เวิร์กโฟลว์ในองค์กร องค์กรใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อแบ่ง กระบวนการออกเป็นลำดับงาน ที่กำหนดไว้ สมาชิกในทีมและระบบอัตโนมัติตรวจสอบงานที่ถูกต้อง ตามลำดับที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์แห่งความสำเร็จ การจัดการเวิร์กโฟลว์ ช่วยลดการ เดา: พนักงานไม่จำเป็นต้องพึ่งพาหน่วยความจำ เพื่อเรียกคืนว่ากระบวนการดำเนินการ อย่างไรในอดีต นอกจากนี้ยังช่วยลดความแตกต่าง: สมาชิกในทีมปฏิบัติตาม วิธีการทำสิ่งต่างๆ ที่กำหนดไว้ องค์กรต่างๆ สามารถสร้าง Codex ที่หุ้มเกราะเหล็กของงาน ซึ่งสามารถเร่งรัด และเขยิบไปสู่ประสิทธิภาพที่มากขึ้นได้อย่างต่อเนื่อง โดยใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์
ประโยชน์หลักของระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
แล้วอะไรคือ ประโยชน์หลักที่ขับเคลื่อนเทรนด์นี้? มาดูข้อดีสามอันดับแรก ที่กระตุ้นให้ผู้นำธุรกิจให้ความสำคัญกับการจัดการเวิร์กโฟลว์มากที่สุด
ลดต้นทุน
องค์กรต่างๆ ใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์ เพื่อช่วยให้พนักงานที่มีคุณค่าสูงให้ความสำคัญ กับโครงการที่มีมูลค่าสูง ผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมประเมินว่า บริษัทต่างๆ เสียเงินมากถึง5 ล้านล้านดอลลาร์ต่อปีไปกับงานที่ซ้ำซากจำเจ และไม่ได้ ผลผลิต หากสมาชิกในทีมใช้เวลาทำงานน้อยลงกับการดูแลจัดการที่ไม่จำเป็น เช่น การขอแป้นพิมพ์ใหม่ การส่งเงินชดเชย หรือการลาพักร้อน พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์ที่สำคัญกว่า เช่น การสร้างประสบการณ์ลูกค้าที่น่าจดจำ การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยเคลียร์โต๊ะทำงานที่มีงานยุ่ง เพื่อให้พนักงานสามารถกำหนดเป้าหมายโครงการขนาดใหญ่ซึ่งส่งผลดีต่อผลกำไร
ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด
ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ทรงพลังเป็นเกราะป้องกันของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ต่อไปนี้เป็นวิธีที่ช่วยให้องค์กรต่างๆ เช่น การธนาคารและการดูแลสุขภาพสามารถรักษาบันทึกที่ไม่ผิดพลาดได้:
- สร้างบันทึกการตรวจสอบทีละขั้นตอนโดยแสดงวิธีการดำเนินการอย่างแม่นยำ
- ขจัดจำนวนขั้นตอนที่ขาดหายไปของกระบวนการที่สำคัญ งานจะถูกแมป ดำเนินการโดยอัตโนมัติ และติดตาม ทำให้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะข้ามงานที่สำคัญไป
- ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ เกือบ90% ของสเปรดชีตมีข้อผิดพลาดทำให้ทีมต้องใช้เวลาหลายชั่วโมง (บางครั้งอาจเป็นสัปดาห์!) ติดตามเซลล์ที่ผิดพลาดเพียงเซลล์เดียว การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยลดการก้าวพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง เช่น การกดแป้นพิมพ์ผิดและการคำนวณ
- ลดการคัดลอกและวางเพื่อกรอกฟอร์มและฐานข้อมูล ระบบจะแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยอัตโนมัติ สร้าง “แหล่งความจริงแหล่งเดียว” ที่ปราศจากความเสี่ยงจากการถ่ายโอนด้วยตนเอง
ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์จะคอยระวังอยู่เสมอ คอยตรวจจับข้อผิดพลาดที่อาจหลุดจากช่องโหว่ได้ง่ายๆ หากการดำเนินการของคุณไม่ราบรื่น
การทำงานร่วมกันที่มากขึ้น
ไม่เหมือนกับทีมที่ใช้เวลาพยายามติดตามข้อมูลที่ฝังอยู่ในสไลด์ ช่อง Slack หรือสเปรดชีต องค์กรที่เน้นการจัดการเวิร์กโฟลว์จะมีส่วนร่วมในการสนทนาที่รอบคอบมากกว่า สมาชิกในทีมไม่จำเป็นต้องใช้เวลาหลายชั่วโมง ในการตรวจสอบการอนุมัติ แต่สามารถระดมความคิดเกี่ยวกับ ฟีเจอร์ใหม่ของแอพ หรือวิธีที่สร้างสรรค์เพื่อแก้ไขการระบายรายได้ เมื่อใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์ แต่ละขั้นตอนจะถูกวาง เชื่อมโยงเทคโนโลยีที่เหมาะสม และผู้คนที่เหมาะสม จะถูกวนซ้ำอยู่เสมอ เวิร์กโฟลว์ในองค์กร
นอกจากนี้ยังเป็นกำลังใจที่ไม่ธรรมดาอีกด้วย การจัดการเวิร์กโฟลว์ทำแผนที่อย่างแม่นยำว่างานแต่ละอย่าง แม้แต่หน้าที่รองที่สุด เหมาะสมกับเป้าหมายโดยรวมของบริษัทอย่างไร ผู้คนสนุกกับงานที่พวกเขาเข้าใจว่าการมีส่วนร่วม ของพวกเขาส่งผลต่อความสำเร็จ ขององค์กรอย่างไร และการจัดการเวิร์กโฟลว์ จะช่วยวาดภาพที่สดใสนั้น คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้ในการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ และค้นหาวิธีการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง และสนับสนุนการทำงานร่วมกัน
เหตุใดจึงถึงเวลานำแนวปฏิบัติการจัดการเวิร์กโฟลว์ไปใช้ในองค์กรของคุณ
การจัดการเวิร์กโฟลว์ไม่ใช่เรื่องใหม่ นักอุตสาหกรรมเริ่มใช้งานครั้งแรกในปี 1900เพื่อบันทึกวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการผลิต ตลับลูกปืนเม็ดกลมโลหะ ในช่วงกลางศตวรรษที่ได้ช่วย เขียนคู่มือดันทุรังสำหรับระบบนำวิถี Apollo แบบเดินสายด้วยตนเอง ขณะนี้การจัดการเวิร์กโฟลว์ได้ผ่านยุคฟื้นฟู ศิลปวิทยา ด้วยระบบอัตโนมัติตลาดโลกมีมูลค่า 6.85 พันล้านดอลลาร์ และเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับเกือบทุกอุตสาหกรรม เช่น การค้าปลีก น้ำมันและก๊าซ การพัฒนาซอฟต์แวร์ การศึกษาระดับอุดมศึกษา และการธนาคาร
ปัญญาประดิษฐ์ แมชชีนเลิร์นนิง และความมหัศจรรย์ของ IoT กำลังนำกลยุทธ์ ที่เป็นไปโดยอัตโนมัติมากยิ่งขึ้นเข้ามารวมกันอย่างรวดเร็ว ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดคาดการณ์ว่าสาขานี้จะขยายตัวอีก 30.6% ภายในปี 2028 การเริ่มต้นกับการจัดการเวิร์กโฟลว์ไม่เคยง่ายกว่านี้ มีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือใช้งานได้จริง
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
