วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารที่จัดระเบียบและจัดเก็บไว้สำหรับธุรกิจของคุณคือการเลือกใช้บริการแปลงเอกสาร บริการเหล่านี้แปลงเอกสารของคุณเป็นไฟล์ PDF หรือรูปแบบอื่นใดที่คุณร้องขอ ทำให้ง่ายต่อการเข้าถึง จัดเก็บ และปกป้องเอกสารสำคัญของคุณ ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของบริการแปลงและสแกนเอกสาร
ประโยชน์ของ บริการแปลงเอกสาร
มั่นใจในการปฏิบัติตาม
อุตสาหกรรมส่วนใหญ่ต้องการเอกสารจำนวนมาก ตั้งแต่การจัดเก็บเวชระเบียนไปจนถึงงบการเงิน รายละเอียดใบสั่งงาน และบันทึกพนักงาน คุณจะต้องมีเอกสารจำนวนมากที่ต้องเก็บไว้เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมของคุณ
ไม่เพียงแต่จะเป็นฝันร้ายในการจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดนี้และรับรองว่าสามารถเข้าถึงได้เมื่อมีความจำเป็น แต่ยังเพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บจำนวนมากให้กับงบประมาณรายไตรมาสของคุณอีกด้วย ทำไมไม่แปลงเอกสารของคุณให้อยู่ในรูปแบบที่ง่ายต่อการจัดเก็บและหาง่ายยิ่งขึ้นไปอีก? เมื่อคุณแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล คุณจะมั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและมาตรฐานอุตสาหกรรมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเพิ่มตู้เก็บเอกสารอื่นในสำนักงานของคุณ
ลดของเสีย บริการแปลงเอกสาร
เมื่อเอกสารสำคัญของคุณถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว คุณจะมีโอกาสตั้งค่าระบบเอกสารอัตโนมัติในองค์กรของคุณ ระบบเอกสารอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจมีวิธีการที่ดีในการปรับปรุง ROI ซึ่งมักจะไม่สามารถทำได้ด้วยเอกสารด้วยตนเองและการประมวลผลข้อมูล ช่วยให้คุณประหยัดเวลา เงิน แรงกาย และทรัพยากรราคาแพงได้อย่างมาก
หากไม่มีการจัดการเอกสารฉบับพิมพ์ในบริษัทของคุณ พนักงานของคุณสามารถทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นซึ่งส่งผลต่อการเติบโตของธุรกิจของคุณ คุณยังสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากขึ้นด้วยการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล เนื่องจากคุณจะใช้กระดาษน้อยลง เส้นทางกระดาษที่ลดลงนี้ช่วยลดต้นทุนการพิมพ์ และพนักงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นจะรวมตัวกันเพื่อนำธุรกิจของคุณไปสู่เส้นทางสู่การเติบโตและความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง
เรียกค้นข้อมูลอย่างรวดเร็ว
การดึงเอกสารฉบับพิมพ์ทำให้พนักงานของคุณต้องผ่านลิ้นชักและโฟลเดอร์เอกสารด้วยตนเอง งานที่ไม่ควรใช้เวลานานกว่าสองสามวินาทีอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในขณะที่พนักงานของคุณย้ายจากตู้เก็บเอกสารหนึ่งไปยังอีกตู้หนึ่งโดยหวังว่าจะได้เอกสารที่จำเป็น กระบวนการดึงข้อมูลนี้ไม่เพียงแต่จะน่าเบื่อและใช้เวลานาน แต่ยังไม่ค่อยมีประสิทธิภาพอีกด้วย
วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถดึงเอกสารสำคัญได้อย่างรวดเร็วคือการแปลงเป็นดิจิทัล เมื่อเอกสารของคุณอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือใช้แถบค้นหาเพื่อเรียกค้นข้อมูลภายในเสี้ยววินาที
การจัดเก็บที่เป็นระเบียบ
เมื่อคุณใช้บริการสแกนเอกสารจำนวนมากสำหรับธุรกิจของคุณ จะช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณไว้ในพื้นที่จัดเก็บที่มีการจัดการอย่างดี การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ง่ายกว่าการเก็บไฟล์ไว้ในไฟล์เอกสาร เอกสารทางกายภาพยังกำหนดให้คุณต้องลงทุนในตู้เก็บเอกสารและลิ้นชักราคาแพงเพื่อเก็บโฟลเดอร์ที่แข็งแรงทั้งหมด
แทนที่จะมีตู้เก็บเอกสารจริงซึ่งกินพื้นที่สำนักงานเกือบครึ่งหนึ่ง (หรือต้องใช้ห้องเก็บของแยกต่างหาก!) คุณสามารถบันทึกเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์แทนได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือจ้างบริการสแกนเอกสารที่เชื่อถือได้ เช่นSmooth Solutionsเพื่อแปลงเอกสารสำคัญให้เป็นดิจิทัลสำหรับธุรกิจของคุณ บริการแปลงเอกสาร
เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถจัดเก็บเอกสารของคุณในโฟลเดอร์ที่มีการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมบนเครือข่ายของคุณ หรือแม้แต่บนระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ การมีไฟล์ที่แปลงเป็นดิจิทัลยังช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้บ้าง เพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงผู้ที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถดูและแก้ไขเอกสารได้ตามต้องการ
เพิ่มความปลอดภัย บริการแปลงเอกสาร
เอกสารที่สแกนและแปลงเป็นดิจิทัลช่วยให้คุณเพิ่มความปลอดภัยให้กับบันทึกที่คุณเก็บไว้ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากเอกสารของคุณประกอบด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและข้อมูลที่อาจเสี่ยงต่อความเป็นส่วนตัวของผู้อื่น โดยการเก็บสำเนาดิจิทัลของเอกสาร คุณจะไม่ต้องกังวลกับการบุกรุกหรือเจ้าหน้าที่ที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงเอกสาร เนื่องจากไฟล์ดิจิทัลช่วยให้คุณควบคุมผู้ที่สามารถดูและแก้ไขไฟล์ได้อย่างไม่มีที่ติ
คุณสามารถติดตั้งซอฟต์แวร์และโปรโตคอลความปลอดภัยสูงเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยขั้นสูงให้กับเอกสารสำคัญของคุณได้
วิธีการใช้เอกสารของคุณในรูปแบบดิจิทัล
พร้อมที่จะเพลิดเพลินกับประโยชน์ทั้งหมดของการแปลงเอกสารของคุณให้เป็นดิจิทัลแล้วหรือยัง Smooth Solutions ทำให้ง่ายอย่างเหลือเชื่อด้วยการนำเสนอบริการแปลงเอกสารในราคาที่เป็นมิตรกับงบประมาณ ด้วยบริการของเรา คุณสามารถเพลิดเพลินกับการสแกนโดยผู้เชี่ยวชาญและการแปลงเอกสารของคุณเป็นดิจิทัลด้วยอุปกรณ์สแกนที่ดีที่สุดในตลาด พร้อมกับกระบวนการ เวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัว ผู้จัดการโครงการที่มีทักษะสูงของเราช่วยให้กระบวนการสแกนเป็นไปอย่างราบรื่นและให้บริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมเพื่อประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมกับเรา
หากคุณเป็นองค์กรขนาดเล็กที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยสิ่งหนึ่ง หรือสองอย่าง รอให้พนักงานของคุณคุ้นเคยกับการเปลี่ยนแปลง แล้วจึงดำเนินการอย่างอื่น ตัวอย่างเช่น: บางทีคุณอาจเริ่มต้นด้วยการซื้อเครื่องสแกนและใช้ e-forms จากนั้นจึงนำกระบวนการอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) ไปใช้ในภายหลัง หรือเริ่มทำให้กระบวนการ AP ของคุณเป็นแบบ อัตโนมัติ
ไม่ว่าคุณจะทำขั้นตอนไหนก่อน องค์กรของคุณก็พร้อมที่จะปรับปรุงธุรกิจของคุณ และตัดงานเอกสารออกไป
แนวคิดของระบบจัดการเนื้อหาระดับองค์กรคือระบบเดียว นี้ จะเป็นแหล่งรวมเนื้อหาทั้งหมดในบริษัท อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่ค่อยเกิดขึ้นในทางปฏิบัติ ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นในที่เดียว ข้อมูลพนักงานถูกเก็บไว้ที่อื่น และมีระบบเดิมจำนวนมากที่จำเป็นต้องมีการบูรณาการแบบพิเศษ
ECM ถูกมองว่าเป็นสภาพแวดล้อม “ปิด” ที่จะจัดการกับความต้องการข้อมูลทั้งหมด บริการเนื้อหาส่งเสริมการเปิดกว้างและการเชื่อมต่อระหว่างที่เก็บข้อมูลและระบบต่างๆ
ในทางปฏิบัติ คุณอาจได้ยินผู้คนใช้ ECM และ Content Services สลับกัน แต่สำหรับคำจำกัดความเฉพาะ:
ระบบการจัดการเอกสาร (DMS)หมายถึงวิธีการจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารของคุณโดยเฉพาะ ควบคู่ไปกับการตรวจสอบวงจรชีวิตของเอกสารเหล่านั้น
การจัดการเนื้อหาระดับองค์กร (ECM)คือวิธีการใช้ข้อมูลทุกชิ้นในธุรกิจของคุณ ซึ่งรวมถึงกลยุทธ์และเครื่องมือต่างๆ เช่น เวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการตั้งโปรแกรมให้ส่งข้อมูลของคุณไปยังบุคคลที่ต้องการ
บริการเนื้อหา (CS)มีความคล้ายคลึงกันมากในคำจำกัดความของ ECM แต่ตระหนักดีว่าการใช้งานจริงและใช้งานได้จริงนั้นไม่น่าจะเกิดขึ้นจากแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์เพียงแพลตฟอร์มเดียว บริการเนื้อหายังรวมถึงการผสานรวมและ API เพื่อเชื่อมต่อฐานข้อมูล ที่เก็บ และเวิร์กโฟลว์อย่างราบรื่น
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
