ระบบจัดการ เอกสาร ธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับบันทึกและข้อมูลที่สำคัญมากมายหรือไม่? เราเข้าใจดีว่าการจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวเป็นเรื่องยากเพียงใด หลายบริษัทในปัจจุบันติดอยู่ในโลกของกระดาษและเผชิญกับความท้าทายหลายประการในการจัดการเอกสารของพวกเขา นี่คือจุดที่การลงทุนในการจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจขนาดเล็กสามารถช่วยได้
ระบบการจัดการเอกสารคือซอฟต์แวร์ที่รวบรวม จัดเก็บ เรียกค้น และแจกจ่ายเอกสารทางดิจิทัล บทความนี้จะกล่าวถึงประโยชน์ของการลงทุนในโซลูชันการจัดการเอกสาร
10 ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสาร
ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสารมีมากกว่าความฝันของสำนักงานไร้กระดาษ มาดูกันดีกว่า ระบบจัดการ เอกสาร
1. เรียกเอกสารได้ง่ายขึ้น
การค้นหาและเรียกเอกสารอาจใช้เวลานานมาก และเราทุกคนรู้ดีว่าเวลาคือเงิน คุณสามารถลดต้นทุนการจัดการเอกสารที่ไม่จำเป็นซึ่งจำกัดงบประมาณ ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน และจำกัดศักยภาพในการเติบโตของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือติดตั้งระบบจัดการเอกสาร ระบบการจัดการเอกสารเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและประหยัดเวลา พวกเขาสามารถดึงไฟล์ด้วยคำหรือวลีที่มีอยู่ในเอกสาร ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ง่าย และคุณเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
2. ความร่วมมือที่ดีขึ้น ระบบจัดการ เอกสาร
เนื่องจากบริษัทต่าง ๆ จ้างงานภายนอกและพัฒนาความร่วมมือ การทำงานร่วมกันจึงซับซ้อนมากขึ้น โซลูชันการสแกนเอกสาร สามารถปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอก ใช้สภาพแวดล้อมบนเว็บและเวิร์กโฟลว์เพื่อการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ ยังสามารถจัดประเภทเอกสารเป็นหมวดหมู่ เช่น “กำลังเขียน” กำลังตรวจทาน” หรือ “อนุมัติ” เพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น
3. ปรับปรุงความทันเวลา
เวลาเป็นสิ่งสำคัญ และการจัดการเอกสารฉบับพิมพ์อาจใช้เวลานานมาก โซลูชันการจัดการเอกสารโดยบริษัทสแกนเอกสารที่มีชื่อเสียงอย่างSmooth Solutionsจะจัดเตรียมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับคุณในการขับเคลื่อนกระบวนการจัดการอย่างรวดเร็วและผลักดันเอกสารผ่านวงจรชีวิตของพวกเขา จะช่วยให้แน่ใจว่ามีการสร้างและจัดเก็บบันทึกอย่างทันท่วงที ซึ่งในที่สุดจะนำไปสู่การตรวจสอบที่ดีขึ้นและการส่งตรงเวลา
4. ความปลอดภัยและการควบคุมที่มากขึ้น
ข้อมูลอาจมีความเสี่ยงและการมีความปลอดภัยและการควบคุมข้อมูลเพียงพอเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ การบรรลุมาตรฐานความปลอดภัยสูงผ่านระบบการจัดการเอกสารแบบไฟล์อาจเป็นเรื่องยากอย่างยิ่ง หลายบริษัทจำเป็นต้องแสดงการดูแลข้อมูลตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ ระบบการจัดการเอกสารสามารถช่วยคุณได้
5. การสำรองข้อมูลที่เชื่อถือได้มากขึ้น
โซลูชันการจัดการเอกสารแบบดั้งเดิมสนับสนุนการบันทึกเอกสารฉบับพิมพ์หรือบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ที่ไม่มีการควบคุมในเครื่อง ซึ่งมักจะแปลเป็นการสำรองข้อมูลที่ไม่ดี โซลูชันของบริษัท สแกน เอกสารที่มีชื่อเสียงจะรวมศูนย์ข้อมูลของคุณและสนับสนุนให้คุณจัดการบันทึกเหล่านี้ในที่เดียว วิธีนี้จะช่วยปรับปรุงความสามารถในการสำรองข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างถูกต้อง
6. ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
เอกสารบางอย่างมีข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดและซับซ้อน การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้อาจนำไปสู่การเพิกถอนใบอนุญาต ค่าปรับจำนวนมาก และแม้กระทั่งความรับผิดทางอาญา โซลูชันการสร้างภาพเอกสาร จาก Smooth Solutions ช่วยลดความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามด้วยกระบวนการอัตโนมัติ เช่น การเก็บรักษาบันทึก
7. ลดพื้นที่จัดเก็บ
เราทุกคนต่างตระหนักดีว่าต้นทุนทรัพย์สินเชิงพาณิชย์สูงขึ้นอย่างรวดเร็วเพียงใด และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเอกสารก็เช่นกัน โซลูชันการจัดการเอกสารที่ใช้ซอฟต์แวร์ช่วยลดพื้นที่ที่คุณต้องการสำหรับชั้นวาง ตู้เก็บเอกสาร กล่อง และถังเก็บเอกสาร พื้นที่เป็นทรัพย์สินของบริษัทใดๆ และการเพิ่มพื้นที่สำนักงาน คลังสินค้า หรือห้องนิรภัยอันมีค่าโดยการแปลงเอกสารเป็นสำเนาแบบซอฟต์จะช่วยให้คุณประหยัดเงินได้มาก
8. ความยั่งยืนที่มากขึ้น
บริษัทและธุรกิจต่างๆ ทั่วโลกให้ความสำคัญกับความยั่งยืนเป็นอย่างมาก สถานที่ทำงานที่ยั่งยืนเป็นสถานที่ทำงานสำหรับคนรุ่นอนาคต แม้ว่าการปลูกต้นไม้จะเป็นประโยชน์ต่ออนาคตของโลกของเรา แต่การรักษาต้นไม้ที่โตแล้วจะสร้างผลกระทบที่สำคัญกว่านั้นมาก ด้วยการใช้โซลูชันการสแกนเอกสารและลดความต้องการกระดาษ คุณสามารถทำให้สถานที่ทำงานของคุณเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมได้
9. ลดต้นทุน
การจัดการเอกสารและระบบการเก็บถาวรแบบดั้งเดิมอาจต้องใช้แรงงานจำนวนมากและมีราคาแพงอย่างรวดเร็ว คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการนี้อย่างมากและทำให้ง่ายขึ้นโดยย้ายไปยังที่จัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยระบบการจัดการเอกสาร คุณสามารถรวมศูนย์การจัดเก็บเอกสารและติดตามเอกสารได้โดยอัตโนมัติ ขจัดความจำเป็นในการจัดการทางกายภาพโดยสิ้นเชิง
10. ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น
ความสามารถในการกำหนดเส้นทางเอกสารอย่างรวดเร็วไปยังบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินธุรกิจในโลกสมัยใหม่ ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพได้ภายในไม่กี่นาที และกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม การทำงานด้วยตนเองโดยอัตโนมัติเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน ด้วยโซลูชันการสร้างภาพเอกสารของ Smooth Solutions คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและผลกำไรของคุณได้ในเวลาไม่นาน
หากคุณเป็นองค์กรขนาดเล็กที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยสิ่งหนึ่งหรือสองอย่าง รอให้พนักงานของคุณคุ้นเคยกับการเปลี่ยนแปลง แล้วจึงดำเนินการอย่างอื่น ตัวอย่างเช่น: บางทีคุณอาจเริ่มต้นด้วยการซื้อเครื่องสแกนและใช้ e-forms จากนั้นจึงนำกระบวนการอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) ไปใช้ในภายหลัง หรือเริ่มทำให้กระบวนการ AP ของคุณเป็นแบบ อัตโนมัติ
ไม่ว่าคุณจะทำขั้นตอนไหนก่อน องค์กรของคุณก็พร้อมที่จะปรับปรุงธุรกิจของคุณและตัดงานเอกสารออกไป ระบบจัดการ เอกสาร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
