ก่อนเริ่มโครงการสแกน การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเป็นหนทางแห่งอนาคตสำหรับหลายบริษัทในปัจจุบัน และบ่อยครั้งที่พวกเขาเริ่มต้นด้วยโครงการสแกนไฟล์ที่เก็บไว้ การเริ่มต้นโครงการสแกนอาจฟังดูง่ายเหมือนกับการวางกระดาษในเครื่องสแกนหรือการจ้างบริษัทสแกน แต่มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาในตอนเริ่มโครงการการสแกนของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ บริษัทสแกนที่ดีจะแนะนำคุณเกี่ยวกับข้อควรพิจารณาเหล่านี้ และจะเป็นประโยชน์ต่อคุณและบริษัทของคุณในระยะยาวอย่างไร
สิ่งที่ต้องสแกนและสิ่งที่ไม่ควรทำ
อาจฟังดูชัดเจน แต่การพิจารณาว่าต้องสแกนอะไรเป็นอันดับแรกเมื่อเริ่มต้นโครงการสแกน และสิ่งหนึ่งที่บริษัทไม่แน่ใจในบางครั้ง เมื่อคุณมีชุดเอกสาร คุณควรถามตัวเองว่าต้องเก็บอะไรไว้บ้างและอะไรจะถูกทำลายได้ หากคุณแน่ใจว่าจะสแกนเอกสารบางประเภท มีโฟลเดอร์หรือตู้ส่วนใดบ้างที่สามารถละเว้นได้ บางครั้งคุณอาจไม่คิดว่าคุณต้องการเอกสาร แต่กฎหมายการเก็บรักษากำหนดไว้เป็นอย่างอื่น
การทำดัชนีและการดึงเอกสาร
เมื่อคุณทราบแล้วว่าต้องสแกนเอกสารใด การพิจารณาวิธีการจัดทำดัชนีควรเป็นขั้นตอนต่อไป เมื่อเอกสารถูกสร้างเป็นดิจิทัล ไฟล์จะต้องตั้งชื่อบางอย่างและควรจัดหมวดหมู่ตามข้อมูลที่คุณต้องการค้นหาในภายหลัง ตัวอย่างเช่น ไฟล์ HR อาจมีชื่อและรหัสพนักงาน ในขณะที่เอกสารทางการเงินอาจรับประกันมูลค่าตัวเงินเท่านั้น
การใช้ระบบจัดการเนื้อหา
สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดวิธีการดึงเอกสารหลังจากแปลงเป็นดิจิทัล พวกเขาจะถูกเก็บไว้ในระบบไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์หรือในระบบการจัดการเนื้อหาบนคลาวด์หรือไม่? การพิจารณานี้อาจช่วยให้คุณกำหนดค่าดัชนีได้ เนื่องจากเป็นฟิลด์ที่คุณจะค้นหาในระบบใดก็ตามที่ไฟล์จะถูกเก็บไว้
การจัดเก็บและทรัพยากร
หลังจากโครงการสแกนเสร็จสิ้น เอกสารทางกายภาพสามารถถูกทำลายหรือเก็บไว้ที่อื่นได้ และสิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณจะใช้เส้นทางใดในช่วงต้นของโครงการ หากคุณกำลังทำลายพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่านี่คือกุญแจสำคัญ หากจะต้องเก็บไว้ในที่จัดเก็บ การรู้ว่าส่วนใดสำคัญ และบริษัทของคุณมีที่ว่างให้ทำเช่นนั้นหรือไม่
ใครควรทำโครงการ
สุดท้าย การพิจารณาว่าใครจะดำเนินการตามโครงการสแกน จะช่วยคุณจัดสรรทรัพยากรและกำหนดต้นทุนของโครงการ หากคุณสแกนภายใน คุณจะต้องใช้บุคลากรและเวลาในการดำเนินการ แต่ถ้าคุณจ้างบริษัทภายนอกในการสแกน คุณจะต้องหาพันธมิตรการสแกนที่เหมาะสมและดำเนินการด้านลอจิสติกส์กับพวกเขา ก่อนเริ่มโครงการสแกน
ที่ Image One เราเป็นพันธมิตรด้านการสแกนที่เชื่อถือได้สำหรับบริษัทต่างๆ ทั่วรัฐฟลอริดาและที่อื่นๆ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการของเราและวิธีที่เราสามารถช่วยคุณกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการทำโครงการสแกนของคุณให้เสร็จสิ้น โปรดโทรหรือไป ที่หน้าบริการสแกนเอกสาร
ตู้เก็บเอกสารเป็นสื่อกลางในสมัยก่อน และเราจะบอกว่าตู้เก็บเอกสารมีความย้อนยุค ในยุคของพลาสติกแบบใช้แล้วทิ้ง ตู้เก็บเอกสารแบบโลหะเป็นสิ่งที่ล้าสมัย เช่น เครื่องพิมพ์ดีดและของ Studebaker พวกเขาทำงานได้ดีในสมัยนั้นและดูดี แต่ถึงเวลาแล้วที่จะนำคลังแสงของตู้เก็บเอกสาร กลับมาใช้ใหม่ พวกมันเป็นสัตว์โบราณที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป (อาจจะเก็บไว้สำหรับความคิดถึง).
กระดาษไม่ได้ตัดมาระยะหนึ่งแล้ว ไม่สามารถแข่งขันในหมวดหมู่ใด ๆ ที่ไฟล์ดิจิทัลเป็นเลิศ ต้องใช้ไวรัสทั่วโลกเพื่อทำให้สิ่งนี้ชัดเจนทุกครั้ง โควิด-19 ทำให้ไทม์ไลน์กระดาษเป็นดิจิทัลเร็วขึ้น สิ่งต่างๆ ต่างออกไปอย่างรวดเร็ว
บริษัทต่างๆ ที่ขับรถไปตามทางหลวงดิจิทัลต่างก็เตรียมพร้อมรับมืออยู่แล้ว แต่บริษัทต่างๆ ยังคงทำงานบนกระดาษ… อืม พวกเขาไม่ได้ถูกทำให้เสียเปรียบ แต่พวกเขาก็แย่งชิงกัน การแย่งชิงนั้นอาจดูเหมือนเงินถูกโยนไปที่ช่องว่างการหยุดดิจิทัลเฉพาะกิจที่ทำให้ไฟล์ปัจจุบันพร้อมใช้งานเพื่อให้พนักงานสามารถตัดสินใจได้ทันที เรียกว่าทำในสิ่งที่จำเป็น คุณทำการเคลื่อนไหวทางยุทธวิธีเหล่านั้นเพื่อให้ลอยได้และคุณจะไม่ต้องพ่ายแพ้ต่อมัน ทำได้ดีมาก สาธุ!
แต่ตอนนี้ที่ความตื่นตระหนกครั้งใหญ่อยู่เบื้องหลังเรา ถึงเวลาที่จะต้องเข้าสู่กระบวนการทางธุรกิจของคุณด้วยแผนกลยุทธ์ เพราะหากคุณเป็นส่วนหนึ่งของ20% ของนายจ้างที่เห็นข้อดีของการทำงานทางไกลอย่างต่อเนื่อง การเก็บกระดาษก็ไม่ทำให้ ความรู้สึก. คุณรู้ว่าคุณจำเป็นต้องสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษของคุณ เพื่อที่คุณจะได้หยุดเขียนการตรวจสอบพื้นที่จัดเก็บเหล่านั้นและนำพนักงานของคุณเข้าสู่ช่วงปี 2020 คุณน่าจะวางแผนที่จะลดขนาดสำนักงานของคุณให้พอดีกับรูปแบบการทำงานระยะไกลแบบใหม่ของคุณ แม้ว่าคุณจะพอใจกับการประหยัดค่าใช้จ่าย แต่คุณกลัวงานที่เกี่ยวข้อง การเปลี่ยนแปลงกลับ และค่าใช้จ่ายในการไปที่นั่น
เรามีข่าวดีมาบอก: งานที่เกี่ยวข้องจะไม่มีอะไรเกิดขึ้นเลย (จ้างคนภายนอก) ความคุ้นเคยกับสำนักงานแบบไร้กระดาษเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว (การฝึกอบรมจะเปลี่ยนนิสัยเดิมๆ) และผลตอบแทนจากการลงทุนของคุณนั้นสำคัญและวัดผลได้
เมื่อคุณจัดสรรงบประมาณบางส่วนให้กับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล คุณจะได้รับการชดเชยที่ใช้ไปในการเพิ่มผลิตภาพและประสิทธิภาพที่คล่องตัวได้อย่างรวดเร็ว แดงน้อยในระยะสั้น สีดำครั้งใหญ่ในระยะยาว การตัดสินใจจ่ายสำหรับตัวเองด้วยผลผลิตที่เพิ่มขึ้น อ้อ และข้อเท็จจริงที่น่าตกใจคือ บริษัทในสหรัฐฯ เสียเงินประมาณ8 พันล้านดอลลาร์ทุกปีในการจัดการกระดาษ
เป็นทางเลือกที่เหมาะสมในการดึงบริษัทของคุณออกจากความโกลาหลด้านการเงิน กลยุทธ์ และบรรยากาศ (ความสุขของพนักงานของคุณจะบานสะพรั่ง) โปรดทราบว่าการสแกนเอกสารเป็นมากกว่าการแทนที่ทรีด้วยไบนารี
การสแกนเอกสารเป็นมากกว่าการสแกนเอกสาร
ยากแค่ไหนที่จะถ่ายรูปกระดาษสักแผ่น? ไม่ยาก มันเป็นเรื่องง่าย. มีเพียงคุณเท่านั้นที่ไม่ต้องการรูปกระดาษ สิ่งที่จะทำให้คุณเป็นเวอร์ชันดิจิทัลของกระดาษ ซึ่งถึงแม้จะดีกว่าเล็กน้อยเพราะคุณสามารถเปลี่ยนห้องเก็บเอกสารของคุณเป็นห้องฟุตบอลได้ แต่ก็ไม่คุ้มกับเงินที่จ่ายไป จะไม่ย้ายสิ่งต่าง ๆ ไปข้างหน้าหากไฟล์กระดาษที่สแกนถูกแยกบนเซิร์ฟเวอร์ในตู้เสื้อผ้า
สิ่งที่คุณตามหาคือระบบที่ดีกว่า จากล่างขึ้นบน การแปลงกระดาษเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลที่ติดอยู่ในลิ้นชักที่มืดมิดมานานหลายปีได้ คุณสามารถดึงข้อมูลที่มีความหมายจากไฟล์ดิจิทัลได้ ที่เกิดขึ้นกับการจัดทำดัชนี ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่แท็กแอตทริบิวต์เฉพาะของเอกสาร (ข้อมูลเมตา เช่น ชื่อ ข้อมูลติดต่อ หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่) ทำให้ค้นหาและใช้งานได้ง่ายขึ้น จัดเก็บข้อมูลของคุณในระบบคลาวด์ ผสานรวมกับเครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น Office 365 และประสิทธิภาพการทำงานของหนังสติ๊กด้วยเมนูการปรับปรุงที่ปรับขนาดได้ซึ่งทำให้บริษัทของคุณอยู่ในอันดับต้นๆ ของตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป ไมค์ดรอป.
การแปลงเอกสารสร้างข้อมูลเชิงลึก และคุณสามารถทำอะไรได้มากมายด้วยการวิเคราะห์ (แต่นั่นเป็นอีกโพสต์หนึ่ง)
เมื่อคุณต้องการบริการสแกนเอกสารมากที่สุด
เราจะโต้แย้งว่าบริษัทใดๆ ในปัจจุบัน แม้แต่ผู้ประกอบการเดี่ยว ควรสแกนกระดาษเป็นดิจิทัลและตั้งเป้าให้มีสำนักงานไร้กระดาษ แต่บริการสแกนเอกสารควรใช้เมื่อปริมาณเกินความสามารถในการสแกนภายในองค์กร ต่อไปนี้คือบางสถานการณ์ที่บริการสแกนเอกสารเป็นวิธีที่จะไป:
เมื่อโลกออฟฟิศหนีออกจากออฟฟิศเพราะไวรัสร้าย
เมื่อคุณกำลังลดขนาดหรือย้ายสำนักงานของคุณ
เมื่ออุตสาหกรรมของคุณต้องเก็บบันทึกเพื่อให้เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ
เมื่อพนักงานของคุณเกลียดคุณที่วิ่งสิ่งเก่า ๆ
การย้ายสำนักงาน
เมื่อคุณย้ายไปยังพื้นที่อื่น ให้ถือโอกาสขจัดความยุ่งเหยิง โดยเฉพาะกระดาษที่รกรุงรัง อย่าจ่ายเงินเพื่อย้ายตู้เหล่านั้น ชำระค่าบริการสแกนเอกสารเพื่อแปลงกระดาษที่อยู่ภายในเป็นดิจิทัล คุณจะลงเอยด้วยรอยเท้าทางกายภาพที่น้อยลงและกระบวนการทางธุรกิจที่น้อยลง—เพียงไม่กี่คลิก คุณก็จะมีไฟล์ที่คุณต้องการ
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
