Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

4 ขั้นตอนง่ายๆ ระบบสำนักงาน และ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบสำนักงาน การระบาดใหญ่ของโควิดทำให้ธุรกิจจำนวนมากมี “ความปกติใหม่” เนื่องจากพนักงานยังคงทำงานจากทางไกล หรือใช้เวลาในสำนักงานในระยะเวลาจำกัด การเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้ยากและเป็นไปไม่ได้ที่จะแบ่งปันเอกสารกับเพื่อนร่วมงาน ความจำเป็นในการย้ายแนวทางปฏิบัติแบบแอนะล็อกไปสู่ดิจิทัลนั้นสูงเป็นประวัติการณ์…ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจ

เราไม่สามารถเพิกเฉยต่อข้อเท็จจริงที่ว่าข้อมูลจะต้องมีการจัดเก็บ รักษาความปลอดภัย และสามารถเรียกค้นคืนมาได้ ลองนึกถึงกระบวนการทั้งหมดที่องค์กรของคุณต้องใช้ในการทำเอกสาร และพื้นที่ตู้ทั้งหมดที่เต็มไปด้วยไฟล์กระดาษในสำนักงานของคุณ ซึ่งแทบไม่มีใครสามารถเข้าถึงได้ แฟกซ์ ใบแจ้งหนี้ อีเมล แบบฟอร์มการจ้างใหม่ สัญญาลูกค้า. แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ งบ. รายงาน กระบวนการเหล่านี้ยังคงต้องเกิดขึ้น แต่วิธีการเดิมที่ส่งเอกสารจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งต้องมีการเปลี่ยนแปลง เราได้จัดเตรียมขั้นตอนง่ายๆ สองสามขั้นตอนเพื่อเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงธุรกิจดิจิทัลของคุณ

————————————

โพสต์ต้นฉบับ (ก่อนเกิดโรคระบาด) ธันวาคม 2017:

ไม่มีใครอยากทำงานในสำนักงานที่ไม่เป็นระเบียบ ลองนึกถึงครั้งสุดท้ายที่คุณต้องขุดค้นเพื่อหาแบบฟอร์ม อีเมล หรือบันทึกย่อ ความยุ่งเหยิงอาจทำให้ผลิตภาพหยุดชะงัก หยุดการสื่อสาร เพิ่มค่าใช้จ่ายและชะลอการเติบโตของคุณ

การจัดการความต้องการกระดาษที่เพิ่มขึ้นเป็นเพียงความท้าทายเดียวที่ธุรกิจกำลังเติบโต เพื่อให้ทัน จำเป็นต้องปรับขนาดกระบวนการทางธุรกิจและการดำเนินงานให้เหมาะสมกับความต้องการใหม่

คุณได้พิจารณาเปลี่ยนองค์กรของคุณให้เป็นรูปแบบธุรกิจดิจิทัลหรือไม่? แทนที่จะจัดการกับตู้เก็บเอกสารที่เต็มเกินไปหรือมีปัญหากับเอกสารที่จัดวางผิด มีวิธีที่ดีกว่าในการจัดการความต้องการในการจัดเก็บกระดาษของคุณ

4 ขั้นตอนในการเริ่มต้นเปลี่ยนจากกระดาษเป็นดิจิทัล:

1. จัดให้มีการอภิปรายภายใน
ทุกแผนกในองค์กรของคุณควรมีโอกาสให้รายละเอียดเกี่ยวกับปัญหาเอกสารและกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องทำด้วยตนเอง วิธีนี้จะช่วยให้คุณค้นพบข้อกังวลที่อาจไม่ได้กล่าวถึง จากนั้นคุณสามารถรวบรวมรายการและประเมินว่ากระบวนการใดพบกับการแทรกแซงโดยเจ้าหน้าที่มากที่สุด ตัวอย่างของการแทรกแซงด้วยตนเอง ได้แก่การป้อนข้อมูลเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง (การเดินเอกสารจากโต๊ะหนึ่งไปยังอีกโต๊ะหนึ่ง) หรือการสแกนเอกสารหลายครั้ง จุดปวดเหล่านี้ทั้งหมดเป็นอาการของสำนักงานที่เต็มไปด้วยกระดาษ

2. ประเมินและอัพเกรดเทคโนโลยีของคุณ
เวลาที่ดีที่สุดในการประเมินโครงสร้างพื้นฐานปัจจุบันของคุณคือก่อนที่คุณจะทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ คุณสามารถใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่มีอยู่แล้วเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กรของคุณได้หรือไม่? ระบุอุปกรณ์สำนักงานที่เก่าและไม่มีประสิทธิภาพ เช่น เครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสาร ซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูงในการพิมพ์และอัปเกรดอุปกรณ์เหล่านี้

ตัวอย่างของการเพิ่มประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมของคุณ ได้แก่ จอภาพคู่ สแกนเนอร์เดสก์ท็อป และเครื่องมือแก้ไข PDF เมื่อคุณย้ายไปยังสภาพแวดล้อมสำนักงานดิจิทัล คุณจะต้องนึกถึงความต้องการที่เก็บข้อมูลดิจิทัลด้วย การทำความเข้าใจโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีของคุณ จะช่วยให้คุณสามารถวางแผน และ จัดทำงบประมาณสำหรับการ เปลี่ยนแปลง ทางดิจิทัล ระบบสำนักงาน

3. ใช้และใช้งานซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร
เมื่อคุณสแกนเอกสาร และ จัดเก็บไว้ในโครงสร้างโฟลเดอร์ไฟล์เครือข่าย คุณจะพบปัญหาในการจัดการไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์ในไม่ช้า พนักงานแต่ละคนอาจมีแบบแผนการตั้งชื่อเอกสารของตนเองซึ่งส่งผลให้สภาพแวดล้อมในการค้นหา และ เรียกค้นข้อมูลไม่มีประสิทธิภาพ พนักงานยังสามารถ misfile หรือลบเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจ

ระบบ การ จัดการเอกสารสามารถช่วยคุณปรับปรุง ระบบการจัดเก็บไฟล์โดยมีประโยชน์ดังต่อไปนี้:

ที่เก็บส่วนกลางพร้อมแบบแผนการตั้งชื่อมาตรฐาน
ข้อจำกัดด้านความปลอดภัยทำให้สามารถควบคุม การเข้าถึงเอกสารได้อย่างเข้มงวดยิ่งขึ้น ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูล
เข้าถึงเอกสารจากสถานีงานของคุณได้ทันทีด้วยตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่มีการลอดผ่านลิ้นชักกระดาษหรือการนำทางในแนวนอนที่สับสนของโฟลเดอร์ไฟล์เครือข่าย เพราะข้อมูลจะอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณ
การอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจทางธุรกิจที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพส่งผลให้ผลิตภาพเพิ่มขึ้นและลดค่าใช้จ่ายในกระบวนการทางธุรกิจของคุณ
4. การฝึกอบรม
โซลูชัน จะไม่ทำงานสำหรับคุณหากพนักงานไม่ทราบวิธีใช้งาน หลังจากใช้ระบบซอฟต์แวร์ การจัดการเนื้อหาแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการลงทุนของคุณได้รับการขยายสูงสุดโดยเสนอการฝึกอบรมที่ชัดเจน รัดกุม และเข้าถึงได้ หากพนักงาน ไม่ได้รับการฝึกฝนอย่างเหมาะสม พวกเขาจะกลับไปใช้นิสัยแย่ๆ ที่เต็มไปด้วยกระดาษ เพราะพวกเขา “ไม่รู้” ว่าจะใช้เทคโนโลยีที่นำมาใช้ใหม่นี้อย่างไร และ จะหงุดหงิดเพราะไม่เข้าใจ การฝึกอบรมที่ดีมีความสำคัญต่อการลงทุนในการเปลี่ยนแปลง ทางดิจิทัลให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ด้วยเป้าหมายของคุณในธุรกิจดิจิทัล วิดีโอนี้จะอธิบายว่า Loffler และ Square 9 สามารถช่วยประหยัดเวลาและเงินในระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติการจัดการบัญชีลูกหนี้ การจัดหาทรัพยากรบุคคล การทำงานร่วมกันในสัญญา และอื่นๆ ได้อย่างไร

Loffler เป็นพันธมิตรด้านการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของคุณ เราช่วยให้องค์กรต่างๆ เปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมที่ไร้กระดาษ เพื่อให้พวกเขาสามารถโฟกัสไปที่งานพิมพ์น้อยลง และทำสิ่งต่างๆ ได้ดีที่สุดมากขึ้น

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles