Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

วิธี สร้างระบบฐานความรู้ ที่มีประสิทธิภาพและเป็นประโยชน์

สร้างระบบฐานความรู้ เมื่อลูกค้ามีปัญหาและค้นหาคำตอบทางออนไลน์ คุณต้องการให้คำตอบแก่ลูกค้า

แต่ผู้คนมักประสบปัญหาที่แตกต่างกันในช่วงเวลาต่างๆ ดังนั้นคุณจึงต้องมีการรวบรวมข้อมูลที่สามารถตอบคำถามต่างๆ ได้

นั่นคือสิ่งที่ฐานความรู้สามารถช่วยได้

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาสิ่งที่คุณต้องการเพื่อสร้างระบบฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพสำหรับลูกค้าและ พนักงานของคุณ

แต่อย่าวิ่งก่อนที่เราจะเดินได้ อันดับแรก มาทำความเข้าใจกันก่อนว่าระบบฐานความรู้คืออะไร

ระบบฐานความรู้คืออะไร?
พูดง่ายๆ ก็ คือ ฐานความรู้ คือระบบออนไลน์ที่มีจุดมุ่งหมายในการแก้ปัญหา

ให้คำถามที่พบบ่อย คำแนะนำวิธีใช้ และคำแนะนำในการแก้ไขปัญหาสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการ หรือบริษัท

วิดีโอนี้เป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของประเภทเนื้อหาที่คุณจะพบในฐานความรู้:

 

ใครต้องการระบบฐานความรู้?
ฐานความรู้มี 2 ประเภท แต่ละประเภทให้บริการผู้ใช้ประเภทต่างๆ

แต่ไม่ว่าฐานความรู้จะให้บริการใคร เป้าหมายสุดท้ายก็เหมือนกัน นั่นคือ การ ให้การสนับสนุน

มาดูประเภทผู้ใช้เหล่านี้โดยละเอียดกันดีกว่า:

ภายใน:พนักงานใช้ฐานความรู้ภายใน ช่วยให้พวกเขาเข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญและคำแนะนำที่ช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ภายนอก:ฐานความรู้ภายนอกสำหรับลูกค้าและลูกค้า โดยสรุปทุกสิ่งที่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ ให้การสนับสนุนที่จำเป็นเพื่อแก้ไขปัญหาหรือข้อกังวลใดๆ
ดูหน้าสนับสนุนของ monday.com เพื่อ เป็นตัวอย่างของฐานความรู้ภายนอก

การใช้ระบบฐานความรู้มีประโยชน์อย่างไร?
ต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการสร้างฐานความรู้ที่ประสบความสำเร็จ

แล้วมันคุ้มมั้ย?

เราได้สรุปประโยชน์บางประการไว้เพื่อให้คุณตัดสินใจเองได้ สร้างระบบฐานความรู้

ข้อมูลส่วนกลาง
ฐานความรู้มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อสำหรับการจัดเก็บข้อมูลธุรกิจและผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว

แต่ทำไมสิ่งนี้ถึงสำคัญ?

การมีที่ตั้งศูนย์กลางทำให้พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น และลูกค้าก็เช่นเดียวกัน

พวกเขาทั้งหมดสามารถไปยังที่เดียวเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการ

สกรีนช็อตของฐานความรู้ของ monday.com ที่สรุปประเด็นการสนับสนุนทั้งหมด
และสิ่งนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น

เมื่อคุณมีข้อมูลและกระบวนการใหม่ๆ ที่ต้องจดจำและติดตาม ฐานความรู้จะคอยติดตามข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและเป็นปัจจุบันที่สุด

ความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น
การเข้าถึงข้อมูลสนับสนุนได้ง่ายมีประโยชน์สำหรับลูกค้าที่ต้องการคำตอบสำหรับปัญหาของตนและรวดเร็ว

ด้วยระบบฐานความรู้ ลูกค้าสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วและตรงเวลา ตราบใดที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต พวกเขาสามารถค้นหาคำตอบที่ต้องการได้
ยิ่งไปกว่านั้น ยังช่วยให้พวกเขามีวิธีแก้ไขปัญหาที่สอดคล้องกันมากขึ้น

พวกเขารู้ว่าสามารถเยี่ยมชมฐานความรู้ของคุณได้หากมีปัญหา ไม่จำเป็นต้องค้นหาผ่านผลการค้นหาที่ไม่รู้จบบน Google

ส่งผลให้ลูกค้าของคุณมีประสบการณ์ที่ดีขึ้นกับบริษัทของคุณ

และด้วยผลการวิจัย ที่แสดงว่าลูกค้าให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพออนไลน์ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบของคุณให้ข้อมูลที่พวกเขากำลังมองหา

ปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต
หากลูกค้าของคุณใช้ฐานความรู้ของคุณเพื่อตอบปัญหา พวกเขาไม่จำเป็นต้องติดต่อกับทีมของคุณ

เป็นผลให้ทีมสนับสนุนภายในของคุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

พูดง่ายๆ ก็คือ ฐานความรู้ภายนอกช่วยให้ทีมของคุณใช้เวลาสื่อสารกับลูกค้าน้อยลง และมีเวลามุ่งเน้นไปที่งานอื่นๆ มากขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากทีมบริการลูกค้าของคุณใช้เวลาน้อยลงในการสนทนากับลูกค้า พวกเขาสามารถใช้เวลามากขึ้นโดยมุ่งเน้นที่วิธีการปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

ดังนั้นแม้ว่าทีมของคุณจะใช้เวลาในการสื่อสารกับลูกค้าน้อยลง แต่พวกเขาก็สามารถช่วยให้ธุรกิจเติบโตในทางอื่นได้

เริ่มต้นกับ

3 ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของระบบฐานความรู้ของธุรกิจของคุณ
มีฝ่ายที่ได้รับประโยชน์จากธุรกิจของคุณซึ่งมีระบบการจัดการความรู้ที่แข็งแกร่งมากกว่าหนึ่งฝ่าย

ในความเป็นจริงมี 3:

ลูกค้า
พนักงาน
ผู้ถือหุ้น
ลองมาดูผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้ในรายละเอียดเพิ่มเติม

1. ลูกค้า
ลูกค้ามีความสนใจในซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ภายนอกของคุณ

ทำไม?

เนื่องจากฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพสามารถประหยัดเวลาและความยุ่งยากในการติดต่อกับคุณโดยตรง

แต่ถ้าฐานความรู้ของคุณไม่อยู่ในขั้นเริ่มต้น ก็สามารถต่อต้านได้

ลูกค้าต้องการฐานความรู้ที่เต็มไปด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์และเกี่ยวข้อง

หากพวกเขาไปที่เว็บไซต์ของคุณและไม่พบข้อมูลที่ต้องการ หรือหากโซลูชันที่คุณให้ไม่ได้ผล เป็นไปได้ว่าคุณจะมีลูกค้าที่หงุดหงิดอยู่ในมือ

ดังนั้น เมื่อพูดถึงการสร้างฐานความรู้ ให้นึกถึงข้อมูลที่คุณให้แก่ลูกค้าของคุณ ถ้ามันไม่ได้ให้สิ่งที่พวกเขาต้องการ พวกเขาอาจจะไม่ติดอยู่

2. พนักงาน
พนักงานมีความสนใจในระบบฐานความรู้ทั้งสองต่างจากลูกค้า

มาดูกันว่าทำไมถึงเป็น:

ภายใน:ฐานความรู้ภายในได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับพนักงาน ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่พวกเขาจะมีความสนใจ
ฐานความรู้ควรให้คำตอบสำหรับคำถามใดๆ ที่พวกเขามีเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจภายใน เป็นผลให้ช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำงานของพวกเขา

ภายนอก:ฐานความรู้ภายนอกช่วยลูกค้า แต่ช่วยพนักงานทางอ้อม การสนับสนุนลูกค้าช่วยให้พนักงานมีเวลาไปโฟกัสกับงานอื่นๆ ได้มากขึ้น
ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะสร้างฐานความรู้ภายในหรือภายนอก พนักงานของคุณจะได้รับประโยชน์จากทั้งสองอย่าง

3. ผู้ถือหุ้น
ผู้ที่มีหุ้นในธุรกิจของคุณมีความสนใจในการดำเนินการ

คิดเกี่ยวกับมัน ฐานความรู้ของคุณช่วยให้ลูกค้าได้รับบริการที่ดีขึ้น ซึ่งจะเพิ่มโอกาสในการรักษาลูกค้าและหาลูกค้าใหม่

กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากฐานความรู้ของคุณประสบความสำเร็จ ก็สามารถส่งผลกระทบต่อความสำเร็จโดยรวมของบริษัทได้

และนี่คือสิ่งที่ผู้ถือหุ้นจะสนใจ

ดังนั้นหากฐานความรู้ของคุณช่วยลูกค้าแก้ปัญหาและช่วยให้พนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้น ผู้ถือหุ้นก็ยินดีที่จะรับฟัง

5 ลักษณะของระบบฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพและเป็นประโยชน์
เพื่อช่วยคุณค้นหาซอฟต์แวร์ฐานความรู้ที่มีประโยชน์และมีประสิทธิภาพ เราได้สรุปลักษณะที่สำคัญที่สุด 5 ข้อที่ควรมองหาในการค้นหาของคุณ โดยเริ่มจากการทำงานอัตโนมัติ

1. ระบบอัตโนมัติ
ในการจัดการฐานความรู้ของคุณ คุณต้องการมีประสิทธิภาพและคล่องตัวมากที่สุด โดยเฉพาะถ้าคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องจัดการ

นั่นคือสิ่งที่ระบบอัตโนมัติ สามารถช่วยได้

ช่วยให้คุณทำงานซ้ำๆ ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานที่สำคัญกว่าได้

รูปภาพของสูตรอัตโนมัติของ monday.com
ลองใช้ตัวอย่าง

ทีมส่วนให้บริการของคุณต้องการตอบกลับทุกคำถามของลูกค้าและแสดงความคิดเห็นในบทความฐานความรู้ของคุณ

ในการดำเนินการนี้ พวกเขากำลังตรวจสอบเนื้อหาเพื่อแสดงความคิดเห็นเป็นประจำ อย่างที่คุณสามารถจินตนาการได้ การดำเนินการนี้ค่อนข้างใช้เวลานาน

ดังนั้น คุณสร้างระบบอัตโนมัติ

เมื่อใดก็ตามที่ลูกค้าเพิ่มความคิดเห็นหรือคำถามในบทความของคุณ ทีมส่วนให้บริการจะได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและทำให้งานประจำวันของพวกเขามีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์ฐานความรู้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบความสามารถในการทำงานอัตโนมัติของแพลตฟอร์มแล้ว

2. ฟังก์ชั่นการค้นหา
หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากจัดเก็บไว้ในฐานความรู้ ผู้ใช้อาจค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ยาก

นั่นคือสิ่งที่แถบค้นหาสามารถช่วยได้

ฟังก์ชันการค้นหาช่วยให้นำทางฐานความรู้ของคุณได้ง่ายขึ้น ผู้ใช้เพียงแค่ต้องค้นหาคำหรือวลีและ voila พวกเขาสามารถหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย ง่ายกว่าการดูข้อมูลทุกชิ้นด้วยตนเองจริงๆ ใช่ไหม

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles