Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ E-DOC มีความสำคัญอย่างไรต่อหน่วยงานราชการ

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ งานเอกสารของหน่วยงานราชการ ในปัจจุบันนั้น มีความสำคัญมากต่อองค์กร และส่วนมากล้วนแต่เป็นเอกสาร ที่เป็นกระดาษ นอกจากนี้ ยังมีแนวโน้มว่า เอกสารจะเพิ่มมากยิ่งขึ้น ทำให้กระบวนการ จัดเก็บเอกสารเหล่านั้น ไม่สามารถทำได้ อย่างเต็มประสิทธิภาพเท่าที่ควร แต่ละองค์กรมีการจัดการ เก็บรักษาเอกสารให้เป็นระบบ เพื่อผู้ใช้สามารถนำมา ทำประโยชน์สูงสุดให้แก่องค์กร ประหยัดค่าใช้จ่าย และสะดวกรวดเร็ว ในการทำงาน ในบทความนี้ จึงได้ทำการศึกษา กระบวนการบริหารงานเอกสาร แบบเดิม และ คิดแนวคิด หลักการ ทฤษฎี งานวิจัย และ เทคโนโลยีต่างๆที่มีความเกี่ยวข้องที่สามารถนำมาประยุกต์เพื่อใช้พัฒนาประสิทธิภาพของการบริหารจัดการเอกสาร ในลักษณะการบริหารแบบใหม่ จากการค้นคว้าผลงานวิจัยและบทความที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ และ อินเทอร์เน็ต เพื่อใช้ในการบริหาร จัดการเอกสาร ซึ่งพบผลวิจัย และ บทความที่สอดคล้อง ใกล้เคียงกับแนวคิดดังกล่าว สามารถนำมาเป็นแนวทาง ในการพัฒนา ระบบบริหารจัดการงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมีประสิทธิภาพดังตัวอย่างต่อไปนี้   อังษณา อรุณรัติยากร [1] งานวิจัยนี้กล่าวถึงระบบที่ใช้ในการควบคุมดูแลและจัดการเอกสารต่างๆโดยทำการพัฒนาเครือข่าย ภายในองค์กร และมีการจัดเก็บรายละเอียด เกี่ยวกับเอกสาร ไว้ในฐานข้อมูล ส่วนแฟ้มเอกสาร จัดเก็บไว้ในระบบแฟ้มข้อมูล […]

AdminP

AdminP

July 1, 2020

วิธีแก้ไขปัญหาโดยเร่งด่วนของ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่องค์กรต่างๆควรรู้

หลายปีมานี้หลากหลายองค์กรได้มีนโยบาย เรื่องการลดการใช้กระดาษ โดยส่วนใหญ่จะเน้นในเรื่องของการควบคุมเอกสาร ที่ต้องแจกจ่ายให้ทั่วถึงกันทั้งองค์กร โดยจะใช้เป็นในรูปแบบของ Electronic file หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลักษณะจะเป็นการจัดเก็บไว้บนเซิฟเวอร์ส่วนกลาง โดยที่ทั้งองค์กรสามารถเข้าถึงเอกสารได้ด้วยตัวเอง และยังสามารถแก้ไขไฟล์ คัดลอก ย้าย ลบ เอกสารได้ตามต้องการ แต่หลายๆองค์กรก็อาจจะประสบปัญหา หรือ สงสัยว่า จะควบคุมหมายเลข (Contorl copy No.) ของแต่ละบุคคลนั้นอย่างไร หรือในกรณี ที่ได้รับเอกสารแล้วจำเป็นต้องเซ็นรับทราบกลับมาจะทำอย่างไร รวมถึงการติดตามเอกสารจากแผนกต่างๆที่รอคิวสามารถทำได้อย่างไร?   ซึ่งโดยทั่วไปลักษณะของ การลดกระดาษขององค์กรนั้น จะมีขั้นตอนต่างๆ ตามลักษณะเช่น เอกสารควบคุม ไฟล์เอกสารต้นฉบับจะแชร์ไว้บน Server เพื่อให้หน่วยงานเจ้าของเอกสาร และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้าไปดูได้ โดยจัดทำไว้เป็นไฟล์ PDF คาดด้วยลายน้ำข้อความว่า “Uncontrolled When Print Out” ส่วนหน่วยงานใดที่ต้องการสำเนาไป ติดในจุดปฏิบัติงาน เช่น WI หรือ ต้องร้องขอมายัง DCC  ซึ่งการควบคุมเอกสารในลักษณะนี้ จะช่วยลดเวลาในการทำงานไปได้เป็นอย่างมาก เพราะสะดวกรวดเร็วกว่า ซึ่งถ้าเป็นเมื่อก่อนคงต้องมานั่งใช้ตรายางสแตมป์ว่า […]

AdminP

AdminP

June 30, 2020