ประเภทของเอกสาร เป็นไปโดยไม่ได้บอกว่าในธุรกิจ คุณมีเอกสารมากมายที่คุณต้องสร้างและติดตาม เช่น ข้อเสนอ ข้อตกลง จดหมาย และสัญญา
เอกสารเป็นส่วนประกอบสำคัญของธุรกิจใดๆ และด้วยเหตุนี้คุณจึงต้องมีเอกสารที่ถูกต้องหากคุณต้องการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ
หากคุณยังไม่รู้ว่า “เอกสารที่ถูกต้อง” เหล่านี้คืออะไร ไม่ต้องกังวล – เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงเอกสารสำคัญ 9 ประเภทที่ธุรกิจของคุณควรสร้างขึ้นเพื่อให้ดำเนินการได้สำเร็จ
เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามาเข้าเรื่องกันเลย…
ประเภทของเอกสาร ที่ธุรกิจของคุณต้องรู้เกี่ยวกับ
1. แผน
แผนธุรกิจครอบคลุมทุกด้านของธุรกิจของคุณและทุกซอกทุกมุมของแง่มุมนั้น แผนทั้งหมดเหล่านี้รวมถึงทิศทางเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสูงสุด และเห็นได้ชัดว่าพวกเขาสามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจได้!
ตัวอย่างเช่น แผนการตลาดครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุผ่านแคมเปญการตลาดและวิธีที่คุณวางแผนจะทำเช่นนั้น ในขณะที่แผนบรรเทาผลกระทบครอบคลุมรายละเอียดโดยย่อเกี่ยวกับวิธีการลดผลกระทบของความเสี่ยงบางอย่าง
ในทำนองเดียวกัน มีแผนอื่นๆ อีกมากมายที่ธุรกิจของคุณอาจต้องการเช่นกัน บางส่วน ได้แก่แผน บริหาร ความเสี่ยง แผนยุทธวิธี แผนฉุกเฉินแผนพัฒนาธุรกิจฯลฯ
2. ข้อเสนอ
ข้อเสนอคล้ายกับการเสนอขาย ในลักษณะที่คุณพยายามขายแนวคิดให้กับลูกค้าหรือผู้จัดการของคุณ คุณต้องอธิบายความเข้าใจในปัญหาบางอย่าง เสนอวิธีแก้ปัญหา กำหนดเส้นทางที่คุณจะใช้กับข้อเสนอ
และในธุรกิจ การสร้างข้อเสนอเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และนั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมเอกสารนี้จึงเป็นเอกสารอีกฉบับหนึ่งที่คุณควรให้ความสำคัญกับพลังงานของคุณ ข้อเสนอหลายประเภท ได้แก่ ข้อเสนอการขายข้อเสนอโครงการ ข้อเสนอทางการตลาดและอื่นๆ
3. รายงาน
การดำเนินธุรกิจไม่ใช่เรื่องง่าย และคุณจะพบว่าตัวเองอยู่ในห้วงน้ำลึกตลอดเวลา ในช่วงเวลาดังกล่าว รายงานทางธุรกิจก็มีประโยชน์
ด้วยการใช้รายงานทางธุรกิจ คุณสามารถวิเคราะห์สถานการณ์ต่างๆ (ไม่ว่าจะเป็นสถานการณ์จริงหรือกรณีศึกษา) และใช้ทฤษฎีทางธุรกิจเพื่อค้นหาแนวทางแก้ไขและข้อเสนอแนะต่างๆ
วิธีนี้ช่วยให้คุณไม่เพียงแค่ปรับปรุงประสิทธิภาพที่มีอยู่ แต่ยังช่วยให้คุณหลุดพ้นจากอุปสรรคที่ยากลำบากอีกด้วย รายงานธุรกิจบางประเภท ได้แก่
- รายงานการขาย
- รายงานทางเทคนิค
- รายงาน KPI
- รายงานความคืบหน้า
- รายงานการสำรวจ
4. สัญญาและข้อตกลง ประเภทของเอกสาร
การก่อตั้งธุรกิจตั้งแต่เริ่มต้นจำเป็นต้องมีการปฏิบัติตามกฎหมายหลายประการ ตั้งแต่การลงนามในสัญญาเช่า การสร้างสัญญาการจ้างงาน และอื่นๆ
สัญญาและข้อตกลงเหล่านี้มีผลผูกพันทางกฎหมายและบังคับใช้ในศาลยุติธรรม หากไม่มีเอกสารทางกฎหมายที่ถูกต้อง ธุรกิจของคุณอาจล้มเหลวได้
นอกจากนี้ เอกสารเหล่านี้ยังช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและข้อพิพาทที่อาจทำให้ธุรกิจของคุณสิ้นเปลืองทรัพยากรและนำไปสู่การฟ้องร้องที่มีราคาแพง
ข้อตกลงและสัญญาบางประเภท ได้แก่
- ข้อตกลงผู้ก่อตั้ง
- ข้อตกลงผู้ถือหุ้น
- สัญญาจ้าง
- สัญญาการขาย
5. นโยบาย
นโยบายคือกฎที่กำหนดโดยผู้จัดการของบริษัทเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจในสภาพแวดล้อมการทำงานของบริษัท นโยบายเหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับจำนวนการลางานสูงสุดที่พนักงานสามารถรับได้หรืออย่างอื่น
นโยบายเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะปกป้องการทำงานของบริษัทและจำเป็นต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ นโยบายบางอย่าง ได้แก่ นโยบายการบริการลูกค้า นโยบายการคืนเงิน นโยบายการทำงานจากที่บ้านและอื่นๆ
6. จดหมาย
จดหมายธุรกิจจะถูกส่งในรูปแบบของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างสองบริษัท หรือบุคคลภายในบริษัท หรือบริษัทถึงลูกค้า จดหมายเหล่านี้อาจเป็นการจัดหาคำสั่งซื้อ หรือส่งจดหมายตอบรับไปยังพนักงานใหม่ หรือเพื่อตอบคำถามที่ลูกค้าส่งมา
แม้ว่าจดหมายอาจดูล้าสมัย แต่ก็สามารถใช้เป็นหลักฐานและการเก็บบันทึกได้เป็นอย่างดี จดหมายบางประเภทที่ธุรกิจส่งให้ ได้แก่
- จดหมายข้อเสนอ
- จดหมายเสนอ
- จดหมายลาหยุด
- จดหมายร้องเรียน
- จดหมายลาออก
7. เอกสารทรัพยากรบุคคล
ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ที่ดีจะบอกคุณเกี่ยวกับความสำคัญของเอกสารที่ดี!
เอกสารทรัพยากรบุคคลมีความสำคัญต่อการบันทึกธุรกรรม กิจกรรม และเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับองค์กร เอกสาร HR ช่วยในการบริหารธุรกิจโดยรวม
เอกสาร HR ที่สำคัญบางส่วน ได้แก่คู่มือการใช้งาน คู่มือการฝึกอบรม คู่มือพนักงานและ คู่มือ การใช้งาน
8. เอกสารการวิจัย
เอกสารการวิจัยประกอบด้วยการวิจัยเชิงลึกเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง นอกจากนี้ยังรวมถึงการวิเคราะห์งานวิจัยฉบับสมบูรณ์พร้อมกับการตีความการค้นพบและกรณีการใช้งานต่อไปของผู้เขียน
การศึกษาเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ค้นพบหนทางใหม่ๆ และนั่นคือสาเหตุที่การรวมสิ่งนี้ไว้ในรายการเอกสารของคุณมีความสำคัญพอๆ กัน! เอกสารการวิจัยบางประเภท ได้แก่Marketing Research & UX Research
9. เอกสารทางการเงิน
เอกสารทางการเงินช่วยให้ธุรกิจดำเนินต่อไปในแง่ของการใช้จ่าย ขาดทุน กำไร สินทรัพย์ หนี้สิน และอื่นๆ ด้วยความช่วยเหลือจากเอกสารทางการเงินที่ถูกต้องเท่านั้น คุณจะสามารถวิเคราะห์ว่าบริษัทของคุณเป็นอย่างไร และสร้างการเปลี่ยนแปลงที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จได้
เอกสารเหล่านี้จะมีประโยชน์ทางกฎหมายเมื่อยื่นภาษีและการตรวจสอบของรัฐบาล ฯลฯ ดังนั้นการมีเอกสารทางการเงินที่ถูกต้องจึงเป็นสิ่งจำเป็น! ประเภทของเอกสาร
เอกสารทางการเงินบางประเภทที่ธุรกิจใช้ ได้แก่ งบกระแสเงินสด งบกำไรขาดทุน งบดุล และอื่นๆ
ไปยังคุณ! ประเภทของเอกสาร
เช่นเดียวกับที่เรากล่าวไว้ก่อนหน้านี้ เอกสารเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจของคุณ การมีระบบแบบรวมศูนย์เพื่อสร้างและจัดเก็บเอกสารของคุณมีความสำคัญสูงสุด
และนั่นคือเหตุผลที่เราต้องการให้คุณลองใช้คือเอกสารประกอบซอฟต์แวร์ยุคใหม่และเครื่องมือการจัดการความรู้ที่ช่วยให้คุณทำงานร่วมกัน แบ่งปัน ติดตาม และจัดการเอกสารประกอบของบริษัททั้งหมดได้ในที่เดียว นี่คือคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมบางอย่างที่ Bit มอบให้:
1. เทมเพลตที่น่าทึ่งและตอบสนองอย่างเต็มที่:ไม่ว่าคุณจะต้องการสร้างเอกสารทางธุรกิจใด มีเทมเพลตที่สวยงามสำหรับสิ่งนั้นบน ด้วยเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้ากว่า 90 แบบ ตอบสนองได้เต็มที่ และสวยงาม ได้ทำให้กระบวนการสร้างเอกสารทางธุรกิจที่ซับซ้อนและยาวนานนั้นเป็นเรื่องง่าย
2. การออกแบบอัตโนมัติ:การสร้างเอกสารทางธุรกิจไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องใช้เวลามากจนคุณไม่มีแรงในการจัดรูปแบบเอกสารและทำให้ดูน่าสนใจ แก้ปัญหานั้นให้คุณได้โดยทำให้การออกแบบเป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปลี่ยนรูปลักษณ์ของเอกสารทั้งหมดได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว คุณสามารถเปลี่ยนเค้าโครงของธีมและอัปเดตสีของเอกสารได้เช่นกัน
3. เอกสารเชิงโต้ตอบ: ทำไมจึงให้เอกสารที่น่าเบื่อและคงที่แก่ใครบางคนซึ่งพวกเขาไม่เคยเปิดเลย ในเมื่อคุณสามารถเปลี่ยนให้เป็นเอกสารที่น่าดึงดูดกว่านั้นได้ ได้ ให้คุณเพิ่ม PDF, ไฟล์ระบบคลาวด์, แผนที่, แบบสำรวจ/โพล, แผนภูมิ, วิดีโอ – โดยทั่วไปแล้วสื่อสมบูรณ์ทุกประเภทในเอกสารของคุณ ขณะนี้มีการรวมสื่อสมบูรณ์แบบฝังบน Bit มากกว่า 100 รายการ!
4. การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ : เอกสารมีความสำคัญ และแน่นอนว่าคุณไม่สามารถสร้างทั้งหมดด้วยตัวเองได้ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณลักษณะของ นี้เป็น BOMB เมื่อใช้ คุณสามารถทำงานร่วมกับทีมของคุณในเอกสารได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด คุณสามารถร่วมแก้ไข แสดงความคิดเห็นแบบอินไลน์ เข้าถึงประวัติเวอร์ชัน แชทผ่านการแชทในเอกสาร @mentions และอีกมากมาย!
5. Smart Workspaces : การจัดระเบียบและจัดการเอกสารทางธุรกิจทั้งหมดของคุณอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่ Bit พร้อมที่จะกำจัดมันออกไป ช่วยให้คุณสร้างพื้นที่ทำงานได้มากเท่าที่คุณต้องการสำหรับทีมและแผนกต่างๆ เชิญแขกเข้ามาในพื้นที่ทำงาน และจัดการทุกอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
