แอพจัดการเอกสาร 2566 ทุกบริษัทต้องการระบบจัดการเอกสาร (DMS) ที่เหมาะสม DMS ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าด้วยการจัดระเบียบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพและทำให้เรียกค้นไฟล์ได้ง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีเอกสารจำนวนมากเข้ามาเกี่ยวข้อง บริษัทที่มีพนักงานค่อนข้างน้อยก็ประสบปัญหาในการจัดการเอกสารและบันทึกทางธุรกิจจำนวนมากเช่นกัน สิ่งนี้ทำให้บริษัทธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMB) หลายแห่งลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร การนำระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่มีประสิทธิภาพมาใช้ทำให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบได้ง่ายขึ้น ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วเมื่อต้องการ เพื่อแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น บริษัทหลายแห่งจึงว่าจ้างบุคคลภายนอกให้สแกน แปลง และล้างเอกสาร พึ่งมืออาชีพบริการแปลงเอกสารเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรับเทรนด์การจัดการเอกสารล่าสุดและรักษาความสามารถในการแข่งขันในปี 2566 และต่อๆ ไป
การจัดการเอกสาร – ประโยชน์
การจัดการเอกสารคือกระบวนการจัดเก็บ จัดการ จัดเก็บ และติดตามเอกสารดิจิทัลในรูปแบบต่างๆ เช่น Word, PDF เป็นต้น การใช้ระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ บริษัทต่างๆ สามารถจัดเก็บเอกสารได้อย่างปลอดภัยและรวมศูนย์กระบวนการทั้งหมด นี่คือข้อได้เปรียบที่สำคัญของระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ –
- ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น – เมื่อใช้ DMS ไฟล์ของบริษัทสามารถจัดระเบียบได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยในตำแหน่งศูนย์กลาง ปราศจากงานที่ต้องดูแลเอกสาร พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูง ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลผลิต
- ปรับปรุงความปลอดภัย – การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ DMS ช่วยให้สามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญและควบคุมการเข้าถึงไฟล์เหล่านี้ได้ การจัดการเอกสารทำให้ไฟล์สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้สูง และลดโอกาสในการสูญหายหรือการใส่ผิดที่
- พื้นที่จัดเก็บลดลง – DMS ช่วยให้บริษัทต่างๆ ไร้กระดาษโดยอนุญาตให้จัดการเอกสารแบบดิจิทัลโดยไม่ต้องใช้พื้นที่ทางกายภาพใดๆ ไม่ต้องดูแลรักษาตู้เก็บเอกสาร กล่องเก็บของอีกต่อไป
- การเรียกค้นเอกสารด่วน – การค้นหาและเรียกค้นไฟล์และเอกสารอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้สามารถระบุตำแหน่งของไฟล์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาอันมีค่า อันที่จริง DMS ช่วยให้สามารถค้นหาไฟล์ตามชื่อ ข้อมูลเมตา และเนื้อหาโดยใช้เทคโนโลยีระดับไฮเอนด์
- การทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่างเหมาะสม – โซลูชันการจัดการเอกสารส่วนใหญ่สนับสนุนการทำงานร่วมกันเป็นทีม พวกเขาจัดเก็บไฟล์ที่รวบรวมจากแหล่งต่าง ๆ และอนุญาตให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเข้าถึงไฟล์จากสถานที่ห่างไกล
ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารคืออะไร?
โดยทั่วไปแล้ว DMS หมายถึงซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะที่ทำให้ทุกแง่มุมของวงจรชีวิตเอกสารเป็นอัตโนมัติด้วยระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงการสร้าง การจับภาพ การดึงข้อมูล การจำแนกประเภท การยืนยัน การอนุมัติ การแก้ไข การซิงโครไนซ์ฐานข้อมูล การจัดเก็บ และการรักษาความปลอดภัย ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้ค้นหาและจัดการไฟล์ได้ง่ายขึ้นด้วยคุณลักษณะต่างๆ เช่น การทำดัชนีเอกสาร การค้นหาข้อความแบบเต็ม และการเข้าถึงพื้นที่เก็บข้อมูลตามบทบาท อย่างไรก็ตาม มากกว่าเพียงแค่การจัดเก็บเอกสาร ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยจัดระเบียบฐานข้อมูล ทำงานแบบแมนนวลโดยอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูล ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และรักษาบันทึกกิจกรรมสำหรับการทดลองตรวจสอบ
แอพจัดการเอกสารยอดนิยมสำหรับ SMB
จากรายงานการวิจัยตลาด ตลาดซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารมีมูลค่า 5.5 พันล้านเหรียญสหรัฐในปี 2566 และคาดว่าจะเติบโตเป็น 16.4 พันล้านเหรียญสหรัฐภายในปี 2572 ด้วยอัตรา CAGR 16.8 เปอร์เซ็นต์ นี่คือแอพซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารคุณภาพ 7 รายการสำหรับ SMB –
- iManage – เครื่องมือระบบการจัดการเอกสารนี้ช่วยแปลงข้อมูลเป็นความรู้ที่มีมูลค่าสูงโดยการเชื่อมต่อเอกสาร โดยจะบันทึกเอกสารทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์เดียวและจัดหมวดหมู่ตามโครงการหรือลูกค้า ผู้ใช้สามารถค้นหาและแบ่งปันเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพบน iManage นอกจากนี้ยังช่วยให้ค้นหาเอกสารได้ง่าย เครื่องมือนี้สามารถรวมเข้ากับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพต่างๆ ของ Office 365 และ Google Workspace ได้อย่างง่ายดายเพื่อการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
- Folderit – ระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์นี้มอบพื้นที่จัดเก็บที่ยั่งยืนสำหรับเอกสารดิจิทัลในลักษณะที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ มันเก็บข้อมูลเมตาและไฟล์หรือเอกสารเวอร์ชันเก่าอย่างปลอดภัย ผู้ใช้สามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการโดยใช้ชื่อไฟล์ ข้อมูลเมตา คำสำคัญ และเนื้อหาเอกสาร ระบบยังรองรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ การเชื่อมโยงไฟล์ การเก็บรักษาอัตโนมัติ การแจ้งเตือน การกำหนดหมายเลขเอกสาร เส้นทางการตรวจสอบ และการสำรองข้อมูลในเครื่อง เครื่องมือนี้ทำให้สามารถควบคุมการเข้าถึงเอกสารดิจิทัลด้วยสิทธิ์ที่แตกต่างกัน
- Box – แอป Box สามารถช่วยให้บริษัทจัดเก็บ จัดการ และทำงานร่วมกันบนเนื้อหาได้อย่างปลอดภัย ใช้ข้อมูลเมตาที่กำหนดเองเพื่อจัดหมวดหมู่และจัดระเบียบเอกสาร คุณลักษณะการจัดการวงจรชีวิตของเอกสารทำให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการจัดการเนื้อหาเป็นไปตามข้อบังคับ นโยบายการเก็บรักษาข้อมูล และคำขอค้นหา อนุญาตให้ตั้งค่าสิทธิ์ผู้ใช้สำหรับแต่ละเอกสาร เพื่อให้เฉพาะคนที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ นอกจากนี้ยังช่วยตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้เพื่อให้มองเห็นและควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ Box ยังสามารถผสานรวมกับ API แบบเปิดและแอปพลิเคชันระดับองค์กรได้อย่างราบรื่น ด้วยคุณสมบัติหลัก เช่น ประวัติเวอร์ชัน ลิงก์ที่แชร์ Box ทำให้การแสดงความคิดเห็นและการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมเป็นเรื่องง่าย
- eFileCabinet – นี่คือ DMS อันทรงพลังที่ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมสามารถใช้สำหรับองค์กรข้อมูลออนไลน์ได้ ไม่ว่าพวกเขาจะมีเอกสารกี่ฉบับก็ตาม หากต้องการจัดเก็บไฟล์ เพียงอัปโหลดบนแพลตฟอร์ม ผู้ใช้สามารถค้นหาไฟล์ใดก็ได้โดยใช้ชื่อไฟล์หรือเทมเพลตโฟลเดอร์ นอกจากนี้ eFileCabinet ยังช่วยให้เข้าถึงเอกสารที่ใช้บ่อยได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ในขณะที่อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม เครื่องมือนี้จะเพิ่มระดับความปลอดภัยที่แตกต่างกันสำหรับการควบคุมการเข้าถึง นอกจากนี้ยังรองรับการทำงานร่วมกับเครื่องมือของบุคคลที่สาม เช่น MS Office, DocuSign และ Salesforce คุณสมบัติอื่น ๆ ของ eFileCabinet ได้แก่ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย การแชร์ไฟล์ที่เข้ารหัส การตรวจสอบตำแหน่งหรือ IP และการอนุญาตตามบทบาท
- OpenKM – นี่คือ DMS ทางธุรกิจที่ช่วยควบคุมการสร้าง จัดเก็บ และแจกจ่ายเอกสารดิจิทัล ซอฟต์แวร์นี้มีคุณสมบัติการดูแลระบบหลายอย่าง เช่น การกำหนดบทบาทของผู้ใช้ การค้นหาขั้นสูง การควบคุมการเข้าถึง ระดับความปลอดภัยของเอกสาร บันทึกการใช้โดยละเอียด การตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ และโควต้าผู้ใช้ ผู้ใช้สามารถรวบรวมข้อมูลจากแหล่งดิจิทัลและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีมได้
- DocuWare – แพลตฟอร์มการจัดการเอกสารนี้แปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและรักษาความปลอดภัยจากอุปกรณ์ทุกชนิด ทุกเวลา นอกจากนี้ยังช่วยในการประมวลผลใบแจ้งหนี้และการจัดการพนักงาน ซอฟต์แวร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ต้องพึ่งพาทีมงานทางไกลหรือมีพนักงานแบบกระจาย DocuWare นำเสนอพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยสำหรับเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญทั้งหมด เช่น สัญญา ข้อมูลพนักงาน และบันทึกทางการเงิน หลังจากจัดเก็บไฟล์บนเครื่องมือนี้แล้ว คุณสามารถแก้ไขหรือใส่คำอธิบายประกอบเอกสารนั้นบนแพลตฟอร์มเดียวกันได้โดยตรง แอพซอฟต์แวร์มีเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอัจฉริยะเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหา ติดตาม และทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังใช้ข้อมูลดัชนีเพื่อจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดอย่างแม่นยำ แอพจัดการเอกสาร 2566
- Alfresco – แพลตฟอร์มการจัดการเอกสารโอเพ่นซอร์สนี้มาพร้อมกับคุณสมบัติต่างๆ เช่น การจัดการเอกสาร การจัดการเนื้อหาเว็บ การจัดการบันทึกและรูปภาพ และที่เก็บเนื้อหาเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ขององค์กร เครื่องมือนี้เข้ากันได้กับระบบปฏิบัติการ Windows และ Unix
ธุรกิจต้องจัดการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารกระดาษจำนวนมากซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวัน ด้วยการใช้อุปกรณ์ดิจิทัลที่เพิ่มขึ้น ธุรกิจส่วนใหญ่จึงเปลี่ยนไปใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ เพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์ และประหยัดพื้นที่ เวลา และเงิน การมีโซลูชันการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยจะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์และเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล ระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ที่ปลอดภัยช่วยจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ บริการเอาท์ซอร์สกระบวนการทางธุรกิจมีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงนี้โดยช่วยให้องค์กรต่างๆ สแกนเอกสารจำนวนมากและรวมเข้ากับระบบการโฮสต์เอกสาร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
