เอกสารอัตโนมัติ ความสำเร็จขององค์กรใดๆ ก็ตามมาจากพนักงานที่ทำงานหนักโดยตรง นั่นเป็นเหตุผลที่ทีม HR ที่โดดเด่นซึ่งส่งเสริมการมีส่วนร่วมและความสุขของพนักงานเป็นหนึ่งในองค์ประกอบพื้นฐานที่สำคัญที่สุดขององค์กรที่ประสบความสำเร็จ
ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ส่วนใหญ่มีปัญหากับงานที่ต้องทำเองซึ่งกินเวลาทั้งวัน สิ่งหนึ่งที่พวกเขาอาจไม่ทราบก็คือระบบอัตโนมัติสามารถเป็นกุญแจสำคัญในการยุติกระบวนการที่ช้าซึ่งรั้งพวกเขาไว้ได้อย่างไร
HR Automation คืออะไร?
ระบบอัตโนมัติของ HR เกี่ยวข้องกับการแทนที่การทำงานด้วยตนเองที่ซ้ำซากจำเจด้วยเทคโนโลยี ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเพื่อต่อสู้กับการชะลอตัวจากกระบวนการที่ใช้เวลานาน เช่น การเริ่มต้นใช้งานและการจัดการประสิทธิภาพ
แทนที่จะใช้กระบวนการที่ต้องใช้กระดาษจำนวนมากด้วยตนเอง คุณสามารถให้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติจัดการได้ เพื่อให้คุณจดจ่อกับบุคคลที่สำคัญที่สุดได้
HR Automation หน้าตาเป็นอย่างไร?
แผนกของคุณมีบทบาทที่หลากหลาย และมีหลายวิธีในการใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับฟังก์ชันเหล่านั้น นี่คือปัญหาทั่วไปบางส่วนที่ทีม HR มีและวิธีที่ระบบอัตโนมัติสามารถแก้ปัญหาเหล่านี้ได้
การเริ่มต้นใช้งาน
คุณทำงานอย่างไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อยเพื่อเติมเต็มตำแหน่งที่เปิดอยู่ และในที่สุด ร็อคสตาร์จ้างคนใหม่ก็เริ่มต้นขึ้น แม้ว่าคุณต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขาสร้างความประทับใจแรกพบที่ดีให้กับองค์กรของคุณ แต่คุณไม่มีแบนด์วิดธ์ที่จะทำทุกสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างแน่นอน เรื่องทางกฎหมาย เช่น เอกสารการปฐมนิเทศนั้นใช้เวลานาน แต่ไม่สามารถละเลยได้
พนักงานใหม่ของคุณหมดกำลังใจและจะอยู่ได้ไม่นานหากส่วนทุนมนุษย์ของการเริ่มต้นใช้งานถูกเลื่อนออกไป
น่าเสียดายที่เรื่องราวแบบนี้เกิดขึ้นบ่อยเกินไป แต่คุณโชคดี ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณสามารถพลิกคำบรรยายได้อย่างสมบูรณ์
ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณสามารถส่งเอกสารทางกฎหมายที่จำเป็นทั้งหมดไปยังพนักงานใหม่ของคุณได้ในคลิกเดียว พร้อมด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การกรอกแบบฟอร์ม และการช่วยเตือนตามปกติ ตอนนี้คุณสามารถใช้เวลาของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ของคุณได้รับการจัดตั้งขึ้นเพื่อความสำเร็จในบทบาทใหม่ของพวกเขา ระบบอัตโนมัติทำให้ การเริ่ม ต้นใช้งานง่ายขึ้น
การต่ออายุการรับรอง
คุณทำงานในแผนกทรัพยากรบุคคลของโรงพยาบาล ใบอนุญาตทางการแพทย์ของแพทย์เพิ่งหมดอายุและได้รับการฝึกฝนโดยไม่ต้องต่ออายุ ขณะนี้โรงพยาบาลกำลังเผชิญกับการแตกสาขาทางกฎหมายอย่างรุนแรง
ตอนนี้อาจเป็นกรณีที่รุนแรง อย่างไรก็ตาม แต่ละอุตสาหกรรมมีข้อบังคับของตนเองสำหรับการรับรองและใบอนุญาตที่ต้องปฏิบัติตาม เมื่อคุณอยู่เหนือการหมดอายุของใบรับรองแต่ละรายการ อาจเป็นเพราะคุณทุ่มเทเวลาอย่างมากในการตรวจสอบวันที่หมดอายุและตั้งค่าการเตือนสำหรับตัวคุณเอง
การใช้ระบบอัตโนมัติ เรื่องราวนี้อาจดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง คุณสามารถทำให้ระบบเตือนความจำสำหรับทีม HR และพนักงานที่ครบกำหนดสำหรับการต่ออายุใบรับรองเป็นแบบอัตโนมัติได้ คุณจะไม่พลาดการรับรองที่หมดอายุอีกต่อไป
การบริหารผลประโยชน์
การลงทะเบียนแบบเปิดอาจเป็นช่วงเวลาที่เครียดที่สุดของปีสำหรับทีมทรัพยากรบุคคล การเตือนผู้ที่ยังไม่ได้เลือกผลประโยชน์อย่างต่อเนื่องอาจทำให้ต้องเสียภาษีอย่างมาก คุณกำลังติดต่อกับพนักงานทุกคนพร้อมกันในระยะเวลาที่จำกัด
อาจไม่แปลกใจเลยที่ระบบอัตโนมัติสามารถบันทึกวันได้อีกครั้ง การทำงานอัตโนมัติสามารถให้พนักงานของคุณเข้าถึงแพ็กเก็ตข้อมูล เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องถามถึงสิ่งเดิมอีกครั้ง และคุณสามารถค้นหาว่าพนักงานคนใดที่ขาดข้อมูลผลประโยชน์ที่สำคัญของพวกเขาได้ในทันที
ประโยชน์ของ HR Automation
การปรับปรุงกระบวนการทั้งหมดของคุณเพื่อนำระบบอัตโนมัติมาใช้อาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัว แน่นอนว่าต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษจากทีมของคุณเพื่อเริ่มต้น แต่ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบอัตโนมัติทำให้ไม่ต้องคิดมาก
ปรับปรุงประสิทธิภาพ
ระบบอัตโนมัติช่วยให้คุณหยุดทุ่มเททรัพยากรที่มีจำกัด เช่น เวลา พลังงาน และเงิน กับสิ่งที่จะไม่ปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงาน แม้ว่างานเอกสารและงานเบื้องหลังอื่นๆ จะมีความจำเป็น แต่ก็ไม่ควรใช้เวลาทั้งหมดของคุณ
คุณจะมีเวลามากขึ้นในการตัดสินใจที่สำคัญซึ่งจะส่งผลต่อความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานของคุณและทำให้กระบวนการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น การเพิ่มประสิทธิภาพสามารถปรับปรุงความสามารถของคุณในการจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้ความคิดของมนุษย์ ซึ่งตรงกันข้ามกับความคิดที่จะนำไปยื่นในเอกสาร
โดยรวมแล้ว ระบบอัตโนมัติเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานอย่างชาญฉลาด เร็วขึ้น และดีขึ้น เอกสารอัตโนมัติ
ให้ความสำคัญกับพนักงาน
ระบบอัตโนมัติจะช่วยให้คุณล้างหัวของกระบวนการที่ใช้เวลานานและมุ่งเน้นที่พนักงานของคุณ การมุ่งเน้นที่พนักงานของคุณมากขึ้นจะมาพร้อมกับอัตราการคงอยู่ที่สูงขึ้นโดยธรรมชาติเมื่อคุณทำให้พวกเขามีส่วนร่วม
การนำระบบอัตโนมัติไปใช้กับเวิร์กโฟลว์ของคุณหมายความว่าคุณจะสามารถทำงานด้วยเหตุผลที่คุณเข้าสู่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลตั้งแต่แรก นั่นคือผู้คน คุณสามารถทำให้พนักงานของคุณมีความสุขและทำให้องค์กรของคุณเป็นสถานที่ที่พวกเขาต้องการทำงาน
ลดความผิดพลาดของมนุษย์
การทำผิดพลาดเมื่อจัดการกับข้อมูลพนักงานทั้งหมดนั้นง่ายเกินไป เพราะถึงแม้คุณอาจใช้ HR ในเรื่องความรักในการทำงานกับผู้คน แต่ก็ยังมีกระบวนการที่ต้องใช้ข้อมูลจำนวนมากซึ่งมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ แม้แต่เรื่องง่ายๆ อย่างการส่งรายงานที่สำคัญก็อาจส่งผลร้ายแรงได้หากทำไม่ถูกต้อง
ระบบอัตโนมัติสามารถดูแลงานซ้ำๆ ได้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลกับความผิดพลาดของมนุษย์ คุณจะสามารถกำหนดมาตรฐานกระบวนการ HR ของคุณ เพื่อให้พนักงานของคุณได้รับประสบการณ์ข้อมูลที่ถูกต้องเสมอ
ปกป้องข้อมูลพนักงาน
คุณรับประกันได้อย่างไรว่าข้อมูลพนักงานทั้งหมดได้รับการคุ้มครองในขั้นตอนการทำงานปัจจุบันของคุณ? คุณอาจต้องล็อกแต่ละไฟล์ด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าไม่สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลที่ไม่ถูกต้อง หรือสิ่งที่คล้ายกันซึ่งใช้เวลานานและไม่รับประกันว่าจะปลอดภัย
ระบบอัตโนมัติสามารถเป็นประโยชน์ต่อทีมของคุณ (และความอุ่นใจของพวกเขา) ด้วยการปกป้องไฟล์พนักงานของคุณ 100 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมด แทนที่จะพยายามอย่าลืมตั้งค่าความปลอดภัยที่เหมาะสมในแต่ละไฟล์ด้วยตนเอง ระบบอัตโนมัติสามารถทำให้มาตรการความปลอดภัยที่เข้มงวดเป็นค่าเริ่มต้นได้
ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณจะไม่ต้องกังวลกับการไม่ปฏิบัติตามองค์กรกำกับดูแลที่ดูแลวิธีที่องค์กรปกป้องพนักงานของตน
มีประโยชน์มากมายที่ทีมของคุณสามารถสัมผัสได้กับกระบวนการอัตโนมัติ eFileCabinet เป็นซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติที่ได้รับรางวัล สร้างขึ้นเพื่อทำให้วันทำงานของคุณง่ายขึ้น สำรวจ Rubexเพื่อดูว่าคุณสามารถจดจ่อกับผู้คนที่สำคัญที่สุดได้อย่างไร
คุณสมบัติพิเศษเฉพาะระบบบริหารจัดการข้อมูล สำหรับคนในองค์กรของคุณ สามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้ง่าย ๆ แล้วใช้งานร่วมกันหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง
บริหารจัดการวงจรชีวิตเอกสารในองค์กร และเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารจัดการและระบบการไหลเวียนเอกสาร ด้วยระบบตรวจทานเอกสารที่เชื่อถือได้
ออกแบบเว็บไซต์ได้ด้วยตัวคุณเอง Alfresco และ Q-doc viewer ให้คุณและคนในองค์กรได้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลกันผ่านระบบเว็บไซต์ (ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ออกแบบเว็บไซต์แต่อย่างใด)
บริหารจัดการไฟล์และเว็บไซต์ทุกเวอร์ชั่นด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล และ คลังข้อมูลฟรีพร้อมใช้ ให้คุณควบคุมตรวจสอบทุกประวัติการแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ทันที
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
