สแกนจัดทำดัชนีเอกสาร การสแกนและจัดทำดัชนี เอกสารจะรวบรวมข้อมูลจากเอกสาร ที่เป็นกระดาษและแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา เรียกค้น และใช้งาน
ปัจจุบันเครื่องสแกนมีความสามารถในการสแกนกระดาษ หลายพันหน้าต่อวัน โดยถ่ายโอนข้อมูลจากกระดาษจำนวนมากไปยังดิจิทัล ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นไฟล์ PDF, TIFF หรือ JPG ซอฟต์แวร์สแกนที่มีความสามารถในการรู้จำอักขระด้วยแสง จะประมวลผลไฟล์ภาพ และดึงข้อมูลที่จำเป็น ซอฟต์แวร์จัดทำดัชนีจะปรับข้อความให้เหมาะสม สำหรับการค้นหาโดยระบุ และจัดหมวดหมู่เอกสารและนำเกณฑ์การค้นหาไปใช้
ประโยชน์ของโซลูชันการทำดัชนีเอกสารสำหรับธุรกิจ
การสแกนและจัดทำดัชนีเอกสาร เป็นขั้นตอนเริ่มต้นที่จำเป็นในแผนการ เปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ขององค์กร การสแกนและการทำดัชนีช่วยปรับปรุงการทำงานโดย:
- แปลงเอกสารที่เป็นกระดาษ ให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน
- ลดต้นทุนการจัดเก็บเอกสารกระดาษ
- การจัดระเบียบเอกสารด้วยวิธีที่เข้าใจง่าย
- เปิดใช้งานการแบ่งปันและการทำงานร่วมกัน
- การควบคุมการเข้าถึงเอกสารที่มีการรักษาความปลอดภัย
ความสำคัญของการระบุเอกสารที่ถูกต้อง
แพลตฟอร์มข้อมูลองค์กร จัดเก็บเนื้อหาทั้งหมดไม่ว่าจะมีต้นกำเนิดมาจากที่ใด การผสานรวมโดยตรงกับอุปกรณ์สแกนต่างๆ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ เนื่องจากการสแกนแบบกลุ่มเพื่อการจับและการจัดทำดัชนีอย่างรวดเร็วทำให้สามารถดึงข้อมูลได้ทันทีสำหรับผู้ใช้ที่เหมาะสมทุกคน การสแกนและจัดทำดัชนีเอกสารกระดาษ เตรียมข้อมูลสำหรับการรวมเข้ากับแพลตฟอร์มข้อมูล องค์กรที่ประสบความสำเร็จ:
- จำแนกเอกสารและเนื้อหาได้อย่างแม่นยำ เพื่อการเรียกค้นที่รวดเร็ว
- กำหนดเส้นทางเอกสารโดยอัตโนมัติไปยังกระบวนการทางธุรกิจที่กำหนด
- การดึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับการทำงานที่สำคัญโดยอัตโนมัติ
- ป้องกันความจำเป็นในการเปลี่ยนเอกสารที่สูญหายหรือเอาคืนไม่ได้
ซอฟต์แวร์จับภาพเอกสารคืออะไร?
ทุกวันนี้ องค์กรต่างๆ ได้รับเอกสารจากที่ต่างๆ มากมาย และในรูปแบบต่างๆ มากมาย แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะติดตาม หลายองค์กรพบว่าตัวเองถูกฝังอยู่ ใต้ส่วนผสมของกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ซอฟต์แวร์การจับภาพเอกสาร รวมความสามารถในการสแกน นำเข้า และการรวมเข้าด้วยกันเพื่อบันทึกเอกสาร ขาเข้าไว้ในที่เก็บข้อมูลดิจิทัลส่วนกลาง
ประโยชน์ของการใช้การบันทึกเอกสาร
เมื่อรวมกับระบบ การจัดการเนื้อหา ซอฟต์แวร์บันทึกเอกสาร ช่วยให้บุคคลสามารถปรับปรุงวิธีการทำธุรกิจได้หลายวิธี ได้แก่:การติดตามเอกสารที่คล่องตัว – หลังจากแปลงเอกสารทั้งหมดเป็นดิจิทัลและวางไว้ในระบบการจัดการเนื้อหาแล้ว ทุกจุดติดต่อ บนเอกสารเหล่านั้น รวมถึงการดัดแปลงทั้งหมด จะสามารถติดตามได้ การทำงานร่วมกันที่ง่ายขึ้น– เมื่อข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด สามารถพบได้ในที่เดียว ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถทำงานกับข้อมูล ที่เป็นปัจจุบันเดียวกันในคราวเดียว เปิดโอกาสให้ทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย ปรับปรุงการบริการลูกค้า – โดยการเก็บข้อมูลในตำแหน่งศูนย์กลางทันที การบันทึกเอกสารช่วยให้มั่นใจ ว่าพนักงานที่ทำงานกับลูกค้ามีข้อมูล ที่ต้องการทันทีที่ได้รับและสามารถเข้าถึงได้ง่าย
ซอฟต์แวร์บันทึกเอกสาร OnBase สามารถช่วยทำให้ กระบวนการขององค์กรของคุณเป็นดิจิทัลได้อย่างไร
OnBase ให้ความสามารถในการดักจับข้อมูลอัตโนมัติ เพื่อลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และเร่งกระบวนการจับภาพ OnBase จับรูปแบบเนื้อหาใด ๆ รวมถึงกระดาษที่สแกนหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ยังมีการผสานการทำงานโดยตรงกับอุปกรณ์สแกน เช่นเดียวกับระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรวมถึง:ส่งอีเมลถึง Microsoft Office ระบบแบ็คเอนด์อื่นๆ เพื่อให้การจับภาพเอกสารใน OnBase ง่ายและราบรื่น
ด้วยองค์กร OnBase สามารถเข้าถึง การจับภาพเอกสารบนมือถือ ทำให้บุคคลสามารถถ่ายภาพเอกสารและซอฟต์แวร์จะล้างคุณภาพโดยอัตโนมัติ
ความไร้ประสิทธิภาพและปัญหาคอขวดในกระบวนการปัจจุบันของคุณอยู่ที่ไหน เทคโนโลยีสามารถช่วยคุณปรับปรุงการดำเนินงานของคุณได้อย่างไร?
คุณไม่จำเป็นต้องเข้าใจโซลูชันเทคโนโลยีทั้งหมดที่มีอยู่
แค่ถามพนักงานของคุณว่าอะไรทำให้ช้าลง หรืออะไรที่ดูเหมือนยากและซับซ้อนกว่าที่ควรจะเป็น
ถามถึงผลกระทบที่มีต่อพวกเขา และผลกระทบต่อลูกค้าอย่างไร
ถามพวกเขาว่าพวกเขาจะทำอะไรเพื่อเปลี่ยนแปลง ถ้าเป็นไปได้
คุณน่าจะได้ค้นพบหลายอย่างแล้วว่าสิ่งใดทำงานได้ดีกับกระบวนการของคุณ (และอะไรที่ไม่เป็นผล) เนื่องจากพนักงานของคุณย้ายไปอยู่ที่ระยะไกลทั้งหมดหรือส่วนใหญ่
เช่นเดียวกับที่คุณกำลังก้าวไปข้างหน้าอย่างต่อเนื่องในการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของทีม คุณก็สามารถทำเช่นเดียวกันกับระบบทั้งหมดของคุณ
สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณไม่ได้เพียง แค่ทำการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น แต่เป้าหมายคือการเปลี่ยนไปสู่ธุรกิจดิจิทัลโดยพื้นฐาน
ความสามารถในการดักจับเอกสารเหล่านี้พร้อมใช้งานบนแพลตฟอร์มเดียวกับที่มีการจัดการเนื้อหา การจัดการเคส และเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ช่วยให้องค์กร ปรับปรุงกระบวนการผ่านการ แปลงเป็นดิจิทัลและการเข้าถึงจากส่วนกลาง สแกนจัดทำดัชนีเอกสาร
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
