องค์กรไร้กระดาษ มีบางคนที่เชื่อว่าการเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม/ไร้กระดาษเป็นเรื่องที่ผ่านไปแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ธุรกิจขนาดเล็กได้ระมัดระวังแนวคิด ‘สีเขียว’ เหล่านี้เนื่องจากความท้าทายของต้นทุนที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตาม การเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมเป็นมากกว่าแนวคิดที่มีค่าใช้จ่ายสูง
ในระยะยาว การพัฒนาบรรยากาศที่ไร้กระดาษเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากต้องใช้อุปกรณ์ประหยัดพลังงาน ในลักษณะเดียวกับที่อุปกรณ์ประหยัดไฟฟ้าลดค่าใช้จ่ายของคุณ สำนักงานไร้กระดาษจะลดค่าใช้จ่ายโสหุ้ย จำนวน มาก
ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับกระดาษ
กระดาษและผลิตภัณฑ์มีผลกระทบอย่างมากต่อสิ่งแวดล้อม ไม่เชื่อ? ลองตรวจสอบสถิติ
- จากข้อมูลของ Statista การผลิตกระดาษและกระดาษแข็งทั่วโลกในแต่ละปีอยู่ที่400+ ล้านตันซึ่งเทียบเท่ากับกระดาษสองแผ่นต่อคนต่อชั่วโมง ยังไม่เป็นสังคมไร้กระดาษอย่างสมบูรณ์ ภายในปี 2030 คาดว่าความต้องการกระดาษจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า
- ประมาณการของหน่วยงานคุ้มครองสิ่งแวดล้อมระบุว่าพนักงานโดยเฉลี่ยใช้กระดาษ 10,000 แผ่นต่อปี การคูณจำนวนแผ่นกระดาษทั้งหมดด้วยต้นทุนกระดาษโดยเฉลี่ยเผยให้เห็นว่าพนักงานของคุณใช้จ่าย $1,000 ต่อปีไปกับกระดาษเพียงอย่างเดียว แม้ว่าองค์กรของคุณจะมีพนักงานเพียง 50 คน คุณก็ยังใช้จ่าย $50,000 ต่อปีไปกับกระดาษ อย่ามองข้ามความจริงที่ว่า ในบรรดาเครื่องเขียนและเครื่องใช้สำนักงานทั้งหมด กระดาษมีราคาแพงที่สุด
- กระดาษไม่ใช่ค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียวที่คุณต้องจ่าย คุณต้องจ่ายค่าหมึกพิมพ์ พื้นที่จัดเก็บไฟล์ เครื่องทำลายกระดาษ ค่าบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ด้วย พนักงานสำนักงานโดยเฉลี่ยสร้างขยะกระดาษ 160 กก. และกระดาษที่สร้างขึ้นในสำนักงาน 45 เปอร์เซ็นต์ถูกทิ้งทุกวัน
- พนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลา30% ถึง 40% ของเวลาในการค้นหาข้อมูลที่ถูกล็อกไว้ในอีเมลและตู้เก็บเอกสาร
แม้ว่าเราจะรับทราบว่ากระดาษอาจมีประโยชน์ในบางสถานการณ์ แต่ประโยชน์ของการไม่ใช้กระดาษนั้นไม่อาจปฏิเสธได้
ประโยชน์ของการไร้กระดาษด้วย Folderit
โซลูชันการจัดการเอกสาร (DMS) ที่สมบูรณ์ของFolderit ทำให้การเปลี่ยนไปใช้สำนักงานแบบไร้กระดาษทำได้ง่ายกว่าที่เคย
- เอกสารและไฟล์ที่เป็นกระดาษของคุณเป็นแบบดิจิทัลทั้งหมด
การจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษช่วยให้สามารถสร้างไฟล์ดิจิทัลและเปลี่ยนเป็นสำนักงานแบบไร้กระดาษได้อย่างสมบูรณ์ คุณสามารถบันทึก จัดการ และรักษาความปลอดภัยเอกสารที่เป็นกระดาษและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของคุณโดยไม่ต้องใช้พื้นที่จัดเก็บจริง ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของคุณโดยประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสาร การจัดเก็บ และกระบวนการอนุมัติ
- เพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการจัดเก็บ
พนักงานใช้เวลาในการยื่นและเรียกเอกสารกระดาษเป็นจำนวนมาก โปรแกรมการจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษของเราช่วยลดความจำเป็นในการยื่นเอกสารที่เป็นกระดาษด้วยตนเอง และแทนที่ด้วยระบบอัตโนมัติที่ใช้งานง่าย นอกจากนี้ ด้วย Folderitคุณสามารถสร้างข้อมูลเมตาแบบกำหนดเองของฟิลด์เพื่อปรับกระบวนการยื่นเอกสารให้เหมาะสมอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน
- ช่วยเพิ่มผลผลิตของทีม
เอกสารทั้งหมดของคุณสามารถค้นหาได้ทันทีหากคุณจัดระเบียบและจัดการเอกสารเหล่านี้ในที่เก็บแบบรวมศูนย์พร้อมกับความสามารถในการค้นหาที่กว้างขวาง ไม่ว่าคุณจะค้นหาเอกสารโดยการตรวจสอบวันที่ที่คุณสร้างไฟล์ ชื่อผู้เขียน ค้นหาฟิลด์ข้อมูลเมตา หรือบางส่วนของข้อความในเอกสารผ่านการค้นหา OCR อันทรงพลังของ Folderitคุณสามารถค้นหาเอกสารได้ในเวลาไม่กี่วินาที
สิ่งนี้สามารถเพิ่มผลผลิตของพนักงานของคุณได้เกือบสองเท่า เนื่องจากพวกเขาจะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันที แทนที่จะกรองไฟล์และโฟลเดอร์ขนาดใหญ่
- รับรองความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการสูญหายของเอกสารสำคัญหรือปล่อยให้อยู่ในมือของผู้ไม่ประสงค์ดีอีกต่อไป
ระบบจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลสามารถปกป้องและตรวจสอบกิจกรรมไฟล์ทั้งหมดได้ ดังนั้นคุณจะรู้ได้เสมอว่าใครเห็นหรือแก้ไขเอกสาร
เพื่อรักษาคุณภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของเรามีคุณลักษณะการควบคุมเอกสารที่มีประสิทธิภาพ เช่น การรักษาความปลอดภัยการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัยเส้นทางการตรวจสอบ การเก็บรักษาบันทึก และการควบคุมการเข้าถึง
- เร่งกระบวนการอนุมัติ
ด้วยการตรวจสอบเอกสาร DMS และกระบวนการอนุมัติสามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อปรับปรุงการปฏิบัติงานและลดเวลาตอบสนองของเอกสาร คุณสามารถพัฒนาขั้นตอนการทำงานแบบไร้กระดาษอัตโนมัติได้ นอกจากนี้ กระบวนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ยังง่ายต่อการรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณด้วยการรวม DocuSign ของ Folderit ทั้งหมดนี้ช่วยประหยัดกระดาษจำนวนมากที่อาจนำไปใช้ทำสำเนาหลายชุดสำหรับการตรวจทาน การแก้ไข และการอนุมัติหลายครั้ง
- ส่งเสริมการปรับตัว
ด้วยการใช้สำนักงานแบบไร้กระดาษ คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้จากทุกที่และทุกเวลา DMS ของ Folderit ช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์และความต้องการขององค์กรของคุณ ในขณะที่ให้ทีมมีความยืดหยุ่นในการเข้าถึงเอกสารจากทุกที่ด้วย อินเทอร์เฟซ ที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ที่ได้รับรางวัล ของเรา ด้วยไฟล์ที่จัดทำดัชนีอย่างถูกต้องและกฎง่ายๆ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษทำให้การค้นหา การแบ่งปัน และการจัดเก็บเอกสารง่ายขึ้นกว่าที่เคย
- ปรับปรุงความสามารถในการทำงานร่วมกัน
การเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เก็บข้อมูลเดียวช่วยรับประกันว่าสมาชิกทุกคนในทีมของคุณอยู่ในหน้าเดียวกัน ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานเมื่อใดหรือที่ไหน พวกเขาอาจกำหนดเส้นทางเอกสารดิจิทัลและเว็บ eForms ได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มความคิดเห็น ลายเซ็น และเลือกบนเอกสารดิจิทัลที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดและเร่งการทำงานร่วมกัน
คุณสามารถใช้การผสานการทำงานกับ MS Office 365ของ Folderit (การสมัครสมาชิก MS Office จำหน่ายแยกต่างหาก) เพื่อทำงานและทำงานร่วมกับทีมของคุณในเอกสาร หรือแม้แต่ทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติด้วย การรวมระบบอัตโนมัติที่ ได้ รับการปรับปรุง ‘Make’
- สำรองไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติ
ด้วยการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพ ข้อมูลของคุณจะได้รับการปกป้องจากข้อผิดพลาดที่สำคัญและภัยธรรมชาติ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม และแผ่นดินไหว หากคุณเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยเป็นพิเศษหรือบางอย่างเช่นตู้เซฟของธนาคาร แต่ด้วย DMS ข้อมูลของคุณจะถูกสำรองไว้บนคลาวด์ของเราโดยอัตโนมัติ และไฟล์เวอร์ชันต่างๆจะได้รับการบันทึก บวกกับการกำหนดเวอร์ชันของไฟล์ คุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลเมตาที่มีอยู่และเวอร์ชันก่อนหน้าของไฟล์ได้ทั้งหมด เพื่อให้มั่นใจว่าการสำรองข้อมูลจะไม่ทำให้คุณล้มเหลวเมื่อคุณต้องการ มันมากที่สุด องค์กรไร้กระดาษ
- ประหยัดค่าใช้จ่าย
บริษัทขนาดเล็กอยู่ภายใต้แรงกดดันในการลดต้นทุนที่มากกว่าบริษัทขนาดใหญ่ และทุกดอลลาร์มีค่าสำหรับพวกเขา ไฟล์ดิจิทัลสร้าง แก้ไข แชร์ และจัดการได้ง่ายกว่ากระดาษ ทำให้พนักงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การนำ DMS มาใช้จะช่วยลดต้นทุน พื้นที่ และแรงงานได้อย่างมาก
- ลดรอยเท้าคาร์บอน
และสุดท้าย การใส่ใจในสิ่งแวดล้อมจะช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์และทำให้บริษัทของคุณเป็นพันธมิตรในความพยายามด้านสภาพภูมิอากาศโลก บริษัทต่างๆ เริ่มตระหนักถึงประโยชน์ด้านสิ่งแวดล้อมของการนำดิจิทัลมาใช้มากขึ้นทุกครั้งที่ทำได้
นอกจากนี้ สิ่งนี้อาจกระตุ้นผลกระทบของผีเสื้อในการผลิตทั่วโลก การไม่ใช้กระดาษจะช่วยขจัดความจำเป็นในการพึ่งพากระดาษอย่างหนัก ซึ่งจะทำให้การผลิตกระดาษลดลง ซึ่งนำไปสู่การลดของเสียที่เกิดจากอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง
ลองดู Infographic ของFolderit เกี่ยวกับ Going Paperless
การวางแผนเพื่ออนาคตสีเขียว
เพื่อให้บรรลุสำนักงานไร้กระดาษ ก็เพียงพอที่จะลดขั้นตอนการใช้กระดาษและใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อคุณนำแนวคิดและเครื่องมือเหล่านี้ไปใช้กับกระบวนการของบริษัท คุณจะพบว่ามีการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยจำนวนมากที่สามารถให้ผลลัพธ์ที่สำคัญได้ในอนาคต
เรียนรู้เพิ่มเติมว่า Folderit มีความยั่งยืนมากกว่า DMS บนคลาวด์โดยเฉลี่ยอย่างไร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
