โซลูชัน การสแกนเอกสาร เอกสารที่เป็นกระดาษเป็นส่วนหนึ่งของแผนกทรัพยากรบุคคลมาโดยตลอด แต่การจัดการไฟล์เหล่านี้อย่างเหมาะสมมักเป็นเรื่องที่ท้าทาย การค้นหาเอกสารบางอย่างอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการกรองและร่อนผ่านตู้หรือลิ้นชักแต่ละตู้ นอกจากนี้ยังมีโอกาสที่ไฟล์กระดาษเหล่านี้จะสูญหายเนื่องจากอันตราย เช่น ไฟไหม้หรือการเสื่อมสภาพทีละน้อย ซึ่งไม่ใช่ข่าวดีหากมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือสำคัญ
ตามรายงานของ The Paperless Project (ผ่านสื่อกลาง) “บริษัทอเมริกันใช้เงินประมาณ120,000 ล้านดอลลาร์ไปกับแบบฟอร์มและเอกสารที่พิมพ์ออกมา ซึ่งส่วนใหญ่จะล้าสมัยภายในสามเดือน”
การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเป็นทางออกที่ดีสำหรับปัญหานี้ คุณจะต้องมีโซลูชันที่มีความเชี่ยวชาญ การประกันคุณภาพ และแนวทางที่เหมาะสมสำหรับการจัดการเอกสาร
ในฐานะผู้นำด้านโซลูชันการจัดการเอกสาร Docsvault นำเสนอโซลูชันการสแกนเอกสาร ที่ปรับให้เหมาะสม กับองค์กร ในบทความนี้ เราจะสำรวจว่าโซลูชันการสแกนการจัดการเอกสารของ Docsvault สามารถช่วยแผนก HR ได้อย่างไร
คุณสมบัติและความสามารถของโซลูชันการสแกนเอกสารของ Docsvault
การสแกนจำนวนมาก
โซลูชันการสแกนเอกสารของ Docsvault ช่วยให้คุณสามารถสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากและแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ เครื่องมือแก้ไขรูปภาพในตัวช่วยให้มั่นใจได้ว่ารูปภาพจะดูดีกว่ากระดาษต้นฉบับ
การจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย
ภาพที่สแกนสามารถจัดเก็บไว้ในที่เก็บดิจิทัลแบบรวมศูนย์ ที่ ปลอดภัย คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ดิจิทัลเหล่านี้ได้จากทุกที่บนอุปกรณ์ใดก็ได้
เอกสารที่ค้นหาได้
การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) จะแปลงภาพที่สแกนเป็น PDFที่ค้นหาข้อความได้ ซึ่งคุณสามารถรวมเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจได้ คุณสามารถค้นหาเอกสารด้วยคำหรือกลุ่มข้อความใดก็ได้ในเอกสาร สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการค้นหาและการเข้าถึงง่ายขึ้นมาก ลดเวลาและภาระงานของทีม HR ของคุณลงอีก
โซลูชันการตอบโต้
เครื่องมือแก้ไขรูปภาพและ Redactช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เป็นความลับได้รับการคุ้มครอง เอกสารขาเข้าสามารถสแกน ลบล้าง และแบ่งปันได้ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจถึงการรักษาความลับของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และบุคคลสามารถรู้สึกปลอดภัยที่ข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขาได้รับการคุ้มครอง
โซลูชันเครื่องอ่านบาร์โค้ด
โปรแกรมเสริม Docsvault Barcode Readerช่วยในการแยกเอกสารและจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติตามประเภทและค่าบาร์โค้ดเฉพาะ โซลูชันอันทรงคุณค่าสำหรับการบันทึกและจัดทำดัชนีเอกสารในปริมาณมาก
ดึงข้อมูลอัตโนมัติโดยใช้ AI
การจัดประเภทและดึงข้อมูลจากเอกสารจำนวนมากด้วยตนเองอาจทำได้ช้าและซ้ำซากจำเจ โซลูชัน Docsvault Advanced Capture ที่จับคู่กับ AI แบบฝังช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการทางธุรกิจโดยการจัดประเภทเอกสาร แยกข้อมูล และจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติ โดยจะรวบรวมข้อมูลและแปลงเป็นข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริง ซึ่งช่วยให้ทีม HR เคลื่อนที่ได้เร็วขึ้นผ่านกระบวนการเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล
โซน OCR โซลูชั่น
การแยกข้อความด้วยตนเองนั้นน่าเบื่อและใช้เวลานาน โซน OCRแยกฟิลด์ข้อมูลที่จำเป็นจากโซนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในเอกสารที่สแกน และจัดเก็บค่าที่แยกออกมาเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้างสูง ใช้งานได้ และค้นหาได้ ข้อมูลนี้สามารถใช้โดยอัตโนมัติสำหรับการตั้งชื่อไฟล์ การสร้างดัชนี และการยื่นเอกสารภายในระบบการจัดการเอกสาร
เอกสารทรัพยากรบุคคลประเภทใดบ้างที่สามารถสแกนได้?
โซลูชันการสแกนเอกสารของเราสามารถช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR แปลงบันทึกที่เป็นกระดาษให้เป็นระบบการจัดการเอกสาร HR แบบรวมศูนย์ที่ควบคุมได้ ขั้นตอนการสแกนจะแปลงบันทึกที่เป็นกระดาษเป็นไฟล์ PDF ที่ค้นหาข้อความได้ในดัชนี ซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใดก็ได้จากทุกที่ คุณสามารถสแกนเอกสาร HR เช่น:
|
|
นี่คือสาเหตุบางประการที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถได้รับประโยชน์จากการสแกนเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัล:
ทำไมคุณถึงต้องการโซลูชันการสแกนเอกสาร HR
การจัดเก็บกระดาษที่ย่อเล็กสุด:
ข้อมูลประมาณ 90% ทั่วโลกยังคงจัดเก็บไว้ในกระดาษ เอกสารกระดาษใช้พื้นที่มากสำหรับการจัดเก็บ ด้วยการสแกนเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัล องค์กรของคุณสามารถขจัดความจำเป็นในการจัดเก็บกระดาษและประหยัดเงินได้เป็นจำนวนมาก
ปรับปรุงคุณภาพ:
หากแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณมีเอกสารทางประวัติศาสตร์ พวกเขาต้องการเก็บรักษาไว้เป็นเวลาหลายสิบปี การแปลงเป็นดิจิทัลกลายเป็นสิ่งจำเป็น เอกสารที่เป็นกระดาษอาจเกิดความเสียหายได้ในที่สุด ด้วยการสแกนและแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล เอกสารที่อ่อนแอเหล่านี้สามารถเปลี่ยนเป็นสำเนาดิจิทัลคุณภาพสูงได้ซึ่งจะคงอยู่ตลอดไป
เข้าถึงไฟล์จากที่ใดก็ได้:
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถทำงานร่วมกับพนักงานที่ทำงานจากสถานที่ต่างๆ ทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ การสแกนและการรวมศูนย์ของเอกสารทั้งหมดสามารถช่วยให้พนักงานที่ได้รับอนุญาตดูไฟล์ดิจิทัลจากอุปกรณ์ใดๆ ได้ตลอดเวลา โซลูชัน การสแกนเอกสาร
ปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูล:
ระบบที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญในการปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูลพนักงานและประมวลผลเอกสาร HR ด้วย โซลูชันการสแกนเอกสารของ Docsvault เอกสารสามารถสแกนและแปลงเป็นดิจิทัล และจัดเก็บอย่างปลอดภัยในที่เก็บแบบรวมศูนย์ คุณยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงที่หลากหลายให้กับผู้ใช้เฉพาะและติดตามกิจกรรมไฟล์ทั้งหมด
ประหยัดเวลา
พนักงาน HR ใช้เวลาในการป้อนข้อมูลเป็นจำนวนมาก โซลูชัน Docsvault Advanced Capture สามารถทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยรวบรวมข้อมูลจากเอกสารที่สแกนแล้วเปลี่ยนให้เป็นข้อมูลที่ใช้งานได้สูงและค้นหาได้ ทำให้ทีม HR สามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สำคัญกว่าและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
การปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับของอุตสาหกรรม
มาตรฐานการกำกับดูแลมักกำหนดให้องค์กรต้องเก็บเอกสารที่ละเอียดอ่อนไว้เป็นระยะเวลาหลายปี การสแกนเอกสารช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถปรับปรุงความสามารถในการปฏิบัติงานได้ ในขณะที่ยังมีคลังเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้ แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลาอันมีค่า และลดข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางอุตสาหกรรม
นอกจากบริการ HR แล้ว ยังมีแผนกและองค์กรอื่นๆ อีกมากมายที่สามารถได้รับประโยชน์จากการสแกนเอก
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
