การเลื่อนตำแหน่ง ช่วงต้นปีแบบนี้ นอกจากเรื่องของการขึ้นเงินเดือนประจำปีแล้ว ก็ยังมีอีกเรื่องที่หลายองค์กรดำเนินการไปพร้อมกันเลยก็คือ เรื่องของการเลื่อนตำแหน่ง แต่ผู้จัดการในบ้านเรายังมีความเข้าใจผิดในเรื่องของการเลื่อนตำแหน่ง และเกณฑ์ในการเลื่อนตำแหน่งอยู่พอสมควร โดยผมสังเกตจากเวลาที่ไปวางระบบการบริหารค่าจ้างเงินเดือนให้กับลูกค้า ก็จะเห็นสิ่งที่เป็น
ปัญหาของการเลื่อนตำแหน่งอยู่หลักๆ 2 ประการก็คือ
เลื่อนตำแหน่งตามกาลเวลา กรณีนี้ก็คือ ผู้จัดการมองเห็นแล้วว่าลูกน้องของตนเอง ถึงเวลาที่จะต้องได้รับการเสนอเลื่อนตำแหน่งแล้ว เหตุผลก็คือ ทำงานครบ 3 ปีบ้าง 5 ปีบ้าง ฯลฯ แค่นั้น และก็แค่นั้นจริงๆ นะครับ ไม่มีเหตุผลอื่นประกอบเลยว่าทำไมต้องเลื่อนตำแหน่งให้พนักงานคนนี้ นอกจากเวลาทำงานที่อ้างไว้ เลื่อนตามความรู้สึก กรณีนี้เกิดขึ้นเวลาที่หัวหน้างาน หรือผู้จัดการรู้สึกประทับใจผลงานของพนักงานคนนี้ ก็เลยอยากจะให้รางวัลให้มากกว่าคนอื่นหน่อย แต่ไม่รู้ว่าจะให้อะไร ก็เลยเสนอเลื่อนตำแหน่งซะเลย จะได้ทำให้พนักงานรู้สึกดี ในกรณีนี้อีกเช่นกัน เคยเกิดกรณีที่ว่า ทำงานแต่เพียง 8 เดือนเท่านั้น หัวหน้าก็เสนอเลื่อนตำแหน่งให้ โดยที่คนรอบข้าง ก็งงๆ ว่า ทำไมถึงได้รับการเสนอชื่อ ทั้งๆ ที่คนอื่นทำงานกันมาตั้งนานกลับไม่ได้อะไร สุดท้ายก็เป็นเรื่องของความรู้สึกของผู้จัดการคนนั้น ว่าพอใจจะเลื่อนให้ใครก็จะเสนอคนนั้น
ประเด็นที่น่าสังเกตก็คือ เวลาที่เสนอเลื่อนตำแหน่งนั้น โดยมากจะเลื่อนตำแหน่งให้สูงขึ้น พร้อมกับมีการปรับเงินเดือนให้สูงขึ้นเช่นกัน แต่สิ่งที่ไม่ได้เลื่อนไปตามตำแหน่งที่สูงขึ้นเลยก็คือ หน้าที่และความรับผิดชอบครับ งานทุกอย่างยังคงเหมือนเดิม ก่อนเลื่อนทำอะไร หลังเลื่อนแล้วก็ยังคงทำงานแบบเดิม คำถามก็คือ แบบนี้ใช่การเลื่อนตำแหน่งจริงๆ หรือ?? แล้วจริงๆ การเลื่อนตำแหน่งนั้นต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้าง
การเลื่อนตำแหน่งโดยส่วนใหญ่จะถูกแยกออกเป็น 2 ประเภท คือ
เลื่อนตำแหน่งตามสายวิชาชีพ ก็คือ มีการจัดทำ Career Path และเลื่อนตำแหน่งไปตามความลึกของงานที่จะต้องทำ โดยส่วนใหญ่ตำแหน่งทางสายอาชีพ จะถูกออกแบบมาโดยไม่ต้องมีการบังคับบัญชาลูกน้อง แต่จะออกแบบให้งานยากขึ้น ลึกขึ้น และเชี่ยวชาญมากขึ้นเรื่อยๆ และที่สำคัญก็คือ การเลื่อนตำแหน่งแบบนี้ ไม่จำเป็นต้องให้ใครลาออกไปก่อน ถึงจะมีสิทธิเลื่อน เพียงแสดงความสามารถ ทักษะ และผลงานได้ตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ก็จะได้รับการปรับเลื่อนตำแหน่งแล้ว เลื่อนตำแหน่งตามสายบังคับบัญชา ในกรณีนี้เป็นการเลื่อนตำแหน่งสูงขึ้นไปตามสายการบังคับบัญชาขององค์กร กล่าวคือ หัวหน้าลาออก หรือเกษียณไป ต้องเลื่อนพนักงานขึ้นมาทดแทน ดังนั้นการเลื่อนตำแหน่งแบบนี้จะต้องมีอัตราว่าง และมีการเลื่อนขึ้นมาทดแทน หรือไม่ก็มีการขยายองค์กรให้ใหญ่ขึ้น และมีตำแหน่งงานใหม่ๆ เกิดขึ้น ก็จะสามารถเลื่อนตำแหน่งขึ้นมาได้ การเลื่อนตำแหน่งในลักษณะนี้ จะมีข้อจำกัดก็คือ ถ้าคนข้างบนไม่ไปไหน คนข้างล่างก็ไม่ได้ขึ้น
แล้วเกณฑ์ในการเลื่อนตำแหน่งควรจะประกอบไปด้วยอะไรบ้าง องค์กรส่วนใหญ่มองแค่จำนวนปีที่ทำงาน แต่จริงๆ แล้วเราต้องพิจารณาให้มากกว่านั้น เพราะการเลื่อนตำแหน่งนั้นแปลว่า ตำแหน่งสูงขึ้น เงินเดือนสูงขึ้น องค์กรต้องจ่ายเงินเดือนในอัตราที่สูงกว่าเดิม ดังนั้นจะให้ยังคงทำงานเดิมนั้น มันก็ไม่สมเหตสมผล ดังนั้น การเลื่อนตำแหน่งที่ดีนั้นจะต้องพิจารณาสิ่งเหล่านี้ประกอบด้วย
ผลงานของพนักงาน โดยจะต้องมีการกำหนดให้ชัดเจนว่า ถ้าผลงานได้ในระดับ A อย่างน้อยต้อง A กี่ปีจึงจะมีสิทธิในการได้รับการเลื่อนตำแหน่ง หรือถ้า เฉลี่ยผลงานคือ B จะต้องใช้เวลากี่ปีถึงจะมีสิทธิเลื่อน ไม่ใช่ดูแค่จำนวนปีเพียงอย่างเดียว ยิ่งผลงานดีมากเท่าไหร่ ก็จะใช้จำนวนปีสั้นลง แต่ถ้าพนักงานคนใด ผลงานปานกลาง ก็ต้องใช้จำนวนปีที่นานขึ้นนั่นเอง ความรู้และทักษะที่เพิ่มขึ้น โดยในการเลื่อนตำแหน่งนั้น เราจะต้องพิจารณาเรื่องของ ความรู้ และทักษะของพนักงานประกอบด้วย เพื่อดูว่า พนักงานคนนั้นมีศักยภาพในการที่จะปฏิบัติงานที่ยากขึ้นได้จริงหรือไม่ มี Competency ในระดับที่สูงขึ้นตามตำแหน่งใหม่ที่จะเลื่อนไป เรื่องนี้เป็นอีกเรื่องที่บริษัทที่นำเรื่องของ competency มาใช้นั้นจะต้องมีการวางเกณฑ์ให้ชัดเจนว่า แบบไหนถึงจะอยู่ในเกณฑ์ที่ได้รับการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง แบบไหนที่จะต้องพัฒนาต่อและค่อยมาดูกันในปีหน้า การเลื่อนตำแหน่ง
ถ้าใครที่ผ่านทั้ง 3 เกณฑ์ข้างต้น จึงจะถือว่าได้รับการเลื่อนตำแหน่งตามที่เสนอมา แต่ส่วนใหญ่ที่เจอมาก็คือ ผ่านแค่เรื่องของจำนวนปีเท่านั้น เรื่องอื่นไม่ค่อยมีการพิจารณากันสักเท่าไหร่ ผลก็คือ บริษัทต้องจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานในอัตราที่สูงขึ้น โดยที่ไม่ได้มูลค่าเพิ่มอะไรจากพนักงานเลย ดังนั้นถ้าองค์กรของเราจะต้องมีการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง ก็ขอให้มองให้ครบทุกด้านก่อนที่จะเลื่อนตำแหน่งนะครับ
ตั้งเป้าหมาย
การตั้งและสื่อสารเป้าหมายเพื่อนำไปปฏิบัติมีความสำคัญพอๆ กับการสร้างกลไกการตอบรับ ช่วยให้คุณรู้ว่าองค์กรตอบสนองต่อเทคโนโลยีอย่างไรและแม้แต่พนักงานคนใดที่ใช้เทคโนโลยี นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ใช้ได้รับคุณค่ามากขึ้นจากระบบใหม่ หากเป้าหมายเหล่านี้แสดงให้ผู้ใช้เห็นว่าเทคโนโลยีส่งผลต่อการทำงานในแต่ละวันอย่างไร
เป็นเรื่องปกติที่เทคโนโลยีใหม่จะค่อย ๆ เข้าสู่การดำเนินธุรกิจ แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาในทุกขั้นตอน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการให้ประมวลผลคำสั่งซื้อ 50 เปอร์เซ็นต์โดยใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ภายในวันที่ 1 มีนาคม ให้พูดอย่างนั้น พนักงานไม่สามารถช่วยคุณวัดความสำเร็จ (หรือระบุปัญหา) ได้หากพวกเขาไม่รู้ว่าเป้าหมายคืออะไร
นอกเหนือจากการคิดถึงไทม์ไลน์และขั้นตอนของการดำเนินการแล้ว ให้พิจารณาว่าคุณจะสร้างความมั่นใจและพัฒนาความสามารถในหมู่พนักงานได้อย่างไร ให้รางวัลกับพฤติกรรมที่คุณต้องการเห็น และทำให้รางวัลเหล่านั้นสนุกและมีความหมาย
บรรเทาการต่อต้านโดยการฝึกสอนพนักงานที่มีข้อกังวลหรือดูเหมือนจะมีปัญหาในการทำความเข้าใจวิธีการใช้เทคโนโลยีใหม่ พนักงานเหล่านี้อาจใช้เทคโนโลยีใหม่ที่มีระดับความชำนาญระดับหนึ่ง แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจำเป็นต้องรู้สึกมั่นใจหรือมีความสามารถในการใช้งาน
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
