ใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษ สำหรับองค์กรที่ต้องการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ 50 ถึง 5,000 ฉบับต่อวัน บล็อกนี้จะระบุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 3 ประการสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับบัญชีเจ้าหนี้แบบไม่ต้องใช้กระดาษ
การปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณบรรลุสิ่งต่อไปนี้:
- ปรับปรุงการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง 50-90%
- ให้ทัศนวิสัยการจัดการเกี่ยวกับอายุใบแจ้งหนี้ กระแสเงินสด และประสิทธิภาพการทำงานของ AP
- กำหนดเวลาการเก็บรักษาอัตโนมัติเพื่อให้ใบแจ้งหนี้ถูกเก็บไว้ตราบเท่าที่จำเป็น (7 ปี) และไม่นาน
- เรียกคืนพื้นที่สำนักงาน
- เลิกจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่
- รับส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า
- หลีกเลี่ยงบทลงโทษการชำระล่าช้า
- หลีกเลี่ยงการสูญเสียใบแจ้งหนี้เดิมเนื่องจากน้ำท่วม ไฟไหม้ หรือแย่กว่านั้น
- บริการตนเองของผู้สอบบัญชี
รับการสแกนใบแจ้งหนี้ AP และ/หรือใบเสนอราคาอัตโนมัติวันนี้
1. การสแกนใบกำกับสินค้าของห้องจดหมาย
การสแกนใบกำกับสินค้าทันทีที่ได้รับในห้องจดหมายจะช่วยประหยัดพนักงาน AP ของคุณจากการเก็บไว้ในตู้หรือส่งไปยังที่จัดเก็บนอกสถานที่ – วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถเรียกคืนประสิทธิภาพการทำงานหลายร้อยหรือหลายพันชั่วโมงทุกปี
การสแกนใบแจ้งหนี้ของ Mailroom ยังให้ตัวเลือกแก่คุณในการใช้ซอฟต์แวร์สแกนเอกสารเพื่อจัดเรียงเอกสารตามประเภทโดยอัตโนมัติ (ใบแจ้งหนี้ เช็ค จดหมายโต้ตอบ) และใช้การรู้จำอักขระด้วยแสงเพื่อใส่ข้อมูลใบแจ้งหนี้ลงในซอฟต์แวร์บัญชีหรือ ERP ของคุณโดยอัตโนมัติ ป้อนด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังสามารถประหยัดเวลาในการผลิตได้หลายร้อยหรือหลายพันชั่วโมงทุกปี และลดข้อผิดพลาดได้อย่างมาก
คุณสามารถให้พนักงาน AP สแกนใบแจ้งหนี้บนเครื่องสแกนเดสก์ท็อปได้ แต่การเปิดซองจดหมาย การเตรียมเอกสาร และการสแกนใบแจ้งหนี้เป็นธุรกิจที่น่าเบื่อและสกปรก ซึ่งทำได้ดีที่สุดในสภาพแวดล้อมการผลิตที่สามารถรองรับปริมาณมากได้
หากห้องจดหมายของคุณไม่เหมาะกับการสแกนใบแจ้งหนี้ การจ้างภายนอกก็เป็นทางเลือกหนึ่ง บริการอย่าง Image One สามารถรับใบแจ้งหนี้ของคุณได้ทุกวันที่ตู้ ปณ. และให้สแกนเข้าในวันเดียวกับที่ได้รับ นอกจากนี้เรายังสามารถช่วยคุณกำจัดตู้เก็บเอกสาร (เรียกคืนพื้นที่) และที่เก็บข้อมูลนอกสถานที่โดยการสแกนแบ็คไฟล์ใบแจ้งหนี้ AP ของคุณ เพื่อป้องกันการสูญเสียเอกสารในกรณีที่เกิดอุทกภัย อัคคีภัย หรือภัยพิบัติอื่นๆ
2. ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
การใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยการกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ โดยอัตโนมัติเพื่อขออนุมัติ การอนุมัติเหล่านี้สามารถกำหนดเส้นทางตามกฎของธุรกิจและดำเนินการได้จากทุกที่ รวมถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับผู้ที่อยู่ในภาคสนามหรือทำงานจากที่บ้าน วิธีนี้ช่วยขจัดใบแจ้งหนี้กระดาษกำหนดเส้นทางด้วยตนเองและปัญหาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เมื่อมีการวางผิดที่ สูญหาย และเมื่อผู้คนไม่อยู่ที่สำนักงาน
เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกปฏิเสธ เวิร์กโฟลว์ยังสามารถจัดการกระบวนการจัดการข้อยกเว้นด้วย การกำหนดเส้นทางอัตโนมัติรวมถึงรายการตรวจสอบ เอกสารสำหรับเอกสารเพิ่มเติมที่จำเป็น การสแกนใบกำกับสินค้าและการอนุมัติการกำหนดเส้นทางด้วยเวิร์กโฟลว์เป็นสิ่งที่นำไปสู่การลดเวลาดำเนินการโดยรวมลง 50-90% ความสามารถในการบันทึกส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด และช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการชำระเงินล่าช้า และสร้างความตึงเครียดให้กับความสัมพันธ์กับผู้ขายของคุณ ใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษ
จากนั้น กระบวนการ AP ที่คล่องตัวสามารถรายงานไปยังฝ่ายบริหาร เพื่อให้พวกเขามองเห็นสิ่งที่กำลังดำเนินการ ความรวดเร็วและประสิทธิภาพในการดำเนินการแก้ไขเมื่อพบปัญหา
3. การรวมซอฟต์แวร์ ERP และบัญชี
ใบแจ้งหนี้คือการค้นหาและดึงข้อมูลที่ดีที่สุดจากภายในการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือซอฟต์แวร์การบัญชี เช่น Oracle, SAP, Microsoft Dynamics, Sage MAS และระบบอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการฝึกอบรมทีมของคุณเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร และทำให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นเนื่องจากพนักงานของคุณไม่ต้องเปิดแอปพลิเคชันอื่น
การรวม ERP และซอฟต์แวร์การบัญชียังทำให้การจับคู่ 3 ทางเป็นไปได้ เพื่อให้คุณสามารถจับคู่ใบสั่งซื้อกับหลักฐานการจัดส่ง (POD) หรือใบเสร็จรับเงินพร้อมใบแจ้งหนี้ – ทั้งหมดทางอิเล็กทรอนิกส์
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารยังช่วยให้คุณให้ผู้ตรวจสอบที่เป็นบุคคลที่สามค้นหาใบแจ้งหนี้และเอกสารอื่นๆ ได้ด้วยตนเอง เพียงแค่เข้าสู่ระบบ ใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษ
การนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของ AP ไปใช้
ตั้งแต่ปี 1994 เราได้ให้บริการสแกนใบแจ้งหนี้ทั้ง ใน สถาน ที่ และ การสแกน ใบแจ้งหนี้นอกสถาน ที่ใน สำนักงานบริการแทมปาและออร์แลนโด เรายังใช้ การจัดการเอกสาร ApplicationXtenderและซอฟต์แวร์อัตโนมัติเวิร์กโฟลว์
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
