e-file จัดการเอกสาร การประมวลผลการเคลมด้วยตนเองใช้เวลานานมาก มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ และที่แย่ที่สุดคือสร้างความเสียหายอย่างมากต่อประสบการณ์ของลูกค้า เป็นหนึ่งในบริษัทประกันภัยที่ใหญ่ที่สุดที่ต้องเอาชนะบนเส้นทางสู่ประสิทธิภาพ
การดำเนินการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนของคุณโดยอัตโนมัติสามารถทำให้คุณแตกต่างจากคู่แข่งในอุตสาหกรรมประกันภัย เนื่องจากการประมวลผลการเคลมเป็นเอกสารจำนวนมาก การนำระบบอัตโนมัติไปใช้จึงมีประโยชน์มากมายสำหรับคุณ
ต่อไปนี้คือสี่วิธีที่องค์กรของคุณจะได้รับประโยชน์จากการประมวลผลการเคลมอัตโนมัติ
รักษาความแม่นยำ
เนื่องจากการประกันภัยเป็นอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวดและมีมาตรฐานการปฏิบัติตามที่เข้มงวด คุณจึงควรจัดการกับข้อมูลที่เป็นความลับอย่างระมัดระวังและหลีกเลี่ยงความไม่ถูกต้องของข้อมูลในทุกกรณี การประมวลผลการเคลมด้วยตนเองทำให้ยากขึ้น เนื่องจากคุณจะต้องตรวจสอบงานของคุณอีกครั้งและใช้เวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาด
ระบบอัตโนมัติช่วยให้คุณขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้ เนื่องจากคอมพิวเตอร์ไม่ได้ทำงานซ้ำซากจำเจแบบเดียวกับที่มนุษย์ทำ คุณจะสามารถรักษาความถูกต้องของข้อมูลซึ่งจะทำให้การเรียกร้องของคุณดำเนินต่อไป
ประหยัดเวลาและส่งเสริมประสิทธิภาพ
การประมวลผลการเคลมด้วยตนเองใช้เวลานานเกินไปของพนักงานของคุณ เอกสารการกำหนดเส้นทาง การแยกและเปรียบเทียบข้อมูล และการส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลาทั้งหมดในกระบวนการเรียกร้อง
ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดของกระบวนการแบบแมนนวลเหล่านี้คือ มนุษย์สามารถทำได้ครั้งละหนึ่งสิ่งเท่านั้น ในขณะที่คอมพิวเตอร์สามารถทำได้หลายอย่าง
ระบบอัตโนมัติสามารถหยุดทีมของคุณจากการต้องทุ่มเทแรงกายให้กับงานน่าเบื่อเหล่านั้น ในขณะที่คอมพิวเตอร์ใช้กระบวนการเหล่านี้ พวกเขาสามารถนำทักษะที่น่าประทับใจมาสู่การทำงาน ซึ่งพวกเขาไม่ได้ใช้ทำสิ่งง่ายๆ อย่างการส่งการเตือนความจำ
ตอนนี้พนักงานของคุณสามารถใช้เวลาเพื่อเอาใจใส่ความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้น และเมื่อพูดถึงการประมวลผลคำร้อง พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่แง่มุมของมนุษย์เท่านั้น โดยให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับรายละเอียดที่จำเป็นเพื่ออนุมัติหรือปฏิเสธ เป็นโบนัสเพิ่มเติม พนักงานของคุณน่าจะพอใจในบทบาทของตนมากขึ้นโดยไม่ต้องทำงานซ้ำซากจำเจทุกวัน
ประหยัดเงิน
ในขณะที่บางคนลังเลที่จะลงทุนในระบบอัตโนมัติเนื่องจากมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น แต่จริงๆ แล้วจะช่วยให้คุณประหยัดเงินได้เป็นจำนวนมากในระยะยาว มีการออมระยะยาวในหลายพื้นที่
จำนวนพนักงาน
ด้วยระบบอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องเพิ่มจำนวนพนักงานเพื่อให้ทันกับความต้องการของการเรียกร้องที่เข้ามา ระบบอัตโนมัติช่วยลดความยุ่งยากในบทบาทมนุษย์ในการประมวลผลการเรียกร้อง เพื่อลดต้นทุนแรงงาน
ค่าใช้จ่ายในการจัดหางานไปพร้อมกับสิ่งนี้เช่นกัน โดยเฉลี่ย องค์กรมีค่าใช้จ่ายประมาณ$4,000 ในการจ้างพนักงานใหม่ การลดความจำเป็นในการเพิ่มจำนวนพนักงานผ่านระบบอัตโนมัติ องค์กรของคุณสามารถประหยัดเงินได้มาก
ทรัพยากรทางกายภาพ
ระบบอัตโนมัติยังช่วยประหยัดเงินของคุณสำหรับทรัพยากรทางกายภาพ เช่น กระดาษและไปรษณีย์ ระบบอัตโนมัติมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจเพราะใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยเพื่อทำให้กระบวนการที่ใช้กระดาษหนักเป็นดิจิทัล การประมวลผลการเคลมแบบดั้งเดิมเกี่ยวข้องกับการพิมพ์กระดาษและส่งผ่านบริการไปรษณีย์ ด้วยระบบอัตโนมัติ ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นจะหมดไป คุณจึงประหยัดได้มาก
ดำเนินการเรียกร้องได้เร็วขึ้น
ลูกค้าที่ยื่นคำร้องได้ผ่านเหตุการณ์ที่โชคร้ายมาแล้ว สิ่งหนึ่งที่พวกเขาต้องการจากคุณคือการได้รับการชำระเงินอย่างรวดเร็ว ความเร็วที่คุณดำเนินการอ้างสิทธิ์อาจทำให้สถานการณ์เลวร้ายแย่ลงหรือพลิกสถานการณ์โดยสิ้นเชิง
ประโยชน์ที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งของระบบอัตโนมัติคือความเร็วที่คุณสามารถดำเนินการเรียกร้องและชำระเงินให้กับลูกค้าของคุณ เมื่อคุณเกินความคาดหวังว่าพวกเขาจะได้รับการชำระเงินเร็วเพียงใด คุณสามารถรับประกันได้ว่าลูกค้าของคุณจะพึงพอใจ การมีลูกค้าที่พึงพอใจมีผลโดมิโนต่อผลประโยชน์อื่นๆ ที่คุณอยากได้มากที่สุด
ลูกค้าที่พึงพอใจจะอยู่เคียงข้างและจะแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าพวกเขาพอใจกับวิธีการทำธุรกิจของคุณ พวกเขามีแนวโน้มที่จะเผยแพร่ความคิดเห็นในเชิงบวกแก่ผู้ที่กำลังมองหาผู้ให้บริการประกันภัย การเติบโตอย่างยั่งยืนจะเกิดขึ้นได้เฉพาะกับลูกค้าที่ตื่นเต้นที่จะเป็นลูกค้าของคุณ e-file จัดการเอกสาร
เริ่มเส้นทางการทำงานอัตโนมัติของคุณด้วย Rubex
การเริ่มต้นใช้งานบนเส้นทางการทำงานอัตโนมัติเพื่อสัมผัสกับประโยชน์ทั้งหมดเหล่านี้สามารถทำได้ง่ายอย่างน่าประหลาดใจ Rubex ซึ่งเป็นระบบประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ ทำให้การประมวลผลการเคลมของคุณง่ายขึ้นอย่างสมบูรณ์ Rubex ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติทั้งหมดที่จะเปลี่ยนความรับผิดชอบของคุณในการประมวลผลการเคลมให้เหลือเพียงไม่กี่ขั้นตอน
เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของ Rubex สามารถ:
- กำหนดเส้นทางเอกสารไปยังบุคคลที่ใช่
- ขอเอกสารจากลูกค้า
- ขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากลูกค้า/พนักงาน
- ดึงข้อมูล
- จัดเก็บเอกสารเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายในภายหลัง
- การสร้างนโยบายและขั้นตอน HR เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนในตัวเอง ขั้นตอนแรกที่ดีคือการสร้างชุดเทมเพลต HRเพื่อช่วยคุณและทีมในการเริ่มต้น นโยบายและขั้นตอนต่างๆ มากมายเป็นไปตามโครงสร้างที่ไม่จำเป็นต้องเขียนใหม่ทุกครั้งที่คุณสร้างเอกสารใหม่ เช่นเดียวกับเอกสารอื่นๆ เทมเพลต HR ต้องแชร์และเข้าถึงได้ง่ายระหว่างสมาชิกในทีมที่ทำงานร่วมกันเพื่อสร้างนโยบาย นั่นคือที่ที่ระบบซอฟต์แวร์ควบคุมเอกสารเข้ามาเล่น ระบบควบคุมเอกสารสามารถจัดเก็บเทมเพลต HR ในตำแหน่งส่วนกลาง ซึ่งทุกคนที่ต้องการสามารถเข้าถึงได้ นอกจากนี้ ยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงเพื่อกำหนดว่าเทมเพลตมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป และใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลง สิ่งนี้จะทำให้นโยบายทรัพยากรบุคคลและกระบวนการสร้างขั้นตอนมีความสอดคล้องและแน่นอน
ปัญหาอีกประการหนึ่งเกี่ยวกับการสร้างนโยบายและขั้นตอนของ HR คือความจริงที่ว่าเอกสารประเภทนี้มักถูกสร้างขึ้นในทีม การแชร์ไฟล์เดียวระหว่างสมาชิกในทีมหลายคนกลายเป็นปัญหาเมื่อการสื่อสารและการเปลี่ยนแปลงไฟล์ถูกส่งผ่านทางอีเมลหรือบันทึกไว้ในไดรฟ์เครือข่ายด้วยการกำหนดเวอร์ชันเฉพาะกิจ เอกสารเวอร์ชันต่างๆ มากมายสามารถมีอยู่พร้อมๆ กัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากที่จะทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงใดบ้าง ใครเป็นคนสร้าง และเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันล่าสุด ตามหลักการแล้ว เอกสารควรมีอยู่ในตำแหน่งศูนย์กลางที่อนุญาตให้บุคคลเพียงคนเดียวทำการเปลี่ยนแปลงในแต่ละครั้ง ระบบควบคุมเอกสารที่ช่วยให้จัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์พร้อม ความ สามารถในการเช็คอินและเช็คเอาต์ ตลอดจนการติดตามการแก้ไข และการ แจ้งเตือนอัตโนมัติสามารถช่วยลดความสับสนวุ่นวายที่เกี่ยวข้องกับนโยบายทรัพยากรบุคคลและกระบวนการสร้างขั้นตอนได้
ปัญหาคอขวดอีกประการหนึ่งอาจเกิดขึ้นได้เมื่อถึงเวลาที่จะสรุปเอกสารและได้รับการอนุมัติจากผู้อื่น ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการใช้อีเมลเพื่อกำหนดเส้นทางนโยบายสำหรับการอนุมัติคือความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากผู้อนุมัติไม่ตอบสนองอย่างทันท่วงที ไม่ว่าการอนุมัติจะเสร็จสิ้นเป็นชุดๆ หรือแบบคู่ขนาน ความล่าช้ามักเป็นผลมาจากการรอการอนุมัติเพียงอย่างเดียว ด้วยระบบควบคุมเอกสาร สามารถส่งคำขออนุมัติได้โดยอัตโนมัติ และคุณสามารถกำหนดได้อย่างง่ายดายว่าใครยังต้องอนุมัติ เมื่อบันทึกการอนุมัติทั้งหมดแล้ว ไฟล์จะถูกจัดเก็บและเผยแพร่โดยอัตโนมัติในตำแหน่งที่ถูกต้อง
นโยบายและขั้นตอนการจัดการไฟล์
เมื่อนโยบายและขั้นตอนของ HR ได้รับการสรุปและอนุมัติแล้ว การพิจารณาที่สำคัญต่อไปที่ต้องทำคือวิธีการจัดเก็บ จัดการ และเข้าถึงเอกสารโดยผู้อื่น การอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ที่ใช้ร่วมกันนั้นไม่เพียงพอที่จะทำให้แน่ใจว่าไฟล์นั้นปลอดภัยจากการลบหรือจะไม่ถูกแก้ไขหรือย้ายตำแหน่ง นอกจากนี้ หากคุณไม่ระมัดระวังเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติขององค์กร เมื่อเวลาผ่านไป คุณอาจมีระเบียบอยู่ในมือ ด้วยระบบควบคุมเอกสาร ไฟล์สามารถถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติในตำแหน่งที่ถูกต้องเมื่อได้รับการอนุมัติ และสร้างระบบองค์กรตั้งแต่ต้นจนจบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการเผยแพร่ (และยังคงอยู่) ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
ข้อควรพิจารณาที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือ การเข้าถึง ไฟล์HR ไม่ใช่เอกสารทั้งหมดที่จะเข้าตาทุกคน การควบคุมว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์บางไฟล์มีความสำคัญต่อข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของฝ่ายทรัพยากรบุคคล การรักษาความปลอดภัยประเภทนี้ทำได้ยากหากไม่มีระบบที่ใช้การเข้าถึงตามบทบาท ระบบควบคุมเอกสารที่มีการรักษาความปลอดภัยตามบทบาทในตัวจะช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการจัดการไฟล์ในลักษณะที่ช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ใดได้บ้าง ทำให้ง่ายต่อการจัดการเอกสารได้อย่างปลอดภัยและเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อผูกพัน
สุดท้ายนี้ นโยบายและขั้นตอนของ HR จะเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา การรักษาประวัติของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงมาตรฐานการกำกับดูแลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด การไม่สามารถแสดงว่านโยบายและขั้นตอนได้รับการปรับปรุงอาจเป็นปัญหาที่แท้จริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อถึงเวลาสำหรับการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบมักเสนอกำหนดเส้นตายสำหรับการนำเสนอเอกสาร และผลการพิจารณาอาจส่งผลให้หากไม่นำเสนอเอกสารต่อผู้สอบบัญชีในเวลาที่เหมาะสม ด้วยระบบควบคุมเอกสารที่เหมาะสม การเปลี่ยนแปลงและการแก้ไขทั้งหมดจะถูกติดตามและบันทึก อย่างง่ายดาย ด้วยการตรวจสอบย้อนกลับทางดิจิทัล สามารถสร้างรายงานเพื่อพิสูจน์ได้อย่างง่ายดายว่านโยบายและขั้นตอนที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างไรและเมื่อใด ทำให้เกิดสถานการณ์ที่ปราศจากความเครียดเมื่อถึงเวลาสำหรับการตรวจสอบ
นโยบายทรัพยากรบุคคลและขั้นตอนการกระจาย
เมื่อคุณพร้อมที่จะแบ่งปันนโยบายและขั้นตอน HR ใหม่หรือที่อัปเดตกับคนที่เหมาะสม แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับข้อความจากอีกด้านหนึ่ง เรื่องตลกจากภาพยนตร์เรื่อง “Office Space” คือตัวละครหลักมักถูกไล่ล่าโดยเจ้านายต่างๆ ตลอดทั้งวันเพื่อถามเขาว่าเขาได้รับบันทึกช่วยจำเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบายสำหรับรายงาน TPS หรือไม่ ส่งผลให้เขาได้รับบันทึกเดียวกันหลายฉบับ สิ่งนี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงความท้าทายของการสื่อสารด้วยตนเองและการติดตามการรับรู้สำหรับนโยบายและขั้นตอน HR ที่เผยแพร่ใหม่ บ่อยครั้ง อีเมลถูกใช้เป็นวิธีการสื่อสารหลัก แต่เราทุกคนทราบดีว่าอีเมลไม่ใช่วิธีที่เชื่อถือได้ในการพิสูจน์ว่ามีคนได้รับข้อความ โชคดีที่มีเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่สามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้สามารถพิสูจน์การยอมรับแบบดิจิทัลได้
หากต้องการติดตามและบันทึกการรับทราบสำหรับนโยบายและขั้นตอนที่อัปเดตและใหม่อย่างน่าเชื่อถือ วิธีที่ดีที่สุดคือใช้ระบบควบคุมเอกสารที่มีความสามารถ ใน การรับรู้ ในตัว สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังบุคคล กลุ่ม หรือทั้งองค์กรผ่านเวิร์กโฟลว์การอ่านที่จำเป็น เวิร์กโฟลว์จะแจ้งให้แต่ละคนทราบโดยอัตโนมัติว่าพวกเขาจำเป็นต้องอ่านเอกสารและยืนยันทางอิเล็กทรอนิกส์ว่าพวกเขาได้อ่านเอกสารดังกล่าวแล้ว ข้อมูลนี้จะให้บันทึกดิจิทัลว่าใครมีและยังไม่ได้รับทราบนโยบายหรือขั้นตอนใหม่หรือที่อัปเดต สามารถสร้างรายงานได้ และเมื่อถึงเวลาสำหรับการตรวจสอบ คุณสามารถพิสูจน์ได้อย่างรวดเร็วว่าใครรับทราบเอกสารและเมื่อใด
Rubex มีฟังก์ชันทั้งหมดนั้นและอื่นๆ อีกมากมายที่จะช่วยให้คุณโฟกัสกับโปรเจ็กต์ภาพรวมได้มากขึ้น ประโยชน์ทั้งหมดเหล่านี้เป็นของคุณที่คุณจะได้สัมผัสกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลนี้ ค้นพบ Rubexเพื่อเริ่มต้น
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
