เก็บเอกสาร ISO 27001 องค์กรหลายแห่งในโลกปัจจุบันใช้และรักษามาตรฐาน ISO 27001 เพื่อพิสูจน์ว่าเป็นไปตามมาตรฐาน บางองค์กรใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ (ซึ่งนับวันจะหายากขึ้นเรื่อยๆ) บางองค์กรใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และเอกสารที่เป็นกระดาษร่วมกัน ( อาจเป็นวิธีปฏิบัติที่พบบ่อยที่สุด) และอื่น ๆ พึ่งพาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพียงอย่างเดียว (นี่คือแนวโน้มและจะกลายเป็นมาตรฐานในอนาคตอันใกล้)
เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศได้ปูทางไปสู่ระบบอัตโนมัติและปฏิวัติวงการต่างๆ มากมาย (เช่น การผ่าตัดด้วยหุ่นยนต์ โดรนไร้นักบินในสงครามสมัยใหม่ ธนาคารออนไลน์ที่ใช้งานง่าย ฯลฯ) การเปลี่ยนแปลงจึงเกิดขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO 27001 เช่นกัน . การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอย่างกว้างขวางและโดยเฉพาะอย่างยิ่งโซลูชันระบบคลาวด์ (เช่น SaaS เช่น Software as a Service) เป็นไปตามมาตรฐาน ISO 27001 และเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ มาดูกันว่ามีตัวเลือกอะไรบ้าง และบริษัทต่างๆ จะได้รับข้อได้เปรียบจากการจัดการเอกสาร ISO 27001 อย่างเหมาะสมได้อย่างไร
ภาระของเอกสารที่ใช้กระดาษ
ฉันทราบดีว่าหลายคนชอบถือกระดาษไว้ในมือ แต่มีปัญหามากมายเกี่ยวกับเอกสารที่เป็นกระดาษเมื่อใช้งานและบำรุงรักษาระบบการจัดการที่ยึดตาม ISO 27001 นี่คือสามประเด็นที่โดดเด่นที่สุด:
- ข้อกำหนดเกี่ยวกับกระดาษที่ใช้แรงงานมาก และการเคลื่อนไหวทางกายภาพ – เอกสารที่ใช้กระดาษต้องใช้เอกสารกระดาษจำนวนมากพร้อมกับงานที่จำเป็นในการรันระบบ ความต้องการแรงงานมักจะเข้มข้นมากขึ้น หากขั้นตอน (หรือเอกสารอื่นๆ) จำเป็นต้องได้รับการแก้ไข ผู้ริเริ่มต้องส่งคำขอเปลี่ยนแปลงเอกสารไปยังแผนกที่เกี่ยวข้อง ซึ่งหัวหน้าแผนกจะตรวจสอบและส่งต่อเพื่อขออนุมัติ จากผู้จัดการทั่วไปหรือซีอีโอ หลังจากการอนุมัติ พนักงานที่รับผิดชอบด้านเอกสาร ISO 27001 จะออกเอกสารใหม่ไปยังจุดแจกจ่ายต่างๆ และเรียกคืนสำเนาเก่าที่ล้าสมัย การเคลื่อนไหวทางกายภาพจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกเกี่ยวข้องกับการกระทำที่ไม่เกิดคุณค่า
- การสังเกตการตรวจสอบในระบบที่ใช้กระดาษ – การทำเอกสารที่เป็นกระดาษทำให้เกิดความท้าทายมากมายในระหว่างการสังเกตการตรวจสอบ เช่น ผู้ตรวจสอบอาจพบความไม่สอดคล้องกันเนื่องจากเอกสารฉบับเดียวกันที่ใช้ในพื้นที่การผลิตต่างกัน เอกสารฉบับเก่าถูกใช้งานบนพื้น เอกสารสองฉบับถูกกำหนดหมายเลขควบคุมเอกสารเดียวกัน เป็นต้น สิ่งเหล่านี้เป็นข้อสังเกตในการตรวจสอบทั่วไป ในหลายบริษัทที่จัดการการปฏิบัติตาม ISO 27001 ผ่านระบบกระดาษ
- คำขอดำเนินการแก้ไขต้องใช้ความพยายามอย่างถี่ถ้วน การจัดการคำขอดำเนินการแก้ไข (CAR) ด้วยเอกสารที่เป็นกระดาษก็เป็นเรื่องยากเช่นกัน บางครั้งไม่ตรงตามวันที่ครบกำหนดของการดำเนินการแก้ไข บางครั้งผู้รับมอบหมายที่เกี่ยวข้องใช้กลวิธีล่าช้าในการรับทราบ ดังนั้น CAR จำนวนมากอาจไม่ได้รับการแก้ไขเมื่อตรวจสอบหรือทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์สำหรับจัดการเอกสาร ISO 27001 เพื่อเป็นทางเลือกแทนระบบกระดาษ
ตามหลักการแล้ว โซลูชันซอฟต์แวร์ควรแก้ปัญหากิจกรรมที่ไม่มีคุณค่า เช่น การเคลื่อนไหวทางกายภาพเพื่อการตรวจสอบและอนุมัติ การเรียกคืนและแจกจ่ายเอกสารทางกายภาพ การสังเกตการตรวจสอบสำหรับการควบคุมเอกสาร และความพยายามอย่างถี่ถ้วนในการดำเนินการแก้ไข แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ในอุดมคติ ไม่ว่าจะโฮสต์ในพื้นที่หรือบนคลาวด์ ควรแก้ปัญหาต่าง ๆ เช่น:
- ข้อกำหนดด้านแรงงานและกระดาษ และการเคลื่อนไหวทางกายภาพ – แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ควรแก้ไขปัญหาแรงงานเพิ่มเติมในการจัดการกระดาษ เอกสาร และเครื่องพิมพ์ ซอฟต์แวร์ควรจัดเตรียมระบบการกำหนดเส้นทางที่หลีกเลี่ยงการเคลื่อนไหวทางกายภาพเพื่อให้เอกสารได้รับการตรวจสอบและอนุมัติโดยบุคคลที่เกี่ยวข้อง
- การสังเกตการตรวจสอบ – โดยทั่วไป ผู้ตรวจสอบจะสังเกตเอกสารเวอร์ชันต่างๆ ที่นำมาใช้; ดังนั้นความพร้อมใช้งานของเวอร์ชันเดียวในทุกจุดของการใช้งานควรได้รับการดูแลโดยตัวซอฟต์แวร์เอง ซอฟต์แวร์ในอุดมคติควรทำให้แน่ใจว่าผู้อ่านและผู้ดูแลเอกสารทั้งหมดกำลังทำงานบนเวอร์ชันเดียวกัน
- การจัดการการดำเนินการแก้ไข – ซอฟต์แวร์ในอุดมคติควรจัดการการดำเนินการแก้ไขภายในแอปพลิเคชันโดยการตอบรับ การติดตาม แถลงการณ์การดำเนินการ และคำเชิญโดยอัตโนมัติ
Conformio ช่วยบริษัทของคุณได้อย่างไร
Conformio เป็นตัวอย่างของระบบ SaaS บนคลาวด์ที่นำเสนอโซลูชันการปฏิบัติตามข้อกำหนดของบุคคลที่สาม เปิดใช้งานการทำงานร่วมกันกับทีม เสนอคุณสมบัติการกำหนดเส้นทาง แสดงสถานะเอกสาร และติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสารและเหตุการณ์ใด ๆ ที่จะดำเนินการเป็นระยะ (เช่น การตรวจสอบเอกสาร การตรวจสอบประสิทธิภาพและการวัดผล เป็นต้น) มาดูกันว่าองค์กรที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดจะได้รับประโยชน์จากแอปพลิเคชันบนคลาวด์นี้อย่างไร:
- ไม่ต้องใช้แรงงาน ไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์การพิมพ์ ไม่ต้องใช้กระดาษ และไม่ต้อง เคลื่อนไหว ร่างกาย – องค์กรจัดการกระบวนการทั้งหมดของการควบคุมเอกสารผ่านแอปพลิเคชันออนไลน์ ดังนั้นจึงไม่ต้องการแรงงานจำนวนมาก ไม่ต้องใช้กระดาษ ไม่ต้องใช้อุปกรณ์การพิมพ์ และที่สำคัญที่สุดคือไม่ต้องเคลื่อนไหวร่างกายให้เสียเวลา
- การสังเกตการตรวจสอบทั่วไปในระบบที่ใช้กระดาษหายไป – เอกสารเวอร์ชันปัจจุบันได้รับการรวมศูนย์และเข้าถึงโดยผู้ใช้ทั้งหมดเนื่องจากซอฟต์แวร์คลาวด์ และการเปลี่ยนแปลงถูกสร้างขึ้นในตัวและผู้ใช้ทุกคนในองค์กรมองเห็นได้ ดังนั้นจึงไม่มีการสังเกตการตรวจสอบเกิดขึ้น เช่น เอกสารล้าสมัยที่ใช้บนพื้น เอกสารฉบับเดียวกันสองฉบับ เป็นต้น
- คำขอดำเนินการแก้ไขกลายเป็นเรื่องง่ายในการจัดการ – แผนกการจัดการ ISO 27001 ไม่จำเป็นต้องติดตามผู้รับมอบหมายโดยใช้ “เทคนิคการสืบหา” กำหนดเส้นทางการดำเนินการแก้ไขไปยังผู้รับมอบหมาย (ดังแสดงในรูปที่ 2) ดังนั้นจึงไม่มีกลยุทธ์การหน่วงเวลาที่ถูกต้อง เก็บเอกสาร ISO 27001
- การจัดตารางเวลาของงานที่เกิดซ้ำไม่ได้ทำให้เอกสารของคุณไร้ประโยชน์ – เพื่อให้เอกสาร ISO 27001 เป็นปัจจุบันและเกี่ยวข้องกับองค์กร กิจกรรมหลายอย่างต้องทำอย่างสม่ำเสมอ (เช่น การตรวจสอบเอกสาร การตรวจสอบและการวัดประสิทธิภาพ การทบทวนการจัดการ ฯลฯ) และ Conformio สามารถช่วยคุณในเรื่องเหล่านั้นได้โดยใช้พารามิเตอร์ที่คุณตั้งไว้ในเอกสารของคุณเพื่อสร้างตารางเวลาเมื่อต้องดำเนินการงานเหล่านี้ทั้งหมด
จัดการเอกสารได้ง่ายขึ้น
Conformio ถือได้ว่าเป็นเครื่องมืออัตโนมัติที่ช่วยประหยัดเวลาและเงินจำนวนมากสำหรับบริษัทที่เลือกใช้ระบบที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ซึ่งตอบสนองความต้องการของโลกที่เปลี่ยนแปลง ด้วยวิธีนี้ แผนกการจัดการ ISO 27001 มุ่งเน้นที่การให้คุณค่ามากกว่าการเน้นที่ข้อกำหนดกระดาษที่ไม่มีมูลค่า
เมื่อใช้งานหรือจัดการเอกสาร ISO 27001 วิธีการทั่วไปในการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษนั้นแสดงให้เห็นถึงข้อเสียหลายประการ เครื่องมือออนไลน์ ISO 27001 เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ช่วยเร่งกิจกรรมของบริษัทและมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มมูลค่าที่แท้จริง แทนที่จะรับมือกับความท้าทายของระบบที่ใช้กระดาษเป็นหลัก
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
