ความต่างของ การแปลงเป็นดิจิทัล กับ การถ่ายภาพ (การสแกน) องค์กรต่างๆ กำลังเร่งปฏิรูปดิจิทัลและเปิดรับโครงการดิจิทัลอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม การค้นหาวิธีการ กลยุทธ์ และเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับโซลูชันดิจิทัลต้องใช้เวลาและความพยายาม คุณต้องกลั่นกรองคำศัพท์ที่มีค่าของสารานุกรมและเรียนรู้ความแตกต่างระหว่างวิธีการดิจิทัลต่างๆ เช่น การถ่ายภาพและการแปลงเป็นดิจิทัล
การใช้งานดิจิทัลอาจดูเหมือนง่าย แต่ก่อนที่คุณจะจ้างบริการสร้างภาพเอกสาร คุณต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างทางเลือกต่างๆ จะช่วยให้คุณเลือกระหว่างโซลูชันการสร้างภาพเอกสารและตัวเลือกการแปลงเป็นดิจิทัล เพื่อตอบสนองความต้องการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณทราบหรือไม่ว่าการสแกนและการสร้างภาพมีอะไรบ้าง และทางเลือกเหล่านี้สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไร บล็อกนี้จะเน้นถึงความแตกต่างระหว่างทั้งสองเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีที่สุด
การสร้างภาพเอกสาร VS การแปลงเป็นดิจิทัล
การสร้างภาพเอกสารและการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลไม่เหมือนกัน แม้ว่าทั้งคู่จะเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนเอกสาร ที่เป็นกระดาษให้เป็นเอกสารดิจิทัล พวกเขาอ้างถึงขั้นตอนที่แตกต่างกัน
- โซลูชันการสร้างภาพเอกสาร:เมื่อสแกนเอกสารแล้ว จะได้รับรูปภาพของเอกสารและเปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิทัล กระบวนการนี้เรียกอีกอย่างว่า “การสร้างภาพเอกสาร” มนุษย์สามารถอ่านข้อความได้ แต่คอมพิวเตอร์อ่านไม่ได้ ดังนั้นเครื่องและซอฟต์แวร์จึงไม่สามารถตีความข้อมูลเมตาได้
- การแปลง เอกสารเป็นดิจิทัล: การแปลงเป็นดิจิทัลนำการสแกนไปสู่อีกระดับ มันเกี่ยวข้องกับการแปลงภาพที่สแกนเป็นข้อมูลที่แก้ไขได้ เมื่อแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ข้อมูลของเอกสารจะเข้าถึงได้ง่ายขึ้นและอาจเปลี่ยนแปลงได้หลายวิธี เช่น จัดทำดัชนีเพื่อให้เรียกค้นได้ง่ายขึ้น
การถ่ายภาพหรือการแปลงเป็นดิจิทัล: อันไหนที่เหมาะกับคุณ?
แม้ว่าทั้งสองวิธีจะสร้างเอกสารดิจิทัล แต่การแปลงเป็นดิจิทัลเท่านั้นที่สามารถ ให้สำเนาที่แก้ไขได้ มาวิเคราะห์ความหมายของทั้งสองขั้นตอนสำหรับบริษัทของคุณกัน
สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการถ่ายภาพ
การถ่ายภาพอาจเป็นทางออกที่ดี หากคุณกำลังมองหาวิธีที่รวดเร็วในการลดเวลารอของคุณ เมื่อสแกนและแปลงเอกสารแล้ว จะดึงเอกสารได้ง่ายขึ้นเพราะไม่ต้องจัดเก็บสำเนาเอกสารอีกต่อไป พนักงานของคุณจะใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาและดึงข้อมูล
การลดการใช้กระดาษและการเปลี่ยนไปใช้ดิจิทัล ยังนำไปสู่การประหยัดอีกด้วย คุณสามารถประหยัดเงินในการจัดเก็บไฟล์โดยการสแกนเอกสาร ของคุณล่วงหน้า นอกเหนือจากการอำนวยความสะดวก ในการดำเนินการที่รวดเร็วและถูกกว่าแล้ว โซลูชันการสร้างภาพเอกสารยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยของวัสดุอีกด้วย
ในฐานะที่เป็นพื้นที่เพิ่มเติมที่กระดาษขาด เราต้องพิจารณาบทบาทที่สำคัญมากขึ้นของประสบการณ์ ของลูกค้าในธุรกิจสมัยใหม่ บริษัทที่ใช้กลยุทธ์เนื้อหาดิจิทัลสามารถ มุ่งเน้นไปที่ความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น ลูกค้าในสภาพแวดล้อมดิจิทัลที่เชื่อมต่ออย่างต่อเนื่องในปัจจุบันต้องการความช่วยเหลือชั้นยอดที่มีให้ในทันที สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับสถาบันทั้งภาครัฐและเอกชน
ข้อมูลบนกระดาษมีความเสี่ยง ทุกคนสามารถเรียกคืนได้ตลอดเวลา เมื่อคุณสแกนไฟล์ของคุณแล้ว คุณจะสามารถควบคุมได้มากขึ้นว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ เหล่านี้ได้บ้าง นอกจากนี้ ข้อมูลที่บันทึกไว้บนกระดาษจะลดลงเมื่อใช้งานด้วยมือแต่ละครั้ง คุณสามารถเก็บถาวรบันทึกที่สำคัญที่สุดของคุณเป็นเวลาหลายปี
สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการแปลงเป็นดิจิทัล
การแปลงเป็นดิจิทัลเป็นขั้นตอนต่อไปของการสร้างภาพ ซึ่งหมายความว่าจะให้ประโยชน์ทั้งหมด ของการสร้างภาพ นอกเหนือจากข้อดีเฉพาะอื่นๆ การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) และการติดตามการรักษาลูกค้าโดยอัตโนมัติคือสองตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าการแปลง เป็นดิจิทัลช่วยเพิ่มประโยชน์ของข้อมูลได้อย่างไร
OCR เป็นเทคโนโลยีการสแกนที่นำข้อความ ที่เขียนด้วยลายมือหรือที่พิมพ์ออกมา แล้วแปลงเป็นข้อความที่เข้ารหัสด้วยเครื่องที่แก้ไขได้ ข้อความนี้สามารถจัดการได้ตามต้องการ ประการที่สอง เวลาที่ใช้ในการเข้าถึงและใช้วัสดุจะลดลงเมื่อเอกสารถูกแปลงเป็นดิจิทัล เนื่องจากข้อมูลอาจมีการเปลี่ยนแปลง จัดเรียง และค้นหาได้ง่ายขึ้น
ข้อมูลเมตาเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหาของคุณซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบและค้นหาได้ในภายหลัง ด้วยเหตุนี้ การแปลงเป็นดิจิทัลจึงช่วยเพิ่มมูลค่าให้กับเนื้อหาของคุณ การแปลงเป็นดิจิทัลยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยและการรักษาความลับอีกด้วย
การรู้ว่าใครบ้างที่เข้าถึงเอกสารของคุณ เข้าถึงเมื่อใด และใช้งานอย่างไร อาจทำให้ความพยายามของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวง่ายขึ้นอย่างมาก ระบบดิจิทัลให้เส้นทางการตรวจสอบที่น่าเชื่อถือและตรวจสอบย้อนกลับได้
เลือกบริการสร้างภาพเอกสารที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ!
กระดาษไม่เพียงพอเมื่อคุณต้องการเข้าถึงและประมวลผลข้อมูลอย่างรวดเร็ว ปลอดภัย และจากระยะไกล ดังนั้นการทำภาพเอกสารจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้การแปลงเป็นดิจิทัลหรือไม่ โซลูชันการสร้างภาพเอกสารเป็นขั้นตอนแรกในการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล
อย่างไรก็ตาม ความสำเร็จต้องใช้แนวทางที่ครอบคลุมในการจัดการข้อมูล สิ่งนี้ทำให้คุณต้องทำงานกับบริการสร้างภาพเอกสารที่มีชื่อเสียงที่เข้าใจรายละเอียดของการสแกนและการแปลงเป็นดิจิทัล และสามารถให้บริการที่ดีที่สุดในราคาที่ดีที่สุดแก่คุณได้
หากคุณกำลังมองหาบริการสร้างภาพเอกสารที่มีประสบการณ์ ให้พิจารณา นอกจากจะช่วยบริษัทของคุณประหยัดเงินและปฏิบัติตามกฎหมายที่บังคับใช้แล้ว วิธีการทางดิจิทัลของพวกเขายังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลในองค์กรของคุณอีกด้วย
หากคุณเป็นองค์กรขนาดเล็กที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยสิ่งหนึ่งหรือสองอย่าง รอให้พนักงานของคุณคุ้นเคยกับการเปลี่ยนแปลง แล้วจึงดำเนินการอย่างอื่น ตัวอย่างเช่น: บางทีคุณอาจเริ่มต้นด้วยการซื้อเครื่องสแกนและใช้ e-forms จากนั้นจึงนำกระบวนการอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) ไปใช้ในภายหลัง หรือเริ่มทำให้กระบวนการ AP ของคุณเป็นแบบ อัตโนมัติ
ไม่ว่าคุณจะทำขั้นตอนไหนก่อน องค์กรของคุณก็พร้อมที่จะปรับปรุงธุรกิจของคุณและตัดงานเอกสารออกไป การแปลงเป็นดิจิทัล
ยากแค่ไหนที่จะถ่ายรูปกระดาษสักแผ่น? ไม่ยาก มันเป็นเรื่องง่าย. มีเพียงคุณเท่านั้นที่ไม่ต้องการรูปกระดาษ สิ่งที่จะทำให้คุณเป็นเวอร์ชันดิจิทัลของกระดาษ ซึ่งถึงแม้จะดีกว่าเล็กน้อยเพราะคุณสามารถเปลี่ยนห้องเก็บเอกสารของคุณเป็นห้องฟุตบอลได้ แต่ก็ไม่คุ้มกับเงินที่จ่ายไป จะไม่ย้ายสิ่งต่าง ๆ ไปข้างหน้าหากไฟล์กระดาษที่สแกนถูกแยกบนเซิร์ฟเวอร์ในตู้เสื้อผ้า
สิ่งที่คุณตามหาคือระบบที่ดีกว่า จากล่างขึ้นบน การแปลงกระดาษเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลที่ติดอยู่ในลิ้นชักที่มืดมิดมานานหลายปีได้ คุณสามารถดึงข้อมูลที่มีความหมายจากไฟล์ดิจิทัลได้ ที่เกิดขึ้นกับการจัดทำดัชนี ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่แท็กแอตทริบิวต์เฉพาะของเอกสาร (ข้อมูลเมตา เช่น ชื่อ ข้อมูลติดต่อ หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่) ทำให้ค้นหาและใช้งานได้ง่ายขึ้น จัดเก็บข้อมูลของคุณในระบบคลาวด์ ผสานรวมกับเครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น Office 365 และประสิทธิภาพการทำงานของหนังสติ๊กด้วยเมนูการปรับปรุงที่ปรับขนาดได้ซึ่งทำให้บริษัทของคุณอยู่ในอันดับต้นๆ ของตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
