ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับ การแปลงเอกสารดิจิทัล 2023

การแปลงเอกสารดิจิทัล 2023 ประโยชน์ของบริการแปลงเอกสาร

การใช้โซลูชันการแปลงเอกสารดิจิทัลแบบมืออาชีพเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนเอกสารทางการ สัญญา และข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเป็นไฟล์ดิจิทัลที่ค้นหาได้ง่าย ประโยชน์ที่โดดเด่นที่สุดของการใช้บริการแปลงเอกสารสำหรับไฟล์ของคุณ ได้แก่ :

• องค์กรที่ได้รับการปรับปรุง : ด้วยโซลูชันการแปลงเอกสารดิจิทัล คุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารทั้งหมดของคุณและไฟล์ที่อัปโหลดในรูปแบบดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถจัดระเบียบ จัดทำดัชนี ติดตาม และค้นหาไฟล์ทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดายโดยพิมพ์ชื่อไฟล์หรือตัวแปรอื่นๆ ที่อยู่ในประเภทไฟล์หรือชื่อไฟล์ ตัวอย่างเช่น ค้นหาตัวระบุหลัก หมายเลขใบแจ้งหนี้ ชื่อลูกค้า รหัส หรือสัญญาที่ลงนามในช่วงวันที่ที่ระบุได้อย่างรวดเร็ว องค์กรที่ได้รับการปรับปรุงซึ่งมาพร้อมกับบริการแปลงไฟล์ให้เป็นดิจิทัลสามารถช่วยเปลี่ยนวิธีการดำเนินธุรกิจของคุณในแต่ละวันได้อย่างมาก
• ประหยัดค่าใช้จ่าย : สิ่งดึงดูดใจที่สำคัญของการใช้บริการแปลงไฟล์เป็นดิจิทัลคือการประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เมื่อคุณปรับปรุงระบบการจัดการเอกสารของคุณแล้ว คุณจะไม่ต้องใช้แรงงานคนหรือกรองเอกสารและไฟล์ด้วยตัวเองอีกต่อไป ซึ่งสามารถกินเวลาทำงานของคุณและทำให้ประสิทธิภาพและผลผลิตโดยรวมของสถานที่ทำงานลดลง นอกจากนี้ การมีเอกสาร สัญญา และเอกสารทางธุรกิจทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวที่เข้าถึงได้ง่ายเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการลดต้นทุนค่าโสหุ้ย การแปลงบันทึกของคุณให้เป็นรูปแบบดิจิทัลยังช่วยขจัดความต้องการพื้นที่ทางกายภาพเพิ่มเติมในสำนักงานหรือสถานที่ทำงานของคุณ ซึ่งสามารถรวมเงินทุนสำหรับวัตถุประสงค์อื่นๆ รวมถึงการจ้างพนักงานเพิ่มเติม
• การเข้าถึงเอกสารทันที: หากการเข้าถึงมีความสำคัญต่อคุณ บริการแปลงเป็นดิจิทัลจะดีที่สุด เมื่อแปลงเอกสารต้นฉบับของคุณแล้ว คุณสามารถค้นหาเอกสารเหล่านั้นได้ด้วยการค้นหาอย่างรวดเร็ว การเรียกคืนทันทีนี้ช่วยขจัดการค้นหาเรกคอร์ดด้วยตนเองผ่านตู้เก็บเอกสาร ลิ้นชัก และโฟลเดอร์จำนวนมาก
• การสื่อสารและการทำงานร่วมกัน: เมื่อคุณถ่ายโอนเอกสารของคุณเป็นรูปแบบดิจิทัลแล้ว คุณสามารถเริ่มแบ่งปันไฟล์ดิจิทัลกับสมาชิกในทีมของคุณได้ทันที การสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่ช่วยได้มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสร้างและดำเนินธุรกิจ เมื่ออัปโหลด จัดเก็บ และจัดระเบียบไฟล์และสัญญาทางธุรกิจทั้งหมดของคุณในตำแหน่งศูนย์กลางที่เดียว การทำงานร่วมกับทีมพนักงานของคุณจึงคล่องตัวขึ้น สื่อสารอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับเอกสารหรือไฟล์เฉพาะที่คุณต้องการเรียกคืนเพื่อทำงานร่วมกันเพื่อทำโครงการให้เสร็จและทำงานร่วมกับลูกค้าโดยไม่ล่าช้าหรือหยุดชะงัก
• ย่อขนาดและป้องกันภัยพิบัติ: ข้อดีอีกประการของการใช้โซลูชันการแปลงเอกสารดิจิทัลคือความสามารถในการย่อขนาด และในบางกรณี แม้กระทั่งป้องกันภัยพิบัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจัดการและรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้าและลูกค้า หากคุณมีเพียงเอกสารบันทึกและสัญญาสำหรับธุรกิจของคุณ เอกสารเหล่านี้มีความเสี่ยงสูงที่จะสูญหาย ถูกขโมย หรือเสียหายเกินกว่าจะซ่อมแซมได้ในเหตุไฟไหม้หรือน้ำท่วม การแปลงไฟล์เป็นดิจิทัลทำให้คุณสามารถจัดเก็บและบันทึกไฟล์ในหลายๆ ตำแหน่งได้ ขึ้นอยู่กับความชอบและที่ตั้งธุรกิจของคุณ ด้วยไฟล์ดิจิทัลและโซลูชันการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัย คุณจะลดความเสี่ยงของการถูกโจมตี เจาะระบบ หรือขโมยเอกสารของคุณ
• การเปลี่ยนไปสู่คลาวด์: การใช้บริการแปลงไฟล์ดิจิทัลแบบมืออาชีพเป็นหนึ่งในวิธีที่เร็วที่สุดในการเปลี่ยนไปใช้คลาวด์โดยใช้การเชื่อมต่อที่ปลอดภัยและเข้ารหัส ลดและกำจัดชุดตู้เก็บเอกสาร งานเอกสาร และความยุ่งเหยิง เมื่อคุณเลือกที่จะเปลี่ยนเอกสารทั้งหมดของคุณไปยังระบบคลาวด์โดยสมบูรณ์โดยใช้โซลูชันการแปลงเอกสารดิจิทัล

การแปลงเอกสารดิจิทัล 2023 บริการแปลงเอกสารทำงานอย่างไร

บริการแปลงเอกสารมีประโยชน์สำหรับทั้งธุรกิจใหม่และธุรกิจเดิม เมื่อองค์กรต่างๆ เลิกจัดเก็บสัญญาที่ละเอียดอ่อนและเอกสารทางธุรกิจในสถานที่ต่างๆ มากขึ้น การค้นหาบริการแปลงไฟล์ดิจิทัลแบบมืออาชีพจึงเหมาะสม

หากคุณกำลังคิดที่จะใช้บริการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลแต่ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากที่ใด ให้ทำความคุ้นเคยกับวิธีการทำงานของบริการ เมื่อคุณเข้าใจวิธีการทำงานของบริการแปลงเอกสารดิจิทัลแล้ว คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าโซลูชันนั้นเหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่

การเตรียมเอกสาร

หากคุณกำลังพิจารณาแปลงเอกสารดิจิทัลสำหรับบันทึกและสัญญาของบริษัท ก่อนอื่นคุณจะต้องใช้เวลาในการเตรียมเอกสารให้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หากคุณมีกล่องไฟล์จำนวนมาก คุณสามารถเตรียมเอกสารของคุณสำหรับผู้ให้บริการแปลงไฟล์ดิจิทัลโดยทำตามคำแนะนำเหล่านี้:

• ขั้นแรก ประเมินจำนวนกล่องหรือตู้เก็บเอกสารที่คุณจะต้องผ่านและเลือกไฟล์ก่อนที่จะเริ่ม การประเมินปริมาณงานที่คุณมีสามารถช่วยคุณแบ่งกระบวนการออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ได้
• พยายามจัดกลุ่มและจัดทำดัชนีไฟล์อย่างมีเหตุผลโดยใช้ระบบลำดับชั้นที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ และประเภทของไฟล์หรือสัญญาที่คุณต้องการจัดเก็บไว้บนคลาวด์
• ตัดสินใจว่าเอกสารใดสำคัญที่สุดและเอกสารใดที่คุณต้องการแปลงเป็นภาพดิจิทัล จากนั้น สร้างรายการหมวดหมู่สำหรับประเภทเอกสารที่คุณจัดเก็บในปัจจุบันซึ่งคุณต้องการแปลง
• ตรวจสอบรายการหมวดหมู่ที่คุณสร้างขึ้น รวมถึงหมวดหมู่ระดับบนสุดและหมวดหมู่ย่อย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดป้ายกำกับสำคัญสำหรับวัตถุประสงค์ขององค์กร
• จัดทำดัชนีไฟล์ของคุณตามลำดับความสำคัญ ประเภทไฟล์ และความไว สิ่งนี้สามารถช่วยในกระบวนการขององค์กรก่อนที่จะส่งบันทึกของคุณ

การแปลงเอกสารดิจิทัล 2023 การสแกนและการแปลง

เมื่อขั้นตอนการเตรียมเอกสารของคุณเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถเริ่มทำงานกับผู้ให้บริการแปลงเอกสารได้โดยตรง ขั้นแรก คุณจะต้องให้ไฟล์ของคุณแก่ผู้ให้บริการโซลูชันการทำให้เป็นดิจิทัลของไฟล์ เมื่อทีมที่คุณต้องการมีเอกสารอยู่ในมือ พวกเขาจะเริ่มขั้นตอนต่อไปนี้:

• การจัดเอกสารให้เรียบและเป็นระเบียบสำหรับกระบวนการสแกนและการแปลง
• สร้างโปรโตคอลการสแกนแบบกำหนดเองสำหรับเอกสารของคุณตามปริมาณและประเภทเอกสารหรือไฟล์
• พัฒนาและกำหนดเทมเพลตการสแกนที่ไม่ซ้ำใครและเป็นรายบุคคลสำหรับความต้องการของบริษัทของคุณ เทมเพลตเหล่านี้ยังช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพเมื่อสแกนเอกสารหลายฉบับโดยใช้รูปแบบและเทมเพลตเดียวกัน
• สแกนเอกสารโดยใช้การตั้งค่าความละเอียดสูงสำหรับไฟล์ภาพ 300 DPI (จุดต่อนิ้ว) โดยทั่วไป เอกสารของคุณจะถูกสแกนเป็นไฟล์รูปภาพที่คุณต้องการหรือไฟล์ PDF มาตรฐาน

การทำดัชนี

หากการคิดเกี่ยวกับจำนวนเอกสารที่คุณต้องจัดระเบียบทำให้คุณรู้สึกกระสับกระส่ายและรู้สึกหนักใจ แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว ความคิดในการรวบรวม จัดทำดัชนี และจัดเก็บเอกสารของคุณอาจทำให้คุณรู้สึกเครียดก่อนที่จะเริ่มด้วยซ้ำ การทำดัชนีเอกสารสามารถช่วยได้

ด้วยการจัดทำดัชนีเอกสาร ผู้ให้บริการแปลงไฟล์เป็นดิจิทัลจะช่วยสร้างสารบัญดิจิทัลเพื่อจัดการไฟล์ บันทึก และสัญญาทางธุรกิจของบริษัท การจัดทำดัชนีช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการแปลงเอกสารดิจิทัล ตั้งแต่การจัดการข้อมูลเมตาและข้อมูลที่รวมอยู่ในเอกสารที่สแกนของคุณ ไปจนถึงการแบ่งไฟล์ที่สแกนของคุณออกเป็นกลุ่มต่างๆ ตามตรรกะและลำดับชั้นของหมวดหมู่

การใช้การจัดทำดัชนีสามารถช่วยคุณค้นหาไฟล์ตามบิตของข้อมูลที่คุณกำลังค้นหา หรือคำ วลี หรือรหัสไคลเอ็นต์ และชื่อเฉพาะเจาะจง การทำดัชนีและการทำดัชนีคีย์คู่สำหรับการตรวจสอบเพิ่มเติมสามารถช่วยลดและแม้แต่ขจัดข้อผิดพลาดในการสแกนและการจัดทำดัชนีที่อาจเกิดขึ้น

การกำจัด

หลังจากที่เอกสารของคุณได้รับการพิจารณา วิเคราะห์ สแกน แปลง และจัดทำดัชนีอย่างเหมาะสมแล้ว คุณอาจสงสัยว่าจะทำอย่างไรกับไฟล์และเอกสารที่เหลืออยู่

แม้ว่าจะสามารถเก็บบันทึกและสำเนาเอกสารทางธุรกิจของคุณได้ แต่สิ่งนี้สามารถเพิ่มความเสี่ยง ที่จะถูกขโมยหรือถูกบุกรุกได้อย่างมาก อย่างไรก็ตาม มีโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวที่ปลอดภัยสำหรับผู้ที่ต้องการจัดเก็บเอกสารและไฟล์สำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ

หากคุณสนใจที่จะทำลายเอกสารที่คุณแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลอย่างปลอดภัย คุณสามารถเลือกใช้บริการทำลายเอกสารได้เช่นกัน บริการทำลายเอกสารระดับมืออาชีพที่ปลอดภัยช่วยลดความเสี่ยงของการที่ข้อมูลลับหรือข้อมูลส่วนตัวถูกบุกรุก ในขณะเดียวกันก็มอบวิธีแก้ปัญหาเพื่อกำจัดสัญญา เอกสาร และงานเอกสารที่จับต้องได้ทั้งหมดที่คุณมี

โดยไม่คำนึงถึงความต้องการเฉพาะของคุณ บริการแปลงเอกสารดิจิทัลแบบมืออาชีพสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ บริการแปลงเป็นดิจิทัลมีประโยชน์อย่างมาก ตั้งแต่การจัดเก็บและกำจัดบันทึกของคุณ ไปจนถึงการช่วยให้คุณแปลงเอกสารที่สำคัญที่สุดบางส่วนของคุณให้เป็นดิจิทัล