเกี่ยวกับโปรแกรมบันทึก – สร้างการวัดประสิทธิภาพเพื่อระบุว่าปัญหาเกิดขึ้นเพื่อทำความเข้าใจประสิทธิภาพและประสิทธิผลของโปรแกรมการจัดการบันทึกของคุณ Alfresco Insight Engine สามารถใช้เพื่อรายงานตัวชี้วัดเช่นจำนวนเร็กคอร์ดที่สร้าง, ชนิดเนื้อหาของเรกคอร์ด, สิทธิ์ในการจัดการหรือจำนวนของเร็กคอร์ดตามหมวดหมู่เร็กคอร์ด
ธรรมาภิบาลเป็นสิ่งที่ผู้จัดการเนื้อหาทุกคนต้องดำเนินการอย่างจริงจังและเมื่อเร็ว ๆ นี้ Alfresco เป็นผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาแบบโอเพ่นซอร์สรายแรกที่ได้รับมาตรฐานกระทรวงกลาโหมของสหรัฐอเมริกา 5015.02 CH2 และ CH3 มาตรฐานสำหรับการจัดการบันทึก ความสามารถเพิ่มเติมที่สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มธุรกิจดิจิตอลของ Alfresco (เช่น Alfresco Search และ Insight Engine) มีจุดประสงค์โดยตรงเพื่อช่วยให้องค์กรดึงคุณค่าเพิ่มเติมจากเนื้อหาของพวกเขาทำให้ค้นพบได้และปลดล็อคความเข้าใจที่มีอยู่ ในฐานะลูกค้ารายหนึ่งของ Alfresco โปรแกรมเนื้อหาเป็นหัวหน้าในธุรกิจบริการทางการเงินขนาดใหญ่กล่าวว่า: “ฉันกำลังขายปัญญา” นี่คือการอ้างอิงโดยตรงกับความสามารถของ Alfresco Search และ Insight Engine
โปรแกรมการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพควรจัดการกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบการกำกับดูแลข้อมูลและปัญหาการค้นพบทางกฎหมาย ทีมงานด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบควรพิจารณาหกแนวคิดด้านบนเมื่อนำไปใช้หรือปรับโครงสร้างระบบการจัดการระเบียน
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา
