ซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์ ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองธุรกิจ และองค์กรที่ต้องการเป็นบริษัทที่ปราศจากกระดาษ หมายความว่าพวกเขาต้องการจัดเก็บเอกสารออนไลน์ อย่างปลอดภัยแทนที่จะเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่แค่การจัดเก็บไฟล์และเอกสารเท่านั้น การจัดการไฟล์ทำให้กระบวนการจัดการไฟล์ทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น ตั้งแต่เทมเพลตไปจนถึงการกลั่นกรองข้อมูลทางเทคนิคและกฎหมาย เอกสารและไฟล์กระดาษอาจดูไม่แพง แต่ค่าใช้จ่ายในการจัดการไฟล์กระดาษอาจสูงกว่าถึง31 เท่า
ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา ธุรกิจต่างๆ เสียเงิน 8 พันล้านดอลลาร์ต่อปีเพียงแค่จัดการกระดาษ องค์กรมีค่าใช้จ่ายโดยเฉลี่ย:
- $20 ในการยื่นเอกสาร
- $ 120 เพื่อค้นหาเอกสารที่วางผิดที่
- $220 เพื่อทำซ้ำเอกสารที่สูญหาย
ซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์สามารถบันทึก SMB และองค์กรโดย:
- ประหยัดวัสดุและชิ้นส่วนอุปกรณ์
- ลดต้นทุนพนักงาน
- ประหยัดพื้นที่เก็บข้อมูลจริง
- ประหยัดเงินหากเกิดภัยพิบัติ (เช่น แฮ็กหรือไฟล์กระดาษสูญหาย)
ด้วยต้นทุนที่สูงในการจัดการไฟล์กระดาษ ถึงเวลาเปลี่ยนมาใช้โซลูชันดิจิทัลแล้วหรือยัง
เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์
ทุกๆ วัน องค์กรต่างๆ จะจัดทำเอกสารข้อมูลสำคัญมากมายเพื่อทำสิ่งต่อไปนี้:
- จัดระเบียบไฟล์ได้ง่ายขึ้น
- ประหยัดเวลาในการค้นหาไฟล์
- ทำให้ไฟล์ปลอดภัยยิ่งขึ้น
- ติดตามไฟล์หากจำเป็นต้องเรียกค้น ลบ หรือเก็บถาวร
แม้ว่าหลายองค์กรได้ดำเนินการเพื่อแปลงข้อมูลนี้เป็นดิจิทัล แต่ก็ไม่ใช่ทุกองค์กรที่ใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์
การแพร่ระบาดทั่วโลกในปัจจุบันได้เปิดเผยผู้ที่ไม่มีระบบจัดการไฟล์ที่แข็งแกร่งอย่างไร้ความปราณี
การระเบิดของการทำงานจากระยะไกลหมายความว่ารูปแบบการจัดเก็บไฟล์แบบใช้กระดาษแบบดั้งเดิมที่ใช้งานมานานหลายทศวรรษนั้นกลายเป็นระบบซ้ำซ้อน ซึ่งเกือบจะทำลายประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรในชั่วข้ามคืน ซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์
แม้กระทั่งผู้ที่กลับมายังสถานที่ทำงานก็พบว่าไฟล์กระดาษนั้นวุ่นวายในการจัดเก็บและจัดการมากกว่า
โอกาสในการยื่นเอกสารผิดพลาด เอกสารสูญหาย เวลาในการจัดเก็บ และการแก้ไขข้อผิดพลาดในตู้เก็บเอกสารจำนวนมาก ทำให้ธุรกิจขาดประสิทธิภาพอย่างมาก
นี่คือสาเหตุที่ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกิดขึ้นในช่วงการทำงานระยะไกลเมื่อเร็วๆ นี้ ช่วยให้ธุรกิจสามารถฝึกฝนการจัดการไฟล์ที่ดีได้
ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์ประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง
ระบบการจัดการไฟล์มีการใช้งานที่หลากหลายและช่วยอุตสาหกรรมหรือแผนกต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นในการดำเนินธุรกิจ ทรัพยากรบุคคล และกฎหมาย
ซอฟต์แวร์ควรปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรโดยรวมการสร้างเอกสาร การทำงานร่วมกัน การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ และแม้แต่การจัดการวงจรชีวิตสัญญา
เมื่อทุกธุรกิจเปิดรับการแปลงเป็นดิจิทัล ระบบควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงกลายเป็นทางเลือกในการจัดการเอกสารที่ต้องการ
มีตัวเลือกการจัดเก็บไฟล์หลายตัว:
- โซลูชันการจัดการวงจรอายุสัญญา
- โซลูชันการจัดการเอกสาร
- หรือโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลทั่วไป
โซลูชันการจัดการวงจรอายุสัญญา (CMLS) ใช้สำหรับเอกสารทางกฎหมาย เหมาะสำหรับการทำงานกับสัญญาและข้อกำหนดเฉพาะ
แผนกกฎหมายส่วนใหญ่มีปัญหาในการค้นหาสัญญาที่ดำเนินการและค้นหาพื้นที่เก็บข้อมูลที่นอกเหนือไปจากพื้นที่จัดเก็บไฟล์ทั่วไป CLMS นำเสนอการมองเห็นภาระผูกพันและเปิดใช้งานการค้นหารายละเอียดสัญญาที่สำคัญด้วยการค้นหาข้อความในอนุมาตราและข้อมูลเมตา คุณสมบัติพื้นที่จัดเก็บข้อมูลขั้นสูง ได้แก่ การควบคุมเวอร์ชัน การดึงข้อมูล การติดแท็กอัตโนมัติ การแจ้งเตือนเหตุการณ์สำคัญ บันทึกการตรวจสอบ และการรายงาน
โซลูชันการจัดการเอกสาร (DMS) เหมาะสำหรับไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ตั้งแต่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล การตลาด ไปจนถึงการขาย สามารถใช้ DMS ได้ (แต่ได้รับการออกแบบมาอย่างชัดเจนสำหรับจัดเก็บสัญญา และมีคุณลักษณะที่ออกแบบมาเพื่อติดตามเวอร์ชันและควบคุมการเข้าถึง
โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลทั่วไปไม่ได้ทำอะไรเฉพาะเจาะจงสำหรับสัญญา เพียงรองรับไฟล์ทุกประเภท โดยทั่วไปแล้ว DMS และไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันจะไม่รองรับการรายงานสัญญาและการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์เพื่อช่วยองค์กรจัดการปริมาณงาน ประสิทธิภาพ และการปฏิบัติตามข้อกำหนด
จากนี้เรามาเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบ 10 อันดับที่ร้อนแรงที่สุดของปี 2022
ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์ที่ดีที่สุดคืออะไร?
โซลูชันการจัดการวงจรสัญญา
#1 อะโวคาโด
Avokaado เป็นซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญาที่ดีที่สุดที่ปรับให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้อย่างเต็มที่ การจัดการสัญญาและเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติของ Avokaado ช่วยให้ SMB สามารถจัดการสัญญาและเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้ในที่เดียว – จัดเก็บเอกสาร สร้าง ทำงานร่วมกัน และดำเนินการจัดการเอกสารทางกฎหมายทุกรูปแบบ
คุณสมบัติหลัก:
- ไลบรารีคำสั่งและเทมเพลตแบบรวมศูนย์
- การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
- การแก้ไข อนุมัติ และลงนามเวิร์กโฟลว์
- การทำงานร่วมกันของผู้ใช้
- การผสานรวมกับ SignNow และ Dokobit
- แดชบอร์ดที่เป็นมิตรกับ UI สำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์: สัญญา เวิร์กโฟลว์ และมุมมอง 360 องศา
ราคา:
- ฟรีเมียม (ผู้ใช้ 1 คน)
- เริ่มต้น€ 29 ต่อเดือน
- มาตรฐาน €49 ต่อเดือน
- พรีเมียม €60 ต่อเดือน
เหมาะสำหรับ:
ธุรกิจที่ดำเนินกิจการในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด เช่น การดูแลสุขภาพ การก่อสร้าง โทรคมนาคม และการปรับขนาดที่เติบโตอย่างรวดเร็ว
ข้อดี
- เข้าถึงระบบนิเวศเทมเพลตที่ผ่านการรับรองจากทนายความทั่วโลก
- ผู้ทำงานร่วมกันภายนอกไม่จำกัดและลายเซ็นออนไลน์
- ฟังก์ชัน eSignature ในตัวหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินสำหรับผู้ให้บริการลายเซ็นดิจิทัลภายนอก
- การกำหนดราคาที่ปรับแต่งได้ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีทนายความมีคุณภาพทางกฎหมายเช่นเดียวกับธุรกิจที่มีทีมกฎหมายโดยเฉพาะ
ข้อเสีย
- ไม่มีโฮสติ้งในสถานที่ เวอร์ชันบนคลาวด์เท่านั้น
#2 อากิลอฟต์
Agiloft เป็นโซลูชันการจัดการวงจรอายุสัญญาขององค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายกฎหมายจัดการสัญญาของตนได้ Agiloft ประมวลผลอย่างแม่นยำและจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยในที่เดียว
คุณสมบัติหลัก:
- ลากและวางการกำหนดค่า
- การค้นหาข้อความแบบเต็ม รวมถึงการแยกวิเคราะห์จากรูปภาพและไฟล์ PDF
- สามารถตั้งค่ากฎทางธุรกิจ ดังนั้นไฟล์ทั้งหมดจะถูกจัดประเภทตามนั้น
- รองรับหลายภาษา
ราคา:
- จาก $65 ต่อเดือน
เหมาะสำหรับ:
Agiloft ถูกใช้โดยบริษัทชั้นนำระดับกลางถึงใหญ่ในอุตสาหกรรมแนวดิ่งที่หลากหลาย
ข้อดี
- ปรับแต่งได้หลากหลายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด
- คุณลักษณะแดชบอร์ด การวิเคราะห์ และการรายงานที่ครอบคลุม
- ข้อตกลงระดับการให้บริการความพร้อมในการทำงาน 99.9%
ข้อเสีย
- ตัวเลือกการปรับแต่งไม่จำกัดอาจทำให้สับสนได้
#3 แพนด้าด็อก
PandaDoc เพิ่มความคล่องตัวในการจัดการสัญญาจากการขายผ่านการดำเนินการตามสัญญาและการต่ออายุ การทำงานร่วมกันในตัว การควบคุมเวอร์ชัน ประวัติเอกสาร และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ร่าง เจรจา และลงนามในสัญญาได้ง่ายกว่าที่เคย
คุณสมบัติหลัก:
- บนคลาวด์อย่างเต็มที่
- มีแอปมือถือ เทมเพลต และการวิเคราะห์
- ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และตัวแก้ไขแบบวางและลาก
ราคา:
- ฟรี (ผู้ใช้ 1 คน)
- สิ่งจำเป็น $25 ต่อเดือน
- ธุรกิจ $59 ต่อเดือน
- องค์กร,ติดต่อฝ่ายขาย
เหมาะสำหรับ:
PandaDoc ให้บริการธุรกิจทุกขนาดตั้งแต่ขนาดเล็ก กลาง และองค์กร
ข้อดี
- อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายซึ่งทำให้เริ่มต้นได้ง่าย
- e-Signature ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถเตรียมเอกสารทางกฎหมายได้ง่ายภายในไม่กี่นาที
- ผสานรวมกับผู้จำหน่ายบุคคลที่สามได้ดี รวมถึง Zapier
ข้อเสีย
- สำหรับ SMB อาจมีราคาแพงเมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้มากขึ้น
# 4 อ่าน
Legito ให้บริการซอฟต์แวร์สร้างและจัดการเอกสารอัตโนมัติ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมกฎหมายธุรกิจที่ต้องการระบบอัตโนมัติในการร่างและประกอบเอกสารทางกฎหมาย
คุณสมบัติหลัก:
- ร่างอัตโนมัติ
- eSignature
- ติดตามการเปลี่ยนแปลงเมื่อเจรจาเอกสารทางกฎหมาย
- เส้นทางการตรวจสอบและการจัดการในที่เดียว
ราคา:
- ผู้ใช้คนเดียว $100 ต่อเดือน
- ธุรกิจขนาดเล็ก $80 ต่อเดือน (ผู้ใช้ขั้นต่ำ 10 คน)
เหมาะสำหรับ:
Legito นำเสนอโซลูชันแก่ทีมกฎหมายในอุตสาหกรรมต่างๆ โดยไม่คำนึงถึงขนาดของบริษัท
ข้อดี
- ไม่จำเป็นต้องรู้วิธีการเขียนโค้ด ใช้ตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ต้องเขียนโค้ดของ Legito ได้อย่างง่ายดาย
- ผสานรวมกับบริษัทจดทะเบียนกว่า 80 ประเทศ รวมถึงระบบ CRM และ DMS
ข้อเสีย
- มุ่งเน้นไปที่การสร้างเอกสารอัตโนมัติตลอดอายุสัญญาเป็นหลัก
- ขาดคุณสมบัติที่สำคัญสำหรับการทำงานร่วมกันและการลงนาม
#5 หนังสือสัญญา
Contractbook เป็นแพลตฟอร์มการจัดการสัญญาที่มีเครื่องมือการทำงานร่วมกันในตัว รองรับทั้งธุรกิจและสำนักงานกฎหมายด้วยการจัดการไฟล์
คุณสมบัติหลัก:
- ระบบอัตโนมัติของเอกสารที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
- พอร์ทัลลูกค้าเพื่อทำงานร่วมกันโดยตรงกับลูกค้า
- โฟลว์ตั้งแต่ต้นจนจบด้วยการจัดการงาน ประวัติเวอร์ชัน การเจรจาต่อรอง และการแจ้งเตือน
ราคา:
- ฟรี (จำกัด แม่แบบ)
- หลักจาก $115 ต่อเดือน
- อัตโนมัติจาก $420 ต่อเดือน
- รวมจาก $1,445 ต่อเดือน
เหมาะสำหรับ:
หนังสือสัญญาช่วยบริษัทขนาดเล็กถึงขนาดกลางในทุกอุตสาหกรรมและสามารถทำหน้าที่เป็นโซลูชันระดับแผนกในองค์กรขนาดใหญ่
ข้อดี
- ฟังก์ชันการลงนามในสัญญามีอยู่แล้วในตัวและไม่จำเป็นต้องมีผู้ให้บริการบุคคลที่สาม
- มีความสามารถด้าน AI ที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับกระบวนการตรวจสอบสัญญา
ข้อเสีย
- ไม่มีการสร้างเนื้อหาหรือผู้เขียนสัญญา
- การขาดคุณสมบัติการทำงานร่วมกันในตัวทำให้การติดตามการเปลี่ยนแปลงระหว่างฝ่ายต่าง ๆ มีความท้าทาย
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
