Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Business Content ระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการ จัดทำ จัดเก็บ ควบคุม

Business Content หรือ ECM นับเป็นเครื่องมือ หรือ ระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการ จัดทำ จัดเก็บ ควบคุม  และบริหารการจัดเก็บรักษาระยะยาว หรือแม้กระทั่งการทำลาย ในส่วนของ Content ที่เกิดขึ้นในองค์กร ทั้ง Structure

และ Unstructured เข้าไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้สามารถบริหารจัดการการใช้งาน จัดการการเข้าถึง ของผู้ที่ต้องการใช้งาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และให้เป็นไปตามมาตราฐานหรือข้อกำหนด (Compliance) ต่างๆ

Alfresco เป็นหนึ่งในแอปพลิเคชันจัดการเนื้อหาสำหรับองค์กร (Enterprise Content Management: ECM) ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก ที่ช่วยให้กระบวนการทำงานร่วมกันก้าวไปสู่อีกระดับ ด้วยเทคโนโลยีที่รองรับการทำงานแบบคลาวด์ ซึ่งมีคุณสมบัติหลากหลาย มีความยืดหยุ่น ปรับขนาดได้ และใช้งานง่าย นอกจากนี้ Alfresco ยังช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลธุรกิจของคุณทำได้จากทุกที่ ผ่านทุกอุปกรณ์ และด้วย Alfresco ผู้ใช้งานทุกคน ตั้งแต่พนักงานทั่วไปจนถึงระดับผู้บริหาร จะสามารถทำงานอย่างมีประสิทธิผลและมีความสุข

Alfresco ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยสร้างผลลัพธ์ให้กับองค์กรโดยเฉพาะ บนมาตรฐานของอุปกรณ์ โปรแกรม และการใช้งานแบบร่วมกันได้ตามหลักสากล Alfresco ช่วยให้องค์กรต่าง ๆ สามารถเข้าถึงโซลูชันที่ดีที่สุดในการทำตลาด ควบคู่กับการทำงานที่เหมาะสำหรับระบบธุรกิจของคุณ หากย้อนกลับไป 10 ปีก่อน ระดับการทำงานร่วมกันแบบข้ามแพลตฟอร์มนี้อาจเป็นไปไม่ได้ แต่ Alfresco ก็ทำให้สิ่งนี้เป็นจริงได้แล้ว พร้อมความสามารถในการรบูรณาการที่ทรงพลังของ Alfresco จะพาองค์กรของคุณไปสู่ความสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว
การรวมกันของ Alfresco Content Services กับแพลตฟอร์มกระบวนการจัดการเนื้อหาสำหรับองค์กร (ECM) ที่สมบูรณ์ ทำให้ข้อมูลของคุณถูกจัดส่วนและนำไปใช้งาน โดย Alfresco จะเพิ่มความคล่องตัวให้ธุรกิจทั้งด้านความเร็วและปริมาณ ด้วยบริบทของเนื้อหาที่เพิ่มขึ้น จึงรองรับต่อการตัดสินใจที่ดียิ่งขึ้น อีกทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิผล ช่วยให้การทำงานร่วมกันทั้งภายในและภายนอกองค์กรเป็นเรื่องง่ายและปลอดภัยยิ่งกว่าเดิม

ประโยชน์และการนำไปใช้ในเชิงธุรกิจ
ต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารลดลง
เป็นผลโดยตรงจากการจัดเก็บเฉพาะสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเก็บไว้และการกำจัดทุกสิ่งทุกอย่าง ECM ที่ใช้งานอย่างถูกต้องช่วยลดปริมาณการทำสำเนา หรือเวอร์ชันที่ล้าสมัยหรือล้าสมัย (ทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์) ซึ่งจะนำไปสู่การลดความต้องการในการจัดเก็บข้อมูล พื้นที่เก็บข้อมูลอาจมีราคาถูก แต่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการบำรุงรักษาและการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลไม่ได้

ต้นทุนการดำเนินงานที่ลดลง
สามารถทำได้โดยทางอ้อม ผ่านค่าจัดเก็บข้อมูลที่ลดลง สามารถลดต้นทุนการดำเนินงานได้โดยตรงด้วยการใช้ตัวอย่างเช่น การถ่ายภาพและส่วนประกอบของเวิร์กโฟลว์ของโซลูชัน ECM การย้ายเนื้อหารอบ ๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์มีราคาถูกกว่าการเคลื่อนย้ายกระดาษผ่านองค์กร Business Content

ค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสารเก่า e-Discovery ลดลง
เป็นประโยชน์อย่างเห็นได้ชัดของโซลูชัน ECM เนื้อหาที่เก็บน้อยลง

เพิ่มประสิทธิผลโดยการให้ข้อมูลที่ถูกต้อง
ในเวลาที่เหมาะสม นอกจากนี้การใช้ Workflow เพื่อทำงานโดยอัตโนมัติเป็นประจำ จะทำให้การใช้เวลาหรือทรัพยากรที่ต้องดำเนินงานนั้น ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น ได้คุณภาพของงานมากขึ้นในขณะที่ใช้เวลาเท่าเดิม

ความสมดุลในชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น
เกิดขึ้นได้เนื่องจากพนักงาน สามารถใช้งาน Content ที่มีในการทำงานร่วมกัน และใช้เวลาน้อยลงในการทำงานล่วงเวลาและใช้เวลากับครอบครัวมากขึ้น

เสริมสร้างความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น
เป็นผลมาจากการได้รับคำตอบที่ลูกค้าต้องการ ซึ่งหากเราสามารถให้บริการลูกค้า และสามารถแก้ปัญหาของลูกค้าได้ทันที ลูกค้าย่อมมีความสุขและอยู่กับคุณ

การตัดสินใจได้เร็วขึ้น
ทำให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้ เป็นความจริงที่เราตัดสินใจอย่างดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ด้วยข้อมูลที่พร้อมสำหรับเราในเวลานั้น ECM ช่วยให้ผู้มีสิทธิ์ตัดสินใจได้รับข้อมูลที่ดีขึ้นเร็วขึ้น

ความต่อเนื่องทางธุรกิจ
จะได้รับโดยการทำให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาที่คุณต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจของคุณพร้อมใช้งานอยู่เสมอ ECM ที่สร้างขึ้นอย่างถูกต้องและมีการจัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้องจะนำไปใช้ในการสำรองข้อมูลที่เก็บถาวรการจัดเก็บข้อมูลใกล้และนอกสถานที่และการกู้คืนระบบ

รายละเอียดเชิงลึก Enterprise Content Management หรือ ECM

นับเป็นเครื่องมือ หรือระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการ จัดทำ จัดเก็บ ควบคุม และบริหารการจัดเก็บรักษาระยะยาว หรือแม้กระทั่งการทำลาย ในส่วนของ Content ที่เกิดขึ้นในองค์กร ทั้ง Structure และ Unstructured เข้าไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้สามารถบริหารจัดการ การใช้งานจัดการการเข้าถึง ของผู้ที่ต้องการใช้งาน ทั้งนี้ ECM ยังช่วยให้มีการแลกเปลี่ยน Content ที่จัดเก็บในระบบ กับ ระบบงาน หรือ Application อื่น ๆ เพื่อให้เกิดขบวนการทำงานแบบลำดับขั้น (Workflow) สามารถพัฒนาให้เป็นระบบงานอย่างเป็นขั้นตอน และยังสามารถตัดสินใจเลือกขั้นตอนเองได้ Business Process Management ทั้งนี้เมื่อมีการจัดการ Content ไว้รวมกันแล้วนั้น ECM ยังมีส่วนการจัดการ Centralize of Content ซึ่งประโยชน์ที่จะได้รับคือ การไม่ซ้ำซ้อนของ Content ในองค์กร และการควบคุมการจัดการรุ่นของ Content หรือ Version Control เพื่อให้รู้ได้ว่า Content นั้นๆ มีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรบ้าง และก่อให้เกิดการทำงานร่วมกันหรือ Collaboration ในมุมของการจัดเก็บ Content ระยะยาวนั้น ECM ยังมีช่องทางในการจัดเก็บ Content ระยะยาวได้โดยไม่จำเป็นต้องอ้างอิงถึง Application ต้นทางที่สร้าง Content นั้นก็ได้ ซึ่งยิ่งไปกว่านั้นแล้ว ECM ยังมีความสามารถในการวิเคราะห์ Content ที่ถูกจัดเก็บระยะยาวได้อีกด้วย Archive Content Analytics เพื่อให้เราสามารถวิเคราะห์ Content หรือข้อมูลในอดีตได้ โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพา Application ต้นทาง

K&O

Related Articles