ระบบการจัดการเอกสาร 2566 การทำให้มั่นใจว่าข้อมูลนั้นค้นหาได้ง่ายและพร้อมใช้งานในเวลาที่เหมาะสมกับคนที่เหมาะสม เป็นกุญแจสำคัญในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผลและมีความเครียดต่ำซึ่งช่วยประหยัดเวลา สำหรับหลายๆ องค์กร การจัดการเอกสารของพวกเขาเป็นวิธีที่แน่นอนที่สุดในการทำให้สิ่งนั้นเกิดขึ้น
ในบทความนี้ เราจะพิจารณาอย่างแม่นยำว่าระบบการจัดการเอกสารคืออะไร ระบบเหล่านี้นำเสนออะไร กรณีการใช้งานทั่วไป และคุณลักษณะใดที่คุณต้องการเพื่อสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ
ระบบจัดการเอกสารคืออะไร?
การจัดการเอกสาร t คือการจัดหมวดหมู่ การจัดระเบียบ การแบ่งปัน และการจัดเก็บข้อมูลทางธุรกิจ
ระบบจัดการเอกสารและ (DMS) คือกระบวนการ แนวทางปฏิบัติ และซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจนำมาใช้เพื่อจัดการเอกสารหลายประเภท
ธุรกิจขนาดเล็กมีเอกสารและไฟล์หลายประเภทที่ต้องจัดการ รวมถึงสัญญา นโยบาย ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน สิ่งเหล่านี้จำเป็นต้อง:
- จัดหมวดหมู่
- เป็นระเบียบ
- เก็บไว้
- ใช้ร่วมกัน
ทั้งหมดนี้จะเป็นตัวกำหนดว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมได้ง่ายเพียงใด การเลือกระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์แทนการจัดเก็บข้อมูลแบบกระดาษที่น่าเบื่อ องค์กรสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ที่สำคัญบางอย่างได้
ระบบจัดการเอกสารสำคัญไฉน?
ตอนนี้เราเข้าใจแล้วว่าระบบการจัดการเอกสารคืออะไร มาดูกันว่าเหตุใดจึงมีความสำคัญ:
- ประสิทธิภาพ ที่มากขึ้น : พนักงานสามารถใช้เวลามากมายในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงาน
DMS ช่วยให้ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลได้ง่ายขึ้น ดังนั้นจึงอยู่ในที่ที่คุณต้องการเสมอเมื่อต้องการ
- ประสิทธิภาพการทำงานที่ สูงขึ้น : หากข้อมูลได้รับการจัดระเบียบอย่างดีและเข้าถึงได้โดยบุคคลที่เหมาะสม แสดงว่าไม่เสียเวลาในการประดิษฐ์ล้อใหม่
การทำงานกับแหล่งความจริงแหล่งเดียวจะช่วยหลีกเลี่ยงความพยายามซ้ำซ้อนหรือช่องว่างในงาน ซึ่งจะเพิ่มระดับประสิทธิภาพการทำงาน
- การแบ่งปันความรู้ที่ได้รับการปรับปรุง : ข้อมูลที่เข้าถึงได้ไม่เพียงนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นผ่านการหลีกเลี่ยงการทำซ้ำ เมื่อมีการแบ่งปันข้อมูล จะเป็นการเปิดโอกาสมากขึ้นสำหรับกระบวนการที่เป็นมาตรฐานและเหมาะสมที่สุด ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
นอกจากนี้ การแบ่งปันความรู้ยังหมายถึงการแก้ปัญหาที่ดีขึ้น เพราะมักจะมีพิมพ์เขียวสำหรับการแก้ปัญหาเมื่อเกิดปัญหาขึ้น
- ข้อผิดพลาดลดลง : DMS ที่ดีมีการควบคุมเวอร์ชัน ดังนั้นทุกคนจึงทำงานตามข้อมูลล่าสุดเสมอ ซึ่งช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและสนับสนุนการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบการจัดการเอกสารมีวิวัฒนาการอย่างไร?
โซลูชันและระบบการจัดการเอกสารในยุคแรก ๆ นั้นเรียบง่ายเหมือนกับการแบ่งในตู้เก็บเอกสารหรือรายละเอียดการติดต่อลูกค้าในโต๊ะทำงาน Rolodex
การค้นหาเอกสารกระดาษที่เก็บถาวรกว่า 10 ปีเพื่อค้นหาข้อมูลไม่น่าจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการใช้เวลาช่วงเช้า
แม้จะมีการย้ายข้อมูลไปสู่รูปแบบดิจิทัล แต่ฟล็อปปี้ดิสก์หรือซีดีก็ยังสูญหายหรือเสียหายได้ง่าย และมีเพียงใครก็ตามที่มีข้อมูลเหล่านั้นในขณะนั้นเท่านั้นที่เข้าถึงได้
ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่มักใช้ระบบคลาวด์ซึ่งมีฟังก์ชันการค้นหาที่น่าประทับใจ ซึ่งทำให้การค้นหาข้อมูลตรงไปตรงมา สิ่งนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณและทำให้ข้อมูลอัปเดตและบำรุงรักษาได้ง่าย
นอกจากนี้ยังสามารถปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าได้ เนื่องจากคุณมีข้อมูลอยู่เสมอ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถปรับแต่งประสบการณ์ของพวกเขาและตอบสนองต่อข้อสงสัยหรือข้อร้องเรียนได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้ ด้วยระบบการจัดการเอกสารสมัยใหม่ที่โฮสต์บนซอฟต์แวร์ที่ใช้งานง่าย กระบวนการสนับสนุนและนโยบายที่จำเป็นในการฝึกอบรมผู้คนให้ใช้ระบบนั้นไม่จำเป็นจริงๆ
โครงสร้างพื้นฐานและฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเป็นแนวทางในการสร้างและจัดการ DMS โดยไม่จำเป็นต้องมีขั้นตอนที่ซับซ้อน ระบบการจัดการเอกสาร 2566
ข้อดีอื่นๆ ได้แก่:
- ลดความยุ่งเหยิง : พูดตามตรงว่าตู้เก็บเอกสารที่เต็มไปด้วยแฟ้มเอกสารค่อนข้างหนัก ความสามารถในการจัดเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ 1,000 รายการบนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวช่วยลดความต้องการโซลูชันการจัดเก็บเอกสารที่มีราคาแพงได้อย่างมาก
- ความปลอดภัยที่สูงขึ้น : ข้อบังคับด้านการปกป้องข้อมูลหมายถึงธุรกิจต้องปกป้องข้อมูลของพนักงานและลูกค้าของตน นอกจากนี้ บริษัทต่างๆ ยังจำเป็นต้องรักษาความปลอดภัยในทรัพย์สินทางปัญญา เอกสารสำคัญ และข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในเชิงพาณิชย์อีกด้วย
การรับรองความปลอดภัยของข้อมูลและการควบคุมการเข้าถึงให้การป้องกันที่สำคัญสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่
- การใช้ทรัพยากร อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อได้เปรียบที่สำคัญของ DMS สมัยใหม่คือความสามารถในการทำให้งานประจำภายในระบบเป็นแบบอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้ทีมของคุณมีอิสระในการทำงานที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่า พนักงาน ให้ ความสำคัญกับ งานที่ขับเคลื่อนด้วยวัตถุประสงค์ ดังนั้นสิ่งนี้จึงช่วยเพิ่มความผูกพันและความสุขโดยรวมของพวกเขาด้วย
ด้วยข้อได้เปรียบเหล่านี้ จึงไม่น่าแปลกใจที่ยอดขายซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะเฟื่องฟู ตลาดคาดว่าจะเติบโตจาก 3.59 พันล้านดอลลาร์ในปี 2559 เป็น 6.78 พันล้านดอลลาร์ในปี 2566
การทำงานแบบผสมผสานมีอิทธิพลต่อระบบการจัดการเอกสารอย่างไร
การเติบโตอย่างต่อเนื่องของการทำงานแบบผสมผสานทำให้เกิดความต้องการเฉพาะในระบบการจัดการเอกสาร ระบบการจัดการเอกสารต้องพร้อมใช้งานจากทุกที่ทุกเวลา
พนักงานต้องการทำงานจากที่บ้านในวันหนึ่ง จากนั้นจึงทำงานต่อที่สำนักงานในวันรุ่งขึ้นอย่างราบรื่น นอกจากนี้ พวกเขายังต้องสามารถดู แชร์ และทำงานร่วมกันในเอกสารแบบเรียลไทม์และบนอุปกรณ์พกพา
ซึ่งหมายความว่าแนวทางการจัดการเอกสารจำนวนมากกำลังเปลี่ยนไปใช้ระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยซึ่งสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
บริษัทที่ฉลาดที่สุดกำลังรวมการจัดการบันทึกเข้ากับเวิร์กโฟลว์
ซึ่งหมายความว่าเอกสารสามารถสร้าง แชร์ อัปเดต และจัดเก็บภายในแพลตฟอร์มเดียวกันที่จัดการโครงการ ความสัมพันธ์กับลูกค้าและการสนับสนุน แคมเปญการตลาด และกิจกรรมการขาย
เริ่มต้น
ตัวอย่างระบบการจัดการเอกสารและกรณีการใช้งาน
เราได้ดูแล้วว่าระบบการจัดการเอกสารสามารถสนับสนุนธุรกิจขนาดเล็กได้อย่างไร แต่กรณีการใช้งานหรือตัวอย่างอื่น ๆ ที่เป็นประโยชน์คืออะไร
การจัดการเอกสารทรัพยากรบุคคล
หากคุณถูกขอให้นึกถึงแผนกที่สร้างเอกสารสำคัญจำนวนมาก เราเดาว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลคงอยู่ไม่ไกลจากอันดับต้น ๆ
สำหรับผู้เริ่มต้น พวกเขาต้องเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานทุกคน ตั้งแต่การสรรหาไปจนถึงการสัมภาษณ์ออกจากงาน จากนั้น พวกเขายังมีนโยบายด้านทรัพยากรบุคคลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับแผนกที่ประสบความสำเร็จ รวมถึงนโยบายการลา เอกสารประกอบการทบทวนประสิทธิภาพ และตัวเลือกสวัสดิการ
ข้อมูลทั้งหมดนี้จำเป็นต้องจัดหมวดหมู่และจัดเก็บอย่างปลอดภัยเพื่อปกป้องข้อมูลที่สำคัญของพนักงาน นอกจากนี้ ยังมีแนวโน้มที่จะต้องการการควบคุมการเข้าถึงในระดับต่างๆ ตั้งแต่ผู้จัดการสายงานไปจนถึงผู้ดูแลระบบทรัพยากรบุคคลและพันธมิตรทางธุรกิจ
และความสามารถในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างรวดเร็วและง่ายดาย เช่น ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดจำเป็นต้องทราบนโยบายการลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรล่าสุด ทำให้ HR เป็นตัวเลือกอันดับต้นสำหรับ DMS ที่มีประสิทธิภาพ
บัญชีที่สามารถจ่ายได้
หากฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ได้นึกถึงทันทีเมื่อนึกถึงผู้ใช้ DMS หลัก เราจะวางเดิมพันว่าบัญชีเจ้าหนี้ (AP) ทำ
DMS ที่ดีช่วยให้ AP ปรับปรุงการจัดการซัพพลายเออร์และผู้ขายและความสัมพันธ์โดยทำให้แน่ใจว่าใบสั่งซื้อถูกส่งไปและมีการชำระใบแจ้งหนี้ตรงเวลา
นอกจากนี้ การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ยังช่วยเพิ่มการจัดการเอกสารภายในบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตัวเลือกในการอนุมัติใบแจ้งหนี้อัตโนมัติในบางระดับ และสร้างรายงานโดยอัตโนมัติที่ช่วยให้คุณควบคุมเวิร์กโฟลว์ได้
การใช้ระบบอัตโนมัติหมายถึงความแม่นยำที่มากกว่าและข้อผิดพลาดในการประมวลผลน้อยกว่าการจัดการข้อมูลด้วยตนเอง
การจัดการสัญญา
DMS บนคลาวด์ที่มีประสิทธิภาพสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการจัดการสัญญา สัญญาสามารถสร้างและแบ่งปันเพื่อตรวจสอบโดยใช้การควบคุมการเข้าถึงที่เหมาะสม
นอกจากนี้ ระบบบนคลาวด์ยังช่วยให้ผู้ใช้ภายนอกสามารถแสดงความคิดเห็น แนะนำ หรือเปลี่ยนแปลงเอกสารที่แบ่งปัน ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการส่งอีเมลปิงปอง
เมื่อตกลงตามสัญญาแล้ว สามารถลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์และจัดเก็บอย่างปลอดภัยภายในระบบ สามารถเพิ่มระบบอัตโนมัติเพื่อส่งสำเนาให้กับทุกฝ่าย แจ้งเตือนพวกเขาเมื่อถึงกำหนดต่ออายุสัญญา หรือส่งสัญญาณเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
สัญญาที่เก็บไว้ทำหน้าที่เป็นแหล่งความจริงแหล่งเดียวสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ช่วยให้การแก้ไขปัญหาง่ายขึ้น
เทมเพลตสัญญาสามารถสร้าง ดู และแชร์ได้ ซึ่งช่วยลดความพยายามที่จำเป็นในการพัฒนาสัญญาตั้งแต่เริ่มต้นสำหรับพันธมิตรที่คล้ายคลึงกัน
การจัดการโครงการ
โครงการสร้างเอกสารจำนวนมาก มีหลายสิ่งหลายอย่างที่ต้องจัดการ ตั้งแต่เอกสารการกำหนดขอบเขตเบื้องต้น ไปจนถึงข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์ ไปจนถึงแผนการจัดหาทรัพยากร
ระบบที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการเอกสารเหล่านั้นหมายความว่ากระบวนการต่างๆ ได้รับมาตรฐาน สิ่งนี้ทำให้ทีมมีความสอดคล้อง ปรับปรุงประสิทธิภาพ และลดข้อผิดพลาด
เอกสารโครงการควรแจ้งงานที่ทำทุกวัน
ต้องมีการอ้างถึงแผนอย่างต่อเนื่อง ต้องมีการติดตามและรายงานการคาดการณ์ และต้องมีการติดตามความเสี่ยง จำเป็นต้องค้นหาข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบผลลัพธ์ของโครงการ โดยไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูล
ทีมโครงการมารวมกันเพื่อส่งมอบงานเฉพาะ ซึ่งหมายความว่าไม่มีประวัติร่วมกันเกี่ยวกับวิธีการทำงานให้เสร็จ ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพช่วยเร่งกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน สนับสนุนการแบ่งปันความรู้และการทำงานร่วมกัน
และด้วยการทำให้เอกสารบทเรียนที่เรียนรู้สามารถเข้าถึงได้สำหรับทีมโครงการใหม่ มีโอกาสที่จะเรียนรู้จากความท้าทายที่พวกเขาเผชิญ และทำให้แน่ใจว่าความผิดพลาดจะไม่เกิดขึ้นซ้ำอีก
เริ่มต้น
องค์ประกอบที่สำคัญ 5 ประการของระบบการจัดการเอกสารที่ดี
ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าเหตุใดคุณจึงต้องมีระบบที่มีประสิทธิภาพเพื่อจัดการเอกสารของคุณ มาดูคุณลักษณะสำคัญบางประการที่ประกอบกันเป็น DMS ที่ดี
1. ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
เราได้อธิบายไปแล้วว่าทำไมระบบบนคลาวด์จึงมีประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร
ธุรกิจต่างๆ ใช้เงินเกือบ130 ล้านดอลลาร์ ไปกับบริการโครงสร้างพื้นฐานระบบคลาวด์ในปีที่แล้ว ดังนั้นจึงเป็นที่ชัดเจนว่าการย้ายระบบการจัดการเอกสารของคุณทางออนไลน์มีความสำคัญมากขึ้น หากคุณต้องการได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบ
ด้วยความปรารถนาอย่างต่อเนื่องสำหรับรูปแบบการทำงานแบบผสมผสานหลังยุคโควิด-19 ระบบบนคลาวด์จึงจำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และการเข้าถึงตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันจากทุกที่
monday.com ช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารได้มากถึง 1,000GB อีกทั้งเทมเพลตการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล ของเรา ยังช่วยให้ขั้นตอนไม่ซับซ้อน
เช่นเดียวกับทุกอย่างใน monday.com เทมเพลตสามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่เพื่อให้ตรงกับความต้องการของคุณและธุรกิจของคุณ
การนำเนื้อหาทั้งหมดของคุณมารวมกันช่วยให้การจัดระเบียบและการจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่าย ทำให้คุณสามารถดูทุกอย่างได้ในที่เดียว
2. การควบคุมและการเข้าถึงเอกสาร
ระบบการจัดการเอกสารช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยทำให้มั่นใจว่าทุกคนกำลังทำงานกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องและทันสมัยที่สุด
ให้ข้อมูลแหล่งเดียว ซึ่งหมายความว่าไม่มีสิ่งใดขาดหายไป และไม่มีความพยายามซ้ำซ้อน
และคุณสามารถจัดการการเข้าถึงเพื่อให้เฉพาะสมาชิกในทีมที่ได้รับเชิญหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเท่านั้นที่สามารถดู แก้ไข หรือแชร์เอกสารได้ ซึ่งหมายความว่าคุณเป็นผู้ควบคุมข้อมูลของคุณเสมอ
การควบคุมเวอร์ชันนั้นติดตามได้ง่ายด้วยคุณสมบัติบันทึกกิจกรรมของ monday.com ซึ่งแสดงประวัติของเอกสารและแสดงเส้นทางการตรวจสอบของการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้น
นอกจากนี้ คุณสามารถกำหนดระดับสิทธิ์เพื่อให้เฉพาะคนที่คุณระบุสามารถดูหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
3. ความปลอดภัย
การควบคุมการเข้าถึงทำหน้าที่เป็นชั้นของการรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันเอกสารสำคัญ แต่ระบบการจัดการเอกสารที่ดีทั้งหมดยังมีใบรับรองความปลอดภัยข้อมูลชั้นนำของอุตสาหกรรมที่แข็งแกร่งอีกด้วย
ข้อมูลของคุณมีข้อได้เปรียบในการแข่งขัน การตรวจสอบความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกำไรของธุรกิจของคุณ การละเมิดข้อมูลยังทำลายชื่อเสียงและความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณกับลูกค้าและผู้ขายอีกด้วย
นอกจากนี้ คุณยังต้องรับผิดชอบในการปกป้องรายละเอียดส่วนบุคคลของลูกค้าและพนักงานของคุณ และอาจถูกปรับหรือฟ้องร้องหากไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ
ที่ monday.com เราปกป้องข้อมูลของลูกค้ามากกว่า 100,000 รายทั่วโลก
เราให้ความสำคัญกับความปลอดภัยอย่างจริงจัง โดยใช้มาตรการที่รัดกุมที่สุดที่มีในการปกป้องข้อมูลของคุณ เราปฏิบัติตามกฎระเบียบระหว่างประเทศที่เข้มงวดและได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO/IEC 27001:2013
4. ระบบอัตโนมัติ
เพื่อเพิ่มการจัดการเอกสารระดับองค์กรของคุณ ให้มองหาผู้ให้บริการระบบที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ของคุณได้
ส่วนประกอบสำคัญของระบบการจัดการเอกสารที่ดีคือความสามารถในการเพิ่มผลิตภาพ และการทำงานประจำหรืองานทั่วไปโดยอัตโนมัติจะช่วยได้มาก
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่พยายามทำตามกำหนดการของโครงการ มีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลงและเปลี่ยนแปลงเป็นประจำเมื่องานเสร็จสิ้น เส้นเวลาสั้นลงหรือขยายออกไป และทรัพยากรจะถูกจัดสรรใหม่
การทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นอัตโนมัติจะช่วยให้คุณ:
- แจ้งเตือนสมาชิกในทีมโดยอัตโนมัติเมื่อมีการจัดสรรงานให้พวกเขา
- ตั้งค่าสถานะให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเมื่อสถานะงานเปลี่ยนไป
- อัปเดตแผนภูมิแกนต์โครงการของคุณเมื่อไทม์ไลน์เปลี่ยนไปตามงานที่ต้องพึ่งพา
- ทำให้กระบวนการรายงานของคุณเป็นแบบอัตโนมัติเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
- เก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ หลังจากระยะเวลาที่กำหนด
ด้วย monday.com การตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและปรับแต่งได้ง่ายด้วย monday.com
เราสามารถทำให้การดำเนินการของมนุษย์มากกว่า 250,000 รายการเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าไม่ว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณจะซับซ้อนเพียงใด monday.com มีโซลูชันที่คุณต้องการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ
นอกจากนี้ monday.com ยังมีการผสานรวม กว่า 40 รายการ ที่คุณสามารถนำไปสร้างเป็นเวิร์กโฟลว์ของคุณ ทำให้ลดความซับซ้อนและยืดหยุ่นได้มากขึ้น
5. พื้นที่ทำงานส่วนกลาง
ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุดคือระบบที่เอกสารของคุณสามารถอยู่ภายในตลอดวงจรชีวิตของเอกสาร ตั้งแต่การสร้างเอกสารจนถึงการเก็บถาวร
บ่อยครั้งที่มีการสร้างเอกสารภายนอก DMS แล้วนำเข้าเพื่อแชร์ อัปเดต และจัดเก็บ
monday.com Work OS เป็นพื้นที่ทำงานส่วนกลางที่ใช้ร่วมกันซึ่งงานของคุณจะเกิดขึ้นและได้รับการบันทึกไว้ในที่เดียว
คุณลักษณะเอกสารงาน ทำหน้าที่เหมือนไวท์บอร์ดดิจิทัลที่ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกัน ระดมความคิด บันทึกบันทึกและวางแผน และรวบรวมความคิดทั้งหมดไว้ในที่เดียว
ความคิดเหล่านั้นสามารถแบ่งปันและอัปเดตโดยใครก็ตามที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมก่อนที่จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยภายในระบบสำหรับการอ้างอิงและตรวจสอบตามที่จำเป็น
ซึ่งหมายความว่าคุณได้สร้างระบบการจัดการเอกสารโดยที่คุณไม่ต้องคิดเลยด้วยซ้ำ
นอกจากนี้ ฟังก์ชันการค้นหาที่น่าประทับใจและใช้งานง่ายของ monday.com ทำให้การดึงข้อมูลทำได้ง่ายและรวดเร็ว เนื่องจากทุกอย่างอยู่ในระบบเดียว ทีมงานจึงทำงานด้วยข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ
ในฐานะที่เป็นระบบบนคลาวด์ monday.com สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา ซึ่งเหมาะสำหรับการสนับสนุนพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลหรือภายในรูปแบบไฮบริด
เริ่มต้น
เชื่อมต่อด้วยระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ระบบการจัดการเอกสารสมัยใหม่ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ข้อมูลที่คุณต้องการอยู่ใกล้แค่ปลายนิ้วในเวลาที่คุณต้องการมากที่สุด
ระบบการจัดการเอกสารถูกนำมาใช้ตลอดการดำเนินธุรกิจเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และสนับสนุนการแบ่งปันความรู้ monday.com มีคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อตั้งค่าระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะกับคุณ ทีมของคุณ และเวิร์กโฟลว์ของคุณ
นอกจากนี้ ในฐานะระบบปฏิบัติการที่ทำงาน monday.com ยังช่วยให้ธุรกิจของคุณทำได้มากกว่าแค่จัดการข้อมูลของคุณ
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
