Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

วิธีแก้ไขปัญหาโดยเร่งด่วนของ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่องค์กรต่างๆควรรู้

หลายปีมานี้หลากหลายองค์กรได้มีนโยบาย เรื่องการลดการใช้กระดาษ โดยส่วนใหญ่จะเน้นในเรื่องของการควบคุมเอกสาร ที่ต้องแจกจ่ายให้ทั่วถึงกันทั้งองค์กร โดยจะใช้เป็นในรูปแบบของ Electronic file หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลักษณะจะเป็นการจัดเก็บไว้บนเซิฟเวอร์ส่วนกลาง โดยที่ทั้งองค์กรสามารถเข้าถึงเอกสารได้ด้วยตัวเอง และยังสามารถแก้ไขไฟล์ คัดลอก ย้าย ลบ เอกสารได้ตามต้องการ แต่หลายๆองค์กรก็อาจจะประสบปัญหา หรือ สงสัยว่า จะควบคุมหมายเลข (Contorl copy No.) ของแต่ละบุคคลนั้นอย่างไร หรือในกรณี ที่ได้รับเอกสารแล้วจำเป็นต้องเซ็นรับทราบกลับมาจะทำอย่างไร รวมถึงการติดตามเอกสารจากแผนกต่างๆที่รอคิวสามารถทำได้อย่างไร?   ซึ่งโดยทั่วไปลักษณะของ การลดกระดาษขององค์กรนั้น จะมีขั้นตอนต่างๆ ตามลักษณะเช่น เอกสารควบคุม ไฟล์เอกสารต้นฉบับจะแชร์ไว้บน Server เพื่อให้หน่วยงานเจ้าของเอกสาร และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้าไปดูได้ โดยจัดทำไว้เป็นไฟล์ PDF คาดด้วยลายน้ำข้อความว่า “Uncontrolled When Print Out” ส่วนหน่วยงานใดที่ต้องการสำเนาไป ติดในจุดปฏิบัติงาน เช่น WI หรือ ต้องร้องขอมายัง DCC  ซึ่งการควบคุมเอกสารในลักษณะนี้ จะช่วยลดเวลาในการทำงานไปได้เป็นอย่างมาก เพราะสะดวกรวดเร็วกว่า ซึ่งถ้าเป็นเมื่อก่อนคงต้องมานั่งใช้ตรายางสแตมป์ว่า […]

AdminP

AdminP

June 30, 2020