เวิร์กโฟลว์ดิจิทัล ระหว่างปี 2020 ถึง 2024 องค์กรต่างๆ จะลงทุน 7.8 ล้านล้านดอลลาร์เพื่อการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล เกือบหนึ่งในสามของทั้งหมดจะเกิดขึ้นในปี 2567 เพียงปีเดียว ผู้บริหารมักรายงานถึงประโยชน์ที่สำคัญจากความคิดริเริ่มในการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล เช่น ประสิทธิภาพการดำเนินงานที่ดีขึ้น (40%) เวลาในการออกสู่ตลาดเร็วขึ้น (36%) และความสามารถในการตอบสนองความคาดหวังของลูกค้า
แม้จะมีการอัดฉีดเงินทุนจำนวนมหาศาลเข้าสู่เทคโนโลยีดิจิทัล แต่หลายองค์กรก็หยุดดำเนินการเมื่อต้องบรรลุถึงขนาดในการเปลี่ยนแปลง จากข้อมูลของ Forrester กว่า 50%ของความพยายามในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลหยุดชะงัก การศึกษาอีกชิ้นหนึ่งพบว่าจากเงินจำนวน 1.3 ล้านล้านดอลลาร์ที่ใช้ในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในปี 2561 มีบางส่วนที่สูญเปล่าไปจำนวน 900 พันล้านดอลลาร์เมื่อองค์กรล้มเหลวในการบรรลุเป้าหมาย
หลายองค์กรล้มเหลวเพียงเพราะพวกเขาพยายามทำหลายอย่างพร้อมกันมากเกินไป องค์กรที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นจากสิ่งเล็กๆ และสร้างความสำเร็จตั้งแต่เนิ่นๆ วิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการแทนที่เวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองที่ไม่มีประสิทธิภาพด้วยเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล
เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลคืออะไร?
เวิร์กโฟลว์หมายถึงลำดับของงานที่ต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ทำซ้ำได้ เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลเกี่ยวข้องกับการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ด้วยการลดจำนวนงานที่ต้องทำด้วยตนเองในเวิร์กโฟลว์ กระบวนการจะเสร็จสมบูรณ์เร็วขึ้น ใช้ความพยายามน้อยลง และส่งผลให้มีข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายน้อยลง
ประโยชน์
เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลให้ประโยชน์มากมาย แม้ว่าประเภทของสิทธิประโยชน์อาจแตกต่างกันไปตามองค์กรและอุตสาหกรรม แต่ต่อไปนี้เป็นประโยชน์ทั่วไปบางประการที่ทุกองค์กรสามารถสัมผัสได้ผ่านเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล
ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น
การทำให้ชิ้นส่วนหรือเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดเป็นอัตโนมัติช่วยลดขั้นตอนที่ซ้ำซากและไม่จำเป็น สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานและลดต้นทุน ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ทำให้ง่ายต่อการระบุและขจัดปัญหาคอขวด
ความโปร่งใสที่มากขึ้น
โซลูชันเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลช่วยในการจัดการโดยทำให้ง่ายต่อการติดตามสถานะเวิร์กโฟลว์ พวกเขาสามารถเห็นพนักงานที่รับผิดชอบในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จสิ้นและจะเสร็จสิ้นเมื่อใด อีกทั้งมีการกำหนดลำดับชั้นการอนุมัติไว้อย่างชัดเจน
ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด
การลดจำนวนงานที่ต้องใช้มือซ้ำๆ ช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรอันมีค่า
กระบวนการทางธุรกิจที่คล่องตัว
เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลช่วยเชื่อมต่อและปรับปรุงการเปลี่ยนผ่านระหว่างเวิร์กโฟลว์ สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ
ความสามารถในการปรับขนาด
เวิร์กโฟลว์และกระบวนการที่เป็นอัตโนมัติสามารถปรับขยายหรือลดขนาดได้ง่ายกว่าตามความต้องการทางธุรกิจ
การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลช่วยลดความจำเป็นที่พนักงานจะต้องแจ้งสมาชิกในทีมหรือฝ่ายบริหารด้วยตนเองเมื่องานเสร็จสิ้น ยิ่งไปกว่านั้น ฝ่ายบริหารสามารถแจ้งพนักงานเกี่ยวกับปัญหาด้านการบริหาร เช่น การเปลี่ยนแปลงกำหนดการหรือเวิร์กโฟลว์ได้ง่าย
2 ตัวอย่างทั่วไปของเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล
มีกรณีการใช้งานที่เป็นไปได้ไม่ จำกัด จำนวนสำหรับเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล ต่อไปนี้คือตัวอย่างทั่วไป 2 ตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจในแต่ละวันได้อย่างไร เวิร์กโฟลว์ดิจิทัล
การต้อนรับลูกค้าใหม่
ขั้นตอนการต้อนรับลูกค้าที่ราบรื่นช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าและเพิ่มคุณค่าตลอดอายุการใช้งานของลูกค้า กระบวนการต้อนรับบนกระดาษแบบดั้งเดิมอาจเกี่ยวข้องกับการประชุมตัวแทนกับลูกค้า การรวบรวมข้อมูล ส่งต่อข้อมูลนั้นไปยังฝ่ายถัดไปเพื่อตรวจสอบ ติดตามลูกค้า และดำเนินการงานเตรียมความพร้อมที่ใช้เวลานานจำนวนเท่าใดก็ได้
ด้วยเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล ลูกค้าสามารถป้อนข้อมูลของตนลงในแบบฟอร์มดิจิทัลที่กำหนดเองได้ ข้อมูลจะถูกส่งไปยังฝ่ายที่กำหนดโดยอัตโนมัติเพื่อตรวจสอบ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว แพ็คเกจต้อนรับอัตโนมัติจะถูกส่งไปยังลูกค้า เวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัลได้ขจัดขั้นตอนหลายขั้นตอนออกไป และทำให้พนักงานมีอิสระในการมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงกว่า เช่น การให้ความรู้แก่ลูกค้าเกี่ยวกับการนำเสนอผลิตภัณฑ์และบริการ
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
คำขออนุมัติเป็นหนึ่งในงานที่ใช้เวลามากที่สุดในองค์กรใดๆ ฝ่ายที่ร้องขอการอนุมัติมักจะถูกบังคับให้ติดตามผู้บังคับบัญชาหนึ่งคนขึ้นไปเพื่อขอลายเซ็น ผลผลิตมักประสบปัญหาเนื่องจากเวิร์กโฟลว์ไม่สามารถดำเนินการได้จนกว่าจะได้รับการอนุมัติ นอกจากนี้ กระบวนการอนุมัติด้วยตนเองมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง
เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลทำให้กระบวนการอนุมัติง่ายขึ้น พนักงานสามารถเข้าสู่ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ ขององค์กร และส่งคำขอทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ คำขอถูกส่งไปยังฝ่ายที่กำหนด การแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนทางอีเมลจะถูกส่งเพื่อเร่งการอนุมัติ ผู้ร้องขอสามารถติดตามสถานะได้อย่างง่ายดายและสามารถมุ่งเน้นไปที่การปฏิบัติงานอื่น ๆ ในระหว่างนี้
ความคิดริเริ่มในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลมักจะล้มเหลว แต่ก็ไม่จำเป็นต้องทำ เคล็ดลับคือการเริ่มต้นทีละเล็กทีละน้อยโดยมุ่งเน้นไปที่เวิร์กโฟลว์ที่ไม่มีประสิทธิภาพและแทนที่แต่ละเวิร์กโฟลว์ด้วยดิจิทัล จากตรงนั้น คุณสามารถปรับขนาดได้จนถึงกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์แบบเขียนโค้ดต่ำระดับแนวหน้าของอุตสาหกรรมของ ProcessMaker ช่วยให้องค์กรต่างๆ ออกแบบและนำเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลไปใช้ได้อย่างง่ายดาย
ผลกระทบหลังการแพร่ระบาดในที่ทำงานดูเหมือนจะเป็นตัวเร่งในอุดมคติสำหรับการลงทุนด้านกระบวนการทำงานอัตโนมัติเป็นสองเท่า ตลาดนี้คาดว่าจะสูงถึง 174.17 พันล้านเหรียญสหรัฐในอัตรา CAGR 7.23% ภายในปี 2568 และตลาดกำลังเห็นผู้เล่นทุกขนาดเข้าร่วม
ในขณะที่หลาย ๆ คนได้รับการฝึกฝนมานานเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) และปัญญาประดิษฐ์ (AI) ขอบเขตก็กว้างขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องขอบคุณการพัฒนาแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่เป็นประชาธิปไตยผ่านแพลตฟอร์มแบบเขียนโค้ดต่ำ เมื่อเครื่องมือต่างๆ ใช้งานง่ายขึ้น บริษัทต่างๆ ก็ยินดีที่จะลองใช้งาน
แต่ตลาดไม่ได้หยุดเพียงแค่การเข้าถึงเท่านั้น เมื่อโซลูชันแบบแยกส่วนได้เติบโตขึ้นจนกลายเป็นแหล่งหลอมรวมที่กว้างขึ้นสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพทั้งองค์กรและความคุ้มค่าด้านต้นทุน
เนื่องจากระบบอัตโนมัติบางส่วนยังคงกลายเป็นจุดด้อยในการแข่งขัน ผู้ค้าจึงมุ่งเน้นที่โซลูชันที่ครอบคลุมมากขึ้นเพื่อเป็นศูนย์รวมสำหรับเวิร์กโฟลว์องค์กรแบบลีนและอัตโนมัติ
กระบวนการอัตโนมัติในปัจจุบันมีขนาดใหญ่แค่ไหน?
วันนี้ ตลาดกระบวนการอัตโนมัติคาดว่าจะเติบโตสูงถึง74 พันล้านดอลลาร์ ด้วยความสนใจมากมายจากนักลงทุนและยักษ์ใหญ่ด้านซอฟต์แวร์ระดับองค์กร หมวดหมู่นี้จึงกลายเป็นกลุ่มที่มีน้ำหนักมากในอุตสาหกรรมระบบอัตโนมัติทั่วโลก
สิ่งที่ดึงดูดใจเหล่านี้ ได้แก่ ProcessMaker และ Camunda ในกรุงเบอร์ลิน จากการเดินทางยาวนานกว่าทศวรรษในฐานะที่ปรึกษาที่กระท่อนกระแท่นไปจนถึงโซลูชันการจัดการข้อมูลที่พิสูจน์แล้ว ทั้งสองบริษัทเพิ่งประสบความสำเร็จในการระดมทุนอย่างมาก
พิจารณาซีรี่ส์ B มูลค่า 98 ล้านดอลลาร์ล่าสุดของ Camundaซึ่งได้รับเงินทุนจาก Insight Partners และนักลงทุนรอบ A ที่กลับมาที่ Highland Europe ทำให้การลงทุนรวมอยู่ที่ 126 ล้านดอลลาร์ ในขณะเดียวกันProcessMaker เพิ่งระดมทุนได้ 45 ล้านดอลลาร์ในการลงทุนภายนอกครั้งแรกผ่านการระดมทุนจาก Aldrich Capital Partners (ACP)
การผสมผสานระหว่าง RPA เข้ากับเทคโนโลยี เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPMS) ช่วยให้ลูกค้าของพวกเขาได้เปรียบซึ่งกลายเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็นสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพและแข่งขันได้ การขยายตัวและการรวมเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการนี้ทำให้แม้แต่ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วมในการเคลื่อนไหวนี้
ในขณะที่การเติบโต 19.5% ในตลาด RPAตั้งแต่ปี 2020 ถึง 2021 ตอกย้ำอิทธิพลของพื้นที่นี้ แต่การสร้างเวิร์กโฟลว์แบบใช้โค้ดน้อย
ตัวอย่างเช่นMicrosoft เข้า ซื้อกิจการ Softmotive สตาร์ทอัพด้านกระบวนการทำงานอัตโนมัติเมื่อเดือนพฤษภาคมปีที่แล้ว เพื่อขยายโซลูชัน Low-code ของตนเอง นั่นคือ PowerAutomate UIPath และ ServiceNow ที่เป็นดาวเด่นของ RPA ก็แยกสาขาไปสู่ระบบอัตโนมัติที่กว้างขึ้นด้วยการซื้อ Cloud ElementsและIntellibot สตาร์ทอัพในอินเดีย ตามลำดับ ยักษ์ใหญ่ด้านซอฟต์แวร์รายอื่น ๆ เช่น IBM และ SAP ก็กำลังซื้อเข้าสู่การเคลื่อนไหวเช่นกัน
เงินทุนทั้งหมดเกี่ยวกับโค้ดต่ำและกระบวนการอัตโนมัติเป็นอย่างไร
ด้วยการอนุญาตให้สร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติระดับองค์กรที่กำหนดเองได้ง่ายพอๆ กับการสร้างงานนำเสนอ Powerpoint ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีจึงตระหนักถึงคุณค่าของการซื้อเพื่อเข้าสู่ตลาดที่เป็นที่ต้องการนี้
ยกตัวอย่างการซื้อ Cloud Elements ของ UIPath เป้าหมายของพวกเขาคือการนำเสนอส่วนต่อประสานผู้ใช้ (UI) และส่วนต่อประสานการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) แบบกำหนดเอง กล่าวอีกนัยหนึ่ง นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งสำหรับพนักงานแนวหน้าในการสร้างและปรับใช้โซลูชันเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งตามข้อกำหนดด้าน IT ของตนเองได้เร็วขึ้น
การรวม RPA และ BPMเข้ากับอินเทอร์เฟซแบบ Barrier-to-Entry ที่ต่ำทำให้ผู้ใช้ทุกคนมีอำนาจในการเปลี่ยนจากปัญหาไปสู่โซลูชัน — และดำเนินการผลิตโดยไม่มีค่าใช้จ่ายด้านไอทีเพิ่มเติม หลังจากใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญของตนในการเปิดตัวบอทที่ทำงานอัตโนมัติพนักงาน 70%คาดหวังที่จะมีบทบาทเชิงกลยุทธ์มากขึ้นในที่ทำงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรที่กว้างขึ้น
จากตัวนักลงทุนเอง ดูเหมือนว่าแนวคิดของการปฏิวัติที่ขับเคลื่อนโดยกระบวนการอัตโนมัตินั้นยังห่างไกลจากความเป็นจริง
Mirza Baig หุ้นส่วนผู้จัดการของ ACP กล่าวในการประกาศการระดมทุนเกี่ยวกับความสามารถที่พิสูจน์แล้วของ ProcessMaker ในการ “เติบโตแม้ในช่วงที่เกิดโรคระบาดทั่วโลกเพียงครั้งเดียวในศตวรรษ”
นอกเหนือจากการดำเนินงานที่กระท่อนกระแท่นแล้ว ความยืดหยุ่นนี้ส่วนหนึ่งเป็นผลมาจากความต้องการ การบังคับให้ย้ายไปทำงานทางไกลบนคลาวด์คาดว่าจะสร้างสถานที่ทำงานแบบไฮบริดถาวรสำหรับองค์กรจำนวนมาก
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
