การสแกนเอกสารองค์กร ข้อมูลมีอยู่ทุกหนทุกแห่งในองค์กร และเติบโตแบบทวีคูณทุกวัน จัดเก็บไว้ในสำนักงานและระบบต่างๆ ในรูปแบบต่างๆ โดยส่วนใหญ่จะอยู่บนกระดาษ หลายองค์กรกำลังจมอยู่ในเอกสารและไฟล์ หลายพันหรืออาจจะเป็นล้านในห้องเก็บของที่กว้างขวาง อัดแน่นอยู่ในตู้เก็บเอกสาร ชั้นวาง กล่อง และกองไฟล์ทั่วสำนักงาน การเรียกข้อมูลบันทึกเฉพาะด้วยตนเองเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมาก ไม่ต้องพูดถึงเรื่องค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังกลายเป็นภารกิจที่เป็นไปไม่ได้หากสิ่งที่คุณกำลังมองหาถูกใส่ผิดที่หรือถูกจัดเก็บผิด
กระดาษทำให้องค์กรช้าลง: สู่ดิจิทัลคือคำตอบ
กระดาษทำให้องค์กรช้าลง เนื่องจากรูปแบบการทำงานทางไกลกลายเป็นบรรทัดฐานในความเป็นจริงหลังเกิดโรคระบาด องค์กรต้องหาวิธีกำจัดกระดาษ แปลงเป็นดิจิทัล และทำให้บันทึกทางธุรกิจเข้าถึงได้ง่ายขึ้นและจัดการจากระยะไกลได้ง่ายขึ้น
คุณอาจสังเกตเห็นว่าขณะนี้ธนาคารเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับใบแจ้งยอดที่เป็นกระดาษและสนับสนุนให้พวกเขาเลือกใช้ใบแจ้งยอดดิจิทัล ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับการเป็นสีเขียวเท่านั้น นอกเหนือจากแง่มุมที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมในการย้ายออกจากกระดาษแล้ว องค์กรต่างๆ ยังมีเหตุผลอื่นๆ ที่ควรเน้นที่ดิจิทัล
เอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพและกระบวนการที่ใช้กระดาษซึ่งมีเวลาตอบสนองช้าเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ ที่แย่ไปกว่านั้นก็คือการแบ่งปันเอกสารระหว่างพนักงานและลูกค้าของกองกำลังทำงานทางไกล การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลคือคำตอบเพื่อให้บรรลุการทำงานร่วมกันทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ
คู่มือใหม่: วิธีวางแผนการย้ายไปยังระบบคลาวด์ Office Automation
การแปลงไฟล์แบ็คไฟล์: ขั้นตอนแรกสู่การแปลงดิจิทัล
การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลไม่ใช่ทางเลือกสำหรับองค์กรอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็น และด้วยเอกสารนับล้านที่มีข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญ ขั้นตอนแรกคือการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล
การแปลงเอกสารของคุณจากกระดาษเป็นดิจิทัลโดยใช้บริการสแกนเอกสารขององค์กรและระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานจากระยะไกลและทำงานร่วมกันได้ทันที
ขั้นตอนแรกคือการแปลงงานในมือหรือเอกสารเก่าทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล—กระบวนการที่เรียกว่าการแปลงไฟล์ย้อนกลับ เมื่อบันทึกเก่าถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว องค์กรต้องเริ่มกระบวนการรายวันอย่างต่อเนื่องเพื่อแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษใหม่ทุกฉบับให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลและกำหนดเส้นทางไปยังซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ซึ่งเป็นกระบวนการที่เราเรียกว่าการสแกนไปข้างหน้า
การสแกนเอกสารขององค์กรมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร
ประโยชน์โดยตรงบางประการของการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลมีดังนี้
- เพิ่มพื้นที่สำนักงาน:ด้วยการแปลงเอกสารเป็นภาพดิจิทัล คุณจะลดความต้องการพื้นที่ จัดเก็บจริงในสำนักงานและพื้นที่จัดเก็บนอกสถานที่
- ลดค่าใช้จ่าย:ประหยัดค่ากระดาษ แฟ้มเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร และพนักงานที่เกี่ยวข้อง
- แชร์เอกสารอย่างรวดเร็ว:รวมข้อมูลระหว่างที่ตั้งทางภูมิศาสตร์และแผนกต่างๆ การแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยทุกที่และทุกเวลาที่ต้องการผ่านอินเทอร์เน็ต
- ค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว:ลดเวลาที่ใช้ ในการค้นหาเอกสาร และเรียกค้นและเข้าถึงข้อมูลได้ทันที
- รวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน:รวมเอกสารที่สแกนเข้ากับระบบส่วนหลังอย่างง่ายดายโดยใช้ DMS
- ความปลอดภัยขั้นสูง:รักษาเอกสารให้ปลอดภัยจากภัยคุกคามภายนอกและการละเมิดภายใน
- การกู้คืนจากภัยพิบัติ:ป้องกันการสูญเสียข้อมูลอันเนื่องมาจากภัยพิบัติทางธรรมชาติหรือที่มนุษย์สร้างขึ้น และการกู้คืนอย่างรวดเร็วหลังจากเหตุการณ์ที่เลวร้ายใดๆ
- การปฏิบัติตามข้อกำหนด: ปฏิบัติตามข้อบังคับ ทั้งหมดผ่านการจำแนกประเภท การดึงข้อมูลทางดิจิทัล และการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด ปฏิบัติตามกำหนดการการเก็บรักษา
- การเก็บรักษา:การสแกนจะเก็บรักษาเอกสารที่มีค่าและสำคัญที่อาจเสื่อมสภาพได้
- การกำจัด:ขจัดความเสี่ยงของการสูญเสียข้อมูลอันเนื่องมาจากเอกสารที่จัดวางผิด
การสแกนและการสร้างภาพเอกสารขององค์กรเกี่ยวข้องกับอะไร?
1. ฮาร์ดแวร์การสแกนที่ล้ำสมัย
ปริมาณการสแกนคืออะไร? เครื่องสแกนเกรดการผลิตความเร็วสูงจำเป็นต้องใช้ในการจับภาพ เอกสารจำนวนมากในรูปแบบภาพ ข้อมูลเดิมอยู่บนกระดาษหรือสื่ออื่นๆ เช่นไมโครฟิล์ม ไมโครฟิช พิมพ์เขียวขนาดใหญ่ หรือหนังสือที่มีปกแข็งหรือไม่ บริษัทสแกนมืออาชีพใช้อุปกรณ์สแกนแบบพิเศษเพื่อให้ได้ความเร็วและความแม่นยำในโครงการสแกนเอกสารขององค์กร
2. ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร
การสแกนเอกสารและบันทึกภาพในรูปแบบดิจิทัลไม่เพียงพอ มูลค่าที่แท้จริงของข้อมูลในภาพ เหล่านี้รับรู้ได้โดยซอฟต์แวร์ที่อ่านและจดจำ ตัวอักษรและคำจริงเท่านั้น Optical Character Recognition (OCR)เป็นเทคโนโลยีที่แยกข้อความที่อ่านได้จากภาพนิ่ง
องค์กรต่างๆ ต้องลงทุนในซอฟต์แวร์สร้างภาพอันทรงพลังที่สแกน ใช้ OCR เพื่อแยกข้อความที่อ่านได้ แปลงและบันทึกเอกสารแบบดิจิทัล ซอฟต์แวร์สร้างภาพยังต้องจัดระเบียบ จัดประเภทไฟล์ดิจิทัลเป็นดัชนีที่อำนวยความสะดวกในการค้นหาและเรียกค้นข้อมูลอย่างรวดเร็ว
3. ความปลอดภัยของข้อมูล
บริษัทสแกนมืออาชีพ เช่นDRS Imagingให้การรักษาความปลอดภัยระดับสูงในการจัดการเอกสาร ในโครงการสแกนขององค์กร พวกเขาปฏิบัติตามห่วงโซ่การควบคุมที่เข้มงวด การตรวจสอบประวัติสำหรับบุคลากรที่ได้รับอนุญาตและพื้นที่การสแกนที่กล้องวงจรปิดตรวจสอบ ซอฟต์แวร์สร้างภาพเอกสารยังมีชั้นการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งโดยการใช้การเข้าถึงตามบทบาทและสิทธิ์ในเอกสารต่างๆ จะเก็บบันทึกการโต้ตอบของผู้ใช้ทุกครั้ง การสแกนเอกสารองค์กร
รายงานอุตสาหกรรม: นวัตกรรมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลชั้นนำที่เปลี่ยนอุตสาหกรรมของคุณ
DRS Imaging: ตำแหน่งการสแกนตามภูมิภาค
DRS Imaging เชี่ยวชาญในโครงการสแกนเอกสารขององค์กร เราสามารถแปลงแหล่งข้อมูลใดๆ ให้เป็นไฟล์ดิจิทัล
รวมถึงไฟล์กระดาษมาตรฐาน ภาพวาดขนาดใหญ่ พิมพ์เขียว หนังสือ แฟ้ม ภาพถ่าย ไมโครฟิล์ม และสื่อดิจิทัลผสม
DRS เสนอสองตัวเลือกสำหรับความต้องการในการสแกนของคุณ:
การแปลงสภาพในสถานที่:เราส่งอุปกรณ์ที่ทันสมัย ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการ และพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมไปยังสถานที่ของคุณเพื่อดำเนินโครงการสแกน
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
